Organizzazione e tempo, come farli andare a braccetto se non con un timer? Ma è davvero utile?
Oggi ti racconto tre occasioni nelle quali è utile imparare il settaggio dei tuoi allarmi, magari con una musica soft e dedicata, eliminando bip bip e vibrazioni 😉
Per focalizzare la mente
Non vuoi proprio dimenticare di chiamare qualcuno ad un’ora precisa? Vuoi non scordare una commissione? Hai il timore di dimenticare una ricorrenza?
Aiuta la tua mente a porre l’attenzione su ciò che è importante nel momento nel quale lo diventa: imposta un timer o un promemoria quando vuoi eseguire il tuo compito importante.
Così facendo sarai libero di pensare ad altro finché non suona e non avrai lo stress di tenere tutto a mente.
Per sollevare la mente
Tutte le volte che non vuoi pensare a quanto tempo hai ancora a disposizione, ma vuoi pensare solo a ciò che stai facendo, ecco che un timer torna in aiuto.
È sicuramente lo strumento principale per la tecnica del Pomodoro, che aiuta a mantenere focalizzata la nostra attenzione per ben 25 minuti, per poi regalarci 5 minuti di pausa.
A me però piace declinarlo anche in altre circostanze, ad esempio nella mia routine mattutina quando faccio un po’ di esercizi. Per potermi dedicare mente e corpo allo stretching faccio partire il timer, così ci pensa lui a farmi sapere quando il mio tempo è finito. È un modo per rilassarmi che mi permette di non continuare a controllare se c’è ancora spazio per un altro esercizio o meno.
Per risvegliare la mente
Gira e rigira comunque la sveglia è un timer.. che controlla per noi il tempo del sonno.
E gira e rigira per non essere sempre all’ultimo minuto non resta che alzarsi prima.
Quindi non devi fare altro che anticipare la tua sveglia mattutina. Non dico di dormire ore o mezz’ore in meno, ma già dieci o quindici minuti possono fare la differenza. Puoi, ad esempio, alzarti con più calma e non uscire di corsa.
Se vuoi più tempo, inizia prima 😉
E tu, per cosa userai il tuo timer?
Se vedessi la mia scrivania in questo momento, forse penseresti che l’ordine è molto lontano da me, ebbene… non è una contraddizione in termini, anzi!
E come mai? Perché sto lavorando su un progetto del prossimo anno e ho bisogno di pensare, di creare, di liberare la mia fantasia, quindi… ho lasciato carta bianca al mio cervello e sto raccogliendo idee, spunti. Già, è un momento creativo che non può portare con sé ordine e razionalità, proprio come ti raccontavo la scorsa settimana per le liste.
Poi, quando avrò finito, sta sera, allora sì dovrò riordinare il tutto e dovrò trovare un posto per ogni cosa e mettere ogni cosa al suo posto 😊
Riordinare mi aiuterà a fare ordine anche nelle mie idee: ho finito tutto? Cosa devo tenere e cosa posso buttare? Dove vanno tutti i miei strumenti? Come posso archiviare al meglio ciò che ho creato oggi?
Come vedi ordine e organizzazione non sono sinonimi e essere produttivi non significa essere ordinati, o meglio… non sempre!
Ogni momento vuole il suo ordine!
Mentre lavoro creo spesso una cartella che chiamo “old”. Sai perché?
Mentre sto creando un nuovo file che nel tempo cambia, ad esempio un’agenda di un corso, una raccolta di dati, un’elaborazione di un progetto, capita di lavorarci per molto tempo e di fare svariate modifiche.
Capita anche che si tratti di un file condiviso in un gruppo di lavoro e che quindi segua dei “botta e risposta” via mail.
A volte si fanno modifiche minime, a volte, invece, ci sono delle modifiche importanti che segnano delle vere e proprie svolte nel progetto. In base al tipo di modiche cambia il metodo di lavoro.
Se le modifiche sono minime, non vale la pena creare una nuova versione, è sufficiente salvarle. Se, invece, i cambiamenti sono importanti, finché non si è arrivati alla versione finale del file, vale la pensa tenere traccia delle modifiche, così da poter ripercorrere l’evoluzione del documento.
Sarà quindi più efficace creare una nuova versione, magari salvandola con lo stesso nome e semplicemente aggiungendo a seguire la data della modifica. La versione aggiornata, quella sulla quale si continua a lavorare, è giusto che sia in evidenzia, cioè visibile nella cartella di raccolta dei documenti.
E, proprio per evitare di fare confusione con tutte le altre, è più semplice spostare quelle vecchie e superate nella cartella “old”. Se dovesse essere necessario ripescare una parte modificata, allora basterà riprendere la versione archiviata in “old”.
Questa cartella di fatto è un archivio temporaneo e, a progetto concluso, andrà cancellata, tenendo solo la versione finale del file in questione.
Perché lasciarne fuori solo una? Perché tutti lavoriamo velocemente e non averne tante a vista aiuta a limitare l’errore e a ritrovare ciò che serve in modo più veloce e produttivo.
Come vedi a volte basta anche un piccolo trucco e tutto diventa più semplice!
Quando parlo di lavoro e di gestione del tempo con i miei clienti uno dei problemi che emerge spesso sono le mail. In particolare, i problemi sono relativi alle troppe mail e al fatto che spesso i messaggi si perdono, uno sotto l’altro in un mare di comunicazioni utili e non utili e, volenti o nolenti, cadono nel dimenticatoio.
Per il problema delle tante mail, ti faccio curiosare qui in un post recente nel quale ne parlavo. Oggi vorrei infatti soffermarmi sull’altro aspetto del problema e cioè quello di perdersi un messaggio di una mail, dimenticarne cioè il contenuto.
Come mai, che succede?
Spesso e volentieri capita di leggere una mail e pensare “la leggo e me ne occupo dopo”. Spesso però a quella mail ne seguono altre cinque o sei e quindi va in fondo alla lista e.. “occhio non vede, cuore non duole“, non ci si pensa più e ci si dimentica anche del contenuto.
Altro problema è quello di leggere le mail dal cellulare, non cancellarle o archiviarle e poi ritrovare il caos quando si leggono le mail del pc o ancora peggio dover ricominciare daccapo in un mare di messaggi non letti.
Ultimo caso che mi capita spesso di sentire è quello di leggere le mail in un momento di pausa, magari da un device fuori dall’ufficio e poi, tornati in ufficio, o al lavoro, essere presi da un’emergenza e dimenticare la mail.
Ti è mai capitato?
Non ti preoccupare, la soluzione c’è e non è poi così’ complessa.
Prima cosa: utilizza un programma per leggere la posta che sincronizzi tutti i device, così non dovrai di volta in volta rifare il lavoro.
Pare una soluzione semplice, ma a volte non ci si pensa. Molti hanno diverse mail, tanti account e tanti programmi per leggere le mail. Se vuoi alleggerirti un po’ la mente e semplificarti la vita, usa un unico inbox che sia sincronizzato ovunque.
Seconda cosa: impara a prendere una decisione.
Non limitarti a leggere una mail, leggila e decidi subito cosa fare: ti interessa? La tieni o la elimini? Se la tieni va solo archiviata o devi fare qualcosa? Se devi fare qualcosa, ci metti poco a farlo? Fallo subito. Ci metti tanto? Mettilo nella tua lista di cose da fare! Impara un metodo di lavoro con le mail, come ti racconto qui.
Terza cosa: ricorda che le mail sono uno strumento di lavoro e non sono loro a creare il tuo lavoro.
Quindi utilizzale come tali e dedica alla gestione delle mail un tempo di lavoro specifico, non necessariamente il primo del mattino, ma un momento di batching.
Prova anche tu a seguire questi tre consigli e poi dimmi come è andata!
Le interruzioni al lavoro sono una cosa molto fastidiosa e soprattutto possono essere molto frequenti e gestirle non è sempre semplice. Ma lavorare in modo spezzettato e discontinuo, può essere davvero un’impresa ardua e soprattutto può portare a non concludere nulla di buono.
Se questo è anche un tuo problema, ecco tre cose sulle quali puoi riflettere.
Le notifiche
Quante volte fai interrompere il tuo lavoro dal suono di WhatsApp o di una mail? La curiosità è sempre tanta e non è facile riuscire a non farsi distrarre. Il mio consiglio spassionato è quello che se stai facendo un lavoro, lavora su quello e togli le notifiche. Poi toccherà il momento delle mail e dei messaggi. Ma sai perché ti dico questo? Perché anche se non te ne rendi conto passare dal leggere un documento al leggere una mail e poi tornare di nuovo al documento ti porta a consumare molta energia e tempo perché devi rifare il punto, rimetterci la testa. Quindi… non sprecare tempo ed energia, fai una cosa alla volta.
Chiudi la porta
Aprire la porta del tuo ufficio quando puoi essere interrotto e chiuderla quando devi lavorare può essere un buon modo per dare un segnale a chi lavora con te di quando puoi o non puoi rispondere. Soprattutto se quest’idea è condivisa anche con gli altri, così da non sembrare maleducata. Del resto stare concentrati è l’unico modo per lavorare bene, quindi non si tratta di escludere qualcuno, quanto piuttosto di darsi una regola.
Aree per i messaggi
Se hai ascoltato i due punti precedenti avrai anche capito che può succedere che quando tu stai lavorando e hai la porta chiusa e hai silenziato le notifiche, non vuoi essere disturbato. Allo stesso modo, quando ne avrai bisogno tu, magari i tuoi colleghi non saranno disponibili e non dovrai creare a tua volta le stesse interruzioni, quindi… come fare?
È sufficiente trovare un modo per comunicare lasciando dei messaggi. Ci sono tanti programmi di messaggistica istantanea o delle applicazioni per i gestionali che permettono di lasciare dei messaggi. Così non appena una persona sarà disponibile potrà controllarli e rispondere, senza interrompere sé e nemmeno gli altri.
Un’ultima interruzione della quale ti vorrei parlare è il famoso pensiero “è finito il latte, devo metterlo sulla lista della spesa”. Ebbene, la nostra mente è fantastica e ricorda molte cose, non sempre però le ricorda nei momenti migliori… ed è per questo che ci crea delle interruzioni anche quando siamo concentrati e stiamo lavorando e si tratta pur sempre di un’interruzione. Come uscire dall’inghippo? E’ semplice: annotandolo.
Quindi, scarica la mente e fai in modo che sia libera di lavorare, senza interruzioni e senza pesi!
E se vuoi qualche altro consiglio… scrivimi, sono qui per te!
