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Definisci la tua rotta

Non so se tu sia un amante della pianificazione e in particolare di quella annuale, ma, come ben sai, è per me un vero must.

La pianificazione annuale è davvero importante perché ti permette di tradurre in fatti le idee, di non lasciare i sogni nei cassetti, e di rispettare il tempo per te, che sia di vacanza, formazione, famiglia o semplice nullafacenza.

La pianificazione annuale perché sia valida e durevole però deve essere leggera, realistica e flessibile, insomma una vera pianificazione di massima.

Proprio per questa ragione spesso si traduce in un bellissimo programma che però rimane tale.

Già, perché quando si passa all’opera e quindi alla pianificazione più a breve termine, non si riesce a infilare quel bellissimo disegno in grande che si è fatto nelle azioni di tutti i giorni.

Come mai?

Perché bisogna procedere per step e tra la pianificazione annuale e quella settimanale ce n’è una a medio termine, vediamola insieme.

Si tratta di uno sguardo ancora molto di massima, ma non più a livello di anno quanto più a trimestre o a mese. Molti la fanno a mese, io ti consiglio di lavorare un po’ più in grande, che poi sia due o tre mesi dipende proprio dal tipo di vita che fai e dal tuo lavoro.

Ad ogni modo, vediamo come uno sguardo a medio termine ti può tornare davvero utile.

VALUTA LO STATO DELL’ARTE

Innanzitutto, la pianificazione a medio termine ti permette di considerare come stanno andando le cose. È fondamentale infatti valutare cosa sta succedendo in questo arco temporale: in che progetti sei già impegnato? Un’altra domanda importante è: cosa “ti ruberà tempo” in questo momento? Vacanze? Trasferte di lavoro? Impegni particolari?

In una pianificazione a medio termine è ancora più importante valutare la regola della sottrazione, togliere cioè il tempo già impiegato in altro. Spesso si fa il contrario, si ragiona cioè come se si avesse sempre il 100% del proprio tempo e questa è la principale ragione di fallimento della pianificazione, in particolare di quella a medio termine, perché se in una settimana può capitare di far saltare un giorno e comunque lo si può recuperare facilmente (in un giorno non ci sono mille cose), è molto più probabile che rimandare qualcosa di un mese significhi non iniziarla proprio, quindi non tanto di passarla al mese dopo, ma al quadrimestre dopo o a data da destinarsi, cioè mai.

PENSA IN PICCOLO

Se la pianificazione annuale ti insegna a pensare in grande, quella a medio termine ti insegna a essere razionale e, in particolare, a guardare la realtà dei fatti.

È infatti ora di suddividere il grande progetto in sotto progetti e, se necessario, anche in singoli microprogetti. Questi piccoli progetti sono quelli che andranno messi nella tua pianificazione a medio termine.

Così come nella pianificazione settimanale ti suggerisco di mettere in lista azioni, qui ti dico: “crea i tuoi micro obiettivi e rendili il traguardo del mese”.

NON ESAGERARE E CONTROLLA LA ROTTA

La pianificazione a medio termine ti può davvero aiutare per essere il punto di unione tra l’anno e la settimana, ma come sempre c’è il rovescio della medaglia: l’iperpianificazione.

Oltre ad andare per sottrazione e quindi non considerare il tempo che già hai impegnato in altro, non devi lasciarti andare all’idea di incasellare tutto. Metti in lista pochi punti, ma quelli chiave, quelli che abbiamo visto prima.

Questo perché questo tipo di pianificazione è più un momento di revisione che di fiocchetti alla tua lista delle cose da fare.

Sì, una volta valutato lo stato dell’arte e pulito il tuo tempo, messi i tuoi obiettivi mensili ecco che ora puoi valutare come stanno andando le cose. Stai seguendo la rotta che avevi previsto? Se la risposta è no, cosa va cambiato, adattato? Ci sono novità inaspettate per le quali è meglio fare qualche cambiamento?

Lo so, fa paura. L’idea di mettersi a tirare le somme ogni due, tre mesi, fa paura. Chiedersi a che punto sei, dove vuoi andare, cosa tenere e cosa cambiare è un bell’impegno.

Ma è questo il segreto per arrivare alla tua stella polare: devi disegnare e ridisegnare la tua rotta.

Quindi, fai un bel respiro e, ogni quadrimestre, metti in agenda qualche giorno per la tua pianificazione a medio termine: valuta lo stato dell’arte, pensa ai tuoi obiettivi e definisci la rotta!

Photo by Jonatan Pie – Unsplash

Pianificazione settimanale

Il venerdì è sempre stata una giornata un po’ particolare al lavoro: di fatto una giornata più leggera, sai quella in cui vai vestito casual, perché si può, in vista del week end…

È una giornata nella quale difficilmente si iniziano nuovi progetti, semmai si cerca di chiuderli ed è una giornata nella quale capita che le persone non rispondano al telefono dopo il pranzo. Con una buona pianificazione lavorativa è per molti anche una giornata a metà, a orario ridotto, istituzionalmente al nord, per scelta più a sud.

Per tutte queste ragioni per me il venerdì è una giornata speciale e non a caso ho scelto di far uscire il post del blog proprio il venerdì! E questo venerdì si festeggia, sono ben sei anni di blog! Ti immagino, in un momento di pausa, proprio prima del week end a leggere i miei articoli, che bello, mi piacerebbe poter far un cin insieme!

Ok, torniamo a noi e a quello che ti voglio raccontare: nella mia pianificazione settimanale il venerdì ha un altro aspetto un po’ speciale: è il giorno della pianificazione settimanale.

La consiglio a tutti i miei clienti, poi, per alcuni è meglio farla su base quindicinale, per altri settimanale, ad alcuni viene meglio il lunedì mattina e per altri, per l’appunto il venerdì.
Diciamo che su base settimanale e nell’ultimo giorno di lavoro è un po’ la scelta classica e quindi per questa volta parliamo di questa.

Mi piace fare la programmazione settimanale il venerdì perché mi permette di chiudere la settimana lavorativa, passando a mente serena alle giornate che dedico a me stessa e ai miei cari, cioè il week end, e mi permette inoltre, il lunedì mattina, di partire già organizzata.

Vuoi provarci anche tu? Ecco come puoi fare.

Primo aspetto: metti in agenda uno slot di almeno un’ora dedicato alla tua pianificazione settimanale.
Secondo aspetto: non trascurare quest’ora e pensare che sia una cosa secondaria, è un vero appuntamento con te stesso e richiede energia, motivazione e una sana dose di autocritica, ne va della produttività della tua settimana.
Terzo aspetto: se è programmata, si fa e si fa fino in fondo!

Ora capiamo cosa c’è da fare. Prima però devi armarti di agenda, matita e gomma. Se poi sei super convito, agenda e penna vanno benissimo. Pronto? Andiamo ai passi da fare:

1.

Controlla i giorni di festa, tuoi e della tua famiglia: elimina questo tempo dalla tua settimana.

2.

Revisione del calendario: vedi che appuntamenti hai nella settimana seguente e togli il tempo dedicato a queste attività. Mi raccomando, prevedi anche i famosi tempi morti: quelli per arrivare e tornare, nel caso siano appuntamenti fisici, e per prepararti e schiarirti le idee, nel caso siano on line.

3.

Valuta se per questi appuntamenti è tutto pronto o meno: nel caso mancasse qualcosa ricava in agenda del tempo per preparare i materiali e aggiorna le liste necessarie, ad esempio se c’è qualcosa da comprare, aggiungilo subito.

4.

Togli il tempo che questa settimana intendi dedicare alle tue routine ricarica energia: sport, eventi culturali, formazione personale…

5.

Inutile ricordarti di togliere anche il tempo per la pianificazione della settimana successiva.

6.

Ora fai un controllo della settimana passata: c’è qualcosa che è rimasto in sospeso e che ora è diventato urgente? In tal caso mettilo in agenda, avrà la priorità.

7.

Rivedi la lista deleghe: qualcosa è rimasto in sospeso ed è ora di tirare le fila? Metti in agenda le singole azioni.

8.

Questo è anche il momento di rivedere le famose liste progetti, cioè le liste che ti ricordano su quale fronti sei impegnato e cosa c’è da fare per ogni progetto. La settimana scorsa ti avevo promesso che ti avrei detto come portare a termine anche le liste che non siano la to do list, ed ecco il pezzettino mancante.

È il momento, infatti, per fare mente locale sui tuoi progetti di lavoro: quali sono i prossimi passi da fare, cosa è necessario fare ora nella tua programmazione? Passalo in agenda, e, come sempre, metti in lista azioni semplici e concrete che ti aiuteranno a passare all’azione.

Scrivi per questa settimana le attività in modo dettagliato e per la successiva preparati già dei suggerimenti.
Questo lo dico perché questo passo è un passo molto importante. È il famoso collegamento tra la pianificazione a medio termine con quella a breve termine. Se hai già lavorato su quella a medio termine (qui un articolo dove te ne parlo) sarà più semplice ora decidere cosa fare.

9.

Fai un controllo generale e valuta se hai esagerato: uno degli errori della pianificazione è riempire l’agenda come un uovo sodo, ricorda che la regola d’oro è quella dei tre quarti, quindi, per ogni giornata fai in modo che comunque ci siano dei laschi di tempo per le urgenze, l’imprevisto. Lo so, non è facile, ma come ti dicevo, devi essere onesto con te stesso e soprattutto realistico. La riuscita della settimana dipende dalla tua pianificazione: quanto più è onesta e veritiera, tanto più sarà di successo. Inutile programmare attività per 26 ore di lavoro, quando sai che ne avrai al massimo 8. Inutile pensare di avere sempre il massimo delle energie e ignorare pause pranzo e riposi.

10.

Ora che la settimana è pianificata, aggiorna le liste progetti e anche i tuoi database, magari c’è qualcosa che in settimana hai scordato di archiviare, o un contatto che vuoi salvare, o un sito che vuoi ricordare… insomma, vedi di chiudere tutti i cerchi aperti. Questo riordino è sia mentale che fisico. Ti consiglio infatti per approfittare per sistemare scrivania e archivio. Farlo un po’ alla volta è meno faticoso e permette realmente di chiudere i cerchi aperti e non farti perdere i pezzi delle cose, ma soprattutto ti dà un senso di completezza che ti permette di mettere la parola fine alla settimana di lavoro!

La settimana è pianificata, le liste e gli archivi sono aggiornati, non ti resta che prepararti le singole cose per il lunedì e… staccare la spina!

Ora il tempo è solo tuo, per ciò che ami!

Photo by Debby Hudson – Unsplash

Scrivania portatile

Dopo aver affrontato il tema della scrivania come luogo di partenza della tua produttività, dell’importanza della scrivania analogica – che può anche non essere una vera scrivania – e dell’organizzazione della scrivania digitale… veniamo al dunque, e cioè al fatto di poter lavorare bene ovunque.

È possibile?

Hai mai notato che cambiando postazione di lavoro spesso fluiscono sì nuove idee, ma che all’inizio ci si trova spaesati, come se non avere attorno a sé le stesse cose possa creare delle difficoltà lavorative, o meglio una piccola perdita di produttività?

Ecco, quindi, qualche idea per non perderla, ma, al contrario per avere sempre le cose giuste nel posto giusto e poter apprezzare la flessibilità di poter lavorare ovunque… bene!

DESKTOP AGILE

Come abbiamo visto nell’organizzazione della scrivania digitale, se fai in modo di utilizzare il desktop del tuo pc come uno spazio di lavoro e non come un archivio, anche temporaneo di file, è molto semplice poi potersi svincolare da un pc e avere comunque con sé ciò che serve.

Per quanto riguarda i tuoi dati puoi costruire un archivio on line dei tuoi dati dei lavori in corso, quello che io chiamo archivio dati corrente. È molto utile perché così potrai avere accesso a ciò che ti serve ovunque tu sia. Se poi nei pc che usi di più scarichi le App di riferimento potrai non sentire la differenza rispetto a lavorare sul disco fisso del pc.

E, fatto trenta, facciamo trentuno, crea i collegamenti anche alla barra del tuo browser così, sarà in tutto e per tutto la stessa cosa.

NOTE A PORTATA DI MANO E DI CLICK

Ecco che per potersi permettere di lavorare da tanti luoghi diversi è utile avere con sé tutte le note che servono, quindi:

per le note digitali, usa App che siano poi facilmente accessibili on line. Io ti consiglio Trello per le raccolte di idee, Todo e Keep per le liste, la prima per le liste vere e proprie, la seconda anche per qualche nota al volo e personale, e Milanote per tutto il resto, soprattutto per la raccolta di immagini, idee, articoli… perché puoi creare delle bacheche come piacciono a te.

Se vuoi approfondire l’argomento, ecco un post in più.

per le note analogiche, via ai quadernini, ma che siano piccoli, leggeri e facilmente raggruppabili. Puoi anche usare uno stesso quaderno e sfruttarlo in punti diversi, come per un bullet journal, con delle etichette che ti aiutino a individuare le varie sezioni.

USA GLI STRUMENTI GIUSTI

Sai che ci tengo a che siano utilizzati gli strumenti giusti e questo significa avere con sé le penne giuste, i quaderni giusti… e via dicendo.

Ecco che puoi creare un piccolo ufficio portatile, cioè fare in modo che gli strumenti che ti sono più congeniali e che usi sempre ti seguano. Si tratta di fare un po’ di analisi e vedere cosa usi di più e come. Io ti consiglio di utilizzare astucci e pochette nell’idea di avere uno o due livelli di lavoro diversi. Mi spiego: devo fare il mio lavoro quotidiano e quindi mi sposto in giornata? Livello uno: basterà avere con me carta e penna. Questo significa il mio astuccio con le penne fidate: la mitica Pilot, la matita, la gomma, una penna colorata e un pennarello. E la carta, cioè gli strumenti carta che uso di più: agenda, blocco delle note e basta. Così posso spostarmi agilmente perché avendo queste due cose e il pc, impostato come detto nei primi due punti, sarà come lavorare nel mio spazio dedicato a casa.

Livello due: quando mi sposto per un cliente avrò con me la pochette che raccoglie tutto l’indispensabile per lavorare bene: post-it, graffette, elastici, scotch, cucitrice (piccola)… basta limitare il numero degli oggetti e ordinare tutto nelle tasche di un buon organizer.

Livello tre: quando mi sposto per un’attività di docenza, e qui si viaggia a pieno carico e cioè tutto quello che ho di solito più: pennarello per i fogli e la lavagna, cavo per il pc, puntatore, penna usb, prolunga…. Qui vale il concetto “e se” e quindi meglio una cosa in più che in meno. Sicuramente sarà un muoversi più pesante, ma come detto, necessario solo una volta ogni tanto, il più delle volte basta il livello uno.

Il trucco sta nell’usare anche a casa gli stessi strumenti.

Ecco che l’organizer starà bene in un cassetto o nel piano della scrivania e così il contenitore per i “pennarelli da momento creativo” può essere sia appoggiato alla scrivania sia portato in borsa in un attimo, insomma… ancora una volta basta avere gli strumenti giusti!

Con questi tre accorgimenti lavorare da casa, in ufficio o dove più ti piace non sarà più un problema, avrai tutto con te e soprattutto potrai accedere alle informazioni in un click, lavorare agilmente sui tuoi file e non perdere di vista nemmeno un pennarello 😉

Provare per credere. E… aspetto i risultati nei commenti!

Photo by Oliur – Unsplash

Scrivania digitale

desktop ‹dèsktop› s. ingl. [comp. di desk «scrivania» e top «parte superiore», propr. «piano di una scrivania»] (pl. desktops ‹dèsktops›), usato in ital. al masch. – 1. Calcolatore da tavolo, generalmente di dimensioni piuttosto notevoli, in contrapp. al portatile (o laptop). 2. In un personal computer, il piano di lavoro (detto anche scrivania), che simula la superficie di uno scrittoio e che viene raffigurato sullo schermo da simboli e icone rappresentanti le risorse disponibili.

scrivanìa s. f. [der. di scrivano]. – Mobile usato principalmente per scrivere, di varia forma e grandezza, costituito da un piano orizzontale o leggermente inclinato e in genere da uno o più cassetti, ricavati, nei tipi più semplici, al disotto del piano per scrivere, ma spesso anche in un’alzata al disopra di esso e in corpi pieni che sostituiscono le gambe del tavolo: una bella s. antica; una s. moderna in metallo cromato; una s. di noce massiccio, di ciliegio; una s. in stile Luigi XIV; un tavolino che chiamano scrivania, … e in mezzo era un grosso calamaio di bronzo (F. De Sanctis); stare alla s., passare le notti alla s. e sim., per lavorare o studiare.

Trovo interessante comparare queste due definizioni. La prima ci ricorda come la scrivania digitale sia di fatto paragonata alla scrivania digitale, ma con il riferimento a simboli e icone, al posto di oggetti, che rappresentano le “risorse disponibili”.

La seconda come un luogo dedicato alla scrittura, e non come luogo di lavoro e studio.

Prima di arrivare al dunque ti faccio una domanda: “tu come usi la tua scrivania digitale, il desktop insomma?” È comunque il tuo luogo di lavoro? Di raccolta di risorse?

Perché, analogica o digitale che sia, le due scrivanie hanno molto in comune: sono spesso il luogo del nostro daffare, che sia scrivere, studiare o lavorare, ma spesso sono anche il luogo di accumulo di elementi dedicati al lavoro in modo poco funzionale e spesso confusionario.

Come ti raccontavo per la scrivania analogica, la nostra produttività personale parte anche dalla gestione degli spazi, e il desktop è uno spazio di lavoro, solo non è tangibile, ma è ugualmente organizzabile e utilizzabile, vediamo come.

Lo scopo dell’elenco che segue è darti proprio degli spunti per rendere la tua scrivania virtuale utile e flessibile come lo è la tua scrivania fisica e il tuo spazio di lavoro, proprio per lavorare bene avendo comunque accesso a tutte le “risorse disponibili”.

Parola d’ordine: leggerezza

Un desktop che raccoglie molti file diventa pesante da gestire per il pc, ciò che ne risente principalmente è la RAM, quindi la memoria che ti consente di lavorare velocemente passando da un file a un altro, ma anche l’accensione e lo spegnimento diventano meno agili, quindi, in breve, il desktop non è il luogo adatto per archiviare i file.

Occhio ai collegamenti

Sicuro che servano davvero tutti quei collegamenti ai programmi che non utilizzi tutti i giorni? Il mio consiglio è di cancellare tutti i collegamenti, tanto i programmi sono comunque raggiungibili dal menù generico.

Metti in vista i programmi che usi di più

Ora che hai eliminato i collegamenti inutili puoi mettere i programmi che usi di più nella barra in basso e ordinarli per frequenza d’uso: da destra a sinistra. Perché? Perché quando muovi il mouse vai da destra a sinistra, a meno che tu non sia mancino.

Usa il desktop come un Kanban

Quindi quando inizi la giornata di lavoro metti sulla sinistra i file sui quali devi lavorare e man mano che li utilizzi spostali al centro. Quando tutto sarà finito, spostali a destra, saranno pronti per essere archiviati a fine giornata o a fine lavoro.

Imposta il download automatico sul desktop

Fai in modo che il browser scarichi direttamente i file sul desktop sarà più semplice trovarli e usarli, sempre con il metodo Kanban.

Il cestino in angolo

E così dopo che hai scaricato, lavorato e archiviato… in basso a destra potrai eliminare ciò che non ti serve più. Ovviamente… a fine giornata il cestino si pulisce 😉

Un po’ di motivazione!

E ora che il tuo desktop è vuoto… regalati un po’ di ispirazione: metti uno sfondo che ti faccia venire voglia di fare. Può essere un’immagine che ti trasmette energia, serenità, oppure, se punti alla produttività più pura, uno sfondo uniforme, magari con il calendario del mese che aiuta a fare mente locale. Se scegli una fotografia, fai in modo che non sia troppo colorata o per lo meno che lo spazio per le icone sia a tinta unita, altrimenti rischi di perderle nell’immagine e rendere difficile il lavoro.

Quali sono i vantaggi di usare così il tuo desktop?

Innanzitutto la velocità, il tuo desk ora è leggero; poi la concentrazione, avrai davanti a te solo ciò che ti serve per lavorare con uno sfondo motivante, aggiungi un pizzico di organizzazione, con il metodo Kanban, una buona archiviazione e il cestino vuoto, sarà tutto al posto giusto e subito in ordine. Questo sistema ti darà una sferzata di produttività e, se poi archivi i file in cloud un’ottima versatilità: potrai lavorare da qualsiasi pc!

Comodo, non trovi?

Provalo e dimmi che ne pensi nei commenti!

Photo by Domenico Loia – Unsplash

Le scrivanie

Quando inizio un progetto mi piace tantissimo fare un brainstorming con i pennarelli colorati. Carta e penna, nulla di complesso, ma mi serve per tirare fuori idee, dubbi, obiettivi e difficoltà. Per farlo non mi siedo alla scrivania del pc, mi piace essere in un posto diverso dal solito, proprio per far lavorare anche la mia mente fuori dai soliti schemi. Capita anche a te?

Allo stesso modo quando leggo un libro mi piace stare accoccolata sul divano, magari con una buona tisana e una coperta morbida sulle gambe. Pensi che non sia lavoro? Beh, dipende dal libro si intende 😉

Dove voglio arrivare?

Ti racconto spesso di come sia il lavoro a determinare il luogo dove farlo al meglio e non viceversa, ma quello che vorrei proporti oggi è proprio un modo diverso di organizzare gli spazi della tua produttività.

E’ molto utile organizzare il proprio luogo di lavoro prevedendo due spazi, due scrivanie se ti va, e comunque prevedere due postazioni di lavoro: una analogica e una digitale.

POSTAZIONE DIGITALE

Diciamo che questa è quella classica, cioè quella del pc. Qui non servono tanti fronzoli, perché molto probabilmente se usi il pc non ti serve altro che:

lo spazio per il pc e la tastiera, sgombro da altro;
carta e penna per un appunto al volo;
agenda e calendario a vista.

Ovviamente poi a seconda del progetto di lavoro avrai i materiali dedicati, così come avrai fisse o a portata di mano le attrezzature per eventuali back-up, call, registrazioni… a seconda della frequenza di utilizzo.

Se ci pensi però, non serve nulla di più, e in verità molte cose possono stare anche virtualmente sul tuo desk, come una bella foto emozionale o il calendario stesso… ma di questo ne parliamo a brevissimo, nel prossimo post.

In sintesi, la postazione digitale deve essere leggera, flessibile ai progetti di lavoro, un po’ come ti raccontavo la settimana scorsa.

POSTAZIONE ANALOGICA

Ecco che qui puoi scatenare la tua fantasia, puoi dare spazio a colori, penne, pennarelli, quaderni, quadernini, fogli di vari formati e tipi e perché no… tutto ciò che ti crea ispirazione: immagini, frasi, fotografie… raccolte in bacheche o appese ai muri. Se sei un fan della cancelleria non sentirti in colpa nell’avere adesivi, scotch colorati post di mille tipi. Se sei più minimalista, avrai lo stretto necessario, ma comunque a portata di occhi per coltivare la tua ispirazione.

La parte analogica del lavoro spesso passa in secondo piano e per questo oggigiorno non c’è un posto specifico per questa tipologia di lavoro, a meno che tu non sia un creativo, e allora per necessità avrai un posto dedicato.

Non si pensa, infatti, che sia necessario dare spazio anche al lavoro che non sia quello effettivo e materiale. Come se bastasse agire per creare fatturato, senza programmare, fermarsi a pensare, analizzare, studiare e formarsi. Come se questi aspetti definiamoli “meno tangibili” o meno legati al lavoro effettivo possano essere in capo ad altri o non facessero naturalmente parte di tutte le attività lavorative.

Siamo davvero sicuri, infatti, che anche tu non sia un po’ creativo?
Tutti i lavoratori lo sono!

Dove nascono i tuoi progetti? Dove li crei, li analizzi, li fai crescere? Dove fai crescere la tua ispirazione? Dove formi la tua conoscenza?

Tutte queste cose sono importanti tanto quanto il resto del lavoro e meritano il giusto spazio in agenda e anche nel tuo luogo di lavoro!

Ecco che avrai la tua seconda scrivania, e se non ti piace essere seduto al tavolo mentre studi o progetti, non è un problema, per questa seconda postazione di lavoro non ci sono vincoli: può essere come più la desideri e soprattutto deve favorire la tua voglia di fare, la tua energia!

Quindi via a ciò che fa più per te! Se ti va può essere anche itinerante, e cioè portarti a lavorare in posti nuovi e diversi, l’importante è che tu abbia con te ciò che ti serve. E per questo… ci rivediamo nell’ultimo post del mese!

Intanto tu inizia a dare il giusto spazio alla tua postazione analogica 😉

Photo by Bench Accounting – Unsplash

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