Il tempo di cova

Il tempo di cova

La scorsa settimana ti ho parlato del lavoro sotto scadenza e di come il più delle volte si tratti di una scadenza finta, cioè del fatto che molte decisioni e riflessioni lavorative sono già state fatte, spesso a insaputa del soggetto stesso.

Cosa vuol dire? Che la tua mente pensa e ripensa alle cose, finché le questioni non sono definite, per la mente sono cerchi aperti, quindi cose alle quali pensare e ripensare. È una cosa  normale, scientificamente studiata che ha un nome: effetto Zeigarnik.

Hai mai pensato di usare questa caratteristica della mente a tuo vantaggio?

Una buona produttività è anche questo, è una gestione di un tempo nascosto, quello che io chiamo della “cova”, che permette per l’appunto di pensare, valutare, scegliere con cognizione di causa.

 

Riflettere e scegliere con consapevolezza significa poi fare le cose con convinzione, eliminando possibili errori e intoppi, senza recriminare e andando avanti per la strada più corretta per sé.

Scegliere consapevolmente, a mio avviso è questo.

 

Come sfruttare questo tempo, organizzativamente parlando?
Tre sono i passi da fare.

 

Il primo passo per considerare il “tempo di cova” è metterlo in programma.

 

In parole semplici… consideralo. Questo significa che nella fase di pianificazione è un tempo che non va dimenticato, come purtroppo accade.

Se ci sono cose nuove, cose che richiedono passi difficili, momenti di scelta complessa, o che coinvolgono più parti è utile considerare più tempo del necessario per completarle.

 

Il secondo è considerare attività che lo stimolino, conoscendoti però!

 

Le attività ripetitive, che privilegiano il movimento e l’uso del corpo permettono molto spesso di pensare.

Ora qui ci sono due aspetti da considerare per completare questo pezzettino del ragionamento. Il primo aspetto consiste in una scelta da fare a monte che richiede consapevolezza.

Il piacere di camminare all’aria ascoltando i propri passi e ciò che ci circonda, non ha prezzo. Allo stesso modo cucinare ascoltando solo il proprio naso. Nulla vieta di farlo e io sono la prima a consigliarlo!

Per aiutare la mente a pensare in modo leggero, però, può essere utile considerare attività diverse rispetto al classico ambiente di lavoro, allo stare seduti a tavolino, per intendersi. E la stessa attività la puoi fare con mente e corpo o la puoi fare come volano per il tuo pensiero.

Sono tutte e due importanti, basta farle entrambe ed essere consapevoli di quale delle due stai facendo, questo è il primo aspetto.

Il secondo aspetto è conoscersi e sfruttare a proprio vantaggio l’attività giusta. Non tutti pensano facendo attività manuali, non tutti camminando, non tutti ascoltando musica.

Ognuno di noi è diverso e ha un canale preferenziale, conoscerlo e saper mettere in agenda anche attività come queste al momento giusto consente di sfruttare un tempo di cova e di farlo maturare.

E se non bastasse il buon detto “dormici su” rimane valido.

 

L’ultimo consiglio è quello di saper fare un bilancio e cioè darti tempo o metterti alle strette quando necessario.

 

Se è vero che è utile mettere il tempo di riflessione, di cova, in programma, è altrettanto vero che di tanto in tanto vanno messe le parole “fine” e “decisione”.

In questo secondo caso, se non si arriva spontaneamente alla conclusione, si può forzare la mano e mettersi alle strette fissando un vero e proprio appuntamento con se stessi e cioè fissando una data in calendario.

 

Ti piace il tempo di cova? Hai mai considerato di metterlo in agenda tanto quanto le altre attività? Provaci e assapora la serenità delle scelte fatte con più consapevolezza.

E raccontami quale attività ha fatto maturare la cova. Io amo camminare, è sicuramene l’attività che mi fa pensare meglio!

 

 

Foto by John Towner – Unsplash
Lavoro bene sotto scadenza

Lavoro bene sotto scadenza

Quante volte ho sentito dire questa frase!

È verissimo, quando si ha l’acqua alla gola si agisce, si fa e basta.

Ma non è solo questo il motivo per il quale le cose funzionano.

Vanno bene perché si lavora in modo focalizzato, produttivo, investendo le proprie energie per raggiungere il risultato.

Ci avevi mai pensato?

Quando si è alle strette non si pensa ai fronzoli, ma all’obiettivo.
Non si introducono cambiamenti, ma si lavora come si sa fare per raggiungere il risultato in modo concreto e nel minor tempo a disposizione.

Il più delle volte questa tecnica funziona e porta effettivamente ai risultati con un’ottima produttività.

Ti svelo un segreto, questa è in verità una vera e propria tecnica di produttività e si chiama Rapid Planning Method.

Molto in sintesi funziona proprio così: si punta all’obiettivo, si elimina il resto e si lavora in modo concreto per raggiungere l’obiettivo definito.

È efficace proprio perché è l’opposto della procrastinazione, perché fa passare all’azione e perché è semplice.

Non vale però per tutte le occasioni e non può essere applicata sempre. Ecco il se, il punto importante da considerare.

Funziona se è occasionale, nella duplice accezione di tempo e di contesto.

Riguardo al tempo ti faccio notare che se facessi proprio tutto all’ultimo, agiresti sì in modo focalizzato, ma perderesti molte sfumature delle cose. La possibilità di variare, di valutare opzioni, di approfondire è proprio data da quell’apparente tempo perso che viene investito nel lavoro prima della scadenza.

Che sia studio, riflessione o semplice “tempo di cova”, quello è comunque un investimento di tempo che ti permette poi quella convinzione, sicurezza e velocità d’azione quando lavori sotto scadenza.

Ed ecco la seconda cosa, l’occasionalità in termini di occasione. Cosa vuol dire? Che funziona sì, ma con le cose che sai fare e fai già bene, proprio perché tutte le informazioni, le conoscenze, le scelte sono dentro di te e quindi sei incredibilmente efficace.

La produttività è legata anche alla conoscenza.

Non potresti infatti fare le stesse cose altrettanto bene se le facessi per la prima volta, non credi?

È altrettanto vero che se lavori veramente sempre in scadenza, la mente e il corpo poi chiedono il conto e capita di arrivare alla stanchezza estrema e al burnout.

Se mente e corpo non chiedono il conto, è un lavorare sotto una scadenza finta, vuol dire cioè che avevi lasciato del tempo per elaborare scelte e conoscenze a monte e che il tuo lavoro all’ultimo è invece “un tirare le fila del lavoro fatto”, che per sua natura è veloce e rapido, perché il grosso è già stato fatto.

Ci avevi mai pensato?

Ecco quindi che sì, mi va bene che tu dica “lavoro bene sotto scadenza”, ma permettiti di farlo saltuariamente, di farlo solo per ciò che conosci, e soprattutto per tutto il resto tieni a mente il rovescio della medaglia che si chiama energia investita e stress.

E tu su cosa lavori sotto scadenza?

 

 

Photo by Laura Chouette – Unsplash

Pianificare il tempo spesso è una presa di consapevolezza, una profonda consapevolezza di come stanno le cose.

L’immaginario è zeppo di cose che si vorrebbero fare e che non trovano spazio nella quotidianità.

E in questo periodo dell’anno, l’autunno, ancora di più.

Mille lezioni di prova, mille nuovi corsi… tanta buona volontà che si arena al primo ostacolo.

Se anche a te è capitato di non andare oltre al primo fascicolo del corso di inglese comprato in edicola, o di aver preso un corso on line e poi non averlo fatto, di aver pensato di iniziare un progetto e poi averlo posticipato e ancora posticipato… beh, sai cosa intendo.

Parliamoci chiaro, anche questa è una forma di procrastinazione.

È una procrastinazione che va a braccetto con una cattiva pianificazione.

Partiamo dalla prima: la procrastinazione. Come ti dico tante volte, è una brutta bestia, che colpisce tutti e che ha tante forme diverse per ostacolare il tuo lavoro.

In questo caso si tratta di capire bene quali sono le tue aspettative in merito a quel progetto o a quella attività.

Mi spiego meglio: vuoi davvero fare quel corso di inglese? Ti interessa veramente quella cosa per cui hai deciso di fare la lezione di prova? Quel progetto merita davvero le tue energie?

Aver chiari gli obiettivi e le proprie priorità è fondamentale per saper gestire il proprio tempo in modo produttivo.

Molte volte dici “provo, tanto è gratis” “mi piace, anche se non ho ben capito cosa sia” oppure non hai valutato quali possono essere le reali implicazioni di quella scelta: quanto ti occuperà quel corso, quanto impegno ti richiederà quel progetto?

Ecco che questa è una pianificazione mancata.

Non ti sto dicendo che prima di fare ogni passo devi pianificarlo per filo e per segno, ma avere un’idea a grandi linee, sì.

Se non pensi a cosa significa fare una scelta piuttosto che un’altra, un corso di inglese piuttosto che di cucina, se non valuti le implicazioni più importanti, un progetto che richiede almeno una riunione a settimana per imbastirlo, se non pensi a cosa già bolle in pentola, alla lezione di prova seguirà un corso, beh… sprechi il tuo tempo.

Ma ancor di più sprechi l’entusiasmo e l’abbrivio che l’inizio di un nuovo progetto dà. Quello che ti consente di passare dall’occasione alla routine, dall’eccezione alla quotidianità.

Ecco che per combattere questo tipo di procrastinazione, ci sta un po’ di pianificazione.
Una pianificazione a grandi linee, sommaria, ma quanto mai importante!
E prima ancora, una buona definizione di ciò che vuoi.

Ti piace pensare a questi aspetti? Ho quello che fa per te: un webinar gratuito nel quale parleremo proprio di questo. Io ed Eva Martini, Agile Coach e Chief Happiness Officer, ti aspettiamo il 6 ottobre alle 14.00 per parlare di obiettivi, procrastinazione e soprattutto per rivoltare la frittata: capire come fare il primo passo per evitare di tirar fuori i tuoi sogni nel cassetto e lasciarli sfumare via.

Iscriviti, è gratis!

  

Photo by Jordan Madrid – Unsplash
Sì, voglio iscrivermi al webinar gratuito!

Una buona chiusura ti salva la vacanza

Una buona chiusura ti salva la vacanza

Si sente l’aria delle vacanze e c’è sempre tanta voglia di chiudere il lavoro e dedicarsi un po’ a sé, non trovi? Poca è la voglia di state chiusi in ufficio e tanta quella di state un po’ a scaldarsi le ossa al sole!

Sì, in effetti è un momento in cui il lavoro si fa difficile, ma soprattutto in cui chiudere bene i lavori prima delle vacanze è davvero importante.

Se anche tu sei tra coloro che lavorano stancamente fino all’ultimo giorno e poi a malapena spengono il pc, questo è l’articolo che fa per te.

Inutile ricordarti che interrompere un po’ è fondamentale, per il tuo corpo, ma soprattutto per la tua mente. Ma ancora di più è importante chiudere le cose bene, senza per dirla con un proverbio “tirarsi la zappa sui piedi”.

La chiusura di un lavoro è in effetti meno semplice di quello che si pensa, perché molto si dà per scontato e si sottovaluta, ma, come sempre, un pizzico di organizzazione non possono che essere d’aiuto per non complicarti la vita in un secondo momento, quando dovrai riprendere il lavoro.

Il principio è semplice e universale:

fai una cosa alla volta e falla fino in fondo.

Se evitare il multitasking è cosa difficile, ancor più difficile è identificare l’ultima azione, quella che ti permette di mettere davvero la parola fine.

E su questo devi concentrarti in particolare nella chiusura o sospensione di un progetto prima di un’interruzione più o meno lunga come può essere quella delle vacanze.

Ecco alcuni esempi di chiusura vera e propria.

Per un progetto significa:

  • aver identificato le versioni finali dei documenti, eliminato le precedenti, archiviato le definitive;
  • aver inserito tutte le nuove informazioni nei relativi database: lista contatti, raccolte di pubblicazioni, raccolte di idee;
  • aver completato le procedure di feedback e revisione;
  • aver aggiornato format, procedure e check list;
  • aver chiuso deleghe e condivisioni con un adeguato follow up.

Per un evento significa:

  • aver fatto la versione finale dell’agenda;
  • aver completato le procedure di feedback e revisione;
  • aver aggiornato format, procedure e check list;
  • aver completato pagamenti e incassi;
  • aver fatto un follow up.

Per cose più semplici, come la lettura delle mail, significa:

  • aver letto e risposto a tutte le mail;
  • aver scaricato e archiviato tutti i dati di interesse;
  • aver eliminato o archiviato le mail dell’inbox.

 

Ecco tre esempi per farti capire come è necessario arrivare proprio in fondo alle cose e come invece ci si ferma spesso prima: si legge la mail e si lascia l’, o si archivia, ma l’allegato non è scaricato e messo nel posto giusto; di un progetto si lasciano insieme versione definitiva e precedente, senza annotare gli ultimi accordi con i partner per il futuro; per un evento non si controlla il budget e le fatture o non si analizzano adeguatamente i feedback.

Questa mancata attenzione ha un’importante conseguenza, che però non si sperimenta nel breve termine… e cioè il mal di pancia nel momento in cui si deve rimettere mano al progetto.

Le informazioni vanno raccolte e sistemate quando la mente è ancora fresca e soprattutto quando c’è ancora l’abbrivio del lavoro iniziato.

Sistemare e archiviare lontano dalla chiusura di un progetto è impensabile, così come sistemare un “muro” di mail.
Chiedersi come è andato un evento a distanza non ravvicinata equivale a dimenticare tutte le impressioni a caldo.

Sì, ok, non è necessario essere così categorici: entrambe le cose possono essere fatte in un secondo momento, ma a che prezzo? Sicuramente di grande energia e con molto tempo.

L’investimento fatto al momento non è altrettanto oneroso.

Quindi… fallo ora, in chiusura.

 

E se i progetti o le cose sono troppo grandi per essere chiuse del tutto, fai tutto ciò che riesci e poi annota fino a dove il lavoro è stato fatto e cosa manca, fallo pensando alla versione sciocca di te.

Vedrai che, prima dei momenti di vacanza, questa sarà una nota fondamentale da lasciare per il tuo rientro.

Ma si buono con te stesso, chiudi il più possibile, vedrai che ne gioverà il tuo lavoro e le tue vacanze!

 

Photo by Hugh Whyte – Unsplash

L’angolo nascosto

L’angolo nascosto

Come è possibile che nel nostro prezioso tempo ci siano cose che non ci interessano e che non sono poi così necessarie, né in scadenza e comunque sono lì come un piccolo tarlo mangia tempo?

Dirai: “no di sicuro, non è il mio caso, il tempo è un bene prezioso e di certo non lo spreco con cose che non servono a nulla”.

Quando chiedo alle persone di lavorare sulla matrice di Eisenhower e dividere le attività per urgenza e importanza, capita che questo quadrante sia inizialmente vuoto.

 

Poi, andando a riflettere sui criteri di importanza e urgenza e capendo come questi siano più profondi e da non prendere sottogamba, come ti ho raccontato, ecco che qualche post-it arriva anche in questo quadrante.

Ora capire che una cosa non è urgente, è facile, quindi anche metterla nel lato sinistro della matrice lo è, decidere poi che non è importante può essere più complesso, poiché bisogna essere onesti con se stessi e fare i conti con le proprie priorità e ciò che realmente interessa.

Ma allora, cosa sono le cose che non sono importanti e urgenti?

Quelle che di fatto mangiano il tempo.

Ciò che fai senza troppa consapevolezza per noia o per abitudine.

Ancora una volta ciò che cade in questo quadrante è strettamente personale perché dipende dal criterio, altresì personale, dell’importanza.

Ma giusto per farti un esempio sulle attività personali: per molti stirare è una perdita di tempo e quindi lo classificherebbero qui, per altri è indispensabile avere il filo sul pantalone.

Nel lavoro c’è chi controlla le sfumature e chi punta al sodo senza troppi fronzoli sulla forma.

 

Non c’è un giusto o uno sbagliato, ma di certo una consapevolezza su come si investa il proprio tempo e come non debba essere sprecato.

 

Detto questo ci sono comunque delle attività, che indipendentemente da tutto, mangiano il tempo.

È vero che devi fare il piano social per la tua azienda, ma perdere due ore al giorno tra Facebook, Instagram e Twitter, forse non è il massimo.

Passare il proprio tempo libero a fare zapping in tv senza attaccare la spina del cervello equivale a perdere tempo senza riposarsi guardando un bel film.

Come vedi l’ago della bilancia è sempre la consapevolezza. Nessuno dice di non riposare, di non fare le cose fatte bene, ma quello che aggiungo è di non sprecare il tuo tempo non accendendo la spina del cervello che ti fa capire il limite tra un controllo della pagina social e un tempo perso nei social, tra un lavoro ben fatto e un lavoro iper corretto, tra nullafacenza e riposo.

Tutto si può fare, ma non sprecare il tuo tempo, usalo con consapevolezza!

E ora che hai capito quali sono le attività che ricadono in questo angolo nascosto di cose non importanti e non urgenti… che fare?

Semplice: eliminale!

 

 

Photo by Skyler Smith – Unsplash