Credo fermamente organizzazione faccia rima con semplicità.
Questo mese ti ho raccontato come in tante occasioni essere un pizzico organizzati o semplicemente previdenti cambia molto il risultato delle cose.
Ecco che avere un documento a portata di mano spesso risolve dagli impicci, così poter lavorare partendo da un format e non daccapo ogni volta porta a essere veloci e magari a fare meno errori, ma… sì c’è un ma.
Se mettere mano all’agenda e al calendario non significa riempire tutti i tasselli, anche quando si parla di strumenti bisogna stare attenti a non esagerare.
Organizzazione infatti non fa rima con iper-organizzazione.
Il voler definire tutto nel minimo dettaglio, il voler avere tutto con sé, il rifare troppe volte lo stesso lavoro già fatto è assolutamente controproducente.
Porta, infatti, alla perdita di attenzione e all’errore… quindi al risultato contrario di ciò che si ottiene con una buona organizzazione personale.
Se è semplice pensare che è impossibile ritrovare un ago in un pagliaio, per ricorrere a un noto proverbio, non è altrettanto semplice destreggiarsi nello stesso modo tra archivi e format.
Ancora una volta però ti suggerisco di fare tua la parola semplicità:
l’organizzazione funziona se gli elementi sono ben gestiti e seguono cioè le tue priorità.
Con questo intendo che se è utile avere un piccolo archivio delle cose che usi di più a portata di mano, non è utile avere con sé tutto il proprio archivio. Sì, ti sembrerà di avere una sicurezza maggiore, un paracadute per tutto, ma non sarà altrettanto utile perché appesantirà il tuo bagaglio e basta.
Dovranno esserci solo le cose che realmente servono a te, ciò che può esserti d’aiuto e toglierti d’impiccio, non la tua storia personale.
Così, se è vero che è utile avere carta e penna a portata di mano, non è altrettanto utile avere una risma di carta o un’intera pila di post-it. Perché? Perché toglieranno spazio ad altri oggetti altrettanto importanti e utili.
Idem se i tuoi format contengono talmente tante eccezioni che ti lascano l’onere di leggerli e rileggerli ogni volta per controllare non ci siano errori. Questo non è semplificare il lavoro è un procrastinare la correzione.
In sintesi… l’organizzazione funziona se è semplice, in quantità e in forma.
Molte volte invece ci si perde nel dettaglio e nella cura dell’organizzazione stessa. Ed ecco che c’è l’App per la produttività, i post-it di dieci formati diversi, quando carta e penna e un paio di fogli adesivi hanno già fatto il loro.
A questa smania organizzativa si aggiunge quella personale dove capita di avere sistemi di cartelle e sottocartelle degni di un Minotauro e procedure da KGB.
Semplicità e leggerezza devono essere principi cardine della tua organizzazione.
Pensi che senza non avrai modo di cavartela?
Pensala al contrario: se ci metti troppo a trovare qualcosa, che sia un pezzo di carta o un file, se il tuo lavoro è maggiormente dedicato a correggere che a fare, sei passato dall’organizzazione all’iper-organizzazione.
Allora, fermati e fai un passo indietro.
È tempo di semplificare.