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Il giusto spazio di lavoro

Cosa hanno in comune decisioni e organizzazione? Molto e oggi vediamo perché.

La disorganizzazione è spesso frutto di una decisione rimandata. Non sono parole mie, ma le condivido in pieno, e in questo caso la parola disorganizzazione fa rima con disordine.

Quel disordine che però non è creativo, utile, ma al contrario fa sprecare energie, tempo e non ti da modo di mettere mano alle nuove idee.

Di cosa sto parlando?

Del tuo tavolo di lavoro ad esempio, o anche della mensola in entrata dove si accumulano posta, volantini, scontrini e… tutto ciò che non ha un posto.

Ecco il punto chiave: ciò che non ha posto.

C’è un buon detto P.O. che recita: “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”.

E di fatto è proprio così, se tu sai già dove mettere qualcosa è molto facile che non crei disordine. Allo stesso tempo farai molto prima a trovarla perché sai già che la troverai nel suo posto dedicato.

Sembra una banalità, ma di fatto risolve molti problemi ed elimina quel disordine da superfluo che crea ingombro non solo sulla scrivania e negli spazi in generale, ma che non ti permette di lavorare al cento per cento sul compito che hai scelto come oggetto del tuo lavoro.

Ecco la ragione per la quale è importante scegliere: poter lavorare in modo focalizzato.

Scegliere a monte come organizzare i propri spazi per fare in modo che ciò che ti serve sia ben conservato e a portata di mano. Ciò che ti piace in vista per motivarti. Ciò che non serve o che, peggio, ti ricorda cose negative, eliminato (leggi donato, riusato, riciclato).

Così sul tuo tavolo di lavoro ci sarà solo ciò che ti serve per portare a termine il tuo lavoro, e, in una visione a più ampio spettro, i tuoi obiettivi.

Questo non significa che non ci saranno delle cose che attendono una decisione per trovare un luogo definitivo, ma se farai tuo il motto “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”, saranno decisamente meno numerose e quindi potranno essere gestite in una cassetta delle cose da fare, nel rispetto del GTD.

Le decisioni circa cosa vuoi diventi argomento del tuo lavoro sono importanti non solo per sgombrare il tavolo da ciò che non centra, ma anche per occuparlo di ciò che centra.

Mi spiego meglio: per facilitarti il lavoro e invitarti a fare il primo passo e a non procrastinarlo, è molto utile avere sul tavolo ciò che ti serve per quel compito, per poi riordinarlo e rimetterlo via a cose fatte.

Con questo non ti consiglio di crearti il plico di cartelle sul tavolo la sera prima, diventerebbe troppo impattante emotivamente, ma lasciare le cose del primo lavoro sì, potrai di fatto mettere mano alla tua rana con facilità.

Allo stesso modo se vuoi ricordare qualcosa e vuoi lasciarti un post-it sulla scrivania, o sulla tastiera, va benissimo, ma funziona solo se è l’unico in vista, su un tavolo libero da altro, non credi? Ecco, quindi, che l’organizzazione degli spazi diventa fondamentale.

In più, pensaci, se avessi un lampo di genio, un’idea folgorante da sviluppare e il tuo spazio di lavoro fosse ingombro di altro lavoro? Troveresti lo spazio fisico e mentale per dare spazio a questo input?

Probabilmente no, probabilmente finiresti per trovare un altro luogo o lasciarti fagocitare dall’ordinario o da un’urgenza dell’ultimo minuto.

Sì, hai capito benissimo…

Scegliere dove lavorare e come lavorare è importante tanto quando decidere su cosa lavorare.

Quindi è ora di scegliere come gestire il tuo spazio di lavoro.

Per chiudere voglio lasciare alcuni utili principi, anche se ogni spazio e ogni persona merita la sua attenzione e le sue eccezioni.

Ciò che ti serve deve essere vicino a te, tanto più vicino quanto più lo usi. Esci dalle convenzioni che sul tavolo ci sia pc, telefono, cartelline, portapenne… tutto dipende da cosa usi tu.
Fai in modo di poter raggiungere tutto con il numero possibile di gesti.
Ciò che non serve… va eliminato.
Fai in modo che lo spazio di lavoro sia tuo: che non sia anonimo, ma che ti dia la voglia di lavorare, quindi sì a qualcosa che ti piaccia e basta, una cosa soltanto però 😉
Lo spazio di lavoro deve potersi adattare alle esigenze di lavoro, oppure fai in modo di avere più luoghi per diversi lavori.
Lo spazio di lavoro deve essere luminoso e facile da pulire.
Non può mancare un luogo per l’archivio: agile e aggiornato.

E tu, sei pronto a scegliere? Sei pronto a dare il giusto spazio al tuo lavoro?

Photo by Walling – Unsplash

Gli ultimi punti della lista

Ci sono delle voci che rimangono sempre in fondo alla lista, come mai?

Le ragioni sono tante e spesso dipendono da caratteristiche personali, da come gestiamo il tempo, lo spazio e le informazioni, ma alcune caratteristiche sono comuni a tutti e te ne vorrei parlare oggi.

Non ti piacerà, perché, te lo dico subito, ancora una volta richiede molta onestà con te stesso e richiede anche una buona dose di consapevolezza e voglia di saper scegliere.

Andiamo al dunque e facciamoci qualche domanda.

SEI SICURO CHE SIA UNA VOCE DELLA TUA LISTA?

La prima grande ragione, e non è bello da dire, è che se è sempre in fondo alla lista, non va mai in cima, e non trovi mai la voglia e il tempo di occupartene forse quel punto non deve proprio stare nella lista.

Forse è proprio una voce da eliminare, che cioè non è così necessaria, importante, non è una cosa che va fatta.

Come mai? Perché non è prioritaria, perché non è poi così importante.

Magari è stata messa in lista in maniera sommaria non considerando che di fatto diventa una perdita di tempo ed energia. Magari pareva una cosa importante, ma poi le cose sono cambiate. Magari l’hai messa lì solo per abitudine e davvero non ha senso. Forse, ed ecco la verità scomoda, vorresti farla, ma di fatto non è appunto… importante.

Come vedi bisogna essere onesti e chiedersi “ma voglio investire tempo ed energie in questa cosa” “è per me importante”. Se la risposta è sì, allora è opportuno che tu riveda la pianificazione delle giornate in modo da tenere conto di ciò che è importante per te.
Se la risposta è no, la soluzione è semplice, anche se magari il fatto di eliminare implica una rinuncia emotiva non leggera.

Potrebbe anche essere un punto di un’altra lista, che hai scritto lì per non dimenticarlo, ma che poi non fai perché non è il momento giusto. La soluzione è ancora più semplice, le cose vanno scritte subito nel posto giusto 😉

COME HAI SCRITTO IL PUNTO?

Molte volte il non affrontare un punto di una lista dipende dal fatto che non sai come prenderlo.

Potrebbe essere troppo generico ad esempio “vacanze”. Cosa vuol dire? Le vuoi mettere in agenda? Le vuoi programmare in famiglia? Vuoi prenotare un hotel? Scrivere una voce generica significa darsi il carico di ricordare quale aspetto nella pratica significa la voce in questione.

Potrebbe anche accadere che la voce sia generica perché si riferisce ad un progetto molto grande e impegnativo. Ancora di più allora vale la pena di prendere quel progetto, svilupparlo e mettere in lista solo una piccola parte, un passo dell’articolato percorso che viene sintetizzato con la voce generica “vacanze”.

Potrebbe, infine, essere una cosa che vuoi fare, ma che non sai come fare, allora il punto della lista va convertito, chiedendoti quale azione va prima di quella che hai scritto, potrebbe essere ad esempio cercare informazioni a riguardo, o trovare una persona che ti possa aiutare nel punto che hai scritto.

NON SONO SEMPRE DIECI I PUNTI

Le liste sono elementi vivi, che si evolvono, crescono e decrescono. Quindi non sono sempre dieci i punti della lista e a volte alcune voci sono lì, diciamo perché fa bello, e perché “intanto le scrivo”, ma di fatto non servono a nulla, fanno solo confusione.

Se serve, le liste sono fatte anche di un punto solo, perché può darsi che quel giorno ci sia da fare anche solo quella cosa lì, riposare, ad esempio!

Come ti ho detto tante volte, le liste sono utilissime, ma allo stesso tempo, possono diventare delle gabbie. Se anche a te capita di avere sempre dei punti che rimangono in fondo alla lista, rifletti un po’ sulle tre ragioni che ti ho raccontato, e vedrai che le tue liste diventeranno in poco tempo molto più snelle e agili, ma soprattutto… utili!

Photo by Kelly Sikkema – Unsplash

I super poteri delle liste

Le liste in questo periodo dell’anno credo fiocchino come la neve… si creano, crescono e si distruggono appena toccano il suolo.

Liste per i regali, liste dei biglietti d’auguri, liste per la spesa di cene e cenoni… detta così può fare anche un po’ di ansia, vero?

Sì, e in effetti, le liste posso creare ansia.

Lo fanno quando sono viste come un metodo rigoroso e scolastico per incasellare le cose. E lo capisco, perché per molto tempo anch’io le ho vissute così. Poi ho capito che farle bene è davvero d’aiuto, perché liberano la mente.

Ma non solo, le liste hanno un altro potere enorme.

Ti fanno riflettere, ti ci fanno mettere la testa.

Forse non ci hai mai pensato, o non hai dato quest’importanza alle liste, ma il fatto di obbligare la tua mente a fare ordine tra le idee e decidere cosa appuntare e cosa no, cosa centra e cosa no, cosa manca… beh significa fare in modo di guidare il tuo pensiero tra le cose in sospeso e analizzarle per valutarne attinenza, confini, importanza.

Questa non è una cosa da poco, è importantissima e potentissima. Sai come mai? Perché porta il tuo pensiero oltre. Non lo fa fermare ai primi punti della lista, ma fa in modo che siano tutti scritti, uno dopo l’altro.

Le idee non sono più nel tuo pensiero, ma sono ora evidenti e parte di una lista, che sia fatta di puntini, di cerchi in un insieme, di tanti post-it, non ha nessuna importanza, sempre di una lista si tratta.

Ed ecco che questo magico potere della scrittura è davvero utile per elaborare le cose in positivo e in negativo.

Partiamo dal secondo aspetto, così poi chiudiamo con un pensiero felice.

Hai mai fatto una lista di cose negative? Cose da eliminare, cose da non rifare, cose che non amo di me, cose che voglio cambiare… beh, sai qual è la parte bella?

Che la lista ti permette, da un lato di tirare fuori tutto, ma allo stesso tempo di oggettivare i punti, di allontanarli e di eliminarli. Stai già facendo il primo passo, anzi più di uno. Il primo è la consapevolezza, e qui nasce la lista, ma in verità hai anche già fatto il lavoro grosso per lasciar andare le cose!

E se le liste le fai in positivo? Cose che mi piacciono di me, cose che voglio fare, le cose belle di oggi… Ancora una volta ti aiutano a prendere consapevolezza, ma soprattutto, come le ciliegie, una tira l’altra ed ecco che ti ritrovi il cesto pieno di frutta! Se lavori bene sulle liste, il tuo pensiero si farà sempre più positivo e focalizzato su questi aspetti.

Le liste, quindi, non sono banali elenchi, se le vuoi fare a elenco va bene si intende, ma le liste sono molto di più, sono potere per la tua mente e per questo vanno sfruttate.

Ti portano a riempire i tasselli mancanti.

Ti fanno scaricare la mente.

Ti fanno ragionare e riflettere.

Ti fanno fare mente locale.

Ti fanno fare un passo in più.

Utilizza tutti questi aspetti, crea la tua lista speciale e scopri come può essere un vero regalo per la tua persona. In positivo o in negativo, cresci o lascia andare.

Questo sì che è un dono da mettere sotto l’Albero, e se ti va, condividi il titolo della tua lista con me!

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Il calendario non serve sempre

Il calendario non serve sempre, o meglio non serve se non è usato come calendario.

Come mi hai sentito dire tante volte nel calendario vanno scritti gli appuntamenti che hanno una scadenza, quindi sono informazioni che hanno una data, possibilmente un’ora di inizio e una di fine, un luogo e che sono definiti tra più persone, sono cioè concordati e non si modificano. O per lo meno per cambiarlo è necessario interfacciarsi con una o più persone.

E in questa “mezza definizione” trovi tutti i criteri per capire ciò che va segnato in calendario e ciò che è giusto trovi posto altrove.

IL CALENDARIO NON È UNO STRUMENTO DI PIANIFICAZIONE

Cosa significa? Che non devi segnare le cose che hai pensato di fare, ma che tutto sommato che siano alle nove o alle dieci non cambia.

Perché non lo puoi fare?

Perché se qualcuno ti chiede se hai la possibilità di impegnarti in uno slot di tempo, è importante che tu sappia rispondere con certezza se sei impegnato o no, e una possibile cosa da fare non è un impegno.

In sintesi, quando decidi cosa fare e quando stai pianificando il tempo, quando hai già deciso cosa fare e occupi uno slot nel tempo stai agendo sul tuo calendario.

Vero è che se vuoi proprio “bloccare” del tempo puoi segnare un appuntamento con te stesso in calendario, ma è anche vero che se fai così con tutto perdi la flessibilità che caratterizza una pianificazione ben fatta e che ti permette di modificare le parti senza però perdere il risultato finale.

Quindi usa il calendario come luogo di raccolta degli impegni e non come strumento di pianificazione del tuo tempo.

IL CALNDARIO NON È IL LUOGO DELLE COSE DA FARE

Per questo esistono le liste, non trovi?

Inutile segnare appunti, note e affiancare il tutto da remainder. Meglio mantenere il calendario agile e leggero e affiancarlo con una buona to do list.

Per questo dico spesso che non è necessario avere un’agenda, l’agenda è uno strumento di pianificazione del tempo e segue il calendario e la to di list. Sono questi i due strumenti imprescindibili della pianificazione del tempo e che non possono essere confusi e mescolati.

Nel calendario vanno gli appuntamenti e nella to do list le cose da fare. Non mischiare le cose e avere liste di appuntamenti o un calendario con, appunto, note e appunti.

NON ESAGERARE

Ultimo consiglio, non esagerare, non sovraccaricare questo strumento.

Se usi bene gli strumenti organizzativi e quindi note, agenda, liste, archivi, il calendario rimane snello e utile.

Contiene veramente solo gli appuntamenti e quindi diventa facile da consultare e utile: in un momento hai la visione di insieme di tempo occupato e di tempo libero.

Certo, se usi calendari condivisi, potresti vedere anche appuntamenti non tuoi. Ma proprio per questo ti consiglio di non sovraccaricarlo di informazioni inutili, ad esempio appuntamenti ripetitivi quotidiani: pranzo e cena. Certo se c’è un’eccezione di un pranzo o una cena particolare segna l’impegno, ma non occorre segnarli entrambi ogni giorno.

Allo stesso modo non è il caso di dettagliarlo troppo: mettere tutte le voci della tua routine mattutina. Fai piuttosto un unico slot “routine mattutina”.

Tutto questo per facilitare la lettura visiva e il colpo d’occhio.

Così aiuterai la tua mente, non perderai tempo ed energia, e inevitabilmente ti ritroverai più leggero e produttivo.

E tu che ne pensi? Ci sono altre cose che secondo te meritano un posto in calendario?
Scrivimi nei commenti i tuoi suggerimenti!

Photo by Tanya pro – Unsplash

Calendario, uno o tanti?

I calendari sono tanti e servono per tante cose, vediamo insieme alcuni.

Il calendario appeso in cucina

Può essere un calendario cartaceo regalato da qualche negozio o magari un calendario con una foto di famiglia, serve per lo più a guardare i giorni del mese, se c’è spazio raccoglie qualche nota generica e qualche data che proprio non va persa.

Il calendario di famiglia

A volte sostituisce quello appeso in cucina, magari è davanti alla porta d’ingresso, è diviso per colonne e raccoglie gli impegni di tutti i componenti della famiglia, nella speranza di poter poi dividere la responsabilità degli impegni o per lo meno fare in modo che siano ricordati da qualcuno!

Il calendario a piena parte in ufficio

Grande, enorme, con più mesi possibili dove vengo annotate, in momenti di emergenza, scadenze, impegni improrogabili e dove con evidenziatori colorati si cerca di stimare i carichi di lavoro per i vari progetti.

Il calendario dei compleanni

Senza date, solo con i numeri per ricordare i vari compleanni. Adatto solo ai più estremisti della cancelleria, la maggior parte delle persone non ne conosce l’esistenza.

Il calendario dell’agenda

Posto a inizio agenda e utilizzato strenuamente a gennaio, ma spesso incompleto o dimenticato alla volta di febbraio.

Potrei continuare a lungo… non credi?

La questione è che di calendari ce ne sono tanti e spesso creano solo confusione perché risultano incompleti o dimenticati.

Se vuoi prendere un appuntamento dal dentista e non sai subito gli impegni della famiglia perché non sei a casa e non puoi vedere il frigorifero… cosa fai rimani in sospeso e rimandi?

E se stai fissando la seconda data di una riunione di lavoro e non sei in ufficio e non vedi la parete con tutte le date dei progetti… come fai? Lanci una data a caso facendo appello alla memoria?

E, ancora peggio, se qualcuno della tua famiglia prende un appuntamento quando tu sei già impegnato?

La questione del calendario è dunque questa:

ne esistono di tanti tipi, ma la funzione è una: ricordare gli impegni.

E per impegni intendo date fisse con un’ora e possibilmente un luogo, ovviamente riferiti a una o più persone.

È vero che ognuno di noi ha tanti ruoli, un lavoro, una famiglia, delle attività nel tempo libero, ma è anche vero che il tempo è uno solo e non solo per noi, ma per noi e per le persone con cui condividiamo il nostro tempo.

Ecco il motivo per cui nel tuo calendario devono comparire tutte le informazioni che ti servono per gestire il tuo tempo, cioè farti capire quando sei impegnato, per quanto tempo e per cosa.

La conclusione del tutto è che… il calendario deve essere unico!

Unico per te, con il tuo tempo che può essere per certe ore dedicate al lavoro, per altre alla famiglia o agli affetti e per altre ancora a te.

Per poterne disporre appieno infatti devi poter controllare e ricordare tutti gli impegni, non per mania di controllo, ma, al contrario, per rendere ancora più tuo il tempo.

Il problema pare complesso, ma la soluzione è semplice: fare in modo che il tuo calendario abbia alcune caratteristiche.

Il calendario deve essere accessibile

Non è detto che il calendario debba essere necessariamente on line, può essere anche cartaceo, l’importante è che sia sempre con te. Quindi la scelta dipende proprio dal tuo stile di vita e da quante persone fanno parte della tua quotidianità: se gestisci tempo personale e di lavoro magari il cartaceo è sufficiente, ma se c’è di mezzo la famiglia, molto più semplice passare on line.

Il calendario deve essere aggiornato

Tanto ovvio, quanto difficile. La regola d’oro è di chiudere l’azione. Quindi… quando fissi un appuntamento, segnalo subito nel calendario. E se è condiviso con altri, chiedi di fare lo stesso.

Il calendario deve essere completo

Fai in modo che nel calendario ci sia tutto il tuo tempo: lavoro, personale, di famiglia.

E ricorda: il calendario è solo un calendario, non sovraccaricarlo di note e finti appuntamenti, cioè quella cosa che devi assolutamente fare e che quindi lo fissi in agenda.

Nei prossimi post vedremo come gestirlo al meglio, cosa annotare e come farlo.
Per ora non ti resta che scegliere il calendario che fa per te, e se non sai quale… chiamami!

Photo by Claudio Schwarz – Unsplash

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