Il calendario non serve sempre, o meglio non serve se non è usato come calendario.
Come mi hai sentito dire tante volte nel calendario vanno scritti gli appuntamenti che hanno una scadenza, quindi sono informazioni che hanno una data, possibilmente un’ora di inizio e una di fine, un luogo e che sono definiti tra più persone, sono cioè concordati e non si modificano. O per lo meno per cambiarlo è necessario interfacciarsi con una o più persone.
E in questa “mezza definizione” trovi tutti i criteri per capire ciò che va segnato in calendario e ciò che è giusto trovi posto altrove.
IL CALENDARIO NON È UNO STRUMENTO DI PIANIFICAZIONE
Cosa significa? Che non devi segnare le cose che hai pensato di fare, ma che tutto sommato che siano alle nove o alle dieci non cambia.
Perché non lo puoi fare?
Perché se qualcuno ti chiede se hai la possibilità di impegnarti in uno slot di tempo, è importante che tu sappia rispondere con certezza se sei impegnato o no, e una possibile cosa da fare non è un impegno.
In sintesi, quando decidi cosa fare e quando stai pianificando il tempo, quando hai già deciso cosa fare e occupi uno slot nel tempo stai agendo sul tuo calendario.
Vero è che se vuoi proprio “bloccare” del tempo puoi segnare un appuntamento con te stesso in calendario, ma è anche vero che se fai così con tutto perdi la flessibilità che caratterizza una pianificazione ben fatta e che ti permette di modificare le parti senza però perdere il risultato finale.
Quindi usa il calendario come luogo di raccolta degli impegni e non come strumento di pianificazione del tuo tempo.
IL CALNDARIO NON È IL LUOGO DELLE COSE DA FARE
Per questo esistono le liste, non trovi?
Inutile segnare appunti, note e affiancare il tutto da remainder. Meglio mantenere il calendario agile e leggero e affiancarlo con una buona to do list.
Per questo dico spesso che non è necessario avere un’agenda, l’agenda è uno strumento di pianificazione del tempo e segue il calendario e la to di list. Sono questi i due strumenti imprescindibili della pianificazione del tempo e che non possono essere confusi e mescolati.
Nel calendario vanno gli appuntamenti e nella to do list le cose da fare. Non mischiare le cose e avere liste di appuntamenti o un calendario con, appunto, note e appunti.
NON ESAGERARE
Ultimo consiglio, non esagerare, non sovraccaricare questo strumento.
Se usi bene gli strumenti organizzativi e quindi note, agenda, liste, archivi, il calendario rimane snello e utile.
Contiene veramente solo gli appuntamenti e quindi diventa facile da consultare e utile: in un momento hai la visione di insieme di tempo occupato e di tempo libero.
Certo, se usi calendari condivisi, potresti vedere anche appuntamenti non tuoi. Ma proprio per questo ti consiglio di non sovraccaricarlo di informazioni inutili, ad esempio appuntamenti ripetitivi quotidiani: pranzo e cena. Certo se c’è un’eccezione di un pranzo o una cena particolare segna l’impegno, ma non occorre segnarli entrambi ogni giorno.
Allo stesso modo non è il caso di dettagliarlo troppo: mettere tutte le voci della tua routine mattutina. Fai piuttosto un unico slot “routine mattutina”.
Tutto questo per facilitare la lettura visiva e il colpo d’occhio.
Così aiuterai la tua mente, non perderai tempo ed energia, e inevitabilmente ti ritroverai più leggero e produttivo.
E tu che ne pensi? Ci sono altre cose che secondo te meritano un posto in calendario?
Scrivimi nei commenti i tuoi suggerimenti!