Deadline non ti temo

Deadline non ti temo

Le scadenze, a molti, fanno paura e danno fastidio.

Vengono vissute come un ostacolo alla propria libertà di azione, come un muro contro la creatività, come un’imposizione insensata.

Io credo invece che le scadenze siano un vero toccasana per la propria produttività.

Ma perché lo siano davvero devono diventare un vero strumento, semplice e pratico, della tua routine lavorativa.

Vediamo quindi quando le scadenze sono utili e quando fanno solo danno.

 

SFRUTTA LE DEADLINE

 

Per fare tuo questo strumento di lavoro è necessario che lo sfrutti per le sue potenzialità e cioè come aiuto nel definire i limiti per muoverti nella gestione del tuo tempo.

Questo significa che le deadline sono utili per regolare il tuo lavoro e quello degli altri.

Dire “ti spedisco il resoconto entro il mese” significa poi organizzarsi a ritroso per poter avere quel documento pronto. E allo stesso tempo significa che chi lo riceverà non ha ragione di “disturbare” prima di fine mese chiedendo novità.

Allo stesso modo, affermare “iniziamo a lavorare a questo progetto da maggio” significa far capire al team di lavoro che al momento si dovranno fare altri lavori per essere poi liberi a maggio per lavorare insieme al nuovo progetto.

Le scadenze inoltre sono fondamentali nelle deleghe: una volta definito l’accordo tra delegato e delegante sul quando aggiornarsi, entrambi hanno modo di lavorare in modo indipendente e senza ulteriori interferenze.

Anche quando si tratta di dover scegliere e decidere, avere delle scadenze è utile, perché sono dei punti di partenza per pianificare (ancora una volta a ritroso) dei momenti per valutare la scelta e altri per lasciar sedimentare le scelte fatte, arrivando così al momento della decisione con le idee più chiare.
La consapevolezza è ciò che abbiamo di più utile per gestire le nostre scelte!

 

GESTISCI LE DEADLINE

 

Perché le scadenze funzionino davvero devono essere ben gestite, bisogna cioè rispettino alcune caratteristiche: devono infatti essere condivise e sostenibili.

Condivise da tutte le persone coinvolte nell’attività, ma soprattutto sostenibili per tutti.

Questo significa che terranno conto dei carichi di lavoro e delle disponibilità di tutti.

E in merito alla sostenibilità significa anche che la progettualità che sta a monte (la famosa pianificazione a ritroso) deve tener conto di tutti gli aspetti e i tempi necessari.

Al contrario le deadline sono spesso imposte e non pianificate ed è questa la ragione per la quale non funzionano e diventano barriere od ostacoli di una vera e propria corsa contro il tempo.

 

ANTICIPA LE DEADLINE

 

Ultimo dettaglio organizzativo, se una deadline non è definita da te o è davvero importante, definiscine una tua, personale, un po’ di tempo prima, così da avere la certezza di poter gestire tutti gli eventuali imprevisti tuoi o del destino.

Questa è la sfumatura che vorrei facessi tua e che renderà le tue scadenze degli strumenti utili alla tua produttività personale e sostenibili per la tua gestione del tempo.

 

 

Photo by Will Francis – Unsplash
Le nostre divise

Le nostre divise

Siamo tutti lavoratori, figli, possiamo essere compagni, mariti, mogli, genitori e tante altre cose, e non ci comportiamo sempre allo stesso modo, non ci vengono cioè naturali le stesse cose e non consideriamo di avere le stesse incombenze in tutti i frangenti, ci hai mai pensato?

A casa dai genitori può essere normale che siano loro a cucinare, a casa tua lo farai tu. In ufficio sarà la tua segretaria a fissarti gli impegni, a casa lo farai tu. Quando vai ad allenare la squadra dei cuccioli darai tu le direttive, al corso di disegno ti verranno date.

Noi siamo persone e siamo tante cose, abbiamo cioè tanti ruoli e per ognuno indossiamo una divisa diversa che implica un modo di comportarsi, delle responsabilità e delle libertà differenti.

È molto utile avere ben chiaro il proprio ruolo e i propri compiti in ogni frangente, ma soprattutto condividerlo con chi ci circonda.

Se gli ambienti in questione sono molto diversi, ad esempio se lavori con persone diverse dai tuoi famigliari, o se hai un hobby in cui non coinvolgi i tuoi cari, allora le cose sono semplici, perché si tratta di saper gestire bene il tuo tempo dando spazio a entrambe le realtà.

Ma se le cose coincidono? Ad esempio in una ditta di famiglia, o se nel tempo libero tutti i tuoi cari si dedicano alla stessa attività sportiva?

Non è infatti detto che i ruoli in famiglia siano gli stessi che nel lavoro o nel tempo libero.

Può capitare che in famiglia le finanze siano gestite da una persona che poi in azienda fa altro. Può capitare che la persona trainante in un’attività sportiva non sia quella che tiene le redini in famiglia. Può capitare che sia in famiglia, sia al lavoro tutto sia deciso insieme.

Allora, l’organizzazione come può essere d’aiuto in questi casi?

DEFINENDO I RUOLI

 

Per gestire al meglio tempo, compiti da svolgere e risorse è davvero utile definire chi fa cosa. Certo, non devono essere necessariamente ruoli rigidi o non modificabili, ma definire in famiglia chi fa che cosa è davvero utile, a partire dai piccoli compiti come occuparsi delle immondizie, fino alle cose importanti, come chi si prende carico di tenere in ordine e aggiornate le assicurazioni.

Perché è importante fare una divisione a “mente fredda” e non decidere di volta in volta? Per definire il carico di lavoro e fare in modo che sia ben distribuito. Se poi ci sono dei figli è ancora più importante per dare una corretta dose di responsabilità e il giusto coinvolgimento nelle attività di famiglia.

Al lavoro, è inutile dirlo, è a dir poco fondamentale definire chi fa cosa e, se non sempre è necessario ricorrere a un vero e proprio mansionario, è comunque importante parlarne a carte scoperte e senza indugi.

Che i ruoli coincidano o meno la cosa che poi li rende validi e duraturi è il rispetto. Il rispetto del valore, del lavoro e della preparazione altrui.

Ecco come un aspetto organizzativo, legato a uno più profondo, un valore, permettono di fare in modo che tutti possano svolgere i propri compiti al lavoro o a casa, senza intralciarsi, con la giusta indipendenza e soprattutto con un fine comune.

 

USANDO I GIUSTI STRUMENTI

 

Quello che funziona, funziona in tutti gli ambiti!

Quindi se a casa si è trovata una strategia che funziona per tenere traccia delle cose da fare, può essere utile riproporla tale e quale al lavoro o nel tempo libero.

Idem per il sistema di archiviazione o per definire insieme i momenti di pianificazione.

Non occorre arrovellarsi e cambiare strumenti ogni volta, piuttosto è meglio riutilizzarli, ma con livelli di approfondimento diversi.

Magari la mia lista acquisti in azienda è semplice, mentre quella di casa è divisa per tipologia di negozio e per chi poi andrà a fare le spese. Al contrario l’archivio di casa può essere per categorie e poi per ordine temporale, mentre in azienda ci saranno sottocategorie complesse e un’ulteriore divisione per anno e poi per mese.

In breve, ogni frangente avrà i suoi strumenti, ma poiché ognuno di noi funziona allo stesso modo in ogni ambiente, cioè tende a categorizzare, a valutare le priorità, a memorizzare nello stesso modo, una volta trovato il sistema che funziona a livello di persona (e ancor di più a livello di gruppo), è molto più semplice replicarlo, con i dovuti accorgimenti del caso, che strutturarne uno completamente diverso.

 

Quando i nostri ruoli sono tanti è importante considerarli tutti e di volta in volta calarsi in ognuno con la giusta divisa e cioè con ruoli precisi e sfruttando i giusti strumenti!

E per te funziona? Cambi divisa?

 

 

Photo by Robin Worrall Unsplash
Azienda in famiglia

Azienda in famiglia

Lavoro spesso in piccole realtà aziendali dove lavoro e famiglia sono due aspetti intimamente legati.

Si tratta di ambienti molto belli, dove le persone credono molto nel proprio lavoro e non sottovalutano il proprio legame, ma per queste stesse ragioni e bene che ci siano delle regole chiare e definite, in modo da rispettarsi a vicenda, dare il meglio al lavoro, e non mettere a rischio il legame privato.

In questi ambienti alcuni aspetti organizzativi diventano ancora più importanti, la pianificazione ad esempio.

La pianificazione è essenziale per dare a ognuno i giusti spazi, il tempo necessario a svolgere il proprio lavoro e anche a definire insieme il futuro della propria azienda.

Se l’azienda è un’azienda di famiglia diventa prioritario saper pianificare insieme.

Pianificare insieme significa tenere conto delle necessità di tutti i componenti della famiglia. Significa anche definire obiettivi condivisi e importanti per tutti sia lavorativamente sia personalmente.

Questo aspetto è certamente il più difficile perché per riuscire a identificare la linea di sviluppo della propria realtà lavorativa è importante considerare i nostri “colleghi” dal punto di vista professionale, per i loro punti di forza e per il loro valore.

Quindi anche se si parla di famiglia, quando si tratta di obiettivi aziendali è bene chiarire come ognuno, dal punto di vista professionale, può contribuire e in che obiettivi vuole investire.

Far crescere un’azienda significa saper guardare a lungo termine e investire nelle persone giuste. E per persone giuste vuol dire proprio valutare i componenti della propria famiglia dal punto di vista professionale, saper fare questo passaggio non è scontato!

Il rovescio della medaglia è che quando si valuta uno sviluppo a lungo termine, bisogna fare i conti anche con i programmi famigliari, di tutti. A livello di gestione dei tempi, quindi, è bene tenere conto sia del lato personale che lavorativo: se ci sono nuovi arrivi in famiglia non è il caso di pensare ad uno sviluppo troppo marcato dell’azienda, le persone avranno bisogno di un momento più tranquillo e di routine.

Allo stesso modo quando si parla di sviluppo e crescita è bene far sì che ognuno possa dare il meglio di sé e quindi che l’ambiente di lavoro sia motore di un buon lavoro e non di rivalse personali.

L’aspetto del rispetto del lavoro degli altri è fondamentale in qualunque realtà lavorativa, ma quando lavoro e famiglia sono un tutt’uno è ancora più importante.

Organizzativamente parlando rispettare il lavoro altrui significa definire bene chi fa che cosa.

Se i mansionari sono un aspetto noioso e burocratico in un’azienda, in un’azienda famigliare significano mettere limiti e allo stesso tempo dare spazio di movimento in autonomia.

Rispetto e definizione dei ruoli trovano poi la loro migliore espressone nella pianificazione.

Sì, perché in un’azienda famigliare ben impostata, deciso chi fa cosa e chiarito che il lavoro di tutti è ugualmente importante e valido ecco che segue che la pianificazione debba essere condivisa e comune.

Per pianificazione intendo quella a tutti i livelli.

Se prima ho parlato di direzione dello sviluppo dell’azienda e quindi di pianificazione a lungo termine, ora parlo di pianificazione quotidiana. È infatti importante che il team di lavoro, in questo caso la famiglia trovi un momento per definire, a grandi linee, ciò che verrà fatto nel breve termine, e cioè nella settimana, o nelle settimane.

Il tempo della pianificazione è un tempo apparentemente perso e in questo caso è veramente un tempo investito!

  • Ognuno potrà condividere quali sono i propri obiettivi e le proprie priorità e insieme si valuterà quali mettere nelle cose da fare e quelli da posticipare.
  • Insieme si deciderà chi si occuperà di cosa e per quando.
  • Ognuno avrà quindi la libertà di procedere con il proprio lavoro secondo queste linee guida definite insieme.
  • Ognuno potrà lavorare indipendentemente e non sovraccaricare gli altri con ulteriori discussioni o interferenze, preservando il proprio lavoro.

Una pianificazione di questo tipo rispetta i tempi di tutti i componenti della famiglia, dà ad ognuno il suo ruolo e il suo lavoro e permette di mantenere il lavoro separato dalla vita personale, perché ognuno può dedicarsi ai propri compiti, in una sintonia globale, dando spazio al proprio valore personale.

Azienda e famiglia non devono essere per forza un ossimoro, basta definire le giuste regole e sfruttare al meglio i principi organizzativi: ruoli e pianificazione, mescolati con la giusta dose di rispetto.

 

 

Photo by Barrett Ward – Unsplash

Storia di una mail

Storia di una mail

“Plin, è arrivata una mail, ok, la leggo. Ah, ecco, devo scendere dal bus.

Finalmente in ufficio, che traffico oggi… Aspetta che accendo il pc e leggo le mail. Ah, sì questa è quella che ho letto prima, ma cosa mi chiedevano? Aspetta che la riapro.

Giusto, la riunione, manca il file dell’odg. L’ho fatto… ok, va bene dopo lo mando. Ma mi chiedono anche se posso presentare il nuovo progetto. Non so… ci penso, intanto rispondo alle altre mail.

Così inizia la giornata di lavoro e poi, presi da una telefonata e un impegno, ecco che a mezzogiorno si torna alla casella di posta.

Una mail già letta, sì quella della riunione. Cosa dovevo mandare? Aspetta che la riapro e la rileggo…. Sì l’odg, ok ora lo faccio. Ma non so se ho voglia di parlare del nuovo progetto… ci penso.”

 

La mail attende, le ore passano.

E in chiusura di giornata ecco che le mail sono diventate 10, cinque non lette, la prima quella della riunione… e le atre? Chi si ricorda? Bisognerà rileggerle…

Cosa ne pensi di questa storia? Quante volte capita di lasciare una mail nell’inbox che non è stata risolta in toto?

Capita con una certa frequenza, non credi?

 

Molto spesso la casella di posta in entrata diventa un piccolo buco nero di richieste inevase.

Ma questo buco nero è un vero mangia energia e una grande fonte di stress, andrebbe evitato fin dalla partenza.
Come? Scegliendo.

La non-azione porta, in questo caso, a un vero e proprio stress in più.

Il motivo è semplice: ogni volta il nostro cervello si fa la stessa domanda e cerca di rispondere e di chiudere il cerchio, ma questo rimane aperto e si ripropone ogni qual volta i tuoi occhi scorrono le mail e rivedono le stesse cose.

Lavorare in questo modo è molto impegnativo dal punto di vista energetico ed è decisamente anti produttivo, perché ciclicamente fa rifare le stesse azioni: ti domandi la ragione della mail, se non la ricordi riapri la mail, se la ricordi cerchi la soluzione e se non decidi, di ricomincia da capo.

In più, è molto facile che tornando e tornando sulla questione tu ne ricordi solo una parte e quindi ti esponi all’errore di non considerare tutti gli aspetti (magari decidi di presentare il progetto, ma non mandi l’odg).

Come dice il guri della produttività “se richiede meno di due minuti, fallo e basta”, queste le parole di Devid Allen.

 

E, aggiungo io, impara a considerare dei momenti di lavoro sulle mail che siano delle vere sessioni di lavoro.
In particolare:

  • non leggere le mail mentre stai facendo cose personali;
  • non leggerle fuori dall’orario di lavoro;
  • quando le leggi, prendi una decisione: se non ti interessano eliminale. Sì, anche lo spam può farti sprecare energia;
  • se ti interessano e le puoi evadere in meno di due minuti, fallo e basta.

La non-scelta è una forma di procrastinazione che mangia energia, oltre a rubare produttività.

E se non consideri quest’aspetto nelle piccole cose, diventeranno montagne.

 

Quindi, per le cose semplici, quelle da meno di due minuti, impara a scegliere e a chiudere i cerchi, non lasciare nulla in sospeso.

Guadagnerai in leggerezza e produttività!

 

 

Photo by Razvan Dumitrasconiu – Unsplash

Lo farò… forse un giorno

Lo farò… forse un giorno

“Vorrei proprio vedere quella mostra, appena ho un momento libero ci vado”

“Sì, vediamoci presto”

“Mi piacerebbe leggere questo libro, magari una sera inizio”

 

Ti capita di dire frasi come queste? Capita a tutti di fantasticare, desiderare di occupare un po’ di tempo con un’attività piacevole come una mostra, una passeggiata, un caffè con una persona amica e poi concludere, un po’ di tempo dopo, dicendo che non c’è tempo o che la mostra è finita.

Come mai diciamo che vorremmo fare qualcosa e poi ci lasciamo sfuggire la cosa stessa? Non la riteniamo importante?
Direi proprio di no, un momento per sé è sempre fonte di energia e gratitudine, eppure spesso rimane in fondo alla lista delle cose da fare.

Mi sento ora di dire, con profonda tranquillità, che questo tipo di procrastinazione capita a tutti.

Sì, di fatto è una procrastinazione e può dipendere da diverse ragioni.

 

NON È IMPORTANTE

 

Ci sono molte frasi che si dicono per educazione, ma se in cuor tuo pensi che non hai voglia di passare del tempo con qualcuno o fare una determinata cosa, cambia le tue parole per rispetto verso di te.

Non occorre dire “vediamoci presto per un caffè” se non ti va, va benissimo, un “sono felice di averti incontrato e di aver fatto due chiacchiere insieme” è più che sufficiente.

Se si tratta di un’attività… beh, ti rimando alla gestione delle cose non importanti e non urgenti per spronarti una volta in più a rendere il tuo tempo prezioso solo con ciò che ti dà gioia e ti serve.

 

CI SONO MOLTE ALTRE COSE PRIMA

 

Questa spesso è una scusa, ma se non lo è, non resta che lavorare sulle proprie priorità.

Il semplice motivo per il quale certe cose comunque vengono fatte è che sono ritenute oggettivamente importanti e non possono essere rimandate.

Questo è il famoso lato destro della Matrice di Eisenhower e per lavorarci occorre lavorare sull’organizzazione del proprio tempo, ma per oggi posso sinteticamente dirti che dipende strettamente dalle tue priorità.

Il fatto di trovare tempo per qualcosa sta nel considerarlo per il suo valore, e quindi importante per te, e da fare, quindi non più rimandabile, proprio come se fosse una bolletta che scade oggi, non perché oggettivamente in scadenza, ma perché tu hai deciso internamente che lo è.

 

NON VUOI SCEGLIERE

 

Questa è la vera procrastinazione, le cose rimangono lì perché non hanno un posto. Si tratta di azioni che non hanno trovato un posto nella tua agenda, cioè non sono state pianificate.

Vuoi vedere una mostra e pensi che lo farai? Facciamo il passo successivo: quando? Raccogli informazioni per decidere. Sono certa che in meno di due minuti con una ricerca in Google potrai scoprire orari e termini e valutare, in base alle tue giornate libere, un programma di massima per andare. Ora, se ti va, fissa l’appuntamento in calendario.

Ecco la vera ragione delle cose eternamente sospese: non hanno posto nella tua pianificazione.

Se una cosa ti va, prendine nota, e quando metti mano alla tua pianificazione del tempo (cioè quando fai l’agenda per il mese, la settimana o la giornata) valuta se è il momento di farla, oppure no, o anche più semplicemente, di iniziare ad affrontarla e, in questo caso, definisci se è ora di fare il primo passo e qual è, metti questo in agenda.

Ecco il caso delle vacanze, magari non è il momento di prenotare voli o hotel, ma quello di togliere le giornate dal tempo di lavoro e iniziare a cercare informazioni su dove e cosa fare, sì.

Vale per le cose grandi, ma anche per le piccole: cucire un bottone, contattare un collega per un nuovo progetto, andare a comprare un libro.

Se è una cosa per te importante, e quindi hai deciso di farla, definisci anche quando farla, dalle uno spazio definito nel tuo tempo.

Delle tre ragioni, quest’ultima è la più ostica da affrontare, perché richiede consapevolezza e soprattutto il giusto approccio. Ma una volta che hai fatto tuo questo passaggio, sarà molto più semplice da risolvere da un punto di vista organizzativo: la scelta sarà più semplice e veloce e, a seconda dell’idea, basterà annotarla in una lista, in un calendario o in un’agenda… o ancora più semplicemente… farla!

E tu, cosa hai deciso di fare? E quando?

 

 

Photo by Oleksandra Bardash – Unsplash