Il tempo è spazio, questo te l’ho raccontato la scorsa settimana. Ti ho lasciato dicendoti che è utile imparare a guardare gli impegni in termini spazio occupato.

Immaginando una giornata fatta di spazi e non di ore, quindi di scatole e non di numeri, ti ho suggerito di scrivere i tuoi impegni non come linee, ma come quadrati, o rettangoli se preferisci.

Quindi non una riga “9.30 dentista”, ma segnando un bel rettangolo 9.30-10.30 dentista. Se usi Google Calendar, ad esempio, tutto questo sarà ancora più facile, perché in automatico il programma stima che tutti gli impegni durino almeno un’ora, quindi crea di default dei rettangoli.

Ti avevo anche promesso però che avremmo approfondito un po’ la questione. Tieni a mente la tua scatola di tempo, che per essere disegnata in agenda diventa un quadrato o un rettangolo, e vediamo come capire quanto ingombrante è.

Ci sono un altro paio di cose che potrebbero tornarti utili a tal proposito, eccole qui per te.

LA GRANDEZZA

Questa è la faccenda più scottante. La grandezza è ovviamente data dalla lunghezza dell’impegno. Spesso è la cosa più difficile da stimare, il più delle volte si sottostima. Questo è il punto detto in maniera semplice e veloce, che crea, di fatto, più problemi.

Il consiglio quindi è: sovrastima, sovrastima sempre.

Questo perché se è una cosa nuova, avrai la tranquillità di affrontare le cose e il tempo di fare le cose con calma. Entrambe due condizioni necessarie per mettere mano a qualcosa di nuovo.

Se è una cosa rodata, molto probabilmente non avrai problemi di stima, ma può sempre capitare un piccolo imprevisto che allunga i tempi. Quindi se vuoi non essere sempre sotto stress, anche qui sovrastima.

Se, infine, è una cosa che proprio non hai voglia di fare, beh… tanto più se hai più tempo puoi concederti una piccola perdita di tempo iniziale che ti aiuti a motivarti a fare ciò che invece devi fare. (“Non ho proprio voglia di fare quella relazione, aspetta che scelgo un template che mi piace così mi diverto un po’”).

I BORDI

I bordi degli eventi sono sempre netti e invece la vita ci insegna che molto spesso non c’è il bianco e il nero, ma piuttosto il grigio e che nemmeno gli stati hanno confini poi così dritti e regolari.

Cosa voglio dire? Che anche questa è una variabile da contemplare.

In ambito scientifico si chiama incertezza, ma nella vita di tutti i giorni si chiama, ritardo accademico.

Mi riferisco ai famosi tempi dimenticati e cioè ai tempi necessari per avviare e chiudere un’attività che sono quanto mai preziosi e poco considerati: il tempo per arrivare a un appuntamento o semplicemente per avviare una call on line, il tempo di sistemare gli appunti dopo una riunione o salvare le ultime versioni dei file nel posto corretto.

Più ti darai modo di prepararti, arrivare con serenità a un incontro, più lo affronterai con la giusta concentrazione.

Più avrai modo di elaborare tutto quello che hai appena visto a mente calda, meno informazioni perderai e più sarà semplice riprenderlo in mano seguito.

IL COLORE

Chiudo con un vezzo, per ricordarti che può essere utile distinguere gli impegni per tipologia: personale-lavoro-famiglia-sport con colori diversi, così da valutare i vari carichi e ancora di più di inserire un bel box del tuo colore preferito per il blocco pausa!

Che vale per la pausa pranzo, la cena, e anche per un tempo di recupero dopo un’attività importante!

Ora puoi trattare il tempo come lo spazio e creare la giornata come una costruzione di cubi di impegni colorati in perfetta armonia!

Photo by Tandem x visuals – Unsplash

Camminando in montagna mi è capitato spesso di parlare dello spazio in termini di tempo: il giro di quella montagna richiede due giorni di cammino.

Nel passato il tempo era spesso utile a identificare le distanze, come ci ricordano le culture più antiche: i villaggi distavano giorni, non chilometri.

Oggi noi tendiamo a identificare lo spazio con i metri e il tempo con i minuti, ci affidiamo, cioè, a misure di sistemi precisi, uniformati e chiari, non a quantità che possono essere leggermente diverse da individuo a individuo, non camminiamo tutti alla stessa velocità, ma un metro definito dal sistema internazionale è uguale per tutti.

Spazio e tempo si vanno quindi a separarsi come concetti e come atteggiamento che abbiamo nei loro confronti.

Questa separazione ha portato con sé dei problemi nella gestione del tempo.

Come mai? Perché, come ben sai e come già ti raccontavo la scorsa settimana, la percezione del tempo è personale e cambia a seconda delle attività che stiamo facendo.

Quante volte ti è capitato di dire “ci metto un attimo”, e poi ti sei trovato invischiato in un attimo che è durato ore?

E così a volte non vuoi affrontare qualcosa perché ti dici “ci impiegherò un sacco di tempo” poi, al contrario, nella realtà dei fatti la cosa di risolve in poco tempo.

Se ti facessi fare gli stessi ragionamenti in termini di spazio probabilmente non diresti le stesse cose.

Riesci a infilare un armadio in un cassetto? E un cassetto è sufficiente a riempire un armadio?

“Che baggianate stai dicendo?” leggo il tuo pensiero… Eppure, tanto è ovvia la differenza di grandezza tra un armadio e un cassetto, tanto invece può essere difficile stimare la durata di un’attività.

E questa cattiva stima porta con sé una cattiva gestione del tempo e della produttività.

Se si impiega più del previsto, si è in ritardo, si tralasciano altre attività, si incorre in spiacevoli inconvenienti e tante altre cose diventano urgenti e pressanti.
Così stimando male in senso contrario si arriva a procrastinare le attività, a creare barriere inutili e non essere produttivi per nulla.

Tornando allo spazio e al tempo, è quindi molto più semplice tornare a ragionare in termini di spazio e non di tempo:

considera la giornata come uno spazio, un foglio di un’agenda con le ore dalle 8 alle 20, ad esempio, e segna le tue attività come rettangoli o quadrati di dimensione corrispondente al tempo impiegato.

Non segnare quindi un appuntamento solo con l’orario di inizio, ma con quello di inizio, di fine, più i tempi di preparazione e di chiusura. Questo è il reale spazio occupato da un’attività e corrisponde al tempo che impiegherai per effettuarlo.

La prossima settimana continuiamo da qui, ti aiuterò a capire come stimare meglio la grandezza del quadrato, ma intanto allenati su questo punto: torna a trattare il tempo come uno spazio.

Questo ti aiuterà nei momenti di difficoltà, sarai realista e non sovrastimerai la quantità di cose da fare oltra a essere consapevole del reale impegno, o ingombro in termini di spazio, che un compito ha.

E per questo ti lascio con un ultimo importante concetto:

se non vuoi essere sempre stanco a fine giornata, devi stimare bene i tuoi quadrati.

Non devono essere troppi o perfettamente incastrati l’uno con l’altro, a meno che alcuni di questi non siano quadrati di pause in perfetta alternanza con quadrati di attività.

Pronto a spaziare nel tuo tempo?

Photo by Manas Manikoth – Unsplash