Il tempo è spazio, questo te l’ho raccontato la scorsa settimana. Ti ho lasciato dicendoti che è utile imparare a guardare gli impegni in termini spazio occupato.
Immaginando una giornata fatta di spazi e non di ore, quindi di scatole e non di numeri, ti ho suggerito di scrivere i tuoi impegni non come linee, ma come quadrati, o rettangoli se preferisci.
Quindi non una riga “9.30 dentista”, ma segnando un bel rettangolo 9.30-10.30 dentista. Se usi Google Calendar, ad esempio, tutto questo sarà ancora più facile, perché in automatico il programma stima che tutti gli impegni durino almeno un’ora, quindi crea di default dei rettangoli.
Ti avevo anche promesso però che avremmo approfondito un po’ la questione. Tieni a mente la tua scatola di tempo, che per essere disegnata in agenda diventa un quadrato o un rettangolo, e vediamo come capire quanto ingombrante è.
Ci sono un altro paio di cose che potrebbero tornarti utili a tal proposito, eccole qui per te.
LA GRANDEZZA
Questa è la faccenda più scottante. La grandezza è ovviamente data dalla lunghezza dell’impegno. Spesso è la cosa più difficile da stimare, il più delle volte si sottostima. Questo è il punto detto in maniera semplice e veloce, che crea, di fatto, più problemi.
Il consiglio quindi è: sovrastima, sovrastima sempre.
Questo perché se è una cosa nuova, avrai la tranquillità di affrontare le cose e il tempo di fare le cose con calma. Entrambe due condizioni necessarie per mettere mano a qualcosa di nuovo.
Se è una cosa rodata, molto probabilmente non avrai problemi di stima, ma può sempre capitare un piccolo imprevisto che allunga i tempi. Quindi se vuoi non essere sempre sotto stress, anche qui sovrastima.
Se, infine, è una cosa che proprio non hai voglia di fare, beh… tanto più se hai più tempo puoi concederti una piccola perdita di tempo iniziale che ti aiuti a motivarti a fare ciò che invece devi fare. (“Non ho proprio voglia di fare quella relazione, aspetta che scelgo un template che mi piace così mi diverto un po’”).
I BORDI
I bordi degli eventi sono sempre netti e invece la vita ci insegna che molto spesso non c’è il bianco e il nero, ma piuttosto il grigio e che nemmeno gli stati hanno confini poi così dritti e regolari.
Cosa voglio dire? Che anche questa è una variabile da contemplare.
In ambito scientifico si chiama incertezza, ma nella vita di tutti i giorni si chiama, ritardo accademico.
Mi riferisco ai famosi tempi dimenticati e cioè ai tempi necessari per avviare e chiudere un’attività che sono quanto mai preziosi e poco considerati: il tempo per arrivare a un appuntamento o semplicemente per avviare una call on line, il tempo di sistemare gli appunti dopo una riunione o salvare le ultime versioni dei file nel posto corretto.
Più ti darai modo di prepararti, arrivare con serenità a un incontro, più lo affronterai con la giusta concentrazione.
Più avrai modo di elaborare tutto quello che hai appena visto a mente calda, meno informazioni perderai e più sarà semplice riprenderlo in mano seguito.
IL COLORE
Chiudo con un vezzo, per ricordarti che può essere utile distinguere gli impegni per tipologia: personale-lavoro-famiglia-sport con colori diversi, così da valutare i vari carichi e ancora di più di inserire un bel box del tuo colore preferito per il blocco pausa!
Che vale per la pausa pranzo, la cena, e anche per un tempo di recupero dopo un’attività importante!
Ora puoi trattare il tempo come lo spazio e creare la giornata come una costruzione di cubi di impegni colorati in perfetta armonia!