Ti capita di avere delle giornate in cui non sai che pesci pigliare e cerchi di arrivare a sera tenendo tutto insieme, come se stessi dando un colpo al cerchio e uno alla botte?
È una realtà dei fatti, capitano anche queste giornate, ecco quindi che un po’ di capisaldi aiutano anche in questo caso.
Si tratta di semplici principi organizzativi che alleggeriscono giornate di corsa, di botti e di emergenze.
PRIORITA’
Quante volte me lo avrai sentito dire e ti andrà fuori dalle orecchie!
In effetti, soprattutto quando devi fare tante cose è utile avere ben chiare le priorità e dedicare effettivamente il tempo a quegli aspetti. Non mi dilungo oltre, perché penso la cosa ti sia davvero chiara.
A questo concetto va unito quello della rana e cioè, se il tempo stringe davvero, la cosa da fare è quella che è urgente e che scoccia davvero.
Ultima precisazione, ricorda che, soprattutto in questi casi, è fondamentale tenere a mente che sei una persona unica e quindi che le tue priorità devono ricoprire tutti i tuoi ruoli, non possono essere solo lavorative o solo personali. In questi momenti non si può perdere la visione di insieme.
PREVEDI TANTI DUE MINUTI
Ti ricordi la regola dei due minuti? Quella di David Allen che ci ricorda “Se una cosa ti richiede meno di due minuti, falla e basta”?
È davvero una regola d’oro, soprattutto quando hai tante cose per la testa.
La nostra mente, infatti, per essere produttiva deve essere libera da incombenze e da pensieri. Se libera totalmente può essere un’impresa impossibile in certi momenti, aiutala a essere quanto più leggera possibile.
Ecco che eliminando le tante cose di due minuti la tua produttività ritroverà slancio e freschezza, non si arenerà nel limbo della procrastinazione dovuta ai mille pensieri delle piccole cose.
SFRUTTA LE LISTE
Sono proprio in questi momenti che le liste sono di vero aiuto.
Per tutto ciò che non riesci a fare e anche per ciò che man mano viene in mente tieni traccia. Segna tutto in liste ben fatte, dotate di data, titolo e fatte sul supporto adeguato.
Se la lista delle cose che non riesci a fare nell’immediato ti sarà utile per tenere traccia di ciò che devi fare poi, quando la situazione sarà più distesa, nell’immediato ti aiuta a lavorare sulle priorità.
Perdere qualche minuto e segnare ciò che c’è da fare da potere alla propria scrittura, ti obbliga cioè a prendere decisioni su cosa fare quando, nella fattispecie ora o più avanti, e ti dà un po’ di consapevolezza in più anche sulla mole di lavoro che un punto della lista comporta.
Anche qui un’ulteriore sottolineatura: in questi casi nessuna lista è sciocca, nessuna nota è da sottovalutare.
Proprio per il principio di aiutarti e semplificarti le cose, fai in modo che i tuoi “devo ricordarmi di” diventino note, se l’elemento è unico, come “devo passare in farmacia”, oppure punti di una lista, se le cose sono tante, come la lista delle cose da mettere nella borsa di lavoro per la riunione di domani.
Questi tre punti ti aiuteranno in momenti in cui la pianificazione è “un colpo al cerchio e uno alla botte”. Momenti poco ortodossi, ma comuni e frequenti.
Inutile ricordarti che è importante che non diventino un vero e proprio stile di vita. Come? Lavorando un po’ di anticipo e in costanza.
Anche in queste giornate vale la pena fare uno sforzo in più e dedicare qualche minuto a chiudere i cerchi, a prepara le cose prima e, se possibile, a fare un piccolo, davvero piccolo, pezzettino dell’attività di domani.
Con queste piccole aggiunte riuscirai a uscire dall’emergenza e a ricavarti il tempo per la pianificazione e con questo ritroverai il tempo per te. Se ti pare impossibile, ci sono io per rendere reale questo sogno!