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Non amo arrivare in ritardo, ma, lo ammetto, succede anche a me. Mi succede perché riempio troppo il tempo di cose da fare. Questa a dire il vero è un’altra faccenda, ma parto da questo per dirti che capita a tutti di essere organizzati, precisi, attenti e vedere che poi le cose vanno diversamente e oggi vorrei riflettere un po’ con te sul come affrontare questi imprevisti che, c’è poco da dire, capitano.

La prima regola è: non farti trovare impreparato

Per tutto ciò che per te è davvero importante, per tutte quelle che cose che al solo pensiero che non vadano come devono andare inizi già a sentire il mal di pancia, per tutte queste occasioni fai in modo di avere piano B pronto in tutti i dettagli.

Cosa vuol dire un piano B? Vuol dire una soluzione alternativa, pronta per essere messa in atto nel caso in cui la prima strategia fallisca, un po’ come le mutande di scorta insomma.

Il piano B è importante perché il fatto di averci già pensato e averlo pianificato ti permette di risparmiare tempo ed energie nel momento in cui dovrai metterlo in atto e quindi sarai più efficiente ed efficace.

Serve, come detto, per le cose davvero importanti: un cambio in più in valigia per un viaggio di lavoro, aver valutato i tempi per prendere la macchina quando pensi di andare in treno e sai c’è uno sciopero nell’aria, avere con sé una copia in pdf della propria presentazione e non solo aver mandato il ppt via mail… ho reso l’idea?

Non serve per tutto il resto: una seconda agenda, due file dove salvi gli stessi dati, avere sempre con sé l’ombrello… E lo sottolineo perché creare il piano B richiede comunque tempo ed energia e, come sai, queste sono risorse finite, quindi non vanno sprecate, vanno messe in campo solo se serve.

Perciò pensa al piano B solo per le cose davvero cruciali per importanza o perché sono momenti chiave della riuscita del tuo progetto. Per tutto il resto ricorda che la leggerezza è un’ottima compagna di vita e che ci vuole anche un po’ di fiducia nel futuro e nelle tue capacità, non va sempre tutto storto e molto probabilmente te la saprai cavare anche se non fila tutto alla perfezione.

Questo credo sia un vero e proprio approccio salvavita. Te ne parlo quando chiacchiero di decluttering. Spesso ci circondiamo di piani B, nella speranza che questi ci possano tornare d’aiuto nel momento del bisogno e invece, molto spesso, sono talmente tanti che non troviamo quello utile quando ci serve o, ancora meglio, proprio in quell’occasione, scopriamo di poterne fare a meno.

Quindi usa questa tecnica, ma con parsimonia, spesso il piano B è proprio dentro di te e dipende solo da come affronti l’imprevisto.

La seconda regola è: un passo alla volta

Quando capita l’imprevisto si reagisce spesso aumentando ritmo e carico di cose da fare unendo i due aspetti. Ma proprio quando siamo più a rischio errore, quando siamo più sotto pressione dobbiamo “metterci la testa” e rimanere concentrati. Sono quelli i momenti nei quali, per fare le cose per bene, è utile ricordare che il multitasking non esiste: meglio mettere in fila le cose da fare e farle una alla volta, fino in fondo.

Sono questi i momenti nei quali vengono fuori i nostri punti deboli e anche le nostre piccole grandi disorganizzazioni. Come ti dicevo, quando sono un po’ in difficoltà, molto probabilmente cercherò di mettere mille cose nella giornata, perché è un po’ il mio vizio di fondo. E anche qui, un passo alla volta, partendo dal primo: la consapevolezza. Se ti conosci e hai affrontato le tue difficoltà organizzative, sai anche in che errore scivoli più facilmente. E proprio il fatto di conoscerlo fa sì che tu lo possa evitare.

In breve, sai come comportarti, e, se avrai fatto una buona pianificazione, saprai subito cosa è importante e cosa no, potrai quindi eliminare ciò che è secondario e dedicarti al resto con ordine e pazienza.

Terza regola? Ammettere che succede

Sì è proprio vero “fatto è meglio di perfetto” e soprattutto in caso di imprevisto, metti in atto il piano B, procedi con ordine, un passo alla volta, ma ricordati che capita a tutti e quindi tanto vale accettare che non sempre le cose vanno come hai desiderato o pianificato, ma ora, che sarai più preparato e organizzato, risparmierai tempo, energie e sicuramente un po’ di fastidio. Non è forse un’ottima cosa?

Ora, racconta, su cosa investirai tempo ed energia per mettere in campo il tuo piano B?

Photo by Jean-philippe Delberghe – Unsplash