L’estate si avvicina e con questo molte interruzioni. Vuoi le tue vacanze, vuoi quelle dei tuoi colleghi, da qui a settembre spesso si lavora un po’ a salti.
Questo può diventare piuttosto destabilizzante, o per lo meno creare degli immobilismi e dei ritardi che non sono stati pianificati.
Una delle “sviste” che noto di più nella pianificazione è proprio questa, non si considera che in certi periodi dell’anno le cose sono inevitabilmente più lente.
Presa la consapevolezza su quest’aspetto vorrei condividere con te un paio di suggerimenti organizzativi per far sì che queste eventuali sviste diventino dei veri problemi.
COMUNICAZIONE
La prima cosa che ti consiglio è dare spazio alle informazioni, a doppio senso.
Questo significa dire prima quando sarai assente a tutte le persone che potrebbero avere a che fare con te in questo periodo di tempo.
Fare il primo passo è il modo migliore per poi far seguire una richiesta della stessa informazione, così da sapere quando non potrai avere un riscontro con un partner o quando sarà più produttivo dedicarsi a un altro compito.
Il tempismo di questa informazione è altrettanto importante. Troppo presto sembra voler mettere le mani avanti, troppo tardi spiazza, quindi fai una riflessione e sii altruista, vedrai che tornerà utile in primis a te. Non pensare che non dicendo qualcosa o lasciando l’onere a un risponditore automatico sia più semplice.
ORGANIZZAZIONE
Organizzazione in che senso? Banalmente nel “tu fai questo” e “io mi occupo di questo”. In questi periodi dell’anno è fondamentale essere chiari sulle cose da fare e definire delle scadenze.
E’ cioè più semplice e più produttivo fare in modo che ognuno possa gestirsi principalmente il lavoro da sé.
Sembra una questione semplice, ma molte cose pratiche sono veloci e fattive se sono state discusse tutte le questioni a monte.
Facciamo un esempio semplice per capirsi. Hai deciso che vuoi fare una pubblicazione della tua azienda per raccontare i suoi primi dieci anni di lavoro. Tu ti occuperai della creazione dei testi e il tuo socio della realizzazione grafica. Volete avere il lavoro pronto per la stampa per l’autunno.
Per fare correttamente il tuo lavoro dovete aver deciso insieme il numero di pagine, la lunghezza dei testi, se saranno corredate da immagini. Queste sono di fatto tutte scelte che spesso vengono viste come secondarie e che però dentano capisaldi nel lavoro in autonomia.
Dare spazio agli aspetti decisionali e sviscerali permette poi davvero di gestire deleghe e lavoro in autonomia nel modo più proficuo possibile.
SFRUTTA LA TECNOLOGIA
Te ne parlo spesso, quindi oggi farò un accenno veloce, ma il fatto di garantire la comunicazione, avere delle liste condivise, sapere chi sta facendo cosa diventa semplice con l’uso condiviso di strumenti come i calendari on line, app quali Keep, Trello, Notion.
Ovviamente il punto è non impazzire nell’uso della tecnologia, ma trovare il giusto compromesso per mantenere il flusso di informazioni e di lavoro, sfruttando solo le App che servono e per ciò che è utile a te e al tuo gruppo di lavoro. Ed ecco che qui, se ne hai bisogno, entro in gioco io!
Ora.. fai mente locale dei progetti aperti e chiediti se li stai preparando per l’estate con secchiello e paletta e cioè con la giusta dose di comunicazione e organizzazione!