Agenda vs bullet

Agenda vs bullet

Come sai io spesso dico che non è necessario avere un’agenda.

In molte situazioni un buon calendario e un corretto insieme di liste sono più che sufficienti.

Questo perché l’agenda, se la usi, la devi usare per ciò che è: uno strumento di pianificazione del tempo.

  • Deve quindi pianificare l’interezza del tuo tempo: di lavoro, personale, famigliare. 
  • Deve essere di supporto, ma non essere l’unico supporto. Quindi, per evitare di scrivere e riscrivere le stesse cose ci sono spazi frequenti nell’agenda che non sono utili, la rubrica ad esempio, ma anche il calendario delle ricorrenze.
  • Deve, inoltre, aiutarti nella quotidianità, ma non essere il tuo “scaricamente”.
    Inutile dire che le note in agenda si perdono una volta girata la pagina… ma che dire di tutte le parti che ti aiutano a tenere traccia delle abitudini?

Trovo che questi spazi siano davvero utili e motivanti. Il fatto di averli ti porta a usarli e quindi ti implicano una riflessione, ma… devono essere quelli giusti per te.

Ecco, quindi, che in questo senso il concetto di personalizzare è molto più utile e valido.

E quale strumento personalizzabile c’è più del bullet journal?

Il bullet journal è uno strumento fantastico, anche qui se è usato nella sua piena potenzialità.

  • Deve quindi essere tuo, personalizzato secondo le tue esigenze.
    Devi creare le liste e gli spazi che ti servono, senza copiare quello che è più frequente trovare in un bullet. Se per te è fondamentale tenere traccia di quanto crescono le tue piante, cosa c’è di male nell’aggiungere una tabella a riguardo? Non devi, ad esempio, mettere per forza un tracciatore di quanto bevi, se sei già molto diligente… o se non hai semplicemente voglia di tracciare quest’aspetto della tua vista.
  • Deve poi essere uno strumento in evoluzione. In questo senso intendo che devi poter provare, sbagliare e rifare. So che nel web ci sono bellissimi bullet anche da un punto di vista cromatico, calligrafico e di ciò che ci va dietro… ma non è questo lo scopo del bullet. Il bullet è uno strumento e quindi vince la praticità e la funzionalità sulla bellezza.
    In sintesi: accetta le pagine come vengono, vanno benissimo così come sono.
  • Deve essere uno strumento utile, quindi che ti porta ad ascoltarti, a pensare, a valutare… a migliorare. Non deve quindi essere una copia di altre cose o diventare una cosa fine a se stessa.

Ecco, questo per me è il punto determinante per cui agenda e bullet devono rimanere separati e per cui ognuno deve capire, in base alle proprie strategie di gestione del tempo, quale usare: se uno, due o nessuno.

Il più delle volte chi passa al bullet lo fa perché non è soddisfatto dell’agenda.
Cerca qualcosa anche per la pianificazione delle giornate, ma di fronte alla necessità di scrivere i numeri e i giorni della settimana, si arena presto.

Forse in questo caso, sarebbe meglio fare una riflessione un po’ più importante sull’agenda, sulla sua utilità per te e su cosa deve esserci e non esserci.

Ecco perché è nato il mio servizio

Cyclamen, come un ciclamino che di anno in anno dà un tocco di colore al terreno, così la tua agenda, forte dei suoi principi, ti aiuta a pianificare il tuo tempo.

La fai una volta e te la porti dietro per sempre.

La fai e poi seguono i consigli per gli acquisti.

Ma tante volte il bullet è un di più, è un sistema per andare oltre alla pianificazione, è uno strumento d’aiuto per capire quali abitudini coltivare e quali lasciar andare. Ma anche, e qui sai che ci tengo molto, per analizzare come sono andare le cose e come migliorarle.

Ecco che nel bullet sono molto utili anche gli spazi di riflessione, di feedback, di scrittura delle proprie intenzioni.

Qui mi dirai “ma perché non avere semplicemente un diario della gratitudine o un diario di routine mattutina?”

La mia risposta è sempre la stessa: dipende da te, da dove vuoi investire e da come ti riesce meglio. Così come non è obbligatorio usare calendario, lista e agenda, non è altrettanto obbligatorio avere diario della gratitudine, diario della mattina e habit&goal traker.

Se l’idea di personalizzare una pagina bianca ti terrorizza ci sono diversi strumenti (goal planner e simili) per aiutarti nella pianificazione e nella revisione dei risultati, ma anche qui, vale come per l’agenda… nelle strumento deve esserci solo quello che ti serve, nulla di più.

Quindi attenzione a come è scritto il processo e a quali riflessioni ti porta.

Spesso, infatti, le persone abbandonano questi strumenti perché richiedono momenti mensili, settimanali, giornalieri, ma non sempre c’è il tempo necessario… ecco che a volte un bullet su misura, più agile e più semplice aiutano.

Come vedi la scelta degli strumenti organizzativi è apparentemente semplice e richiede invece molto più studio di quello che sembra.

Al di là di queste riflessioni, una cosa la vogli aggiungere, perché è sempre valida, indipendentemente dallo strumento.

 

Ricordati che agenda e bullet sono sempre solo strumenti, possono essere belli, ma devono essere utili.

Per questa ragione usali, usali e riusali, ma no fare in modo che siano fini a sé stessi. La pianificazione del tempo e la tracciatura delle abitudini sono tecniche di lavoro, non devono diventare il tuo lavoro.

Non ti spaventare, prova e datti la possibilità di sbagliare e di cambiare. E se le cose non andassero, beh, pensa al tuo ciclamino colorato, è lì che ti aspetta… giusto un po’ più giù!

 

 

Photo by Estee Janssens – Unsplash

Colgo il MIO CICLAMINO!

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Quale agenda compro?

Quale agenda compro?

“Quale agenda compro?”

Questa la domanda che mi è stata fatta non meno di tre volte nell’ultima settimana.

Non potevo certo ignorare questa richiesta d’aiuto!

La scelta dell’agenda non è semplice e porta con sé molte riflessioni e implica molte scelte.
Non è quindi da sottovalutare, ma non è nemmeno da idealizzare. Si può infatti provare, sbagliare e cambiare!

 

L’agenda è un vero strumento e deve essere utile a te, a te soltanto, per gestire il tuo tempo.
Quindi è l’agenda che si deve adattare a te, non tu all’agenda.

Per questo è importante scegliere l’agenda con attenzione, ma senza troppa paura.

Quando ne parlo dico spesso infatti che l’agenda non è utile per tutti e non è utile sempre. L’idea pare balzana, ma se ci pensi un buon calendario e delle ottime liste sono già una gestione del tempo. Te ne parlavo anche qui.

Se lavori, o hai lavorato, con me sai che l’agenda è il punto finale di un percorso di consapevolezza e di riflessione su cosa cerchi in uno strumento, quali sono le tue esigenze, ciò che ti piace e dei principali generali organizzativi per non andare contro la tua produttività personale. Nasce quindi da una vera e propria consulenza e non può essere riassunta in una lista per gli acquisti.

Fatta questa precisazione possiamo comunque riflettere insieme su alcuni aspetti ai quali prestare attenzione per una scelta corretta di ciò che fa per te.

 

GRANDEZZA

 

Il formato è fondamentale e dipende dall’uso (agenda da scrivania, da borsa), dal lavoro (pensa alla differenza di appuntamenti tra una parrucchiera e un rappresentante), dalle abitudini alla scrittura (c’è che non ama scrivere in piccolo e chi non riesce che a scrivere in piccolo).

Su questo aspetto, determinante, ho scritto un post lo scorso anno proprio in questo periodo: lo puoi leggere qui.
Troverai anche una riflessione sulle agende dedicate, ad esempio per gli insegnanti o i parrucchieri.

 

FORMATO

 

Anche su questo, se mi segui, sai che insisto molto, in particolare sulla necessità di uscire dall’agenda formato giornaliero in favore di un formato settimanale. In estrema sintesi, usare una versione settimanale aiuta a uscire dall’urgenza della giornata e dare un respiro alla tua pianificazione. Qui il post completo.

Ma anche di formati settimanali ne esistono diversi.

 

Formato classico – verticale

 

C’è il formato più classico che prevede una divisione verticale della pagina dal lunedì al venerdì e poi, con spazio ridotto, sabato e domenica.

Questo è generalmente quello più utile che permette di segnare le varie attività come blocchi e quindi evita di sovraccaricare le giornate.

Fai però attenzione ad alcuni aspetti:

  • orario di inizio e fine (generalmente dalle 8.00 alle 20.00): se le tue attività sono principalmente fuori dagli orari indicati, meglio un formato senza ore, solo con le righe;
  • spazio per il pranzo e per la cena: se usi l’agenda anche per fare un menù, guarda se c’è spazio a sufficienza;
  • se ti piace definire i tuoi obiettivi giornalieri o se usi l’agenda anche come diario della gratitudine: c’è un piccolo spazio anche per questo?

Non ultimo guarda il contorno della pagina: spesso ci sono degli spazi per una generica “to do list” o per le telefonate, le mail… se sì, ti servono? Quando le useresti? Non sono impegni che andrebbero già messi nelle varie giornate? Valuta anche che non ci sia qualcosa che anziché aiutare, ti confonde.

In alcune versioni questi spazi sono lasciati bianchi, ecco che diventano perfetti per gli obiettivi, il tracciamento delle abitudini o anche solo per una frase che ti piace e ti ispira.

 

Formato classico – con pagina bianca

 

C’è poi il formato settimanale su una pagina e a fianco una pagina bianca.

Questo formato è utile per chi ha pochi appuntamenti e gestisce bene le note. Sì, perché quella bellissima pagina a lato è un’enorme tentazione per scrivere note che poi rimarranno lì e saranno dimenticate… quindi fanne buon uso!

 

Formato a 8 – con divisione semplice in spazi bianchi

 

Questo è un formato che trovo raramente e che mi piace perché permette una libera pianificazione per orari e attività.

Di fatto la pagina bianca è divisa in 8: 7 i giorni della settimana più uno spazio libero. È utile però a chi ha dimestichezza con la gestione degli spazi bianchi e non risente della mancanza delle ore già scritte.

 

Formato misto – bianco, con orari

 

Questa è un’ottima via di mezzo tra il formato classico verticale e uno spazio che permette di segnare elementi senza ora specifica, obiettivi e piccole note.

Lo trovo ottimo, perché prende il meglio di tutti i formati sopra, quindi è il mio preferito, solo è un po’ raro.

 

ESTETICA

 

Contorno della pagina

 

Al formato si accompagna il contorno. Il contorno della pagina è fondamentale per l’uso di un’agenda che non sia un calendario, dove cioè non segni solo appuntamenti e impegni.

Alcune cose le ho già scritte sopra, ma le riprendo per semplicità. Guarda ad esempio lo spazio dedicato alla prima parte della mattina, alla sera, ai pasti se hai attività in questi momenti.

Allo stesso modo guarda se ci sono spazi per gli obiettivi settimanali, le riflessioni sulla gratitudine o per tenere traccia di abitudini, spese, scadenze, urgenze reali… insomma, qui sta la vera chicca, sta nel capire le tue esigenze e come userai l’agenda.

Valuta che ci sia lo spazio che ti serve e che ti supporti come strumento e, allo stesso tempo, che non ci sia null’altro di troppo.

Ma ci sono anche altre cose utili: il calendario del mese in piccolo, ad esempio, ma anche la possibilità di aprire l’agenda velocemente a quella pagina, o un rimando alle settimane dell’anno… tante piccole cose che rendono un’agenda il tuo strumento.

 

Ti deve piacere e basta!

 

E l’estetica non finisce qui, perché in chiusura ti dico una delle cose più importanti per scegliere l’agenda: ti deve piacere.

E per piacere vuol dire che deve avere una copertina che ami davvero, la vedrai per più di 360 giorni, e che i colori dell’interno ti devono invitare a scrivere, così come la grafica: spessori di linee, caratteri, colori… devono essere gradevoli per te.

Io, ad esempio, scarto la maggior parte delle agende perché hanno le righe troppo segnate o troppo piccole! Ma se tu ami scrivere con colori forti o accesi e non in nero, sono perfette!

 

Non dimenticare il tatto

 

Estetica, per finire, è anche la carta: quindi in base alle penne e matite che usi, scegli la carta che fa per te: spessa se ami i pennarelli, velina solo se usi matite.

 

E per oggi ci fermiamo qui… hai un po’ di informazioni in più per fare la tua scelta? Se la risposta è sì ne sono davvero felice! E mi farebbe piacere se nei commenti mi raccontassi la tua scelta.

Se invece sei nella confusione più totale e stai tornando al punto di partenza… Fermati! Respira e clicca qui sotto… c’è il mio servizio per te:

un’ora di consulenza on line in cui chiacchiereremo sulle tue esigenze e al termine del quale vedremo qual è la tua agenda ideale e, a seguire, ti darò qualche suggerimento per gli acquisti. Si chiama Cyclamen,

che è il latino di ciclamino, una “pianta facile da coltivare e molto generosa: con le giuste cure può fiorire abbondantemente per mesi e produrre molti semi.” Così vorrei fosse la mia consulenza per te, e che, come i bulbi del ciclamino che riposano nel terreno per risplendere colorati di anno in anno, anche tu potessi portare con te i tuoi strumenti organizzativi e i tuoi frutti!

Foto by Media Cd – Unsplash

“Oh, caspita, è domani la scadenza!”

“Oggi proprio non riesco a fare altro, la scadenza è ormai troppo vicina”

“Va beh, pazienza, questa scadenza è persa, prendiamo la prossima”

 

Ti è mai capitato di dire una di queste cose? Se la risposta è sì, forse questo post ti sarà utile.

Partiamo con le buone notizie, il fatto che la scadenza sia in calendario è un’ottima cosa: vuol dire che sei una persona organizzata.

Stai tirando un sospiro di sollievo? Mi fa piacere!
Ancora una volta ti ricordo che, uno, capita a tutti di scordare qualcosa o di perdersi di tanto in tanto dei pezzi, due, siamo tutti perfettibili e cioè migliorabili.

Il fatto che un evento chiaramente definito nei tempi e nelle circostanze trovi spazio nel calendario è un ottimo punto di partenza che non deve essere dato per scontato.

Spesso il circolo dell’azione si ferma prima con un “poi lo segno”, “ci penso, tanto me lo ricordo” e via dicendo. Invece è proprio così: definita una scadenza è molto meglio per la tua serenità e produttività segnarla in calendario.

Ora però manca un altro piccolo passo, che è frutto di un’abitudine.

Proprio per questa ragione, che tu sia o meno una persona organizzata, può capitare che quest’abitudine non ci sia o che non sia costante nel tempo.

Di che abitudine parlo? Di quella dell’anticipazione o della revisione.

Quel momento, cioè, nel quale decidi quando fare cosa.

L’azione di segnare in calendario una scadenza è perfetta, ma deve seguirne ancora un’altra.

E cioè prevedere un momento, nelle giornate prima nelle quali ti occuperai di quella cosa.

Se la scadenza è un appuntamento, basterà fare il punto della situazione e prepararsi.

Se è un appuntamento nel senso di riunione probabilmente ti richiederà un po’ di più del tuo tempo per essere sul pezzo: preparare dei documenti, controllare la logistica, fare mente locale… magari basterà un’ora il giorno prima.

Ma se la scadenza richiede il fatto di arrivare con le idee chiare e definitive a quel momento, beh, ci vuole un po’ di più di tempo.

Ecco che se la cosa segnata in calendario è la famosa lezione di prova per la quale devi però avere già l’attrezzatura, o se, peggio ancora, hai annotato la scadenza di un bando, ed è necessario pensare e scrivere un progetto… meglio fare un po’ di pianificazione, prima e non in quel momento.

Le decisioni richiedono tempo e anche il lavoro, quindi in questi casi segnare semplicemente le scadenze non è utile, o meglio, non è sufficiente.

Le soluzioni pratiche sono due.

La prima vale se non ami molto pianificare.

Quando segni la scadenza in calendario, un po’ di tempo prima (in base alla tipologia di cosa) segna una pre-scadenza che ti faccia prendere in mano la questione.

La seconda è invece una vera e propria abitudine, a mio avviso molto buona.

Abituati ad avere dei momenti nel corso della settimana in cui pianifichi le cose da fare. Nel concreto ti fermi e prendi in mano due strumenti fondamentali: calendario e liste delle cose da fare, a seguire, nell’agenda segni cosa farai quando.

Su questo punto sai che avrei molto altro da dire, ma intanto, in modo semplice iniziamo così 😉

E tu che tipo sei?

Non segni nemmeno la scadenza?
E se invece la segni, preferisci la prima o la seconda soluzione?
Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Syh – Unsplash

Pianificare il tempo spesso è una presa di consapevolezza, una profonda consapevolezza di come stanno le cose.

L’immaginario è zeppo di cose che si vorrebbero fare e che non trovano spazio nella quotidianità.

E in questo periodo dell’anno, l’autunno, ancora di più.

Mille lezioni di prova, mille nuovi corsi… tanta buona volontà che si arena al primo ostacolo.

Se anche a te è capitato di non andare oltre al primo fascicolo del corso di inglese comprato in edicola, o di aver preso un corso on line e poi non averlo fatto, di aver pensato di iniziare un progetto e poi averlo posticipato e ancora posticipato… beh, sai cosa intendo.

Parliamoci chiaro, anche questa è una forma di procrastinazione.

È una procrastinazione che va a braccetto con una cattiva pianificazione.

Partiamo dalla prima: la procrastinazione. Come ti dico tante volte, è una brutta bestia, che colpisce tutti e che ha tante forme diverse per ostacolare il tuo lavoro.

In questo caso si tratta di capire bene quali sono le tue aspettative in merito a quel progetto o a quella attività.

Mi spiego meglio: vuoi davvero fare quel corso di inglese? Ti interessa veramente quella cosa per cui hai deciso di fare la lezione di prova? Quel progetto merita davvero le tue energie?

Aver chiari gli obiettivi e le proprie priorità è fondamentale per saper gestire il proprio tempo in modo produttivo.

Molte volte dici “provo, tanto è gratis” “mi piace, anche se non ho ben capito cosa sia” oppure non hai valutato quali possono essere le reali implicazioni di quella scelta: quanto ti occuperà quel corso, quanto impegno ti richiederà quel progetto?

Ecco che questa è una pianificazione mancata.

Non ti sto dicendo che prima di fare ogni passo devi pianificarlo per filo e per segno, ma avere un’idea a grandi linee, sì.

Se non pensi a cosa significa fare una scelta piuttosto che un’altra, un corso di inglese piuttosto che di cucina, se non valuti le implicazioni più importanti, un progetto che richiede almeno una riunione a settimana per imbastirlo, se non pensi a cosa già bolle in pentola, alla lezione di prova seguirà un corso, beh… sprechi il tuo tempo.

Ma ancor di più sprechi l’entusiasmo e l’abbrivio che l’inizio di un nuovo progetto dà. Quello che ti consente di passare dall’occasione alla routine, dall’eccezione alla quotidianità.

Ecco che per combattere questo tipo di procrastinazione, ci sta un po’ di pianificazione.
Una pianificazione a grandi linee, sommaria, ma quanto mai importante!
E prima ancora, una buona definizione di ciò che vuoi.

Ti piace pensare a questi aspetti? Ho quello che fa per te: un webinar gratuito nel quale parleremo proprio di questo. Io ed Eva Martini, Agile Coach e Chief Happiness Officer, ti aspettiamo il 6 ottobre alle 14.00 per parlare di obiettivi, procrastinazione e soprattutto per rivoltare la frittata: capire come fare il primo passo per evitare di tirar fuori i tuoi sogni nel cassetto e lasciarli sfumare via.

Iscriviti, è gratis!

  

Photo by Jordan Madrid – Unsplash

Se avessi più tempo…

Se avessi più tempo…

TEMPO: “Serie più o meno ampia di istanti, compresa entro limiti definiti o vaghi, corrispondente alla durata di qualche cosa: un anno, un mese, un giorno di t.; in espressioni generiche: periodo, spazio, intervallo di t.; per molto o per lungo t., per poco o per breve t.; per qualche t.; per un t. limitato, illimitato, indefinito; per lungo lasso di t.”

Cit Treccani

 

Il tempo è difficilmente definibile. Molto spesso lo identifichiamo con i suoi aggettivi: sfuggente, inesorabile, eterno, leggero… e a lungo si potrebbe continuare.

Il tempo è legato alla nostra percezione del tempo stesso: a volte non passa più, a volte scorre velocissimo. Questo anche se il tempo, di fatto, è sempre lo stesso, cioè astronomicamente parlando, la quantità è sempre la stessa.

L’esigenza di molte persone con le quali lavoro è quella di moltiplicare il tempo, sperando cioè di farci stare molte più cose di quelle che realisticamente possono essere contenute, come in una borsa di Mary Poppins, per intenderci.

Questo desiderio di allungare il tempo nasce spesso da un ascolto superficiale delle proprie necessità.

Se avessi più tempo, sapresti come investirlo?

“Certo” risponderai “Se avessi un giorno in più, lo passerei sul divano a oziare” o magari “andrei a fare un giro in montagna”.

Ma se avessi un’ora in più sapresti come investirla?

Ecco il nocciolo della questione. Se si ragiona per macro-obiettivi è facile trovare qualcosa fa fare, ma se si ragiona sul piccolo, molto spesso non lo è, perché si deve lavorare sul concreto su ciò che operativamente è possibile fare.

E la differenza sta nel fatto che nell’astratto barriere e limiti si fanno meno concreti, mentre nel quotidiano sono molto ben percepiti.

Pensando di avere molto tempo a disposizione si pensa a una situazione irrealistica dove le capacità personali sono differenti, spesso migliori: si è padroni del tempo, si hanno le capacità per portare a termine progetti che ora non risultano fattibili, si danno per acquisite capacità che ora mancano.
In sintesi, si pensa a una versione di sé migliore di quella che si è: più abile, più consapevole, più efficace.

Ed ecco che la differenza tra quel sé e quello reale diventano una barriera, un ostacolo alla gestione del tempo, quello di oggi però!

Sei così sicuro che “quel tu”, in quella dimensione con tanto tempo, non possa essere lo “stesso tu” di oggi?

A far coincidere quella visione con la realtà c’è semplicemente la declinazione di un progetto nei suoi passi concreti. Quindi, molto più semplicemente, a partire dalla singola ora e non dalla giornata intera.

La pianificazione serve a questo: a farti capire come raggiungere quella visione ideale, come avere la giornata per sé, ma lavorando sulle singole ore e non sulla giornata. Questo perché non si può lavorare su un giorno, non è possibile capire quali azioni fare, in che sequenza e in che modo. Il lavoro si fa nel piccolo, nelle singole ore che fanno una giornata e nelle giornate che fanno un piano.

Quindi quando pensi di voler avere più tempo, pensa piuttosto a come lavorare per averne di più, e prima ancora a cosa vuoi mettere in quel tempo e cosa devi fare per raggiugere quell’obiettivo.

Ecco che il tempo magicamente non sfugge, non è nemmeno eterno, è semplicemente il tuo, investito come lo desideri.

Sei pronto a pianificare il tuo tempo?

 

 
Photo by Akram Huseyn – Unsplash