“Oh, caspita, è domani la scadenza!”

“Oggi proprio non riesco a fare altro, la scadenza è ormai troppo vicina”

“Va beh, pazienza, questa scadenza è persa, prendiamo la prossima”

 

Ti è mai capitato di dire una di queste cose? Se la risposta è sì, forse questo post ti sarà utile.

Partiamo con le buone notizie, il fatto che la scadenza sia in calendario è un’ottima cosa: vuol dire che sei una persona organizzata.

Stai tirando un sospiro di sollievo? Mi fa piacere!
Ancora una volta ti ricordo che, uno, capita a tutti di scordare qualcosa o di perdersi di tanto in tanto dei pezzi, due, siamo tutti perfettibili e cioè migliorabili.

Il fatto che un evento chiaramente definito nei tempi e nelle circostanze trovi spazio nel calendario è un ottimo punto di partenza che non deve essere dato per scontato.

Spesso il circolo dell’azione si ferma prima con un “poi lo segno”, “ci penso, tanto me lo ricordo” e via dicendo. Invece è proprio così: definita una scadenza è molto meglio per la tua serenità e produttività segnarla in calendario.

Ora però manca un altro piccolo passo, che è frutto di un’abitudine.

Proprio per questa ragione, che tu sia o meno una persona organizzata, può capitare che quest’abitudine non ci sia o che non sia costante nel tempo.

Di che abitudine parlo? Di quella dell’anticipazione o della revisione.

Quel momento, cioè, nel quale decidi quando fare cosa.

L’azione di segnare in calendario una scadenza è perfetta, ma deve seguirne ancora un’altra.

E cioè prevedere un momento, nelle giornate prima nelle quali ti occuperai di quella cosa.

Se la scadenza è un appuntamento, basterà fare il punto della situazione e prepararsi.

Se è un appuntamento nel senso di riunione probabilmente ti richiederà un po’ di più del tuo tempo per essere sul pezzo: preparare dei documenti, controllare la logistica, fare mente locale… magari basterà un’ora il giorno prima.

Ma se la scadenza richiede il fatto di arrivare con le idee chiare e definitive a quel momento, beh, ci vuole un po’ di più di tempo.

Ecco che se la cosa segnata in calendario è la famosa lezione di prova per la quale devi però avere già l’attrezzatura, o se, peggio ancora, hai annotato la scadenza di un bando, ed è necessario pensare e scrivere un progetto… meglio fare un po’ di pianificazione, prima e non in quel momento.

Le decisioni richiedono tempo e anche il lavoro, quindi in questi casi segnare semplicemente le scadenze non è utile, o meglio, non è sufficiente.

Le soluzioni pratiche sono due.

La prima vale se non ami molto pianificare.

Quando segni la scadenza in calendario, un po’ di tempo prima (in base alla tipologia di cosa) segna una pre-scadenza che ti faccia prendere in mano la questione.

La seconda è invece una vera e propria abitudine, a mio avviso molto buona.

Abituati ad avere dei momenti nel corso della settimana in cui pianifichi le cose da fare. Nel concreto ti fermi e prendi in mano due strumenti fondamentali: calendario e liste delle cose da fare, a seguire, nell’agenda segni cosa farai quando.

Su questo punto sai che avrei molto altro da dire, ma intanto, in modo semplice iniziamo così 😉

E tu che tipo sei?

Non segni nemmeno la scadenza?
E se invece la segni, preferisci la prima o la seconda soluzione?
Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Syh – Unsplash

Pianificare il tempo spesso è una presa di consapevolezza, una profonda consapevolezza di come stanno le cose.

L’immaginario è zeppo di cose che si vorrebbero fare e che non trovano spazio nella quotidianità.

E in questo periodo dell’anno, l’autunno, ancora di più.

Mille lezioni di prova, mille nuovi corsi… tanta buona volontà che si arena al primo ostacolo.

Se anche a te è capitato di non andare oltre al primo fascicolo del corso di inglese comprato in edicola, o di aver preso un corso on line e poi non averlo fatto, di aver pensato di iniziare un progetto e poi averlo posticipato e ancora posticipato… beh, sai cosa intendo.

Parliamoci chiaro, anche questa è una forma di procrastinazione.

È una procrastinazione che va a braccetto con una cattiva pianificazione.

Partiamo dalla prima: la procrastinazione. Come ti dico tante volte, è una brutta bestia, che colpisce tutti e che ha tante forme diverse per ostacolare il tuo lavoro.

In questo caso si tratta di capire bene quali sono le tue aspettative in merito a quel progetto o a quella attività.

Mi spiego meglio: vuoi davvero fare quel corso di inglese? Ti interessa veramente quella cosa per cui hai deciso di fare la lezione di prova? Quel progetto merita davvero le tue energie?

Aver chiari gli obiettivi e le proprie priorità è fondamentale per saper gestire il proprio tempo in modo produttivo.

Molte volte dici “provo, tanto è gratis” “mi piace, anche se non ho ben capito cosa sia” oppure non hai valutato quali possono essere le reali implicazioni di quella scelta: quanto ti occuperà quel corso, quanto impegno ti richiederà quel progetto?

Ecco che questa è una pianificazione mancata.

Non ti sto dicendo che prima di fare ogni passo devi pianificarlo per filo e per segno, ma avere un’idea a grandi linee, sì.

Se non pensi a cosa significa fare una scelta piuttosto che un’altra, un corso di inglese piuttosto che di cucina, se non valuti le implicazioni più importanti, un progetto che richiede almeno una riunione a settimana per imbastirlo, se non pensi a cosa già bolle in pentola, alla lezione di prova seguirà un corso, beh… sprechi il tuo tempo.

Ma ancor di più sprechi l’entusiasmo e l’abbrivio che l’inizio di un nuovo progetto dà. Quello che ti consente di passare dall’occasione alla routine, dall’eccezione alla quotidianità.

Ecco che per combattere questo tipo di procrastinazione, ci sta un po’ di pianificazione.
Una pianificazione a grandi linee, sommaria, ma quanto mai importante!
E prima ancora, una buona definizione di ciò che vuoi.

Ti piace pensare a questi aspetti? Ho quello che fa per te: un webinar gratuito nel quale parleremo proprio di questo. Io ed Eva Martini, Agile Coach e Chief Happiness Officer, ti aspettiamo il 6 ottobre alle 14.00 per parlare di obiettivi, procrastinazione e soprattutto per rivoltare la frittata: capire come fare il primo passo per evitare di tirar fuori i tuoi sogni nel cassetto e lasciarli sfumare via.

Iscriviti, è gratis!

  

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Sì, voglio iscrivermi al webinar gratuito!
Se avessi più tempo…

Se avessi più tempo…

TEMPO: “Serie più o meno ampia di istanti, compresa entro limiti definiti o vaghi, corrispondente alla durata di qualche cosa: un anno, un mese, un giorno di t.; in espressioni generiche: periodo, spazio, intervallo di t.; per molto o per lungo t., per poco o per breve t.; per qualche t.; per un t. limitato, illimitato, indefinito; per lungo lasso di t.”

Cit Treccani

 

Il tempo è difficilmente definibile. Molto spesso lo identifichiamo con i suoi aggettivi: sfuggente, inesorabile, eterno, leggero… e a lungo si potrebbe continuare.

Il tempo è legato alla nostra percezione del tempo stesso: a volte non passa più, a volte scorre velocissimo. Questo anche se il tempo, di fatto, è sempre lo stesso, cioè astronomicamente parlando, la quantità è sempre la stessa.

L’esigenza di molte persone con le quali lavoro è quella di moltiplicare il tempo, sperando cioè di farci stare molte più cose di quelle che realisticamente possono essere contenute, come in una borsa di Mary Poppins, per intenderci.

Questo desiderio di allungare il tempo nasce spesso da un ascolto superficiale delle proprie necessità.

Se avessi più tempo, sapresti come investirlo?

“Certo” risponderai “Se avessi un giorno in più, lo passerei sul divano a oziare” o magari “andrei a fare un giro in montagna”.

Ma se avessi un’ora in più sapresti come investirla?

Ecco il nocciolo della questione. Se si ragiona per macro-obiettivi è facile trovare qualcosa fa fare, ma se si ragiona sul piccolo, molto spesso non lo è, perché si deve lavorare sul concreto su ciò che operativamente è possibile fare.

E la differenza sta nel fatto che nell’astratto barriere e limiti si fanno meno concreti, mentre nel quotidiano sono molto ben percepiti.

Pensando di avere molto tempo a disposizione si pensa a una situazione irrealistica dove le capacità personali sono differenti, spesso migliori: si è padroni del tempo, si hanno le capacità per portare a termine progetti che ora non risultano fattibili, si danno per acquisite capacità che ora mancano.
In sintesi, si pensa a una versione di sé migliore di quella che si è: più abile, più consapevole, più efficace.

Ed ecco che la differenza tra quel sé e quello reale diventano una barriera, un ostacolo alla gestione del tempo, quello di oggi però!

Sei così sicuro che “quel tu”, in quella dimensione con tanto tempo, non possa essere lo “stesso tu” di oggi?

A far coincidere quella visione con la realtà c’è semplicemente la declinazione di un progetto nei suoi passi concreti. Quindi, molto più semplicemente, a partire dalla singola ora e non dalla giornata intera.

La pianificazione serve a questo: a farti capire come raggiungere quella visione ideale, come avere la giornata per sé, ma lavorando sulle singole ore e non sulla giornata. Questo perché non si può lavorare su un giorno, non è possibile capire quali azioni fare, in che sequenza e in che modo. Il lavoro si fa nel piccolo, nelle singole ore che fanno una giornata e nelle giornate che fanno un piano.

Quindi quando pensi di voler avere più tempo, pensa piuttosto a come lavorare per averne di più, e prima ancora a cosa vuoi mettere in quel tempo e cosa devi fare per raggiugere quell’obiettivo.

Ecco che il tempo magicamente non sfugge, non è nemmeno eterno, è semplicemente il tuo, investito come lo desideri.

Sei pronto a pianificare il tuo tempo?

 

 
Photo by Akram Huseyn – Unsplash
Stresslaxing

Stresslaxing

v. Being stresses that relaxing makes you more stresses because you’re not working on what’s making you stressed.

 Perdendo un po’ di tempo su Instagram, ebbene sì lo faccio anch’io, ho trovato questo post di @momsbehavingbadly che mi ha fatto riflettere.

Estate, periodo di relax. Beh, non per tutti, solo per chi ha un po’ di ferie, ma forse nemmeno per loro.

Come possono le ferie essere un periodo stressante?

Beh, lo possono essere per un sacco di ragioni:

  • perché diventano piene come un uovo di tutte le cose che non puoi fare normalmente;
  • perché ti senti in dovere di fare “tutto ciò che si fa in ferie”, come visite ai musei, come vedere amici e parenti, o come mille nuove attività sportive;
  • perché le usi per fare in casa ciò che è rimasto in fondo alla lista di cose da fare;
  • perché nelle ferie non sai cosa fare…

Ora la questione è questa…

Ferie vuol dire “non lavoro”, ma non il “non lavoro” non vuol dire necessariamente relax.

Credi sia giusto e normale che in ferie si facciano molte cose… proprio quelle che ti ho elencato sopra.

Il punto è un altro… ed è sempre lo stesso: la consapevolezza.

Cosa vuoi fare tu nel tuo “non lavoro”?
E cosa vuoi fare tu nelle tue ferie?
Le due cose… coincidono?

Rifletti su questi aspetti e senti ogni momento significativo per ciò che deve essere.

A mio avviso le ferie sono un bellissimo momento in cui puoi scoprire cose nuove, vedere chi vuoi o anche per non fare nulla, basta sia tu a decidere come devono essere.

Ciò su cui devi puntare per riposarti e rilassarti è il tuo non lavoro, cioè sulle tue pause… che sono complementari al tuo lavoro.

Al contrario le tue ferie sono il tuo caricabatterie, ciò che ti fa sentire bene.

Ecco allora che per alcuni vuol dire non far nulla, ma per altri vuol dire girare come una trottola e per altri ancora sistemare tutto ciò che è in sospeso.

Inutile aggiungere stress a stess… e mai parole sono state più esatte. Rileggi la citazione, smetti di pensare a quello che si fa in generale, a come “si devono passare le pause e le ferie” e pensa a te stesso:

Fai ciò che ti fa stare bene!

Visto il periodo non mi resta che augurarti buone ferie e dirti che per il resto, e cioè per il tuo “non lavoro” io ci sono e possiamo pianificarlo insieme, proprio come il tuo lavoro!

 

Photo by Katherine place of dreams – Unsplash

 

Azienda in famiglia

Azienda in famiglia

Lavoro spesso in piccole realtà aziendali dove lavoro e famiglia sono due aspetti intimamente legati.

Si tratta di ambienti molto belli, dove le persone credono molto nel proprio lavoro e non sottovalutano il proprio legame, ma per queste stesse ragioni e bene che ci siano delle regole chiare e definite, in modo da rispettarsi a vicenda, dare il meglio al lavoro, e non mettere a rischio il legame privato.

In questi ambienti alcuni aspetti organizzativi diventano ancora più importanti, la pianificazione ad esempio.

La pianificazione è essenziale per dare a ognuno i giusti spazi, il tempo necessario a svolgere il proprio lavoro e anche a definire insieme il futuro della propria azienda.

Se l’azienda è un’azienda di famiglia diventa prioritario saper pianificare insieme.

Pianificare insieme significa tenere conto delle necessità di tutti i componenti della famiglia. Significa anche definire obiettivi condivisi e importanti per tutti sia lavorativamente sia personalmente.

Questo aspetto è certamente il più difficile perché per riuscire a identificare la linea di sviluppo della propria realtà lavorativa è importante considerare i nostri “colleghi” dal punto di vista professionale, per i loro punti di forza e per il loro valore.

Quindi anche se si parla di famiglia, quando si tratta di obiettivi aziendali è bene chiarire come ognuno, dal punto di vista professionale, può contribuire e in che obiettivi vuole investire.

Far crescere un’azienda significa saper guardare a lungo termine e investire nelle persone giuste. E per persone giuste vuol dire proprio valutare i componenti della propria famiglia dal punto di vista professionale, saper fare questo passaggio non è scontato!

Il rovescio della medaglia è che quando si valuta uno sviluppo a lungo termine, bisogna fare i conti anche con i programmi famigliari, di tutti. A livello di gestione dei tempi, quindi, è bene tenere conto sia del lato personale che lavorativo: se ci sono nuovi arrivi in famiglia non è il caso di pensare ad uno sviluppo troppo marcato dell’azienda, le persone avranno bisogno di un momento più tranquillo e di routine.

Allo stesso modo quando si parla di sviluppo e crescita è bene far sì che ognuno possa dare il meglio di sé e quindi che l’ambiente di lavoro sia motore di un buon lavoro e non di rivalse personali.

L’aspetto del rispetto del lavoro degli altri è fondamentale in qualunque realtà lavorativa, ma quando lavoro e famiglia sono un tutt’uno è ancora più importante.

Organizzativamente parlando rispettare il lavoro altrui significa definire bene chi fa che cosa.

Se i mansionari sono un aspetto noioso e burocratico in un’azienda, in un’azienda famigliare significano mettere limiti e allo stesso tempo dare spazio di movimento in autonomia.

Rispetto e definizione dei ruoli trovano poi la loro migliore espressone nella pianificazione.

Sì, perché in un’azienda famigliare ben impostata, deciso chi fa cosa e chiarito che il lavoro di tutti è ugualmente importante e valido ecco che segue che la pianificazione debba essere condivisa e comune.

Per pianificazione intendo quella a tutti i livelli.

Se prima ho parlato di direzione dello sviluppo dell’azienda e quindi di pianificazione a lungo termine, ora parlo di pianificazione quotidiana. È infatti importante che il team di lavoro, in questo caso la famiglia trovi un momento per definire, a grandi linee, ciò che verrà fatto nel breve termine, e cioè nella settimana, o nelle settimane.

Il tempo della pianificazione è un tempo apparentemente perso e in questo caso è veramente un tempo investito!

  • Ognuno potrà condividere quali sono i propri obiettivi e le proprie priorità e insieme si valuterà quali mettere nelle cose da fare e quelli da posticipare.
  • Insieme si deciderà chi si occuperà di cosa e per quando.
  • Ognuno avrà quindi la libertà di procedere con il proprio lavoro secondo queste linee guida definite insieme.
  • Ognuno potrà lavorare indipendentemente e non sovraccaricare gli altri con ulteriori discussioni o interferenze, preservando il proprio lavoro.

Una pianificazione di questo tipo rispetta i tempi di tutti i componenti della famiglia, dà ad ognuno il suo ruolo e il suo lavoro e permette di mantenere il lavoro separato dalla vita personale, perché ognuno può dedicarsi ai propri compiti, in una sintonia globale, dando spazio al proprio valore personale.

Azienda e famiglia non devono essere per forza un ossimoro, basta definire le giuste regole e sfruttare al meglio i principi organizzativi: ruoli e pianificazione, mescolati con la giusta dose di rispetto.

 

 

Photo by Barrett Ward – Unsplash