Cambiare lavoro, cambiare mansioni e crescere di ruolo sono interessanti sfide lavorative, ma sono anche cambiamenti importanti da non sottovalutare, sia a livello personale che organizzativo. Per quanto iniziare un nuovo lavoro sia un’esperienza generalmente positiva può portare con sé un buon carico di stress. Potresti sentirti inadeguato, poco capace o semplicemente spaesato. Potresti pensare di perdere un sacco di tempo ed essere inefficace.
Ecco che puoi mettere in campo alcune strategie organizzative, tanto semplici quanto utili.
Annota
Sembra banale e soprattutto fa molto “studente”, ma all’inizio è così. Annota e scrivi tutto. Non perché potresti dimenticare qualcosa, ma perché non hai ancora la visione complessiva di tutto il lavoro, delle piccole grandi dinamiche e cose che ora sembrano secondarie potrebbero essere invece importanti.
Certo, sei in “modalità spugna” e cerchi di apprendere tutto, ma il punto è che non hai ancora i criteri corretti per dare priorità a quel tutto, questo arriverà man mano. Quindi fatti trovare pronto, intanto annota, poi rileggerai e pian piano sarà tutto naturale. Alcune cose diventeranno banali, di altre ne riscoprirai l’importanza e con il tempo non avrai più bisogno di quegli appunti, li potrai addirittura eliminare.
Usa le checklist
Quando fai qualcosa di nuovo, impari una procedura, è bene pensare a te stesso come a un te stesso smemorato, un po’ sciocco, quindi cerca tutto l’aiuto possibile. In questo le checklist saranno le tue alleate più preziose. Servono proprio a suddividere i compiti in piccoli passi, a impararne la sequenza e nel caso poi tu non sia preparato a fermarti e poi riprendere senza perdere il filo, c’è la checklist a ricordarti dove sei arrivato.
Diciamo che è un po’ un’ancora di salvezza, una bussola, ma anche uno strumento per aiutarti a memorizzare le corrette sequenze, quindi fanne tesoro.
E se vuoi uno spunto in più per usarle proprio in queste circostanze, ecco l’articolo che fa per te.
Datti tempo
Purtroppo, quel senso di inefficienza è normale e probabilmente è anche corretto. Stai imparando cose nuove e devi darti il tempo di farle tue. Rispetta il tuo bilancio di energia e questo vuol anche dire anche stimare del tempo in più per alcuni compiti, proprio quelli nuovi e che conosci meno: meno cose ma fatte bene.
Inoltre, per la stessa ragione, sarai molto più stanco a fine giornata, i primi tempi non aggiungere attività stressanti dopo lavoro.
Tieni d’occhio l’equilibrio della tua giornata e la pianificazione delle attività, non strafare e sii morbido con i tempi.
E comunque ricorda: è un momento di cambiamento, una piccola grande mutazione, ma ogni persona si sente inesperta al suo livello limite. Quindi il disagio, l’incertezza misti a entusiasmo e voglia di fare sono tutte emozioni normali, che meritano di essere vissute. Tu di fatto stai andando oltre il tuo limite.
Su tutto ciò che lasci sei certamente molto abile e efficiente, si tratta solo di darsi il tempo, l’energia e gli strumenti giusti per crescere, poi tornerai a sentirti efficiente e capace. Ma per aiutare questa transizione non essere troppo severo e aiutati, queste tre semplici strategie organizzative renderanno il cambio più veloce e meno stressante.
Pronto? E’ ora di mutare, di fare il salto e crescere!
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Il mio primo lavoro è stato uno dei più belli. Ho lavorato come educatrice ambientale con alunni dalle scuole materne fino alle superiori organizzando svariate attività didattiche.
Uno dei laboratori che facevo presso il Museo di Storia
Naturale di Venezia, che ti consiglio davvero di visitare, includeva spiegare
il concetto della linea del tempo.
Far capire a un bambino di 3 o 4 anni l’idea di miliardi di anni che si susseguono e come la vita nella terra abbia un tempo infinitesimale rispetto a tutti gli altri eventi non è affatto intuitivo. Come è possibile rappresentare un concetto tanto astratto?
Come toccare con mano lo scorrere del tempo?
Non è certo facile, ma come sempre, una rappresentazione spaziale è molto più semplice e diretta.
Ecco che pian piano, con l’aiuto dei bambini, svolgevamo un filo da una grossa matassa: ogni metro un’unità di tempo ed ecco che per svariati giri della stanza non succedeva nulla, poi in breve la prima sorpresa: il primo organismo unicellulare e da lì a cascata tutti i fantastici eventi che hanno portato tutte le forme di vita sulla terra.
Così facendo, anche i bimbi, giocando e toccando con mano, potevano rappresentare concetti come “tanto” e “poco” e potevano capire cosa succedeva velocemente e cosa, invece, necessitava di molto tempo.
Questo problema capita a tutti anche nella nostra
quotidianità lavorativa.
A volte per capire come stanno andando le cose abbiamo bisogno di avere tutto insieme sotto gli occhi. Dobbiamo riunire le cose una cosa vicina all’altra, quelle che per molte ragioni pratiche vengono spezzettare.
Per far lavorare la tua mente in modo rilassato e produttivo è meglio che tu l’aiuti e metti tutte le cose che sono legate vicine tra loro.
- Vuoi capire quanto guadagni? Raggruppa le fatture.
- Vuoi capire quanto spendi? Raggruppa le spese.
- Vuoi capire su quante cose sei coinvolto lavorativamente? Fai un elenco.
Ma queste sono cose facili, o per lo meno apparentemente, il difficile è rappresentare ciò che è astratto, che non puoi toccare con mano, un progetto, ad esempio. Un’idea che ti ronza in testa. Un problema che non sai affrontare.
Allora, srotola la tua linea del tempo, usa qualcosa di materiale per visualizzare concretamente ciò che è solo nella tua testa.
Prendi un oggetto.
Non importa quale sia l’oggetto che prendi in mano, l’importante è che aiuti il tuo pensiero a vedere le cose da tutti i suoi punti di vista.
Hai preso in mano la tazza? Bene la tazza ha un colore, uno spessore, un davanti e un dietro… è fatta di certi materiali e l’hai comprata in un certo posto. La tazza ha queste e tante caratteristiche.
Ora pensa lo stesso per il tuo progetto, per la tua idea, per il problema che vuoi affrontare.
Per alcuni concetti il parallelo sarà complesso, per altri più semplice. Non ha importanza, parti da questo, è solo un modo per sbloccare la tua mente e iniziare a considerare cose a cui non avevi pensato.
- Può un’idea avere un retro? Magari sì, c’è sempre un rovescio della medaglia.
- Può un progetto avere un materiale? Magari pensandoci, non hai correttamente considerato tutte le cose (i materiali o i partner) che ti servono per realizzarlo.
- Può un problema venire da un luogo? Certo. Forse si tratta di capirne le radici…
Stimola la tua mente a trovare un punto di vista diverso e a farla lavorare per percorsi che non avevi considerato, non può che stupirti!
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Oggi voglio raccontarti un po’ come lavoro perché penso ti possa aiutare nella tua organizzazione quotidiana.
Quando faccio delle consulenze sul tema gestione del tempo e agenda, mi capita spesso di utilizzare degli strumenti particolari, che sono più giochi che veri strumenti di lavoro. Uso le carte, il domino, il memory, i post-it e i colori.
Perché te ne parlo?
Perché a volte per poter trattare dei temi astratti abbiamo bisogno di visualizzarli
Ecco che poter toccare con mano il tuo tempo, anche se simboleggiato da una carta da gioco più o meno ingombrante, ti fa rendere conto di come debba essere gestito in maniera consapevole.
Ti sembrerà una cosa semplice, ma spesso è la chiave di volta, il punto di vista diverso per approcciare un problema.
Ecco perché, quando organizzi una giornata nella tua agenda, ti consiglio di segnare l’impegno come se fosse uno spazio occupato.
Puoi disegnarlo con un rettangolo con una linea dall’ora di inizio a quella di fine, non importa, l’importante è che visivamente renda l’idea dell’impegno, sia in termini di tempo che di energia.
Se usi Google Calendar lo fa in automatico ma se lo fai tu a mano prestaci attenzione.
Così eviterai che i tuoi impegni diventino una lista di cose da fare e che quindi tu non abbia consapevolezza dell’impegno che richiede una determinata attività.
Pensa di giocare con le carte del memory e di spostarle sopra e sotto, di fare l’incastro perfetto per la tua giornata.
Vedi come uno strumento che non c’entra con l’organizzazione può, in verità, esserti utile per toccare con mano un concetto intangibile, per farti lavorare con le mani, cosa che aiuta molto la mente a rilassarsi e a fare proprio un concetto, e soprattutto a realizzare i confini materiali del tempo.
Sì, perché il fatto di lavorare con le mani, fa capire proprio che il tempo è quantità finita, limitata e che non può essere riempita oltre la sua stessa quantità. Troppe tessere in fila non ci stanno proprio, cadono tutte, come un domino.
Ultimo suggerimento che ti voglio dare è relativo all’incertezza del tuo impegno
Questo concetto lo prendo a prestito dal mio background scientifico. Dire che quella scatola è larga 9 cm non ha alcun senso. Bisogna sempre dire che è larga 9 ± 0,2 cm. Cosa significa? Vuol dire che prendo le misure con un metro che ha un’incertezza di 2 millimetri e cioè che posso non leggere bene il numero, magari le tacchete non sono chiare o comunque posso confondermi e quindi la scatola potrebbe essere larga 0.98 cm o 9.02 e io misurerei comunque 9 cm.
Cosa c’entra? Beh, nei tuoi impegni in agenda considera anche questo tempo in più prima e dopo, considera l’incertezza. Ti parlavo di incastro perfetto, ma l’incastro perfetto tiene conto proprio di questo!
Se è in più non sarai in ritardo e in affanno, se sarà in meno avrai una piccola pausa in più.
E ora, sei pronto a giocare con i tuoi blocchi? Che carte preferisci? Memory o domino? 😊
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Mi sono resa conto che da quanto si lavora a distanza gli incontri si sono moltiplicati. Se prima era sufficiente un momento di pochi minuti in ufficio ora le persone si arrabattano in una sequenza di Call su Zoom, GotoMeeting, Skype, Googlemeet, Microsoft Teams, Jitsi… e qui mi fermo anche se potrei andare avanti ancora un po’.
È anche il tuo caso?
Ma come mai si è ricorsi tanto alle riunioni on line e cosa cambia rispetto agli incontri tradizionali?
OFFLINE
Vedersi di persona, faccia a faccia, è certamente il modo più semplice per cominciare, ma le riunioni sono spesso un’arma a doppio taglio perché se non sono ben pianificate e lasciate al caso possono diventare una perdita di tempo.
Sono comunque momenti di lavoro che vanno curati e studiati, a partire dal luogo dove ci si incontra. Ci hai mai pensato? Intanto non è il caso di disturbare altre persone, quindi dico no alle riunioni negli openspace dove lavorano altre persone. Ma dico no anche a usare sempre la “sala riunioni”, se ad esempio vuoi far conoscere le persone, vuoi farle partecipare attivamente ad un brainstorming, allora scegli dei posti più accattivanti.
Delle riunioni e di come devono essere organizzate se ne può parlare per ore (se ti va curiosa qui e qui), ma quello che voglio sottolineare è che credo che incontrarsi di persona quando si inizia un progetto sia molto bello e utile, proprio per ricordarci che tutti abbiamo bisogno del lato umano e personale.
Ma è sempre indispensabile?
ONLINE
Oggi praticamente tutti gli incontri si fanno online, ma questo ha creato molte criticità:
- Per fare bene una riunione, bisogna saper gestire la piattaforma e valutare tutti i tempi tecnici di risoluzione di eventuali inghippi, non mancano mai. Quindi, tempi morbidi in entrata.
- Le persone saltano da un incontro ad un altro, senza staccare con la testa e senza chiudere il cerchi aperti, questo lascia spesso incomplete le cose, non si fanno cioè le cose fino alla fine. Quindi il mio suggerimento è quello di lasciare sempre un tempo di chiusura in riunione per ricapitolare quanto detto e fare in modo che tutti i partecipanti si prendano quel po’ di tempo subito dopo per riordinare le idee e non lasciare nulla in sospeso.
- Gli incontri on line sono totalizzanti, quasi più di quelli in presenza. Guardare il video e stare fermi richiede più energia, quindi ancora di più, valuta accuratamente se vale la pena incontrarsi on line. Ci sono tanti modi per lavorare a distanza non occorre per forza lavorare insieme, come ti racconto dopo.
- Si pensa che molte cose on line non si possano fare, che si perda sempre di interattività. Credo che sfruttando al meglio la tecnologia siano tutte cose che possono essere superate. Ad esempio, per un buon brainstorming c’è Padlet, Google Jamboard, per un sondaggio on line c’è Mentimeeter e per una bella tabella “chi fa che cosa”, perché non usare Trello?
Credo che una buona riunione online possa essere altrettanto produttiva di una offline, che non sostituisca il bello di vedersi e di stare insieme, ma che con delle buone regole di condivisione permetta lavori con persone altrimenti distanti, quindi di sicuro è uno strumento che va studiato e utilizzato al meglio.
E con il meglio intendo che bisogna ricordarsi che oltre lo schermo c’è sempre una persona in carne ed ossa, e anche se non la vedi tutta, è lì con le sue emozioni e la sua attenzione.
Che sia on line o offline ci sono però delle regole comuni, le principali sicuramente sono:
• definisci un orario di inizio e di fine;
• fai partecipare solo chi serve;
• fai in modo che ci sia un moderatore che gestisca tempi e temi dell’incontro;
• concludi definendo chi fa che cosa e quando ci si incontrerà di nuovo;
• e per finire concludere… sfrutta al meglio le potenzialità dell’incontro, dai spazio alla creatività virtuale o analogica che sia!
E come ti dicevo prima non c’è solo la riunione per lavorare insieme. Un buon sistema di archiviazione condivisa, delle corrette procedure e definizione di ruoli aiuta a gestire la propria todolist a distanza. Ma questo è sicuramente un argomento che merita un post tutto suo!
E se pensi di aver bisogno di capirci di più, perché non contattarmi? Scrivimi!
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Uno dei cardini della nostra crescita personale è sicuramente la formazione e se un tempo era quasi tutta in presenza, oggi le offerte online si sono moltiplicate.
Come scegliere tra quella analogica e quella digitale? O meglio: ci sono delle ragioni per scegliere l’una o l’altra? Certo! E non dipendono solo dalle nostre preferenze personali, ma anche dall’argomento.
Ora ti spiego cosa intendo.
ANALOGICA
Per i percorsi formativi che richiedono un grande confronto ed esperienza pratica sul campo, esercitazioni, casi studio e via dicendo, sicuramente la scelta della formazione analogica è da preferire. Certo, se i docenti sono bravi nell’interazione non sentirai molto la differenza, ma c’è anche una seconda ragione per la quale puoi preferire i corsi in presenza.
Ti consiglio, infatti, questo tipo di formazione se vuoi avere mente e corpo dedicati pienamente a questa attività.
Il fatto di essere in un ambiente diverso dal proprio ufficio o dalla propria casa permette una concentrazione diversa, un approccio mentale focalizzato al momento del corso.
Inoltre, se il corso è su più giornate permette anche di esserci al 100% anche nei tempi morti e questo è un bel valore aggiunto per prendersi del tempo per sé, anche oltre al momento formativo vero e proprio. I momenti tra una docenza all’altra sono infatti molto utili per conoscere altri colleghi e anche per “covare” adeguatamente le idee. Quindi per tutti i corsi dove c’è un momento di riflessione, dei compiti da fare, l’offline è perfetto.
E come postilla aggiungo che può essere utile che tu sia legato ad un luogo e un orario. La presenza ti obbliga a staccare dalla quotidianità e a spostarti per essere presente, come dire che già il fatto di andare ti impegna e quindi il primo passo per raggiungere risultato è stato implicitamente fatto.
DIGITALE
I corsi online hanno degli indubbi vantaggi dal punto di vista pratico: non chiedono spostamenti, non chiedono impegno oltre le ore formative vere e proprie, permettono di essere svolti nel proprio luogo preferito. Sono però più impegnativi da seguire da un punto di vista di attenzione e quindi chiedono una buona dose di convinzione.
Tieni però conto che, visti i vantaggi che ti ho elencato, puoi anche farne di più, ma sempre senza esagerare. Molte volte i corsi online finiscono nella cartella download e lì giacciono per un bel po’, perché non ci si prende un vero e proprio impegno al momento dell’acquisto.
Se è questo il tuo problema ti consiglio di preferire quelli in streaming, che in un certo senso si equivalgono a quelli in presenza.
Scegli invece quelli on demand se i tuoi tempi per la formazione sono solo tuoi, se ad esempio ti piace ascoltarli negli orari che non sono quelli di lavoro canonici, o nel fine settimana. Sceglili anche se pensi di aver bisogno di ascoltarli e riascoltarli o se pensi di avere dei tempi di rielaborazione più lunghi della maggior parte delle persone.
Di contro sappi che dovrai mettere in atto un vero e proprio piano di azione con degli appuntamenti precisi, altrimenti finirai per fare solo la prima lezione del corso e lasciare tutto lì per un “momento migliore” che non arriverà mai.
Come vedi la formazione è di tanti tipi e non pensare che leggere articoli, ascoltare podcast, vedere video non sia parte della formazione, anzi! Questi fanno parte della formazione digitale e come tali devono essere trattati, porta con te tutto ciò che ti incuriosisce e ti ispira: te ne parlavo proprio qui.
Dopo averti fatto riflettere su quale formazione scegliere per che cosa, un’ultima precisazione: quando pensi alla tua pianificazione a lungo termine, scegli cosa mettere in agenda, ricordati che la prima cosa da segnare è il momento di pausa, ma la la seconda è sempre la formazione!
Quale sarà dunque il tuo prossimo tema da approfondire?
Photo by Annie Spratt
