Parlando di archivi digitali non si può non parlare dei cloud, non credi? Li usi? Io sì e li trovo davvero comodi.
Ne uso tre: Onedrive, Dropbox e Drive.
Tutti mi piacciono per alcune cose e non mi piacciono per altre, in base alle loro caratteristiche li uso in modo diverso, sfruttandone le caratteristiche che mi possono essere più d’aiuto.
Vediamo quali sono per me le più rilevanti.
La sincronizzazione con le cartelle del pc
Questa è una cosa che adoro e che ti facilita la vita. Se usi un cloud, usalo appieno. Ecco che poterlo usare come se fosse una cartella del pc, identica in tutto e per tutto alle altre, semplifica davvero la vita.
Questo è valido per tutti e tre, ma lo apprezzo di più per Drive e Onedrive. Preferisco questa soluzione rispetto all’App scaricata nel pc, non amo infatti la nuova visualizzazione della cartella di Dropbox da pc che a mio avviso rende l’uso dei file macchinoso.
In più, sincronizzando i cloud con le cartelle a livello di comandi visualizzazione è come lavorare dal pc, quindi non cambio l’ordine dei click necessari ad arrivare alle cartelle… e questa non è cosa da poco!
Per questa ragione consiglio di utilizzare questi cloud per il proprio archivio corrente, così lavorerai come da pc, ma avrete la certezza di avere tutti i dati indispensabili con voi.
E se proprio capita di lavorare da un pc che non è il tuo potrai sempre accedere dal web.
Poter usare i propri software
Questo è il punto forte di Dropbox e ovviamente Onedrive, essendo di Microsoft. Il bello è poter usare on line i software nella versione originale, ecco quindi che i power point, i fogli di word eccetera non perderanno le impostazioni e non dovrai imparare nuove scorciatoie da tastiera e non ti perderai a cercare l’impostazione tra le voci del menu. Ancora una volta sarà come se stessi lavorando sul tuo pc.
Inoltre, trovo che per entrambi, quando si lavora in team, sia molto facile capire le modifiche e le revisioni, quindi un punto in più anche per il lavoro di gruppo.
Condivisione
Uno dei punti forti di Drive è sicuramente la possibilità di poter lavorare tutti sullo stesso piano. Il fatto di poter usare dei fogli di calcolo, dei documenti di scrittura praticamente universali rende Drive molto versatile e comodo e quindi merita di essere usato in tutti quei casi abbiate un gruppo di lavoro che usa programmi diversi dai vostri o che non ha grande dimestichezza con i cloud.
In più, è molto comodo anche per condividere file che altrimenti diventerebbero allegati pesanti e non aggiornabili, basta un link e le giuste impostazione (e cioè che tutti siano editor) ed ecco che si risolverà anche il problema del file più aggiornato e della catena di mail con l’ultima versione del file.
Un altro aspetto interessante della condivisione è che, lavorando on line, se qualcuno fa un errore e cancella dei file, è facile recuperare le versioni precedenti o i file inavvertitamente cancellati e, allo stesso modo, mentre lavori, lui salva, così nessuna delle modifiche andrà persa.
Ultimo aspetto da valutare per i vari cloud è l’effettivo utilizzo: considera quanti dei tuoi partner di lavoro usano un cloud piuttosto che un altro. E’ paradossalmente meglio essere versatili e avere diversi cloud e scegliere quali dati mettere dove piuttosto che arroccarsi sull’uso di un solo sistema.
Scegli quello a cui puoi avere accesso solo tu, come può essere One Drive o iCloud o uno dei tanti cloud che le aziende danno gratuitamente in cambio dell’abbonamento, per i tuoi dati personali e lascia agli altri sistemi lo spazio per la condivisione con i vari gruppi di lavoro.
E i tuoi pro e contro quali sono? Raccontameli nei commenti!
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Un archivio è vivo e deve rimanere funzionale, quindi va curato.
Lo so, è una piccola grande scocciatura, anche perché si tratta proprio di fare ordine ed essere ordinati. Ma ecco qualche consiglio per rendere il tutto meno gravoso.
Vai per step
Non aspettare di aver accumulato tutti i dati dell’anno, fai un controllo una tantum, e piuttosto frequentemente, ad esempio quando usi una cartella, sistemala e lasciala in ordine, così poi sarà tutto più semplice.
Non incorrere nell’idea: “beh, intanto lo metto qui e poi lo sistemo”. L’energia e lo sforzo sono gli stessi, quindi tanto vale fare subito le cose fatte bene 😉
Per la stessa ragione se trovi qualcosa di vecchio che non è utile ed è superato, procedi con l’eliminazione.
Se poi è un sacco che non ti dedichi a sistemare l’archivio la soluzione più semplice è non farsi spaventare dall’intera mole, ma procedere per piccoli passi e questo significa farne un pezzettino al giorno, anche solo una cartella, ma senza perdere in costanza: “don’t break the chain” e cioè tieni duro e vai fino in fondo!
Applica la tecnica che per te funziona
Se ti sei trovato bene con una catalogazione di un determinato tipo, ripetila. Sarà più semplice archiviare i file perché saprai già come nominarli e ordinarli. Diciamo che imparato un metodo e reso efficace, tanto vale mantenerlo, no?
E se hai bisogno di qualche consiglio su come scegliere i tuoi criteri, l’articolo della scorsa settimana è quello giusto.
Sfrutta il lavoro fatto
Tante cose posso essere eliminate semplicemente grazie a una buona archiviazione fatta in precedenza.
Quindi ti consiglio di lavorare bene prima per semplificarti la vita dopo.
Ad esempio, se sai che i documenti più vecchi di tot anni posso essere eliminati, fai un archiviazione per anno e allo scoccare della scadenza procedi semplicemente a cancellare l’intera cartella, senza ripassare tutti i file, sarai già sicuro di non perdere cose importanti.
Così, per tutte le versioni di passaggio di un file, sfrutta la cartella old, e cioè fai in modo di tenere le versioni intermedie mentre lavori, ma poi, a lavoro concluso, tieni solo i file definitivi.
Tenere in ordine i propri archivi non è facile, ma se ti stai un po’ demoralizzando, pensa che se lo fai bene ti sarà d’aiuto e questa è la cosa più importante.
E se hai ancora qualche dubbio, perché non farti aiutare? Sono qui apposta!
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Oggi vediamo come archiviare i dati nel tuo sistema elettronico senza incorrere nel famoso problema: ritrovare un ago nel pagliaio e quindi essere nella confusione più grande.
Due sono le regole base di un archivio.
Non farlo subito troppo complesso
Non iniziare a creare cartelle e sottocartelle come se non ci fosse un domani. Inizia solo con quelle indispensabili, e poi, a seconda delle necessità, crea una struttura più complessa. Se fai il viceversa ti perderai nella tua stessa struttura.
N.B. Quando dico che poi lo adatterai alle tue esigenze vuol dire che l’archivio non è statico e fisso, ma al contrario si evolve, è vivo, e quindi bisogna lasciarlo cresce nella direzione corretta e mantenerlo quanto più funzionale e ordinato possibile.
Non lasciare troppi elementi fuori dalle categorie
È inutile creare una cartella “varie” con l’universomondo, sforzati di capire quali sono le caratteristiche comuni dei dati e suddividili da subito con logica, la tua. Va bene se fuori dalle cartelle ci sono tre o quattro file, ma già una decina sono già troppi.
Ottimo, ora che sono chiare queste due indicazioni di base vediamo alcune tipologie di archiviazione.
PER ANNO
Questo significa creare delle cartelle semplici per l’anno e poi all’interno mettere tutte le cose relative a quell’arco temporale. Puoi lasciare fuori quelle dell’anno corrente per rendere più veloce la consultazione.
Per cosa posso essere utili:
- documenti della banca
- bollette
- fatture
- ricevute
- assicurazioni
Cosa hanno in comune queste categorie? Che se hai bisogno di questi dati, molto probabilmente li cercherai secondo un criterio temporale. Vorrai sapere le spese di casa per l’anno in corso, il bollo dell’auto di due anni fa… quindi per tutti questi elementi, una volta creata la macrocategoria, e cioè una delle voci dell’elenco di esempio, procedi usando l’anno per le tue sotto categorie e cioè le cartelle secondarie.
PER PAROLA CHIAVE
Usa questa soluzione per tutto ciò che non ha valenza temporale, l’archivio ad esempio di informazioni di interesse. Se vuoi tenere copia dei tuoi e-book, di certo non li cercherai poi per anno nel quale li hai scaricati, ma piuttosto per tema o per autore, ecco che uno di questi due elementi è una buona chiave per creare le cartelle.
MISTI
E cioè NOME_DATA o DATA_NOME.
Questi sono molto utili per i file per i quali hai bisogno di riconoscere per due informazioni importanti, in tal caso il primo dato deve essere il più importante.
Quindi se stai riordinando una rassegna stampa e vuoi sapere il nome del giornate e la data, nominerai i tuoi file nomegiornale_data o viceversa se ti interessa solo sapere gli articoli di maggio la cartella sarà data_nomegiornale.
Un piccolo trucco. Se il criterio principale è la data, scrivi anno, mese, giorno, così saranno più facili da ordinare.
E se arriva il dubbio e ti chiedi… ma questo dove lo metto? La tentazione di lasciarlo fuori è forte, lo so. Ma ormai la risposta la sai già 😉
Chiediti, quando lo andrai a cercare, come lo cercherai? Quali sono i criteri? Ecco che avrai trovato il bandolo della matassa!
Ora hai tutti gli strumenti per iniziare a mettere mano ai tuoi dati, fammi sapere come va! I commenti sono aperti per tutti i dubbi del caso!
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Un po’ di tempo fa stavo leggendo quest’articolo sul Sole 24 ore e riflettevo sull’accesso a internet nelle varie parti del mondo.
Ormai è perfettamente normale pensare di a un ristorante e cercare il numero di Google e poi chiamare direttamente. Così come non avere idea di come svolgere una riparazione e cercare un tutorial su Youtube.
Non sono una nativa digitale, sono cresciuta senza cellulari, con la tv in bianco e nero senza telecomando e con i video in superotto. Aggiungo che non sono poi così vecchia e di tante cose ho solo sentito parlare, ma il concetto è che la tecnologia cambia e lo fa in fretta.
Sembra un po’ un luogo comune, ma in effetti questi cambiamenti li viviamo sulla nostra pelle ma non necessariamente li accettiamo tutti allo stesso modo e negli stessi tempi: c’è chi ha un forte spirito innovatore e si lancia sull’ultimo prodotto lanciato nel mercato e chi resiste fino ad andare oltre all’obsolescenza programmata in modo stoico e indiscriminato.
Non ha importanza che tu sia del primo o del secondo tipo, il punto è che tanto… il tempo va avanti e bisogna considerare alcuni aspetti.
Per gli amanti dei retrò, ci vuole un po’ di flessibilità
I supporti, ad esempio, non dureranno per sempre, quindi di tanto in tanto è meglio pensare di fare un back up con una nuova tecnologia. Così non ti capiterà di comprare un nuovo pc che non ha più il lettore cd e tutte le tue foto di famiglia sono nel tuo archivio… in cd.
Un pizzico di organizzazione ti consente quel minimo di resilienza che, come ti raccontavo qui, prevede un’archiviazione su supporti differenti.
Ma non dipende sempre tutto da te, capita ad esempio che determinati software e gestori di App non aggiornino più il proprio prodotto. È successo ad esempio lo scorso anno con Wunderlist, che ha chiuso i battenti. Anche in questo caso, la parola d’ordine è flessibilità: si cambia sistema, possibilmente per tempo.
Ci vuole anche un po’ di spazio per la modernità
Non è detto che tutto venga per nuocere e si può anche prendere le novità un po’ alla volta, con ciò che ti serve di più. L’importante è farlo con consapevolezza, senza affidarsi in tutto alla tecnologia. Hai comprato il cellulare nuovo? Vuole sincronizzare tutto in uno spazio sconosciuto? Un attimo di pazienza, cerca di capire prima di agire, altrimenti sarà facile che tu ti ritrovi con i dati doppi, tripli e tu non sappia più a quale strumento affidarti.
Ma, d’altro canto, se ben fatta, una sincronizzazione con il web salva.
Quindi scegli e prendi ciò che per te è utile e vantaggioso.
Per gli amanti dell’innovazione, ricordati che finché funziona è un successo, ma devi saper fare senza.
Saper trovare un posto senza Google Maps, consultare un orario dei mezzi pubblici, avere un archivio cartaceo dei propri dati più importante è fondamentale. Per molte persone queste cose sembrano ovvie, ma per tante altre sono delle vere abilità.
Quando si pianifica un progetto, saper fare il piano B dei punti cruciali è importante e a volte il piano B è proprio non poter fare affidamento sulla batteria del cellulare o su una buona connessione.
Non ci pensiamo, la tecnologia cambia con noi, non è un mutamento improvviso, è un cambiamento lento, ma anche su questo un po’ di organizzazione non guasta, soprattutto per non farti perdere ricordi o dati importanti o non farti vivere appieno un’esperienza come un viaggio, eppure non ci si pensa.
Di tanto in tanto… fai un check della tua tecnologia: ti supporta?
È ancora la scelta giusta per te? C’è qualcosa di meglio? E se all’improvviso mancasse, sapresti farne a meno?
Pianifica il tuo piano di resilienza contro l’obsolescenza!
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E se tu cambi di lavoro, a chi resta il tuo?
Dirai: non è un problema mio, beh, fino ad un certo punto, se ad esempio hai la bella opportunità di crescere e lasciare il tuo posto a qualcuno che poi collaborerà con te… è anche un tuo problema.
Ecco, quindi, come fare in modo di aiutare chi verrà dopo di te, ma anche te stesso.
Ciò che ti sto per dire, infatti, è parte di una delega ben fatta, quella che non ti torna indietro, che stimola chi lavora con te.
Del resto, ricorda: si delega ciò che si sa fare meglio così da poter crescere.
Torniamo al cuore della questione, ti consiglio veramente di fare in modo che le tue mansioni siano lasciate in modo chiaro e ordinato per chi verrà dopo di te.
Questo significa che prima di andare via dovrai dedicare un po’ di tempo a:
- chiudere i cerchi aperti, non lasciare cose in sospeso;
- eliminare i file che sono stati solo utili a te e che per le altre persone non hanno significato;
- eliminare i doppioni, le versioni di passaggio: lascia solo le versioni più importanti dei file e, in particolare, metti in evidenza la versione finale;
- aggiorna contatti, database e scadenze;
- ma soprattutto lascia le “istruzioni” del tuo lavoro.
Cosa sono le istruzioni?
Di fatto sono le procedure, cioè quei file, testo o video, che spiegano passo passo come fare ciò che hai sempre fatto.
Perché sono importanti? Perché, come detto, tu lasci qualcosa che sai fare benissimo i cui passi sono chiari, ovvi e veloci, ma per chi lo farà per la prima volta sarà tutto nuovo, probabilmente complesso e avrà dubbi che tu non ti sei mai posto.
Ti consiglio di procedere così come segue:
- Scrivi schematicamente la procedura, anche con un disegno fatto di box e frecce.
- rivedi i passi e pensa se hai dato qualche step per scontato. Per capirlo pensa a te stesso in versione sciocca e fatti tutte le domande per caso. Usa parole semplici, spendi piuttosto una parola in più, che una in meno.
- Per ogni passo aggiungi le informazioni in merito a dove si trovano le risorse, chi possono essere eventuali contatti utili o materiali di riferimento.
- Se c’è qualche passaggio critico aggiungi immagini o screenshot che possono semplificarne la comprensione.
- Se la tua procedura è un video, è ora il momento di girarlo.
- Lascia sedimentare e la prima volta che fai rifai quel compito prova a seguire la procedura e vedi se hai dato per scontato qualcosa.
- Se hai modo, falla provare a qualcuno che non l’ha mai fatta, con te al tuo fianco per controllare, questo è sicuramente un aspetto time consuming, ma che ti assicura l’esattezza del procedimento.
- In caso accogli i dubbi e le domande e integra la tua procedura.
- Aggiungi come riassunto lo schema inziale che hai fatto e aggiungi il tuo contatto per emergenze o domande, anche se avendola fatta così bene, sarà superfluo 😉.
- Archivia procedura, video, schema e materiali utili in modo chiaro, in un luogo che accessibile a tutti, e con un percorso semplice e logico per essere raggiunto.
- Il gioco è fatto!
Sì, le prime volte sarà complesso e ci perderai del tempo, ma credimi non è tempo sprecato: tutti i dubbi e le domande che previeni sono tempo risparmiato quando delegherai il compito e soprattutto il tuo lavoro sarà ricompensato da un’ottima stima.
Che tu cambi lavoro o cresci nella tua posizione, lascia le cose in ordine, sarà solo un vantaggio per le tue relazioni di lavoro, non credi?
E le tue procedure funzionano?
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