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Mi sono resa conto che da quanto si lavora a distanza gli incontri si sono moltiplicati. Se prima era sufficiente un momento di pochi minuti in ufficio ora le persone si arrabattano in una sequenza di Call su Zoom, GotoMeeting, Skype, Googlemeet, Microsoft Teams, Jitsi… e qui mi fermo anche se potrei andare avanti ancora un po’.

È anche il tuo caso?

Ma come mai si è ricorsi tanto alle riunioni on line e cosa cambia rispetto agli incontri tradizionali?

OFFLINE

Vedersi di persona, faccia a faccia, è certamente il modo più semplice per cominciare, ma le riunioni sono spesso un’arma a doppio taglio perché se non sono ben pianificate e lasciate al caso possono diventare una perdita di tempo.

Sono comunque momenti di lavoro che vanno curati e studiati, a partire dal luogo dove ci si incontra. Ci hai mai pensato? Intanto non è il caso di disturbare altre persone, quindi dico no alle riunioni negli openspace dove lavorano altre persone. Ma dico no anche a usare sempre la “sala riunioni”, se ad esempio vuoi far conoscere le persone, vuoi farle partecipare attivamente ad un brainstorming, allora scegli dei posti più accattivanti.

Delle riunioni e di come devono essere organizzate se ne può parlare per ore (se ti va curiosa qui e qui), ma quello che voglio sottolineare è che credo che incontrarsi di persona quando si inizia un progetto sia molto bello e utile, proprio per ricordarci che tutti abbiamo bisogno del lato umano e personale.

Ma è sempre indispensabile?

ONLINE


Oggi praticamente tutti gli incontri si fanno online, ma questo ha creato molte criticità:

  • Per fare bene una riunione, bisogna saper gestire la piattaforma e valutare tutti i tempi tecnici di risoluzione di eventuali inghippi, non mancano mai. Quindi, tempi morbidi in entrata.
  • Le persone saltano da un incontro ad un altro, senza staccare con la testa e senza chiudere il cerchi aperti, questo lascia spesso incomplete le cose, non si fanno cioè le cose fino alla fine. Quindi il mio suggerimento è quello di lasciare sempre un tempo di chiusura in riunione per ricapitolare quanto detto e fare in modo che tutti i partecipanti si prendano quel po’ di tempo subito dopo per riordinare le idee e non lasciare nulla in sospeso.
  • Gli incontri on line sono totalizzanti, quasi più di quelli in presenza. Guardare il video e stare fermi richiede più energia, quindi ancora di più, valuta accuratamente se vale la pena incontrarsi on line. Ci sono tanti modi per lavorare a distanza non occorre per forza lavorare insieme, come ti racconto dopo.
  • Si pensa che molte cose on line non si possano fare, che si perda sempre di interattività. Credo che sfruttando al meglio la tecnologia siano tutte cose che possono essere superate. Ad esempio, per un buon brainstorming c’è Padlet, Google Jamboard, per un sondaggio on line c’è Mentimeeter e per una bella tabella “chi fa che cosa”, perché non usare Trello?

Credo che una buona riunione online possa essere altrettanto produttiva di una offline, che non sostituisca il bello di vedersi e di stare insieme, ma che con delle buone regole di condivisione permetta lavori con persone altrimenti distanti, quindi di sicuro è uno strumento che va studiato e utilizzato al meglio.

E con il meglio intendo che bisogna ricordarsi che oltre lo schermo c’è sempre una persona in carne ed ossa, e anche se non la vedi tutta, è lì con le sue emozioni e la sua attenzione.

Che sia on line o offline ci sono però delle regole comuni, le principali sicuramente sono:


• definisci un orario di inizio e di fine;
• fai partecipare solo chi serve;
• fai in modo che ci sia un moderatore che gestisca tempi e temi dell’incontro;
• concludi definendo chi fa che cosa e quando ci si incontrerà di nuovo;
• e per finire concludere… sfrutta al meglio le potenzialità dell’incontro, dai spazio alla creatività virtuale o analogica che sia!

E come ti dicevo prima non c’è solo la riunione per lavorare insieme. Un buon sistema di archiviazione condivisa, delle corrette procedure e definizione di ruoli aiuta a gestire la propria todolist a distanza. Ma questo è sicuramente un argomento che merita un post tutto suo!

E se pensi di aver bisogno di capirci di più, perché non contattarmi? Scrivimi!

Photo by Drew Beamer – Unsplash