È sempre tutto importante e urgente

È sempre tutto importante e urgente

Questo è un mese importante per me e ti voglio presentare un importante strumento di gestione del tempo.

Forse lo conosci e forse lo avrai sentito descrivere più volte, ma prima di dirti di cosa parlo, vorrei farti capire un primo importante concetto.

Non è uno strumento di pianificazione, ma uno strumento di consapevolezza.

Nel concreto vuol dire che non ti serve per pianificare la tua giornata o la tua agenda, ma che è prezioso per farti lavorare sulle priorità d’azione.

Per usarlo al meglio è importante riflettere sui due criteri che lo costruiscono: l’importanza e l’urgenza.

Anche qui, una precisazione fondamentale. Le due voci sono tra loro molto diverse per natura. Nello specifico una è indipendente dalla tua volontà, l’altra è fortemente connessa a ciò che desideri.

Ci hai mai pensato?

L’urgenza è un criterio temporale, quindi fa capire cosa sta per succedere e cosa no. Se una bolletta scade venerdì, ti può piacere o no, può essere importante o no, ma la bolletta scade comunque.

Quindi il fatto di doverla pagare è indipendente dalla tua volontà, tu puoi agire sulla tua voglia di fare e pagarla in anticipo non facendola diventare una cosa urgente, o procrastinare fino all’ultimo e andare poi a pagarla con urgenza.

Non puoi quindi modificarne la scadenza, non puoi agire temporalmente, ma puoi agire per renderla più o meno urgente con una buona pianificazione, ma di questo ne parleremo più avanti, non mettiamo troppa carne al fuoco.

Torniamo ai criteri dello strumento, il secondo è l’importanza. Questo sì è tutto nelle tue mani, o meglio tutto sulle tue spalle. Eppure, su questo ci si riflette poco… e tu ci pensi?

Quando lavori, ti chiedi se stai facendo una cosa perché ti importa o solo perché va fatta?

Quante volte dici “eh, mi piacerebbe, ma non ho tempo”? Quel mi piacerebbe, quanto ti piacerebbe? Quello deve essere il fulcro del tuo ragionamento: il “mi piace” vuol dire, mi importa, per me è importante.

Certo nella vita non si possono fare solo cose che piacciono, ma avere la consapevolezza di ciò che è per te importante e cosa è in cima alle tue priorità è fondamentale per creare una buona agenda, bilanciata tra ciò che ti piace, ciò che è per te importante, e ciò che si deve fare, e che è urgente e basta.

Rifletti su queste due parole: importante e urgente.

Ricorda, la prima dipende da te, la seconda no, dipende dal tempo. La prima è soggettiva, la seconda è oggettiva.

Ecco ora che abbiamo chiarito questi importanti punti ti presento lo strumento, si chiama Matrice di Eisenhower, e se hai dubbi, sappi che un po’ di pianificazione questo generale l’ha fatta.

 

 

Forse non la usava per la sua agenda, ma non lo devi fare nemmeno tu.

La cosa però che puoi fare è pensare agli impegni di domani o della prossima settimana e vedere in quale dei quattro quadranti li metteresti, con grossa attenzione a ciò che dipende da te e ciò non puoi controllare, da ciò che ti importa e cosa no.

Nelle prossime settimane vedremo come affrontare ogni singolo quadrante, come sempre, passo passo ti porterò alla fine della questione, e allora sì che potrai pianificare l’agenda!

 

 

Photo by Jon Tyson – Unsplash
Produttività lavorativa anche in casa?

Produttività lavorativa anche in casa?

La produttività è una questione molto personale, sì, ma anche per ogni singola persona non valgono sempre le stesse regole.

Ognuno di noi ha delle tecniche di produttività che gli sono più affini, ma possono esserci dei periodi di vita nei quali non funzionano o è necessario, temporaneamente, fare le cose in modo diverso.

La tecnica RPM (Rapid Planning Method), ad esempio, è una delle tecniche di produttività più difficili da applicare, perché richiede di focalizzarsi in modo importante sul proprio obiettivo, eliminare il resto, e procedere a ritmo serrato e costante verso il proprio traguardo.

L’ho un po’ semplificata, ma solo per farti capire che sono pochi i momenti nei quali è utile procedere in questo modo, nel senso che se si applica quotidianamente, può diventare controproducente e si rischia di perdere la visione di insieme, le esigenze personali e a volte le sfumature della vita.

Come dico spesso:

ogni persona ha la sua produttività e ogni persona ha i suoi momenti di vita.

Ma, c’è un altro ma, che spesso passa in secondo piano…

La produttività è sì personale, ma non è indipendente dal contesto.

E per contesto mi riferisco alle tue tre aziende: lavoro, casa, personale.

Può capitare che ci siano scadenze in vista, i tempi siano stretti, e allora sia molto meglio agire anche fuori dal lavoro con le stesse tecniche e gli stessi strumenti, ma il punto è che per essere produttivi, efficaci nelle questioni che interessano…. è necessario poi non esserlo altrove.

Allo stesso modo, ti è mai capitato di aver fatto un super week end, denso e gratificante e lunedì di non essere al top al lavoro? O di aver lavorato bene e poi arrivare a casa e sentire di far fatica a preparare la cena?

Sì, produttività è anche questo, è gestione delle energie.

E per questa ragione capita che se a casa hai un periodo intenso a lavoro devi calare un po’ e, come più spesso accade, che se al lavoro sei molto produttivo a casa devi mollare e riposare.

Sono infatti parte della produttività due aspetti tipici del tempo personale: il relax e la noia, cioè il tempo senza incombenze.

Ti faccio notare che ho scritto tempo personale, non a caso, perché il tempo di casa è spesso equivalente a quello di lavoro, nel senso che è di pieno di faccende da sbrigare, spesso è inutile pensare di arrivare a casa e riposarsi. Anche fare una lavatrice, sistemare le bollette, portare i figli di qui e di lì non è relax.

 

Quindi pensa alla produttività del tuo tempo personale.

Qui le regole saltano, cambiano e si invertono.

Ancora una volta definire le attività in questo tempo è una questione fortemente personale: c’è chi ama non far nulla, c’è chi ama fare sport, c’è chi chicchera con amici e chi legge.

 

Non ha importanza quale sia la cosa che fai nel tuo tempo personale, ma il punto è che deve essere fuori dagli schemi della produttività lavorativa.

Devi mollare, cambiare uniforme ed essere te stesso e fare semplicemente ciò che ti piace nel tempo che hai a disposizione.

Ti pare semplice? Quante volte mi capita invece di vedere che i metodi applicati al lavoro vengono anche replicati per questo tempo che invece ha le sue personali e diverse regole! Vacanze che sono delle maratone, impegno serrato per finire un libro in tempi da record, giornate con i parenti a Tetris perfetto…

  

È ora di gestire tutti i tempi per quello che sono e trovare la migliore tecnica di produttività per ognuno. Nella fattispecie, nel tempo personale può significare non far nulla, o solo rallentare, o alternare attività intense e riposo… qui dipende tutto da te, ma ricorda che

se agisci come al lavoro, fuori dal lavoro, perdi tempo.

Se non molli mentalmente, se non accetti di cambiare mood, regole e modi di fare, non prendi il meglio del tuo tempo per te, non lo rendi produttivo, non ti ricarichi e tutto questo poi influirà negativamente su tutti i tempi, di lavoro e non.

Spero che tu legga questo post oggi, che è venerdì e possa già fare tesoro di ciò che ho detto nel week end, questo è il consiglio con il quale ti lascio 🙂

 

 

Photo by Hutomo Abrianto – Unsplash
Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

“Mai lasciare la strada vecchia per la nuova.”

Si sa, i proverbi hanno un fondo di verità, e per le tue aziende questo è più vero che mai.

Ti ho spinto a dare dignità al tuo lavoro e al tuo tempo considerando anche il tempo libero e la famiglia alla stregua del lavoro.

Ti ho suggerito di lavorare sulle tue risorse limitate, come il budget, per dare valore a questi tre aspetti.

Ora ci vuole un ultimo passo per fare le cose come si deve.

È ora di mettere un po’ di professionalità anche nei tuoi momenti extra lavorativi.

Nel concreto intendo il fare le cose fatte bene anche se non si tratta di lavoro. E quando dico di fare le cose bene, intendo il saper applicare le stesse regole che valgono per la tua routine lavorativa.

Significa semplicemente applicare le stesse strategie, gli stessi strumenti e operativamente lavorare allo stesso modo.

Questo ti tornerà davvero utile in due aspetti, vediamoli!

 

GLI ARCHIVI

Forse penserai che gli archivi siano noiosi tanto al lavoro quanto a casa, e forse non hai tutti i torti, ma il motivo è che purtroppo gli archivi richiedono tempo, impegno e costanza. Tre ragioni in più per non dimenticarsene e per prenderli sul serio.

Vuoi essere pronto a ritrovare l’ultima bolletta, la polizza per i danni, o più semplicemente per le tante amate fotografie? Tieni in ordine i tuoi archivi. E questo vuol dire: aggiornali frequentemente, fai in modo che siano completi e organizzali secondo le tue necessità.

Il tema archivio è un tema a me molto caro e se ti interessa ti consiglio di cercare tra i tanti post del blog con l’hashtag #archivio.

Ma giusto per… ecco dieci consigli veloci:

  1. dividi le cose per argomento: luce, gas, assicurazioni, informazioni mediche e via dicendo;
  2. se hai più case, dividi anche per abitazione;
  3. se i membri della famiglia sono diversi, dividi anche per membro della famiglia;
  4. crea più categorie per le cose più significative, ma non dettagliare tutto dall’inizio;
  5. metti i documenti più recenti all’inizio e via via gli altri in ordine cronologico;
  6. dividi i documenti da tenere per sempre da quelli che, passato un tot di tempo, puoi eliminare;
  7. crea una piccola pagina di appunti per ogni categoria con i dati salienti e i numeri utili;
  8. utilizza raccoglitori che ti piacciono e non necessariamente quelli classici da ufficio;
  9. fatti aiutare dai colori per creare le categorie;
  10. non scordare le etichette!

 

LA PIANIFICAZIONE

Una buona riuscita dipende sicuramente da un buon piano, e se la cosa è scontata per un progetto di lavoro, non lo è altrettanto per i progetti personali e di famiglia.

È invece altrettanto importante pensare alla pianificazione nel concreto delle attività quotidiane perché aiuta a farsene carico e anche a suddividere il carico stesso tra tutti.

Quindi, anche in casa, sono utili calendario e agenda, servono per ricordare le scadenze, i compleanni e gli appuntamenti il primo, per pianificare il tempo dedicato a sé e alla famiglia la seconda.

E per il tuo tempo libero? Io direi che qui la pianificazione è sacra: a partire dalle giornate che ti prendi per te e “cancelli” dal lavoro e dalle incombenze domestiche, fino alla scelta dei passi da fare per le tue attività e soprattutto all’organizzazione nel dettaglio di tutti gli aspetti possibili 😉

Anche questo è un tema a me caro e trovi un sacco di post a riguardo, cerca l’hashtag #archivio, ma non posso non condividere i tre mantra della pianificazione:

  • si pianifica per sottrazione, e in particolare i ¾ del tuo tempo;
  • la pianificazione è una guida, non un diktat, quindi falla in modo consapevole e sostenibile;
  • una volta fatta, va seguita.

 

Lavoro, casa e famiglia sono tre aspetti che vanno tenuti distinti, ma come vedi, essere professionali anche nei contesti extra lavoro ti aiuta, di fatto, a goderti tutto al meglio. Meno intromissioni tra il tempo di lavoro e quello extra, meno stress da compiti in sospeso e da informazioni che non si trovano. Il gioco vale la candela, non credi?

 

 

Photo by Lili Popper – Unsplash
Oddio è successo

Oddio è successo

Ecco che si è concretizzato il peggiore degli scenari possibili e tutto sta andando per il verso peggiore!
Se hai un piano B è ora di tirarlo fuori, ma se non è così?

….

Stop!

Niente panico e vediamo come gestire l’imprevisto in cinque passi.

 

Fermati e respira

Quando capita l’imprevisto, quando si sbaglia la mente va in loop e si perde un po’ la visione delle cose. Per questa ragione è importante, non appena si capisce che si sta creando una situazione spiacevole e difficile da gestire, fermarsi mentalmente un attimo e respirare. Questo ti aiuterà a passare dalla visione locale dell’imprevisto a quella generale della situazione nel suo complesso e ti dà modo di gestire meglio il tutto.

Sì capita a tutti di sbagliare e anche gli imprevisti capitano, quindi, ammesso che può succedere ed è successo, è ora di agire, ma lasciando da parte l’emozione che ti fa rimuginare sulla cattiva sorte e sull’errore e dando spazio alla razionalità, fermarsi e respirare aiuta a fare questo.

 

Non cadere nell’errore di essere Superman

La reazione più frequente è quella di voler fare tutto subito, velocemente, per riparare all’errore o alla cattiva situazione. Ricordati però che non sei Superman e questo, per tutti noi, significa esporsi all’errore. Sì, ironia della sorte, facendo più cose insieme, aumenti le possibilità di fare errori, quindi anziché riparare un danno, aggravi la situazione, e ciciliegina sulla torta, consumi ancora più energie.

Quindi, accendi la razionalità e, visto che ti sei fermato e stai respirando, evita di iniziare a fare tutte le cose insieme, al contrario la tua regola d’oro sarà: “fai una cosa alla volta”.

Analizza la situazione e valuta le priorità

Per gestire un imprevisto è fondamentale fare le cose con calma e quanta più serenità possibile, in modo da non cadere nel panico e soprattutto non sbagliare aggiungere difficoltà alla difficoltà.

Per questo è necessario calibrare bene le azioni da fare, quelle da mettere in fila e fare una alla volta e questo significa lavorare sulle priorità.

Nel momento di imprevisto o nell’errore, agisci in modo focalizzato, fai solo le ciò che ti porta all’obiettivo, senza fronzoli e senza perdite di tempo.

Tutto il resto, per una volta, verrà tagliato fuori.

 

Quindi:

  • Concentrati sull’obiettivo.
  • Valuta quali azioni portano al suo raggiungimento. Ricordi il 20% delle nostre azioni porta l’80% dei risultati, quelle sono dunque le azioni da svolgere.
  • Lavora per metodi consolidati. È il momento di mettere in campo le tue abilità e fare le cose come le sai fare, questo è il modo più veloce, semplice e corretto per ottenere un risultato, senza sbagliare e senza perdere tempo.
  • No ai fiocchetti e controfiocchetti, per sta volta non si bada alla forma, è meglio andare al risultato e basta.

 

Una volta passata l’emergenza fai tesoro di quanto successo e vedi come non far ricapitare l’errore

Una volta affrontato l’imprevisto è ora di riprendere la normalità, ma senza dimenticare quanto appena successo. Prima di riprendere la routine e le cose da fare, dedica cinque minuti a ciò che è successo e chiediti perché è successo, cosa poteva essere previsto, cosa si poteva pianificare meglio, se c’era un piano B da tenere di scorta. E, non ultimo, chiediti come hai reagito durante l’imprevisto, se, anche qui, non ci siano cose da migliorare e… comunque, fatti i complimenti: hai affrontato la cosa al meglio delle tue possibilità!

 

Riposa

L’imprevisto è passato, gli errori sono stati riparati, il feedback è completo, ti sei dato una pacca sulla spalla e ora?

Ora si riposa, perché anche questo è importante, anzi, importantissimo!

Come sempre dopo un momento che chiede energia ce ne vuole uno che ne dà, quindi goditi il tuo meritato riposo!

 

 

Photo by Etienne Girardet – Unsplash

A ognuno le sue scarpre

A ognuno le sue scarpre

Quando ho scoperto che nella versione originale le sorellastre si tagliavano i piedi pur di provare la scarpetta di Cenerentola, sono rimasta inorridita e ho ringraziato che la Walt Disney avesse edulcorato la storia per i più piccini, me compresa.

Le fiabe, si sa, sono spesso truculente, e le ragioni sono storiche, ma quando si cresce fa un po’ strano pensare che per entrare in un paio di scarpe di debba rinunciare a una parte di piede, non trovi?

Sì, è davvero una cosa ovvia, ognuno ha la sua misura e non si può prescindere da questo. Ok, c’è chi sceglie di indossare un paio di scarpe più grandi per essere più comodo, ma per altri questa soluzione significa solo ballarci dentro e recuperare qualche vescica in più.

Morale? (Anche se si tratta di una fiaba, la morale sta volta c’è)

 

La morale è che non siamo tutti uguali e non funziona sempre allo stesso modo.

 

Ti pare banale? Beh, se lo pensi per la tua organizzazione personale forse no.

 

Nella gestione del tempo, delle energie, nella pianificazione si pensa spesso che, per l’appunto, tutti possano indossare le stesse tecniche, far tesoro degli stessi strumenti.

E invece no, c’è chi ama avere un timer rumoroso in sottofondo, chi esige silenzio, chi può stare seduto e lavorare per due ore filate, chi non ci sta più di venti minuti, chi non può prescindere da carta e penna e chi non può fare a meno di creare un foglio Excel.

Anche su questo non siamo tutti uguali, non funzioniamo allo stesso modo e non ci tornano utili le stesse cose.

Ecco perché entro in gioco io, riparo proprio a quest’errore e faccio emergere la tua unicità.

Il mio lavoro nella tua produttività è proprio questo: trovare la tecnica che fa per te, lo strumento giusto e soprattutto adattare il tutto alla tua persona.

Quindi non demoralizzarti se hai provato il GTD o se detesti il timer per fare un pomodoro, ci sta, ma proprio perché non è utile fermarsi alla pura e semplice tecnica, dai un pizzico di fiducia ai miei studi e al mio punto di vista esterno, questo ti farà superare l’errore del pensarci tutti uguali!

Tecniche e strumenti sono il cuore di un intervento di un consulente di organizzazione personale e per questo vanno creati su misura, niente mezzo numero in più o on meno, ci vuole proprio il tuo numero.

Cosa diversa sono gli elementi della produttività, quelli che spesso senti come i detti dei P.O., lì possiamo parlare di principi che vanno bene per tutti e che vale la pena farseli piacere e farli propri.

 

Ne vuoi uno in termini di produttività?

“Se una cosa richiede meno di due minuti, falla e basta.”

Ancora?

“Fai una cosa alla volta e (aggiungo io), falla fino in fondo.”

E per finire…

“Svuota la mente, scrivi la nota, e (aggiungo io) annotala subito nel posto giusto.”

 

Perché i primi non funzionano per tutti e i secondi sì?

Perché i secondi fanno riferimento a un modo di agire, a un’abitudine, i primi invece sono più complessi, sono un insieme di tanti passi, diventano quindi un metodo o una tecnica.

Per questo la produttività deve essere legata alla natura della persona, alle tue peculiarità in termini di modo di lavorare, carattere, tipo e luogo di lavoro, ciclo circadiano, preferenze (es. analogico vs digitale), capacità di concentrazione e… potrei continuare, ma qui mi piacerebbe conoscerti e lavorare con te!

Ora che sai che non è colpa tua, che sono certa tu ci abbia messo tutta la tua buona volontà a eseguire tutti i punti del GTD e che tu abbia pianificato mille pomodori senza rispettarli, che ne dici di rilassarti e ricominciare da capo?

Come? Chiamandomi e raccontandomi come sei, poi, tutto il resto lo fare insieme, un passo alla volta!

 

 

Photo by Wyron – Unsplash