Tutti abbiamo delle cose nel nostro lavoro che ci piacciono di più e altre che non ci piacciono affatto, ed è molto semplice lasciare indietro quelle che non ci piacciono.
Il problema è che, se realmente ignorate, queste incombenze, da piccole briciole di pane, diventano dei mostri inaffrontabili e realmente temibili.
Ok, facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire come mai capita.
Le ragioni della procrastinazione sono tante, puoi averle provate anche tu in modo più o meno forte a seconda del nodo da affrontare o in maniera diversa a seconda dei tanti momenti della vita.
Non ti preoccupare, tutti si devono confrontare con questi aspetti, tutti tendiamo a procrastinare su qualcosa, quindi non farne un cruccio, ma impara ad affrontarla.
Vediamo insieme tre ragioni che sono alla base della procrastinazione.
È UNA COSA PIÙ GRANDE DI ME
Può capitare di trovarsi di fronte a un compito apparentemente inaffrontabile perché nuovo o realmente difficile. Tanto è complesso e sconosciuto che è meglio girarci alla larga e spostare la questione di giorno in giorno… Dici? No, non è proprio così.
Iniziamo con l’analizzarlo: è difficile sì. Ok, ma perché? Le ragioni possono essere due: è realmente complesso e richiede molte energie e tempo o noi pensiamo che lo sia, ma è il nostro sentire che ci guida.
Nel primo caso, spesso il nocciolo della questione sta nel fatto che non vogliamo dedicargli la giusta quantità di tempo per risolverlo. La via più semplice ed efficace per risolvere la questione è una buona pianificazione: metti quest’attività nel momento del giorno in cui hai più energia e dedicale più tempo del necessario.
Sapere di avere il tempo e le energie per affrontarlo, lo rende un piccolo mostriciattolo e non un Gozzilla in azione.
Nel secondo caso la soluzione sta nel problema stesso: non hai le reali informazioni per agire, quindi realisticamente il primo passo è… informati. Dedica del tempo a capire perché questa cosa è così difficile per te. Lo è realmente o lo stai pensando tu? Raccogliendo le informazioni necessarie scoprirai che probabilmente il problema è più semplice di quanto tu stesso credessi, oppure scoprirai quale può essere la figura che ti sarà d’aiuto per risolvere il problema o lo strumento che ti mancava.
In entrambi i casi avrai messo il problema sotto una nuova luce e sarà affrontabile.
VORREI FARLO, MA NON HO MAI TEMPO DI FARLO
Siamo proprio sicuri sia una cosa che vuoi realmente fare? Le cose che rimangono in fondo alla lista di cose da fare spesso e volentieri sono cose che non hai proprio voglia di fare e tanto vale eliminarle.
Se volessi farle, comunque il momento arriva, il punto magicamente va in cima alla lista delle cose da fare. È molto poco utile riempire il proprio tempo di convinzione, mettendo in lista cose che potresti fare e che non fai. Questo è proprio il caso di un buon decluttering.
È quella che in gergo si chiama procrastinazione creativa:
decidi razionalmente ciò che vuoi rinviare a un secondo momento e cosa invece puoi davvero eliminare.
NON HO NESSUNA VOGLIA DI FARLO
La mancanza di motivazione è il miglior alleato della procrastinazione. Va a braccetto per tutti i compiti a noi noiosi e, per quando tu sia una persona organizzata, sono certa che almeno una volta tu l’abbia fatto. Io sì 😊
Questa è la più difficile da combattere perché è molto umana, ma anche qui un pizzico di organizzazione ti può salvare. Di questo ne parleremo bene nei prossimi articoli del mese, ma giusto per iniziare pensa al perché fai quella cosa. Se è utile, ma ti pesa, sai anche che va fatta, quindi tanto vale ampliare i tempi, programmare morbido e mettere i punti giusti in lista.
Se invece ricadesse nella seconda ragione e cioè non è una cosa che in fondo ti interessa… abbiamo visto prima, la soluzione è: elimina!
Dedica un po’ di tempo a capire qual è la vera ragione per la quale scatta il pensiero “lo faccio dopo”.
Non è tempo perso, è tempo che ti permetterà di capire come affrontare il problema.
Potrebbe essere uno dei primi due casi, e allora la soluzione ora la conosci, potrebbe essere il terzo, e allora vedremo quale tecnica può fare al caso tuo! Te ne parlo il prossimo venerdì, segui il blog!
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Anche i progetti nascono, crescono e si evolvono.
Cosa intendo? Che una buona progettazione è efficace se è sì ben fatta, realistica e sostenibile, ma anche se è flessibile e adattabile.
A che cosa? Beh, in prima battuta alle novità che la vita presenta. Puoi progettare un’idea dal momento creativo alla realizzazione finale, ma non puoi sapere come andranno le cose. Mettendolo in atto, ad esempio, possono arrivare inaspettatamente nuove idee e nuovi impulsi.
Che fare? Considerarli e portarli avanti o far finta di nulla? Dipende, dipende da come hai definito il tuo scopo all’inizio, te ne parlavo qui: una buona struttura a monte ti aiuta a capire se è una buona idea, o semplicemente un pensiero.
Così, come sempre nella vita succede, possono arrivare degli imprevisti. Un ritardo inaspettato, una collaborazione che non si concretizza come fruttuosa, un evento personale che porta a mettere energie e pensieri altrove. Succede… ma ancora una volta è la progettazione a monte che ti permette di avere il quadro d’insieme e valutare come procedere: fermarsi, rallentare o ignorare il tutto e mettere in atto il piano B? Guarda il tuo progetto nel suo insieme, guarda la struttura e decidi.
Ecco che come vedi i progetti nascono, crescono e si evolvono.
Ma per far sì che il contorno, sia in senso positivo, e quindi con l’arrivo di nuove idee, sia in senso negativo, e quindi con l’avvenire di imprevisti, abbia il giusto perso è molto utile avere alle spalle una solida struttura, cioè una buona progettazione.
Molto spesso quando sia ha un’idea si parte in quarta senza riflettere.
Pianificare, invece, è un tempo utile, non sprecato, che merita di essere investito.
Ti piace questo approccio alla progettazione delle tue idee personali e di lavoro?
Questo è solo un assaggio… c’è un corso che fa per te che sarà pronto a brevissimo… curioso? Si chiama “Dal dire al fare” e ti aiuta a rendere efficaci i tuoi progetti, concrete le tue idee.
E’ on line, lo puoi fare quando vuoi, con i tuoi tempi e secondo le tue esigenze. Per ogni modulo materiali, esercizi e un recap, per non perdere proprio nulla!
Stay tuned! E se non stai nella pelle… mettiti in lista!
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“Come sono andate le cose?”
“Cosa posso migliorare?”
“Quali le cose che sono andate inaspettatamente bene?”
Ti sei mai fatto queste domande?
Le hai mai fatte a fine progetto per vedere come sono andate le cose?
Questi sono solo alcuni degli aspetti che possono essere considerati per avere un buon feedback di un lavoro fatto, ma il punto è che un buon feedback è indispensabile per:
- apprezzare il lavoro fatto
- valutare i possibili miglioramenti
- capire cosa approfondire
- capire cosa eliminare
- scoprire aspetti nascosti che possono andare a tuo vantaggio
Questi sono solo alcune delle cose che emergono da una buona analisi del lavoro fatto. Ma per farla al meglio è importante capire un altro concetto.
I feedback possono essere positivi o negativi, ma anche questa accezione dipende dalla tua interpretazione.
Per questo è importante fare un’analisi personale quanto più oggettiva possibile.
Facciamo un esempio: il progetto è andato per le lunghe, hai scelto di considerare un partner esterno per un servizio, ma il contatto che hai preso in esame non è stato puntuale ed efficace come speravi. Il feedback dunque è negativo. Lo è in prima battuta, perché la soluzione che hai considerato in corso d’opera è stata di approfondire il tema e quindi imparare delle nuove conoscenze su quel servizio. Questo è un feedback positivo: hai aumentato le tue abilità professionali. O forse no perché di fatto ti è costato troppo tempo?
Come vedi lo stesso evento può essere considerato in entrambi i modi, positivo o negativo, a seconda di come vuoi considerare il punto per i progetti futuri.
Se, ad esempio, decidi che l’aver imparato nuove cose, aver investito e non perso del tempo, e che quindi la prossima volta non esternalizzerai più il servizio, ma al contrario investirai per impararlo tu al meglio, il feedback è sicuramente positivo.
Se invece vuoi mantenere la delega allora il feedback è negativo, ma la soluzione è facile da un lato, e cioè trovare un nuovo contatto, ma soprattutto ha un altro risvolto positivo, e cioè che, avendo approfondito il tema, sarai molto più consapevole nella futura scelta di un partner esterno e formulerai le tue richieste in modo più chiaro e preciso, facilitando l’esternalizzazione stessa del compito.
Come avrai capito positivo e negativo sono concetti che vanno contestualizzati e che soprattutto hanno come passo successivo l’analisi di un problema e la sua soluzione in termini di miglioramento.
Lo sono anche se il feedback è assolutamente positivo: un corso che ho creato ha raggiunto cinque volte l’obiettivo desiderato. Feedback positivo, passo successivo: posso aumentare la promozione del corso e farlo diventare uno dei miei servizi di punta perché funziona ed è efficace.
I feedback sono importantissimi, e meritano tempo e attenzione nella formulazione e nell’analisi.
E tu non vuoi iniziare a considerarli anche per il tuo lavoro? Facciamolo insieme, troveremo i più appropriati per te!
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Quando chiedo ai miei clienti qual è il punto chiave dell’insuccesso dei propri progetti, molti mi dicono che le cose sono slittate avanti nel tempo e poi ancora e poi ancora… o, nel caso peggiore, che le cose erano iniziate bene e poi si sono perse nel tempo.
Cosa significa tutto questo? Che il tempo è sicuramente una risorsa importante da gestire in un progetto, sia che si tratti di progetti di lavoro, sia che siano personali.
Il tempo, si sa, è prezioso per tutti ed è per sua natura una risorsa finita, per questo merita molta attenzione nella sua gestione.
Vediamo in un progetto quali possono essere alcuni punti per i quali non si considera al meglio la gestione del tempo.
LO FACCIO IO O NO?
In un progetto i vari compiti possono essere in capo a te o essere delegati. Considerare fin da subito questa differenza è importante, perché il tempo che impieghi tu a fare qualcosa non è necessariamente quello che impiega un’altra persona, potrebbe essere di più o di meno.
Se ad esempio vuoi fare tu una cosa che fai sempre, il tuo tempo sarà noto e facilmente calcolabile. Se vuoi fare tu una cosa nuova, dovrai mettere a budget del tempo per impararla.
I TEMPI DIMENTICATI
Su questo avevo già scritto un post un po’ di tempo fa, ma di fatto i “tempi dimenticati” nei progetti sono determinanti. E mi riferisco tra i tanti ai tempi di riposta: se delego qualcosa non è detto che la persona esterna alla quale mi rivolgo mi possa rispondere subito, dovrò ammorbidire i tempi.
Così nei momenti cruciali, dovrò aspettare di aver digerito quanto è stato fatto, le modifiche, le revisioni. Devo cioè considerare i “tempi di cova” che sono fondamentali in un progetto quando di prendono le decisioni importanti.
I TEMPI DI REVISIONE
La revisione è un momento molto poco sfruttato e che, al contrario, in un progetto è un concetto chiave per investire bene il proprio tempo. Come essere certi che la direzione giusta sia quella intrapresa? Facendo il punto.
Se non ci si ferma ogni tanto a rivedere il tutto, si rischia di andare avanti spendendo inutilmente risorse, energie… sprecando il tempo.
Sembra paradossale, ma fermarsi di tanto in tanto a studiare il progetto, a vederne la struttura, crea dei cicli di revisione e di miglioramento che permettono di ottimizzare tempi e risultati!
Ti piace questo approccio alla progettazione delle tue idee personali e di lavoro?
Questo è solo un assaggio… c’è un corso che fa per te che sarà pronto a brevissimo… curioso? Si chiama “Dal dire al fare” e ti aiuta a rendere efficaci i tuoi progetti, concrete le tue idee.
E’ on line, lo puoi fare quando vuoi, con i tuoi tempi e secondo le tue esigenze. Per ogni modulo materiali, esercizi e un recap, per non perdere proprio nulla!
Stay tuned! E se non stai nella pelle… mettiti in lista!
Photo by Stil – Unsplash
Spesso un progetto prende un soprannome, un nomignolo nel gruppo di lavoro, per poter essere facilmente identificato. Così anche noi, nel nostro piccolo lo facciamo nel nostro personale.
Ma che risvolti ha questa cosa nella realizzazione del progetto stesso e perché te ne parlo?
Perché ha la sua importanza a livello di comunicazione e di efficacia.
Attenzione, non ti sto parlando del nome del tuo progetto dal punto di vista commerciale, quello che deve essere accattivante nel mercato e significativo per il tuo target, ma come poi lo identifichi tra te e te.
O, come spesso accade per i progetti personali, come proprio non lo identifichi.
Penso alle vacanze della prossima estate, quando vorresti tanto andare una settimana in montagna, ma non sai ancora dove di preciso, e quindi per ora è solo un generico “progetto vacanze”.
Bene, il mio consiglio organizzativo è: per prima cosa definisci un titolo, un nome.
Fai in modo che questo abbia queste caratteristiche:
- sia significativo per te e, nel caso tu lavori a un progetto con altre persone, significativo per tutto il gruppo di lavoro;
- sia chiaro e unico, in modo da non farlo confondere con altri progetti, passati e in corso;
- sia evocativo e in una parola riassuma un concetto più ampio del perché fai quel progetto e dove vuoi arrivare.
Come mai quest’attenzione a una parola, o una breve frase?
Perché ti aiuta a:
NON PERDERE LA MOTIVAZIONE
Una delle ragioni per le quali si procrastina l’azione è proprio quella di perdere le radici del perché vogliamo fare qualcosa. E’ importante, se vogliamo fare qualcosa nella quale crediamo, tenere alta la motivazione e per fare questo è molto utile avere una parola, il titolo, che ci ricordi il famigerato perché.
Perché facciamo quel progetto, cosa significa per te e perché hai scelto di fare quello e non un altro.
IDENTIFICARE IL TUO SCOPO, IL TUO RISULTATO E NON PERDERE LA VISIONE D’INSIEME
Quando si parla di progettazione sono tanti gli step da fare, ma i primi sono fondamentali per rendere poi l’intera struttura fluida e adattabile.
In questo senso un buon titolo ti aiuta a definire lo scopo e a capire cosa è dentro e cosa è fuori, come ti raccontavo qui. Ma non solo, ti aiuta a capire dove vuoi arrivare, cosa vuoi ottenere.
Ad esempio “progetto relax” rispetto “progetto vacanze” punta molto al risultato che ti aspetti da quelle giornate. La seconda soluzione fa invece pensare che voglio solo staccare dal lavoro, che questa sia la mia priorità. Nessuno dei due fa riferimento al come e quindi a cosa voglio includere o escludere: sarà in montagna, alle terme o semplicemente un dolce far nulla?
PER COMUNICARE NEL MODO CORRETTO
Un altro aspetto molto poco considerato è il valore che si dà alle parole. L’accezione di una parola può essere diversa da persona a persona e quindi cambiarne lievemente il significato. Per fare un esempio semplice la parola “relax” per te e il tuo partner può avere accezioni diverse: c’è chi non vuole far nulla e chi riempie le giornate no lavorative con sport di piena attività.
Quindi anche qui vale la pena spendere due parole e capirsi subito, perché da questa definizione poi cambieranno molte cose!
Progettare un’idea, portare avanti un nuovo lavoro non sono cose semplici, ma se sono affrontate nel modo giusto portano al raggiungimento degli obiettivi. Molto parte dalla progettazione, come ti ho raccontato oggi, e dalle basi, per esempio dal tiolo stesso, ma molto dipende anche dal tuo approccio al progetto e alle circostanze.
Ti piacciono questi temi? A breve scoprirai un corso proprio su questo!
Non per diventare un maestro nei progetti fatti alla perfezione, con fiocchetti e contro fiocchetti, ma per acquisire la giusta forma mentis che ti permetterà di affrontare in maniera agile, flessibile, veloce ed efficace tutti i tuoi progetti!
Seguimi, manca davvero poco!
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