In box organizzato

In box organizzato

Parliamo di posta e parliamo di gestione delle mail, non di come aumentare la produttività organizzandone la lettura e la risposta, quanto di come gestire la tua casella di posta.

Sì, perché l’impatto della propria casella di mail e la ricerca di alcuni messaggi possono risultare stressanti e creare dei cali di produttività fastidiosi, entrambi aspetti evitabili.

Vediamo come, considerando due aspetti organizzativi più un comportamento utile.

 

ETICHETTE E CARTELLE

 

Te ne parlo insieme perché si tratta della stessa cosa, ma in formati differenti. Se usi Gmail allora hai le etichette, altrimenti hai le cartelle.

Ti consiglio di utilizzarle per alleggerire il tuo in box riunendo le mail nelle categorie di interesse. Di fatto è un archivio veloce.

Ma proprio per questo ti consiglio di:

  • mettere le mail nelle cartelle una volta lette, non come filtro automatico;
  • creare delle etichette o cartelle più a portata di mano per le mail più frequenti, in questo senso nominale con un simbolo o un numero in modo che compaiano in alto nell’elenco, diciamo più a portata di vista;
  • non tutte le cartelle e soprattutto le etichette devono essere necessariamente visibili, puoi anche selezionare la modalità “nascondi” nelle opzioni di Gmail per toglierne qualcuna alla vista e comunque usarle. Nel caso siano cartelle puoi usare una macro-cartella “old” dove dentro metti tutte le altre. Questo suggerimento vale, ad esempio, per tutte le cose che vuoi tenere, ma che non usi frequentemente.

 

PERSONALIZZA E NON LASCIARTI TRARRE IN INGANNO

 

Le impostazioni predefinite possono a volte essere più dannose che utili. Ad esempio in Gmail la divisione nelle categorie (social, aggiornamenti, forum..) può essere utile, ma se non fa per te, scegli la versione classica e usa un unico in box.

Così allo stesso modo, attenzione agli sfondi troppo ingombranti che rendono difficile la lettura, meglio una struttura semplice e uniforme.

Ultima cosa, gestisci la modalità di visualizzazione con lo spazio diviso o meno, cioè quella modalità per la quale puoi vedere l’elenco di mail in arrivo, l’elenco e l’ultima aperta sotto, l’elenco e l’ultima aperta a fianco. Anche questa è un’arma a doppio taglio. Se fai in modo di aprire le mail separatamente per leggerle, quindi usando il semplice elenco, eviterai di farti distrarre dalle altre mentre lavori. In breve, se ricevi tante mail, ti consiglio caldamente di usare questa modalità.

Per la stessa ragione, evita di avere in alto mail speciali o con altri criteri, tieni solo quelle non lette, così l’ordine, anche visivo, rimarrà lo stesso.

Ultimissimo consiglio, le impostazioni di valutare in Gmail (e in genere nelle impostazioni dell’in box) sono davvero tante: se attivare le immagini, la risposta automatica a una persona o a tutti, il fatto che il testo in risposta sia scritto sopra o sotto… ti parranno tutti dettagli superficiali, ma il mio consiglio è perdici un po’ di tempo una volta e impostare tutto al meglio per aiutare te nella lettura e nell’uso della tua casella di posta.
Quindi, ad esempio, imposta il rispondi a tutti, più educato e frequente, il testo sopra la mail di risposta, più efficace nella comunicazione, le correzioni automatiche e, se non lo avessi già fatto, elimina le notifiche sul desktop.

 

POSTA OFF LINE

 

Gmail dà la possibilità di lavorare alla mail nella sua versione off line. Lo fa sincronizzando i dati con il pc, scaricando temporaneamente una parte della casella. Può essere utile? Sì se ricevi tante mail e hai piacere di pre-impostare le risposte in tranquillità o in luoghi dove non c’è connessione. No, se usi tanti devices e se dove la sincronizzi è un pc con poca memoria solida.

Attenzione, la mail è uno strumento di lavoro, non il tuo archivio, quindi comunque deve rimanere leggero e agile, quindi sì, facci affidamento, ma se hai scelto di utilizzare la mail online e non da pc è molto più utile sfruttare il concetto di poterla leggere ovunque con le stesse informazioni.

 

E tu, usi queste piccole attenzioni nella tua casella di posta? Avevi mai riflettuto su come anche l’organizzazione visiva e di impostazioni possa poi aiutare la tua produttività?

Raccontamelo nei commenti.

 

 

Photo by Diana Akhmetianova – Unsplash
Browser come serve a te

Browser come serve a te

Se in internet trovi una pagina che ti piace dove la salvi?

E se hai un sito che visiti in modo ricorrente dove lo annoti?

Oggi parliamo di come organizzare il tuo browser, indipendentemente da quale usi, e vediamo tre aspetti importanti.

 

SINCRONIZZAZIONE

 

E molto utile avere tutti i device con lo stesso browser, così da sincronizzare i dati. Se imposti questa caratteristica, ad esempio, e leggi qualcosa di interessante mentre sei in bus dal cellulare e lo salvi, poi potrai recuperare l’articolo anche quando usi il pc.

Se poi utilizzi molto frequentemente alcuni siti, potrai averli sottomano sia dal pc, che dal tablet, che dal cellulare.

Una cosa veloce da impostare che però ti rende adattabile alle circostante e molto veloce nelle tue ricerche, provare per credere!

 

SEGNALIBRI VS BARRA

 

Per tenere nota dei segnalibri è utile avere una buona struttura della barra. Ecco qualche semplice consiglio.

  • Non salvare tutti i siti nella barra dei preferiti, lascia fuori solo quelli che usi più frequentemente, non più di quattro o cinque.
  • Per tutti gli altri crea delle cartelle dove raccogliere gli altri siti interessanti. Crea queste cartelle per macrocategorie: lavoro, personale, interessi… e se necessario crea delle sottocartelle, ma senza esagerare.
  • Può esserti d’aiuto creare delle cartelle temporanee per dei progetti di lavoro o personali dove salvare le tue ricerche e ritrovare tutto più facilmente.
  • Allo stesso modo puoi avere una cartella di salvataggio veloce per tutti i siti che non vuoi tenere da parte per sempre, ma per un po’ sì.

La tua barra e i tuoi segnalibri devono essere agili e funzionali e per questo non saranno fissi nel tempo, ma cambieranno secondo le tue esigenze.

 

Per questo ti consiglio una struttura leggera e semplice, non tenere troppe informazioni da parte. Se ce ne sono tante, varrebbe la pena di creare un database a parte con tutte le informazioni utili.
E per questo, una volta ogni tanto, tipo una volta l’anno, ti consiglio una cernita e in questo caso falla dalla sezione “organizzazione preferiti”.

 

ESTENSIONI

 

Anche le estensioni sono molto comode e completano la barra dei preferiti. Anche qui vale la regola della funzionalità: tieni solo quelle che usi e non cadere nella tentazione di averne mille perché sono carine e “forse” potresti usarle. Se ce n’è una nuova, provala e se non la usi per un paio di settimane, eliminala.

Per le estensioni io ti consiglio di lasciare nella barra tutte quelle che ti aiutano a tenere traccia di ciò che vuoi tenere da parte, come Keep, Pocket, Instapaper oppure quelle di uso frequentissimo: Google Calendar, il Feedreader, eccetera.

Così la tua barra sarà organizzata, leggera e funzionale.

 

Ultima chicca, la pagina che imposti come apertura di una nuova pagina. Io ti consiglio di impostare quella di uso più frequente, anche Google nella sua semplicità è perfetta, o se vuoi, ecco un’estensione interessante che può motivarti e aiutarti a fare il punto.

 

E per divertirsi un po’ chiudo con quest’articolo che raccoglie un sacco di funzionalità di Google nascoste, sconosciute, ma davvero simpatiche!

A quale non hai saputo resistere? Io al Pacman!

 

 

Photo by Bram Naus – Unsplash
Condividere o copiare?

Condividere o copiare?

Oggi un tema che mi sta molto a cuore: condividere o copiare?
Questo sottile confine tra ciò che nasce da noi e ciò che invece è semplicemente farina del sacco altrui.

Te ne parlo collegandomi all’organizzazione e non a tutte le possibili implicazioni diciamo etiche e di valore, perché queste le do per scontate.

Non copio, non mi piace chi copia, trovo la cosa priva di fondamento, ma allo stesso tempo bisogna anche far pace con l’idea che non si crea nulla di nuovo, già tanto è stato detto, quindi è molto probabile che anche le mie, e le tue idee siano comunque frutto di una rielaborazione.

Questo pensiero mi è nato leggendo “Ruba come un’artista” di Austin Kelon, un libricino che mi è molto piaciuto e che dice più di quello che sembra.

Torniamo al punto: il buon furto vs il cattivo furto.

L’immagine dell’autore credo parli più di tante parole:

L’autore sottolinea poi come la creatività nasca per sottrazione, facendoci riflettere e pensare costringendoci a porre dei limiti: sono tutti abili a disegnare un arcobaleno con ventiquattro colori, ma con due, ne saresti capace?

Ecco, quindi, che dobbiamo lavorare per sottrazione, eliminazione e pulizia di ciò che la nostra mente raccoglie.

E qui arriva lo spunto organizzativo: come raccogliere i tuoi input del mondo esterno?

Il mio suggerimento è raccogli tutto, ma in modo funzionale.

Vediamo come, in modo pratico e facile!

STEP NUMERO 1

Raccogli. Come? Io preferisco il digitale e le mie App preferite sono Trello, Milanote, Poket, Instapaper. Mi piace anche Notion.

Il punto è che non importa quale App tu scelga, l’importante è che sia sempre quella: metti tutto in un unico contenitore.

Per fare questo devi rendere la cosa più semplice possibile. Quindi:

  • app sincronizzata in tutti i dispositivi che usi;
  • collegamento facile sul desktop dei vari devices;
  • tieni da parte cose che hai letto e che ritieni interessanti, non cose del tipo “lo leggo dopo” Se vuoi mantenere queste due categorie, usa App diverse per scopi diversi.

STEP NUMERO 2

Organizza le informazioni, non dire lo faccio dopo, bastano delle semplici categorie come ti ho scritto qui

STEP NUMERO 3

Lascia riposare la tua mente. Cosa significa? Che questi sono input che hai letto, non cose sulle quali devi lavorare o copiare…
Leggi i tuoi spunti, tienili da parte e poi lasciali lì per un po’.

Il tuo cervello con la sua immensa abilità di non dimenticare e di rielaborare sarà in grado di unire i puntini come tu nemmeno te l’aspetti, cioè saprà farti collegare informazioni, pensieri… devi solo lasciargli il tempo di sedimentare ed elaborare.

Ed ecco che non stai copiando, stai creando collegamenti, aggiungendo del tuo, quindi stai creando dal tuo sacco.

In questo senso hai messo a frutto quella che ho sentito chiamare in un podcastprocraspirazione” cioè l’ispirazione che ti viene dal procrastinare cioè dal lasciar lì a sedimentare, però in un sistema organizzato 😊

E mi piace l’idea perché non sai mai quando arriva l’idea e spesso ti dico “sii pronto ad annotarla per non perderla” ma oggi aggiungo, fai in modo che abbia terreno fertile per nascere dalla tua terra.

Non copiare, crea, e fai in modo di avere un terreno fertile in cui far generare le tue idee.

Photo by Quino Al – Unsplash

Non si sommano mele e pere

Non si sommano mele e pere

Oggi vediamo come archiviare i dati nel tuo sistema elettronico senza incorrere nel famoso problema: ritrovare un ago nel pagliaio e quindi essere nella confusione più grande.

Due sono le regole base di un archivio.

Non farlo subito troppo complesso

Non iniziare a creare cartelle e sottocartelle come se non ci fosse un domani. Inizia solo con quelle indispensabili, e poi, a seconda delle necessità, crea una struttura più complessa. Se fai il viceversa ti perderai nella tua stessa struttura.

N.B. Quando dico che poi lo adatterai alle tue esigenze vuol dire che l’archivio non è statico e fisso, ma al contrario si evolve, è vivo, e quindi bisogna lasciarlo cresce nella direzione corretta e mantenerlo quanto più funzionale e ordinato possibile.

Non lasciare troppi elementi fuori dalle categorie

È inutile creare una cartella “varie” con l’universomondo, sforzati di capire quali sono le caratteristiche comuni dei dati e suddividili da subito con logica, la tua. Va bene se fuori dalle cartelle ci sono tre o quattro file, ma già una decina sono già troppi.

Ottimo, ora che sono chiare queste due indicazioni di base vediamo alcune tipologie di archiviazione.

PER ANNO

Questo significa creare delle cartelle semplici per l’anno e poi all’interno mettere tutte le cose relative a quell’arco temporale. Puoi lasciare fuori quelle dell’anno corrente per rendere più veloce la consultazione.

Per cosa posso essere utili:

  • documenti della banca
  • bollette
  • fatture
  • ricevute
  • assicurazioni

Cosa hanno in comune queste categorie? Che se hai bisogno di questi dati, molto probabilmente li cercherai secondo un criterio temporale. Vorrai sapere le spese di casa per l’anno in corso, il bollo dell’auto di due anni fa… quindi per tutti questi elementi, una volta creata la macrocategoria, e cioè una delle voci dell’elenco di esempio, procedi usando l’anno per le tue sotto categorie e cioè le cartelle secondarie.

PER PAROLA CHIAVE

Usa questa soluzione per tutto ciò che non ha valenza temporale, l’archivio ad esempio di informazioni di interesse. Se vuoi tenere copia dei tuoi e-book, di certo non li cercherai poi per anno nel quale li hai scaricati, ma piuttosto per tema o per autore, ecco che uno di questi due elementi è una buona chiave per creare le cartelle.

MISTI

E cioè NOME_DATA o DATA_NOME.

Questi sono molto utili per i file per i quali hai bisogno di riconoscere per due informazioni importanti, in tal caso il primo dato deve essere il più importante.
Quindi se stai riordinando una rassegna stampa e vuoi sapere il nome del giornate e la data, nominerai i tuoi file nomegiornale_data o viceversa se ti interessa solo sapere gli articoli di maggio la cartella sarà data_nomegiornale.

Un piccolo trucco. Se il criterio principale è la data, scrivi anno, mese, giorno, così saranno più facili da ordinare.

E se arriva il dubbio e ti chiedi… ma questo dove lo metto? La tentazione di lasciarlo fuori è forte, lo so. Ma ormai la risposta la sai già 😉
Chiediti, quando lo andrai a cercare, come lo cercherai? Quali sono i criteri? Ecco che avrai trovato il bandolo della matassa!

Ora hai tutti gli strumenti per iniziare a mettere mano ai tuoi dati, fammi sapere come va! I commenti sono aperti per tutti i dubbi del caso!

Photo by the matter of food – Unsplash

Tratti e appunti

Tratti e appunti

Ho una penna, è da sempre la mia preferita, la Pilot 0.5 nera. La uso praticamente dalle superiori e non mi sono mai staccata dal suo tratto. Ci ho provato in verità, ma alla fine torno sempre lì.

Te lo racconto perché è il mio strumento ideale per prendere appunti, ma mi accorgo che se devo prendere una nota veloce la mia mano finisce sempre su altre penne, tendenzialmente più grosse e colorate.
Così allo stesso tempo la mia agenda è compilata a matita per essere cancellata e sistemata.

Ti sembreranno piccolezze, ma il punto è questo: lo strumento vuole la sua parte

Eppure, non ci si presta mai tanta attenzione, perché alla fin fine una penna vale l’altra, e anche se non scrive benissimo pazienza.
Questo è vero fino a un certo punto: se vuoi lavorare un po’ sulla tua produttività e vuoi aiutare il tuo flusso di pensieri ti consiglio anche di pensare ai tuoi strumenti, in primis al come scrivi.

Se devi lasciare la mente libera di creare fai in modo che il tuo pensiero scorra altrettanto fluido e libero

Per questo ti consiglio punte grosse, anche un pennarello va benissimo, quando la scrittura deve essere veloce, rapida e senza giudizio.

Credo questo sia un ottimo momento per dare sfogo alla creatività e spazio al colore, senza remore, in totale libertà. Usa penne, pennarelli e stacca la mente adulta e severa, qui non ci sono ordini, gerarchie, priorità, solo idee e pensieri.

Nel tuo quaderno delle idee quindi fai in modo che il tuo tratto non si inceppi o che la tua mano perda il filo della mente con una punta troppo sottile o un inchiostro che si secca.

Se al contrario vuoi dare presenza a ciò che scrivi preferisci una penna che imposti la mano e che ti faccia riflettere

Il potere della scrittura è molto forte e ce ne scordiamo, soprattutto oggi che a mano scriviamo poco e privilegiamo le note selle App e i file del pc, ma una un momento per sé prevede anche una scrittura di coscienza che ben si accompagna, ad esempio, a una stilografica.

Perché te lo dico? Perché ci vuole tempo a scrivere e quindi soppeserai parole e spazi, concetti e punteggiatura. Non è certo una cosa da fare tutti i giorni, ma credo che abbia il suo perché e che valga la pena di essere considerata.

Veniamo alla matita, lo strumento che ci permette l’ordine e il ripensamento

Cancella e sistema, fai in modo che i tuoi appunti siano perfetti. Sai vero che sto scherzando, no?

Però il fatto di poter sistemare un appuntamento in agenda è utile, quindi non ti dico di no, ma non pensare certo che la tua scrittura debba essere perfetta, piuttosto fai in modo che sia chiara funzionale. Qui non potrai dare priorità di colore, sarà solo il tuo tratto e l’insieme di simboli a dare diversità ai tuoi appunti. Quindi presta attenzione alla tua legenda personale, evita le mille evidenziature, anche se a matita.

Diverso è per i tuoi appunti normali, privilegia lo strumento che per te funziona meglio

Trova la tua penna del cuore e usa quella, ma fai attenzione ai colori, qui sì ci sta il giudizio e la gerarchia, usali a tuo vantaggio.
Non abusare o andare a caso, corpo del testo, colore uno, titolo, colore due, evidenziature, colore tre. Bastano, non credi?

Ora che hai visto quali possono essere le potenzialità dei tuoi strumenti, perché non considerare come usarli al meglio?
E, dimmi, la tua penna preferita qual è?

Photo by Carolyn – Unsplash