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Serve un App? No, grazie

Serve un App? No, grazie

Questo mese ti ho parlato di App per aiutare il tuo flusso di lavoro, per annotare e ricordare.

C’è una cosa però per la quale secondo me le App non hanno granché senso e sono le App per la produttività.

La produttività in verità dipende da tante cose alle quali non pensiamo come la gestione dei file, la pianificazione, la comunicazione tra colleghi e collaboratori, ma so che in questo momento pensi alla produttività come tecnica di lavoro.

In tal senso penso ad esempio alla Tecnica del Pomodoro e al GTD. Non voglio parlare ora di queste tecniche perché meritano tempo e spazio, ma quello che voglio condividere con te è il fatto di non lasciarti ingannare dalle App che ti aiutano a fare questo.

Una volta che hai conosciuto queste tecniche e le hai fatte tue, non ti occorre uno strumento digitale per portarle avanti. Nel caso del pomodoro ad esempio, carta penna e timer sono più che sufficienti. Per un buon GTD invece un’App non è sufficiente, perché è più uno stile di vita, un modo di approcciare il lavoro.

E come ultimo punto aggiungo anche la matrice di Eisenhower ,che spesso vedo essere usata come sistema per gestire gli impegni, ma che trovo invece sia un sistema per avere consapevolezza delle cose, ma non un metodo per aiutare la produttività quotidiana.

Quindi oggi il post è vuole essere un inno alla semplicità, al fatto che a volte non serve un programma, un App e via dicendo, spesso carta, penna e intelletto bastano.

Questo te lo dico perché spesso capita poi di passare più tempo ad aggiornare i database e i dati nel web che a lavorare sul serio.
Quindi il mio consiglio è:

fai tua la tecnologia, ma non smettere di chiederti se ti è utile o meno, se ti sta portando via più tempo di quello che ti è necessario per lavorare e passare all’azione.

E se proprio vuoi rimanere focalizzato ecco l’App che fa per te: Freedom
Blocca i siti e le app che possono distrarti mentre lavori.

E tu, sei d’accordo con me?

Photo by Denise Jans – Unsplash

A ogni App la sua nota

A ogni App la sua nota

Prendere note è un’arte, ma poterle riutilizzare è una necessità!

Per questo è giusto che trovi la cosa giusta, che fa per te.

Prima notizia: la carta in questo senso non è inutile, anzi, quindi in prima battuta ti consiglio di avere sempre a portata di mano un posto per scrivere e uno strumento che funzioni, carta e penna in breve.

Non scrivere le note sull’agenda, altrimenti dovrai riscriverle quando giri la pagina o ricordarti se l’hai scritto una settimana fa o un mese fa, meglio scrivere direttamente la nota dove serve. Su questo avevo scritto questo post che può esserti d’aiuto.

Oggi invece voglio parlarti delle App digitali per prendere appunti. Tutte le App che ti consiglio sono visibili da pc, telefono e tablet, si aggiornano in automatico e sono gratuite con la possibilità di passare al livello pro a pagamento (tranne Keep).

Le App per fare le liste

Te ne consiglio due: Todo e Todoist, la prima di Microsoft e la seconda per tutti.

Perché mi piacciono: perché sono semplici, essenziali e con pochi fronzoli. Ognuna può essere utilizzata in modo più approfondito utilizzando scadenze, aggiungendo allegati, dando il compito ad altre persone nel gruppo, ma di fatto mi piace usarle per tutto ciò che è lista semplice: lista della spesa, lista dei libri che voglio leggere, lista delle persone alle quali voglio telefonare.

Il fatto che proponga una sola lista alla volta mi aiuta a pensare solo a quella e a focalizzare la mia attenzione sui punti della lista e a non distrarmi con altro.

Le App per gli appunti veloci

Keep di Google.

Questa App mi piace molto perché è semplice, è visuale e permette di usare i colori.

La semplicità è il punto di forza di ogni strumento a mio avviso. Per visuale intendo che è come se avessi una lavagna nella quale vedi tutte le note contemporaneamente e quindi hai una visione di insieme. Puoi scrivere note a mano, come testo, come elenco o come audio (che poi traduce in testo). Puoi allegare immagini e condividere con altri la nota. Questo mi permette quindi di usare questa App per tutte le note veloci: un numero che trovo in un volantino, un’idea che mi viene mentre sono in macchina…

Il fatto di poter usare i colori mi permette poi di classificarle per tipologia: personale, lavoro, associazioni di volontariato… etc… 

Le App per tenere traccia dei progetti

Qui ci si può sbizzarrire, ce ne sono tantissime, ma te ne consiglio tre per tre tipologie di progetti diversi.

Trello

Ottimo per gestire progetti in gruppo, semplice, lineare, visuale.

Le informazioni vengono organizzate in verticale, per colonne, e le schede possono essere spostate e personalizzate con etichette colorate. La semplicità sta nel fatto che per ogni scheda si vedono titolo, etichetta, immagine e per leggere il resto si entra, quindi approfondimenti, note e check list sono all’interno. Questo mantiene una visione di insieme e permette poi di lavorare nelle singole schede.

È molto utile per la programmazione e per la condivisione. Non la consiglio come raccolta di idee o come semplice lista per le ragioni che ti ho spiegato sopra.

Milanote

Dashboard, visuale e totalmente personalizzabile, che permette di raccogliere idee, pensieri in una struttura semplice o complessa a seconda delle tue necessità, nel senso che sei tu a scegliere quando creare una struttura complessa. E questo per me è l’ideale per definire il mio lavoro e raccogliere le idee.

Evernote

Per lungo tempo ho utilizzato Evernote come raccolta di idee e link. Quindi ho scelto di includerlo in questa lista, ma sappi che non è tra i miei preferiti perché trovo macchinoso il modo nel quale gestisce taccuini e note. Se però non hai necessità visuali e soprattutto non hai tanti argomenti in cui dividere le note e vuoi raccogliere, ad esempio, bozze scritte e lunghi elaborati, allora questo è ciò che fa per te.

Ecco, hai due, più una, più tre App da provare. Scegli quelle che fanno per te, ma soprattutto, sceglile per ciò che ti servono, privilegia la semplicità, la funzionalità e la sincronizzazione! Non esagerare, scegline poche e impara a usarle al meglio!
Vuoi aggiungerne una alla lista? Raccontami la tua nei commenti!

Photo Ben Kolde – Unsplash

App come segnalibri

App come segnalibri

Mi piace approfondire le cose e leggere un po’ di tutto, per questo spesso mi capita di vedere un articolo o un post che mi interessa, ma di non avere tempo per leggerlo in quel momento.

Cosa fare dunque?

Semplice! Tenerlo da parte per una lettura in un momento più rilassato.

Non lo scarico sul desktop perché il pc è per me il luogo del lavoro, per le letture di piacere preferisco mettermi sul divano e quindi uso il tablet, per questo la prima caratteristica delle mie App è: sincronizzazione.
Uso strumenti che possano essere utilizzati da device diversi.

Non lo stampo, perché non penso sia necessario usare la carta per un articolo che poi con molta probabilità non conserverò. La sostenibilità, come sai, parte dalle piccole azioni quotidiane e questa è una di quelle!

Non lo salvo nei segnalibri del browser perché i segnalibri sono utili per ritrovare siti e informazioni, ma non sono il luogo adatto per una lettura, anche perché ogni volta vanno a ricaricare la pagina che potrebbe poi essere stata modificata e, insieme a tutto il resto, potrebbero essere dimenticati.

Molti social consentono di raccogliere gli articoli nella sezione “leggi dopo”, ma il mio consiglio è sempre quello di mettere tutto in un unico posto. Anche perché altrimenti mi devo ricordare se quell’articolo l’ho letto su Facebook, su una rassegna stampa o su un Feed Reader, quindi taglio la testa al toro e metto tutto in un’unica App.

Te ne suggerisco due che servono per la stessa cosa: Pocket e Instapaper.

La prima più colorata, la seconda in bianco e nero, più essenziale. La prima con la preview intera della pagina, la seconda con il testo dell’articolo direttamente nell’App.

Entrambe sono molto utili per la famosa raccolta (che di fatto è una lista) intitolata “lo leggo dopo”.

La cosa che mi piace è che posso poi creare le categorie con delle etichette che di volta in volta scelgo e quindi posso creare un piccolo archivio di articoli interessanti da approfondire o condividere.

Ricorda però che se hai letto l’articolo e non è utile a nessuna di queste due soluzioni, ringrazia per aver appreso l’informazione e… elimina!

Photo by Unsplash

Struccati

Struccati

Ci sono delle giornate nelle quali non hai voglia di fare nulla, momenti in cui ti ritrovi di fronte a un errore che non pensavi avresti mai fatto, mattine nelle quali capita di dover fare qualcosa che proprio fai fatica a fare.

Come convivere tutto questo?

Semplice: struccati, sii te stesso!

Cosa intendo e cosa c’entra con la tua organizzazione? È più importante di quanto sembra ed ecco in che cosa una buona conoscenza di te ti può aiutare.

Mattutino o nottambulo?

La prima cosa sulla quale voglio farti riflettere è la tua organizzazione giornaliera. Questa dipende in prima analisi da come sei: sei una persona che ama svegliarsi la mattina presto o che preferisce fare le cose la sera? Ovviamente la sto facendo un po’ facile e leggera, ma già rispondendo a questa domanda sai se puoi mettere l’attività core del tuo business all’inizio o alla fine della giornata.

Se non ne tieni conto è come se dicessi ci voglio impiegare più tempo e lo voglio fare male. Esci dall’idea che le giornate siano uguali per tutti e, per quanto ti è possibile, sfrutta la conoscenza dei tuoi ritmi per pianificare al meglio le tue giornate, per renderle su misura alla tua energia, al tuo ciclo circadiano. Ovviamente ci saranno dei momenti in comune con gli altri che dovranno rispettare le regole generali, ma per il resto, il tempo è in mano tua, ricordalo 😉

Studio o delega

Un’alta cosa che dobbiamo sapere bene di noi è ciò che non sappiamo fare. Se sei un libero professionista sai che devi essere un po’ tuttologo, sapere un po’ di tutto e imparare quanto meno ad arrangiarti. Questo non significa che tu debba saper far tutto in maniera eccezionale. Ma sapere che non sai fare qualcosa… beh, significa che due sono le soluzioni: la prima è impararla, la seconda è delegarla.

Quindi nel primo caso nella tua pianificazione ci dovrà essere un tempo e un modo necessario per dedicarti a questo nuovo apprendimento.

Nel secondo caso devi imparare l’arte della delega: se esternalizzi qualcosa significa poi non occuparsene, quindi poi non dovrai continuare ad andarci sopra e a lavorarci, basta… è andata. Questo però non significa non occuparsene, essere aggiornati è un obbligo e va fatto a scadenze regolari, mi raccomando!

Accettati e fai un check

Essere se stessi significa accettarsi a 360°, anche quando si commette un errore. Sì, proprio quella volta che capita di vedere di fronte agli occhi una cosa che mai avresti detto di fare… eppure è lì a ricordarti il fatto che non sei capace, non sei abbastanza bravo, etc. etc. Ok, capisci che anche per me non è facile accettarlo quando capita, ma allo stesso tempo ti fa sentire, umano, normale, trasparente… te stesso.
Unica postilla, quando capita chiedi perché. Il feedback ti sarà utile per capire come non rifarlo. Quindi, accetta lo scivolone, sorridi e pensa a come non rifarlo.

Sincerità e semplicità pagano sempre e a livello organizzativo sono la base per vivere leggero e sereno, ma anche per lavorare sull’organizzazione delle tue giornate e sulla tua crescita personale!
E tu, oggi, con cosa cominci?

Photo by Annie Spratt – Unsplash

Aiutati che il ciel…

Aiutati che il ciel…

Il bello dell’organizzazione che se ti cala a pennello, viene talmente naturale, che te ne dimentichi. Ecco allora che vorrei darti dei veloci suggerimenti per rendere le cose ancora più leggere.

Questo mese voglio parlarti in modo semplice e poco teorico, per questo ho scelto di dedicare questi post ai “trucchi” la cui definizione è:

“espediente, artificio, inganno che altera l’aspetto delle cose”.

Quindi non si tratta di qualcosa di non vero, anzi, ma solo un modo diverso di vedere o fare qualcosa. Un po’ come girare la frittata, cioè aiutarsi con dei piccoli e pratici consigli che se applichi tutti i giorni diventano buone abitudini.

Vediamone insieme tre.

Pensa a te stresso come alla versione sciocca di te

Per capirne la necessità ti faccio pensare a quando metti via un oggetto o un file e poi dopo cinque anni ti serve e lo devi cercare: come lo trovi? Quando lo metti via, lo archivi, definisci un percorso quanto più semplice, lineare e veloce possibile. Trovare un oggetto o un file non deve diventare una caccia al tesoro, fatta di indizi e scoperte, quanto un insieme di scelte, come se dovessi affrontare tanti bivi e decidere se andare a destra o sinistra. Il modo per risparmiare tempo ed essere efficace è entrare nella modalità “pilota automatico” quindi rendere il tutto semplice e logico.

Preparati la “pappa pronta”

Hai fissato la riunione on line e non ricordi più se il link era arrivato via mail, via Whats App o altro? Fai un semplice copia e incolla, appena arriva, e inseriscilo in calendario, se non hai già l’opzione per farlo in automatico, così sarà tutto in un unico posto e lo troverai in un baleno.

Vale per gli incontri on line, ma anche per quelli in presenza. Se devi andare in un posto nuovo, segna l’indirizzo nelle proprietà del calendario, così sarà un attimo trovarlo e impostare il navigatore.

Perdi un minuto prima per guadagnarne molti dopo, evitare ritardi e stress. Come vedi basta un’informazione in più per semplificare l’organizzazione.

Lontano dagli occhi, lontano dal cuore

Ti esorto a chiudere la giornata lavorativa riordinando il tavolo, archiviando il necessario ed eliminando l’inutile.
Ma… quando vedi che c’è qualcosa che devi assolutamente portare con te l’indomani… lascialo sopra la scrivania, o, se sei a casa, mettilo vicino alla porta di uscita, anche alla maniglia se necessario!
Ancora una volta aiuta te stesso un po’ come se perdessi le tue brillanti facoltà mentali, vedrai che il tuo cervello ne sarà solo che felice.

Penserai, sono banalità! Ma credimi, non è un modo per sminuirsi, ma solo per aiutarsi, per alleggerire la mente.

Perché, ricorda, meno cose devi tenere a mente, che sia l’informazione di dove tieni le cose, dove hai scritto un appunto, di ciò che devi portare con te o del il luogo dove ti devi incontrare… più organizzi tutte questi dati in modo semplice e chiaro, più avrai tempo per tutto il resto: per i dettagli ad esempio!

Ecco che avrai tempo per fare mente locale su tutto il resto, per goderti il tuo tempo, per non avere la sensazione di reggere il mondo sulle spalle. Datti la possibilità di vivere le cose con leggerezza e semplicità!

Jess Bailey – Unsplash