I pdf, quelli utili

I pdf, quelli utili

Ti è mai capitato di dover reperire velocemente i dati della tessera fiscale per una visita?

O anche semplicemente fornire i dati del libretto auto per una revisione o un cambio gomme?

O, ancora, dare gli estremi di un documento per una delega dell’ultimo minuto?

 

Come fare a farsi trovare sempre pronti? Ecco che i pdf e le immagini fanno al caso nostro, sono strumenti utilissimi se ben archiviati, quindi se salvati con la giusta tecnologia.

È molto utile saper sfruttare la tecnologia a proprio vantaggio in questi casi, a sorpresa, è anche una cosa molto semplice da impostare.

 

La soluzione è quella di avere un archivio on line leggero e in parte condiviso.

 

Cosa vuol dire?

Ti consigli una cartella in Drive, ma anche Dropbox va benissimo, dove organizzare i documenti in questo modo: una cartella “documenti” nella quale mettere le scansioni dei tuoi principali documenti.

Ti consiglio di procedere così:

  • crea un file per ogni documento, dei pdf leggeri o delle immagini di formato universale (jpg) che contengano tutto il documento, quindi sia l’immagine fronte che quella del retro;
  • nominali in modo chiaro sia per te sia per chi potenzialmente li riceve: “CI nome e cognome”;
  • fai il lavoro per te e per i tuoi famigliari.

I file che ti consiglio di lasciare all’interno sono:

  • Carta d’identità
  • Passaporto
  • Codice fiscale
  • Patente

Possono essere utili altre cartelle ad esempio per

  • I documenti dell’auto: libretto, assicurazione, bollo, permessi o abbonamenti per i parcheggi e simili.
  • I principali referti delle analisi mediche che fai frequentemente.
  • I principali documenti per le tue occupazioni nel tempo libero: abbonamenti e simili di palestre, circoli…
  • Il curriculum con i principali attestati di lavoro.
  • Se hai dei figli: una cartella per figlio con gli ultimi documenti per i pagamenti di scuole e simili.
  • Se ti prendi cura di un genitore o di un famigliare: una cartella per ognuno con le diverse pratiche che segui.

Può essere utile condividere alcune di queste cartelle con i propri famigliari, così tutti avrete gli stessi dati e li potrete raggiungere in ogni momento e in ogni luogo.

Manca ora l’ultimo passaggio: un collegamento veloce nel browser e l’App nel cellulare pronta all’uso.

 

L’importante è che i file siano aggiornati, ma anche semplici da raggiungere, e, come abbiamo visto, attenzione ai nomi e alle cartelle: poche e snelle!

 

P.s. io ci ho messo anche la password del wifi di casa, perché non la ricordo mai. E tu, quale file un po’ diverso dal solito ci metteresti?

 

 

Photo by kelly-sikkema – Unsplash
Carta e penna, ma quali?

Carta e penna, ma quali?

Amo i calendari condivisi, le note sulle App, le raccolte di pagine on line e anche la scrittura da tablet.

Ma, c’è un ma… per alcune cose carta e penna rimangono strumenti utilissimi!

Ritengo siano utilissimi per far uscire idee, per elaborare, per scaricare la mente, per eliminare cattivi pensieri. Molte volte in casa è più semplice una nota al volo sul retro di una ricevuta, che un post-it virtuale o un remainder.

Questo però non significa che tutta la carta sia uguale e tutte le penne facciano al caso tuo.

La ragione per la quale spesso le persone abbandonano la carta e la penna è proprio per questa ragione: non hanno sfruttato al meglio lo strumento per ciò che serve loro.

Premesso che esistono delle preferenze personali come persone che amano i formati grandi e persone che adorano i piccoli taccuini… ci sono delle considerazioni che posso essere comunque utili per tutti.

Andiamo quindi a conoscere un po’ meglio questi strumenti.

 

FORMATO E RILEGATURA

Mi capita spessissimo di vedere professionisti prendere un appunto su un bloc notes classico: A4, il più delle volte a quadretti, con la rilegatura fissa in altro sul lato corto.

Il più delle volte, chiusa la copertina, quell’appunto viene dimenticato.

Perché?

Perché il formato è poco agile.

Il formato A4 o anche i formati maggiori vanno benissimo per i momenti di brainstorming, ma per l’uso che oggi giorno si fa della carta, sono spesso scomodi.

Sono scomodi per prendere appunti ad un incontro: un block notes rilegato in alto è difficile da girare e quando si gira si sprecano i primi cinque centimetri di carta.

Sono scomodi per un flusso di pensieri perché il più delle volte non si fa seduti al tavolo, ma su un divano o sotto un albero.

Quindi in sintesi: cambia formato!

Spesso il formato migliore è un po’ più piccolo, perché più gestibile in situazioni scomode: quando non c’è tanto spazio, manca un supporto come un tavolo… e via dicendo.

Attenzione però a non avere fogli troppo piccoli perché altrimenti sì diventerà una raccolta di geroglifici.

I formati piccoli vanno bene per appunti singoli: una nota a foglio, così poi li gestirai meglio nel momento in cui dovrai classificarli e organizzarli.

Questo è uno dei pochi casi in cui la rilegatura va meglio in alto, o in cui è meglio i fogli siano poi staccabili.

La rilegatura non è secondaria! Considera sempre se devi usare davanti e dietro, e se sei desto o mancino!

I formati piccoli con rilegatura a quaderno vanno bene per tutte le cose delle quali prendi note frequenti e vuoi averle sempre con te: note delle spese fatte, lista dei libri da leggere… pensieri di ispirazione!

 

FOGLI BIANCHI, A RIGHE, A QUADRETTI… O PUNTINATI

Il foglio bianco spaventa e quindi spesso ci si fa aiutare da righe o quadretti. Attenzione però… questa nozione scolastica non tiene conto che, abbandonate le scuole, la scrittura si fa meno ordinata e in genere un po’ più grande perché fatta di corsa.

Quindi a volte righe e quadretti diventano ancor più difficili da seguire… meglio il foglio bianco, e se fa tanta paura, scegli il puntinato, così lo userai solo e quando ti serve avere una direzione.

Attenzione che metà del lavoro per una buona scrittura è la scelta della penna. Fai in modo che il tratto sia della grandezza che è adatta alla tua grafia, anche qui, esci dalle convenzioni scolastiche e premia la leggibilità del risultato e la scorrevolezza di una mano che probabilmente non usa poi tanto dei mezzi analogici.

 

NATURA DELLA CARTA

La carta è un bene prezioso e va utilizzata quanto più possibile. Non potevo non dirtelo e non potevo non esortarti a riutilizzare la carta prima di riciclarla. Quindi significa… girare i fogli e usarli davanti e dietro.

Ma soprattutto riutilizzare i fogli di stampe sbagliate, ricevute e ordini che non vogliamo tenere e via dicendo… con un’attenzione in più però: falli subito del formato che serve a te.

Ecco che gli A4 possono essere divisi in due per i tuoi appunti o in quattro per gli appunti al volo da eliminare.

Ma non riutilizzare tutta la carta: fai attenzione ai dati sensibili, ai fogli troppo scritti e alla carta acida, quella degli scontrini per intendersi.

 

Fai in modo di avere sempre a disposizione tutti i formati, perché a seconda di ciò che devi fare… userai il formato giusto!

Ehm… hai controllato però che anche tutte le penne siano in ordine e cioè pronte a scrivere, vero?

 

 

Photo by Diana Polekhina – Unsplash
Gli ultimi punti della lista

Gli ultimi punti della lista

Ci sono delle voci che rimangono sempre in fondo alla lista, come mai?

Le ragioni sono tante e spesso dipendono da caratteristiche personali, da come gestiamo il tempo, lo spazio e le informazioni, ma alcune caratteristiche sono comuni a tutti e te ne vorrei parlare oggi.

Non ti piacerà, perché, te lo dico subito, ancora una volta richiede molta onestà con te stesso e richiede anche una buona dose di consapevolezza e voglia di saper scegliere.

Andiamo al dunque e facciamoci qualche domanda.

 

SEI SICURO CHE SIA UNA VOCE DELLA TUA LISTA?

 

La prima grande ragione, e non è bello da dire, è che se è sempre in fondo alla lista, non va mai in cima, e non trovi mai la voglia e il tempo di occupartene forse quel punto non deve proprio stare nella lista.

Forse è proprio una voce da eliminare, che cioè non è così necessaria, importante, non è una cosa che va fatta.

Come mai? Perché non è prioritaria, perché non è poi così importante.

Magari è stata messa in lista in maniera sommaria non considerando che di fatto diventa una perdita di tempo ed energia. Magari pareva una cosa importante, ma poi le cose sono cambiate. Magari l’hai messa lì solo per abitudine e davvero non ha senso. Forse, ed ecco la verità scomoda, vorresti farla, ma di fatto non è appunto… importante.

Come vedi bisogna essere onesti e chiedersi “ma voglio investire tempo ed energie in questa cosa” “è per me importante”. Se la risposta è sì, allora è opportuno che tu riveda la pianificazione delle giornate in modo da tenere conto di ciò che è importante per te.
Se la risposta è no, la soluzione è semplice, anche se magari il fatto di eliminare implica una rinuncia emotiva non leggera.

Potrebbe anche essere un punto di un’altra lista, che hai scritto lì per non dimenticarlo, ma che poi non fai perché non è il momento giusto. La soluzione è ancora più semplice, le cose vanno scritte subito nel posto giusto 😉

 

COME HAI SCRITTO IL PUNTO?

 

Molte volte il non affrontare un punto di una lista dipende dal fatto che non sai come prenderlo.

Potrebbe essere troppo generico ad esempio “vacanze”. Cosa vuol dire? Le vuoi mettere in agenda? Le vuoi programmare in famiglia? Vuoi prenotare un hotel? Scrivere una voce generica significa darsi il carico di ricordare quale aspetto nella pratica significa la voce in questione.

Potrebbe anche accadere che la voce sia generica perché si riferisce ad un progetto molto grande e impegnativo. Ancora di più allora vale la pena di prendere quel progetto, svilupparlo e mettere in lista solo una piccola parte, un passo dell’articolato percorso che viene sintetizzato con la voce generica “vacanze”.

Potrebbe, infine, essere una cosa che vuoi fare, ma che non sai come fare, allora il punto della lista va convertito, chiedendoti quale azione va prima di quella che hai scritto, potrebbe essere ad esempio cercare informazioni a riguardo, o trovare una persona che ti possa aiutare nel punto che hai scritto.

 

NON SONO SEMPRE DIECI I PUNTI

 

Le liste sono elementi vivi, che si evolvono, crescono e decrescono. Quindi non sono sempre dieci i punti della lista e a volte alcune voci sono lì, diciamo perché fa bello, e perché “intanto le scrivo”, ma di fatto non servono a nulla, fanno solo confusione.

Se serve, le liste sono fatte anche di un punto solo, perché può darsi che quel giorno ci sia da fare anche solo quella cosa lì, riposare, ad esempio!

 

Come ti ho detto tante volte, le liste sono utilissime, ma allo stesso tempo, possono diventare delle gabbie. Se anche a te capita di avere sempre dei punti che rimangono in fondo alla lista, rifletti un po’ sulle tre ragioni che ti ho raccontato, e vedrai che le tue liste diventeranno in poco tempo molto più snelle e agili, ma soprattutto… utili!

 

 

Photo by Kelly Sikkema – Unsplash

I super poteri delle liste

I super poteri delle liste

Le liste in questo periodo dell’anno credo fiocchino come la neve… si creano, crescono e si distruggono appena toccano il suolo.

Liste per i regali, liste dei biglietti d’auguri, liste per la spesa di cene e cenoni… detta così può fare anche un po’ di ansia, vero?

Sì, e in effetti, le liste posso creare ansia.

Lo fanno quando sono viste come un metodo rigoroso e scolastico per incasellare le cose. E lo capisco, perché per molto tempo anch’io le ho vissute così. Poi ho capito che farle bene è davvero d’aiuto, perché liberano la mente.

Ma non solo, le liste hanno un altro potere enorme.

Ti fanno riflettere, ti ci fanno mettere la testa.

Forse non ci hai mai pensato, o non hai dato quest’importanza alle liste, ma il fatto di obbligare la tua mente a fare ordine tra le idee e decidere cosa appuntare e cosa no, cosa centra e cosa no, cosa manca… beh significa fare in modo di guidare il tuo pensiero tra le cose in sospeso e analizzarle per valutarne attinenza, confini, importanza.

Questa non è una cosa da poco, è importantissima e potentissima. Sai come mai? Perché porta il tuo pensiero oltre. Non lo fa fermare ai primi punti della lista, ma fa in modo che siano tutti scritti, uno dopo l’altro.

Le idee non sono più nel tuo pensiero, ma sono ora evidenti e parte di una lista, che sia fatta di puntini, di cerchi in un insieme, di tanti post-it, non ha nessuna importanza, sempre di una lista si tratta.

Ed ecco che questo magico potere della scrittura è davvero utile per elaborare le cose in positivo e in negativo.

Partiamo dal secondo aspetto, così poi chiudiamo con un pensiero felice.

Hai mai fatto una lista di cose negative? Cose da eliminare, cose da non rifare, cose che non amo di me, cose che voglio cambiare… beh, sai qual è la parte bella?

Che la lista ti permette, da un lato di tirare fuori tutto, ma allo stesso tempo di oggettivare i punti, di allontanarli e di eliminarli. Stai già facendo il primo passo, anzi più di uno. Il primo è la consapevolezza, e qui nasce la lista, ma in verità hai anche già fatto il lavoro grosso per lasciar andare le cose!

E se le liste le fai in positivo? Cose che mi piacciono di me, cose che voglio fare, le cose belle di oggi… Ancora una volta ti aiutano a prendere consapevolezza, ma soprattutto, come le ciliegie, una tira l’altra ed ecco che ti ritrovi il cesto pieno di frutta! Se lavori bene sulle liste, il tuo pensiero si farà sempre più positivo e focalizzato su questi aspetti.

Le liste, quindi, non sono banali elenchi, se le vuoi fare a elenco va bene si intende, ma le liste sono molto di più, sono potere per la tua mente e per questo vanno sfruttate.

Ti portano a riempire i tasselli mancanti.

Ti fanno scaricare la mente.

Ti fanno ragionare e riflettere.

Ti fanno fare mente locale.

Ti fanno fare un passo in più.

Utilizza tutti questi aspetti, crea la tua lista speciale e scopri come può essere un vero regalo per la tua persona. In positivo o in negativo, cresci o lascia andare.

Questo sì che è un dono da mettere sotto l’Albero, e se ti va, condividi il titolo della tua lista con me!

 

 

Photo by Joanna Kosinska – Unsplash

Liste di Natale

Liste di Natale

Se non ami le liste e tanto meno il Natale, credo proprio questo sia il post che fa per te.

Credo fortemente che questo sia un periodo dell’anno molto delicato, nel bene e nel male, e che ognuno debba viverlo come preferisce, quindi se non ami fare regali, appendere ghirlande o dedicarti ad amici e parenti, va benissimo.

Ma, sì c’è un ma, arrivare alla vigilia con un peso sullo stomaco perché “non ci vuoi pensare”, ma ti senti obbligato a fare comunque dei regali non è la scelta più opportuna.

Semplicemente perché finirai per comprare un paio di calzetti taglia unica o una qualsiasi cosa, spendendo più di quanto desideri, pur di non pensarci più.

Quindi… organizziamoci, e prendiamo il toro per le corna.

 

Punto n. 1: decidi

 

Decidi a chi vuoi fare un regalo, non sei certo obbligato a farli a tutti, ma prendi una decisione serena. Scrivi i nomi in una lista e se hai qualche idea… scrivila a fianco.

Dalla lista estrapola gli acquisti che devi fare e inizia a pianificare il momento in cui li farai. Dividili per i giorni che hai a disposizione e per le zone in cui andrai a fare acquisti. Segnali in calendario se necesario, proprio come se fossero degli appuntamenti importanti e definiti.

N.B. Meglio prima che dopo, perché l’acquisto è solo il primo passo. Tieni conto che per ogni regalo c’è un pacchetto, un biglietto e una consegna.

Se vuoi proprio essere super organizzato fai anche una piccola griglia con queste voci ogni per ogni regalo. Cioè per ogni regalo aggiungi: idea, acquisto, pacchetto, biglietto, consegna, con la possibilità di spuntare ogni voce.

 

Punto n.2: colma i vuoti di idee

 

Se idee non ne hai, che fare?

Le soluzioni sono diverse, ti faccio qualche esempio:

  • Chiedi aiuto al destinatario, non è detto che non possa voler condividere un piccolo desiderio con te.
  • Parlane con altre persone, le idee nascono inaspettate e quindi perché non metterle nelle chiacchere tra amici?
  • Pensa a soluzioni semplici che si esauriscano, così da non mettere in difficoltà chi riceve il dono. Un esempio? Il cibo 😉 Tutti mangiamo, si tratta solo di scegliere la cosa giusta. A mio avviso se esci dal “loop natalizio” e eviti cioccolato, panettoni, frutta esotica e torrone, sei a cavallo.
  • Regala il tuo tempo, è molto più utile di quanto pensi: togliere un peso ad una persona occupandosi di qualcosa è un dono più che prezioso
  • Regala la tua conoscenza, magari a colleghi e clienti trova una formula che ti piaccia e che non sia invasiva.
  • Regala esperienze: un biglietto a un museo, una mostra, un piccolo viaggio, un buono… fai in modo di dare il via a qualcosa che regala emozione.

Punto n.3: non pianificare i regali e dimenticare il resto

Le liste servono a fare mente locale, quindi in questo periodo tornano più utili che mai… ad esempio?
Le liste delle cene e per ognuna cosa devi portare, cosa devi fare fare. E da queste nasceranno la lista della spesa e le date occupate in calendario.

 

Tutto questo ti sembrerà un’iper-organizzazione, ma credimi se lo fai da subito e alleggerisci la tua mente dal continuare a pensare cosa regalare a chi e quando sarai con chi.

Questo ti permetterà di evitare l’acquisto insensato e costoso dell’ultimo minuto e soprattutto potrai vivere le giornate a ridosso delle feste come piace a te, perché il resto… è già fatto!

 

 

Photo by Sixteen Miles – Unsplash