Le interruzioni al lavoro sono una cosa molto fastidiosa e soprattutto possono essere molto frequenti e gestirle non è sempre semplice. Ma lavorare in modo spezzettato e discontinuo, può essere davvero un’impresa ardua e soprattutto può portare a non concludere nulla di buono.
Se questo è anche un tuo problema, ecco tre cose sulle quali puoi riflettere.
Le notifiche
Quante volte fai interrompere il tuo lavoro dal suono di WhatsApp o di una mail? La curiosità è sempre tanta e non è facile riuscire a non farsi distrarre. Il mio consiglio spassionato è quello che se stai facendo un lavoro, lavora su quello e togli le notifiche. Poi toccherà il momento delle mail e dei messaggi. Ma sai perché ti dico questo? Perché anche se non te ne rendi conto passare dal leggere un documento al leggere una mail e poi tornare di nuovo al documento ti porta a consumare molta energia e tempo perché devi rifare il punto, rimetterci la testa. Quindi… non sprecare tempo ed energia, fai una cosa alla volta.
Chiudi la porta
Aprire la porta del tuo ufficio quando puoi essere interrotto e chiuderla quando devi lavorare può essere un buon modo per dare un segnale a chi lavora con te di quando puoi o non puoi rispondere. Soprattutto se quest’idea è condivisa anche con gli altri, così da non sembrare maleducata. Del resto stare concentrati è l’unico modo per lavorare bene, quindi non si tratta di escludere qualcuno, quanto piuttosto di darsi una regola.
Aree per i messaggi
Se hai ascoltato i due punti precedenti avrai anche capito che può succedere che quando tu stai lavorando e hai la porta chiusa e hai silenziato le notifiche, non vuoi essere disturbato. Allo stesso modo, quando ne avrai bisogno tu, magari i tuoi colleghi non saranno disponibili e non dovrai creare a tua volta le stesse interruzioni, quindi… come fare?
È sufficiente trovare un modo per comunicare lasciando dei messaggi. Ci sono tanti programmi di messaggistica istantanea o delle applicazioni per i gestionali che permettono di lasciare dei messaggi. Così non appena una persona sarà disponibile potrà controllarli e rispondere, senza interrompere sé e nemmeno gli altri.
Un’ultima interruzione della quale ti vorrei parlare è il famoso pensiero “è finito il latte, devo metterlo sulla lista della spesa”. Ebbene, la nostra mente è fantastica e ricorda molte cose, non sempre però le ricorda nei momenti migliori… ed è per questo che ci crea delle interruzioni anche quando siamo concentrati e stiamo lavorando e si tratta pur sempre di un’interruzione. Come uscire dall’inghippo? E’ semplice: annotandolo.
Quindi, scarica la mente e fai in modo che sia libera di lavorare, senza interruzioni e senza pesi!
E se vuoi qualche altro consiglio… scrivimi, sono qui per te!
Se ti dico estate cosa ti viene in mente? Caldo, sole, cicale… vero?
E come lavorare in questo periodo? In effetti il caldo rende tutto un po’ più complesso e spesso in ufficio ci si ritrova a tenere l’aria condizionata costante, ad abbassare le tende e a chiudersi dentro.
Ma proprio perché è un periodo dell’anno in cui è più facile essere stanchi e aver meno voglia di fare, vorrei farti riflettere su come puoi adattare la giornata nel periodo estivo, senza per forza doverti isolare in un ambiente ovattato.
Alzati prima la mattina e lavora nelle ore più fresche della giornata e compensa durante la pausa pranzo o finendo prima, così sarà come essere un po’ in vacanza: la sera potrai dedicare un po’ di tempo a te facendo due passi all’aria aperta o, se vivi al mare, con un bagno veloce.
Fai attenzione alla luce: essendoci più luce è facile avere luci forti in ufficio e in particolare riflessi sul monitor, fai in modo di evitarli, così da stancare meno i tuoi occhi e te stesso. Allo stesso tempo, approfitta dell’energia della luce, che abbassa il nostro livello di serotonina, e non rendere l’ufficio troppo buio. Di tanto in tanto, approfitta per un salto fuori e per un bagno di luce energizzante.
Rispetta comunque il tuo ciclo circadiano, ma rallenta un po’. Non pretendere di avere gli stessi ritmi di sempre, cerca piuttosto di organizzare meglio la giornata e lavorare anche meno ore, ma in modo più produttivo e cioè in modo concentrato e fruttuoso, vedrai che otterrai comunque ottimi risultati.
Estate vuol dire luce, caldo e spesso vacanza.
Impara a sfruttare questi elementi anche nel tuo lavoro: cambia le ore lavorative, lavora in modo più concentrato e concediti dei piccoli momenti di vacanza, vedrai che anche il tuo lavoro estivo darà i suoi frutti!
Molto spesso le persone con le quali lavoro mi chiedono consigli su come organizzare il proprio archivio. Oggi voglio parlarti proprio di questo, perché prima delle vacanze è molto importante sistemare le ultime cose e archiviare il necessario.
Vorrei però essere un po’ più specifica e parlarti del tuo archivio fisico, cioè dove metti via le cose perché spesso mi capita di vedere due situazioni opposte:
- faldoni enormi contenenti solo poche pagine
- cartelline straripanti di mille informazioni
Le prime occupano molto posto, inutilmente, le seconde diventano difficili da gestire: non si chiudono bene, scappa qualche foglio, non è facile utilizzare il materiale all’interno perché non si riesce a sfogliare comodamente.
La risposta al perché si generano queste situazioni di solito è che si pensa l’archivio in modo statico e non dinamico.
L’archivio di lavoro è un’entità viva che deve crescere e cambiare secondo le nostre esigenze. Quindi se inizialmente si pensa a una soluzione, bisogna essere anche elastici, se necessario, a cambiarla.
Perché ti dico questo proprio ora?
Perché se non presti attenzione a quest’aspetto, ora che stai sistemando le cose prima delle vacanze, potresti incorrere in due errori frequenti: archiviare alla bene e meglio le cose nella prima cartellina che ti capita sotto mano, magari scoprire di non avere più posto sullo scaffale e decidere di metterla altrove; poi, al rientro delle vacanze, non ricordare più dove avevi deciso di archiviare i tuoi documenti.
La seconda cosa che capita spesso è cercare di far entrare qualcosa in una categoria già presente nell’archivio per la pigrizia di non aggiornare faldoni ed etichette e, ancora una volta, non ritrovarlo più dopo il sano black out delle vacanze.
E poiché un elemento archiviato male, è un elemento perso, fai in modo di alleggerire la tua mente.
Ecco tre semplici e utili idee:
- fai in modo che il tuo archivio sia flessibile: usa delle cartelline inizialmente piccole, ma a seconda delle esigenze, fai in modo di poterle sostituire con dei faldoni più grandi;
- crea delle etichette che possano essere modificate, aggiornate, in maniera chiara e ordinata;
- lascia dello spazio nei ripiani dove crei l’archivio, così sarà più semplice implementarlo in modo ordinato.
Se sei in chiusura estiva, approfitta, fai un passo in più e chiudi bene i tuoi lavori, archiviando il necessario in modo flessibile, logico e ordinato, poi avrai un pensiero in meno al rientro delle vacanze!
E se non sai da dove cominciare… perché non chiamarmi? Sono pronta ad aiutarti a trovare il tuo metodo!
In questo periodo dell’anno non è molto facile lavorare. La stanchezza inizia a farsi sentire, il caldo poi rende le cose più complesse, quindi cerchiamo di aiutarci, incominciando dal benvenuto.
Ti stai chiedendo cosa intendo?
Hai mai pensato di mettere sul tuo tavolo di lavoro o in entrata un cesto di frutta? Questa è una cosa molto hygge, ma che credo possa portare un po’ di leggerezza anche nel nostro lavoro.
Cosa vuol dire hygge? È un temine danese che vuole dare importanza alla semplicità, alla felicità delle piccole cose, al valore della compagnia e della condivisione. In realtà è molto di più, è una filosofia di vita, ma oggi vorrei solo farti sperimentare un piccolo momento hygge nella tua quotidianità lavorativa.
Perché quest’idea?
- Perché la frutta fa bene ed è un’ottima merenda
- Perché se la vedi, la mangi e così fai una pausa
- Perché può essere un buon modo per interrompere il lavoro e fare due chiacchere con i colleghi
Ovviamente non ne potrai avere tanta, altrimenti si guasterà, ma già due, tre frutti faranno il loro.
Allo stesso modo non scordare l’acqua, se per te c’è la tua bottiglia pronta sul tavolo, prevedi anche dell’acqua per i tuoi ospiti o per chi entra in ufficio, sarà sicuramente apprezzata.
Così facendo nel tuo ufficio ci sarà un’atmosfera più rilassata e piacevole e questo non potrà che farti lavorare meglio, anche se l’estate ormai ‘chiama vacanza’. Ma anche avere un po’ di relax in ufficio è una piccola vacanza, non credi?
E tu cosa ne pensi?
E’ mattina presto e sto pensando a come andrà la riunione di lavoro che avrò oggi. Mi vesto scegliendo il vestito che mi fa sentire bene, in borsa ho aggiunto i documenti che mi serviranno e prendo le chiavi al volo. Sono uscita di casa in un men che non si dica e ho tutto con me, questo mi fa sentire che sto partendo con il piede giusto!
Ma come mai? Perché i vestiti nel mio armadio erano organizzati secondo i miei bisogni e ho potuto scegliere cosa mettere in poco tempo, anche i documenti erano organizzati in modo che tutte le cose di lavoro fossero vicine tra loro e divise per tema, così anche prendere i documenti non è stato difficile. Le chiavi? Beh, sono sempre nello sesso posto e quindi ormai è diventato un gesto automatico.
“Un posto per ogni cosa, ogni cosa al suo posto” è un motto da P.O. che aiuta in tante occasioni. Vuoi sapere perché?
Ti fa risparmiare energia
Perché se sai dove mettere ogni cosa, a casa e al lavoro ogni volta non devi chiederti “dove lo metto? Quale posto scelgo? E’ comodo e funzionale?” Lo scegli una volta, fai fatica, ma poi il posto è quello. Così tutte le altre volte sarà più semplice e più leggero per la tua mente, non sprecherai energie per decidere.
Ti fa risparmiare tempo
Perché se perdi ogni volta cinque minuti a trovare qualcosa e li sommi per tutte le cose che devi cercare ogni giorno, guadagni un bel po’ di tempo. Non dovrai ogni volta rifare il ragionamento: “dove l’ho lasciato? Quando l’ho usato l’ultima volta?” E fare tutto il percorso all’indietro nella speranza di aiutare la tua memoria.
Ti aiuta a organizzarti meglio
Poter contare su una buona organizzazione che ti permette di ritrovare le cose delle quali hai bisogno e di averle collocate dove è più funzionale che siano, ti permette di… pensare meglio a tutto il resto e quindi ad essere più organizzato e un po’ meno stressato.
Ma come si sceglie il posto giusto per qualcosa?
Lo si sceglie in base a tre criteri:
Più usi le cose più devono essere a portata di mano. Non importa cosa siano: se io faccio molto sport e faccio e disfo la borsa della palestra molto spesso, devo prevedere un posto comodo dove appoggiarla e dove magri svuotarla e riempirla, non potrò metterla sempre nel piano basso dell’armadio.
Se usi una cosa spesso mettila vicino. Se per lavoro devi consultare un manuale specifico, quello andrà tenuto a portata di mano. Quindi non dovrai avere sulla scrivania tutti i manuali, ma piuttosto solo quello che ti è sempre utile.
Cerca di semplificarti la vita e metti le cose uguali nello stesso posto.
Nella tua scrivania, fai in modo che tutte le penne stiano nel porta penne, e non sparse nel tavolo, destra e sinistra, così in ogni posto ne avrò una. Mettile vicine, potrai comunque usarle sapendo dove prenderle e soprattutto… ne potrai possederne molte meno.
E tu cosa ne pensi di questo motto da P.O.? Ti piace? Lo metti in pratica? Raccontamelo nei commenti!
