Il tuo luogo di lavoro è il posto dove passi la maggior parte delle ore della tua giornata. Quindi non credere di perdere tempo se lo riordini o se lo fai diventare come ti piace, anzi, se quando ci entri pensi che sia un posto piacevole e dove ti senti proprio te stesso… beh, stai aiutando la tua concentrazione e la tua produttività!
Allo stesso modo alleggerirlo di tutto ciò che non è lavoro, ti fa lavorare meglio! Già, il tuo luogo di lavoro non è il salotto di casa, non è il posto dove fai anche ginnastica. Evita le distrazioni, lascia fuori ciò che ti rende difficile lavorare.
Non può poi mancare una piccola nota di sostenibilità verso il nostro “corpo” di lavoratori, come ti raccontavo in questo post: tieni la superficie di lavoro libera, fai in modo che ci sia quanta più luce naturale possibile, ma non diretta, cambia l’aria e tieni una temperatura gusta.
Il tocco in più che mi piacerebbe aggiungessi oggi è un elemento leggero e divertente che non deve esserci sempre, ma di tanto in tanto, quando ne hai bisogno. Un elemento che ti faccia lavorare a cinque sensi. Ad esempio?
Ad esempio, un profumo, un’essenza.
Lo sai che il nostro olfatto è uno dei sensi più arguti? Ti capita mai di sentire un odore per strada e… bam! Come per magia, il ricordo è affiorato in un nano secondo! Eh, sì l’olfatto è una delle nostre memorie più forti.
Quindi perché non usarlo per rendere il tuo lavoro un po’ più allegro, un po’ più tuo, e sicuramente più motivante?
Armati dunque di candele profumate se vuoi un ufficio un po’ più hygge, o di un buon diffusore con un’essenza agli agrumi o alla menta se vuoi un po’ di sprint in più!
Provalo e poi raccontami come va 😉
Una delle cose che mi piaceva tanto quando andavo a scuola era scegliere tutti i quaderni nuovi, le penne e magari, se era l’anno giusto, anche l’astuccio o la cartella.
Quello che non mi piaceva invece era che la maestra sceglieva per noi le copertine: rosso per matematica e blu per italiano. Ebbene, per me le cose che hanno a che fare con la matematica vanno ancora nella cartellina rossa, e cioè la contabilità.
La cosa che però ho cambiato è la struttura e la tipologia della cartellina. E questo te lo racconto perché spesso quando mi occupo di riordinare gli spazi di lavoro e gli archivi, vedo che tendenzialmente si utilizzano le cose più per abitudine che per scelta.
Mi spiego: le cartelline grandi vanno benissimo, ma non esistono solo quelle, ci sono misure e formati diversi, con gli anelli o senza. Esistono scatole, portadocumenti, raccoglitori, quaderni… insomma, c’è l’imbarazzo della scelta, ma quando si sceglie di usarne uno, va scelto in base al suo contenuto e non perché è il più semplice da prendere.
Quindi quando hai poche cose non prevedere subito una cartellina enorme, magari però pensa che, quando quella che hai scelto sarà piena, dovrai avere posto per una seconda.
Così quando hai tante cose non pensare di stipare tutto spingendo un po’ di più, è ora di prendere un contenitore più grande o di affiancarne uno nuovo.
Quello che voglio farti capire è che gli strumenti che usiamo per archiviare e trasportare le nostre informazioni, soprattutto i documenti cartacei, non sono di un tipo solo e non è necessario adattarsi. Scegli il contenitore in base al contenuto e mantieni un po’ di elasticità nella gestione degli spazi, così sarà tutto più funzionale! Già un archivio che funziona è un archivio utile, altrimenti.. è come non averlo!
Questo vale per l’archivio, ma anche per le tue note personali. Il formato dei quaderni delle note, dell’agenda e del calendario dipende solo da ciò che vuoi far stare dentro e da come lo scrivi tu.
Quindi non prendere il quaderno A4 solo perché è più semplice, se preferisci qualcosa di più piccolo, va bene lo stesso. Idem, non occorre avere sempre quaderni, se preferisci spostare i fogli, prendi i blocchi o gli anelli. Questo piccolo sforzo in più nella scelta renderà poi le tue note molto più ordinate e funzionali. Anche lo strumento ha la sua importanza!
Pensaci, il tuo formato qual è?
p.s. oggi ti racconto una cosa in più sul titolo del post. Mi è venuto spontaneo, un po’ per gioco e poi ho capito che è successo perché è uno dei miei hashtag (#adognunoilsuospazio) su Instagram. Già perché mi piace vedere come la natura trova il suo spazio e di come ogni forma di vita abbia il suo spazio! Se ti va, vieni a curiosare.
Se vedessi la mia scrivania in questo momento, forse penseresti che l’ordine è molto lontano da me, ebbene… non è una contraddizione in termini, anzi!
E come mai? Perché sto lavorando su un progetto del prossimo anno e ho bisogno di pensare, di creare, di liberare la mia fantasia, quindi… ho lasciato carta bianca al mio cervello e sto raccogliendo idee, spunti. Già, è un momento creativo che non può portare con sé ordine e razionalità, proprio come ti raccontavo la scorsa settimana per le liste.
Poi, quando avrò finito, sta sera, allora sì dovrò riordinare il tutto e dovrò trovare un posto per ogni cosa e mettere ogni cosa al suo posto 😊
Riordinare mi aiuterà a fare ordine anche nelle mie idee: ho finito tutto? Cosa devo tenere e cosa posso buttare? Dove vanno tutti i miei strumenti? Come posso archiviare al meglio ciò che ho creato oggi?
Come vedi ordine e organizzazione non sono sinonimi e essere produttivi non significa essere ordinati, o meglio… non sempre!
Ogni momento vuole il suo ordine!
Quando finisce un lavoro?
Un aspetto che spesso è sottovalutato è la chiusura del lavoro. A volte perché si è troppo stanchi, a volte perché si mette già la testa sul prossimo lavoro, a volte perché è semplicemente ora di andare a casa.
E invece è davvero importante.
Cosa? Il riordino! Un lavoro si compone di tre fasi: la creazione, la lavorazione e la chiusura. E tutte e tre sono importantissime! Non puoi lavorare bene su un progetto se non l’hai dettagliato nelle sue parti e non puoi considerarlo chiuso se non l’hai archiviato.
Cosa intendo per archiviato? Eliminate le versioni non utili, copiati i dati utili nei database archiviati, riordinati le carte e i documenti. Si tratta di fare pulizia, ordine e archiviazione.
La cosa più semplice e assolutamente importante è fare tutto questo appena si conclude un progetto per una ragione molto semplice. Hai ancora la mente fresca e ricordi tutto. Ti sfido a ricordare quale sia la versione definitiva di un file anche solo due mesi dopo la chiusura di un progetto. E invece, appena hai finito di lavorarci, è tutto ovvio. Quindi fai uno sforzo in più e riordina i file e archivia il necessario.
L’archiviazione di un lavoro comprende anche la registrazione delle informazioni utili nei relativi database. Cosa intendo? Hai presente quando cerchi tra le mail mandate l’indirizzo di quella persona che aveva fatto il tal progetto, ma del quale non ricordi il nome e nemmeno quando gli hai scritto… eppure mentre facevi la riunione finale era tutto chiarissimo…
Bene, raccogli e archivia tutte le informazioni utili sarà ben più semplice ritrovare tutto la prossima volta che ti servirà!
Idem: ci hai messo tanto a creare quel file che ora riutilizzerai per fare tutte le cose simili, perché non creare un form che la prossima volta di dimezzerà il lavoro?
Ecco dunque che un lavoro non è concluso finché non avrai:
- fatto pulizia: eliminando versioni vecchie, bozze e file di lavoro non più utili;
- riordinato: creando i form e dando i nomi giusti ai vari file;
- archiviato: sistemando i documenti nelle cartelle adatte (fisiche ed elettroniche) e i dati nei relativi database.
Provaci e raccontami come chiudi un lavoro!
Quando lavoro in ufficio o in azienda spesso mi capita di capire che uno dei problemi è quello di avere un buon archivio, non solo come metodo, ma anche come luogo dedicato all’archiviazione di pratiche, documenti e tutto ciò che serve tenere per lavoro.
Identificare la posizione migliore non è sempre semplice e vorrei farti pensare ad alcuni punti chiave per definire dove creare un archivio.
Un aspetto molto importante ad esempio è che deve essere in un posto raggiungibile da tutte le persone che ne fanno uso e raggiungibile comodamente. Mi è capitato di trovare archivi nella stanza del capo perché era la meno usata, o archivi in una piccola stanza ad un piano diverso rispetto a quello di lavoro. L’archivio non è un magazzino ed è uno strumento di lavoro, quindi, nessuna di queste idee funziona.
Il ragionamento è analogo per gli archivi on line, spesso non si controlla che tutte le persone che lavorano su determinati file abbiano accesso alle cartelle. Questo fa sì che il lavoro sia automaticamente delegato e rischia di non essere fatto.
L’altro aspetto che va considerato è l’ordine delle cose. Sempre per problemi di spazio, capita che si inizi in uno scaffale e poi, non essendoci modo di continuare, si continua su un altro, non sequenzialmente. Gli archivi sono molto più vivi e dinamici di quello che si pensa. E anche gestire lo spazio dedicato è importante, quindi se serve… si spostano, non vale ricominciare e basta. Lo dico un po’ per gioco, ma è importante rispettare l’ordine e la sequenza, perché per essere usato bene, l’archivio deve facilitare il compito di ritrovare i documenti, non rendere le cose difficili e soprattutto, da ricordare a memoria: “dalla a alla d nello scaffale di destra” “dalla e alla h in quello a sinistra”. Mettiamo tutte le cose simili vicino e in sequenza.
Privacy, l’incubo di molti. Anche qui… attenzione alle etichette! Non è bello vedere i nomi dei clienti sulle cartelline a vista, dà molta più professionalità un archivio ordinato e magari un nome parziale, soprattutto quando l’archivio è in un posto di passaggio. Per definire l’archivio si possono usare tante cose: faldoni di tipologia diversa, etichette di colori diversi, luoghi diversi per cose diverse.
Tutto dipende dallo spazio a tua disposizione, dal materiale che archivi, sia dalla tipologia sia dalla quantità, e non ultimo da chi e come lo usa.
Ci avevi mai pensato? E se ancora non ti ritrovi, perché non ne parliamo insieme? Contattami!
