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Archivio A Fine Lavoro

Archivio a fine lavoro

Quando finisce un lavoro?

Un aspetto che spesso è sottovalutato è la chiusura del lavoro. A volte perché si è troppo stanchi, a volte perché si mette già la testa sul prossimo lavoro, a volte perché è semplicemente ora di andare a casa.

E invece è davvero importante.

Cosa? Il riordino! Un lavoro si compone di tre fasi: la creazione, la lavorazione e la chiusura. E tutte e tre sono importantissime! Non puoi lavorare bene su un progetto se non l’hai dettagliato nelle sue parti e non puoi considerarlo chiuso se non l’hai archiviato.

Cosa intendo per archiviato? Eliminate le versioni non utili, copiati i dati utili nei database archiviati, riordinati le carte e i documenti. Si tratta di fare pulizia, ordine e archiviazione.

La cosa più semplice e assolutamente importante è fare tutto questo appena si conclude un progetto per una ragione molto semplice. Hai ancora la mente fresca e ricordi tutto. Ti sfido a ricordare quale sia la versione definitiva di un file anche solo due mesi dopo la chiusura di un progetto. E invece, appena hai finito di lavorarci, è tutto ovvio. Quindi fai uno sforzo in più e riordina i file e archivia il necessario.

L’archiviazione di un lavoro comprende anche la registrazione delle informazioni utili nei relativi database. Cosa intendo? Hai presente quando cerchi tra le mail mandate l’indirizzo di quella persona che aveva fatto il tal progetto, ma del quale non ricordi il nome e nemmeno quando gli hai scritto… eppure mentre facevi la riunione finale era tutto chiarissimo…

Bene, raccogli e archivia tutte le informazioni utili sarà ben più semplice ritrovare tutto la prossima volta che ti servirà!

Idem: ci hai messo tanto a creare quel file che ora riutilizzerai per fare tutte le cose simili, perché non creare un form che la prossima volta di dimezzerà il lavoro?

Ecco dunque che un lavoro non è concluso finché non avrai:

  • fatto pulizia: eliminando versioni vecchie, bozze e file di lavoro non più utili;
  • riordinato: creando i form e dando i nomi giusti ai vari file;
  • archiviato: sistemando i documenti nelle cartelle adatte (fisiche ed elettroniche) e i dati nei relativi database.

Provaci e raccontami come chiudi un lavoro!

Sono un’amante dell’organizzazione e della semplificazione.
Per te voglio fare lo stesso: alleggerire e rendere funzionali i tuoi spazi ed il tuo tempo. Così tu sarai libero di vivere le tue passioni, di vivere te stesso!

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