Parliamo di posta e parliamo di gestione delle mail, non di come aumentare la produttività organizzandone la lettura e la risposta, quanto di come gestire la tua casella di posta.
Sì, perché l’impatto della propria casella di mail e la ricerca di alcuni messaggi possono risultare stressanti e creare dei cali di produttività fastidiosi, entrambi aspetti evitabili.
Vediamo come, considerando due aspetti organizzativi più un comportamento utile.
ETICHETTE E CARTELLE
Te ne parlo insieme perché si tratta della stessa cosa, ma in formati differenti. Se usi Gmail allora hai le etichette, altrimenti hai le cartelle.
Ti consiglio di utilizzarle per alleggerire il tuo in box riunendo le mail nelle categorie di interesse. Di fatto è un archivio veloce.
Ma proprio per questo ti consiglio di:
- mettere le mail nelle cartelle una volta lette, non come filtro automatico;
- creare delle etichette o cartelle più a portata di mano per le mail più frequenti, in questo senso nominale con un simbolo o un numero in modo che compaiano in alto nell’elenco, diciamo più a portata di vista;
- non tutte le cartelle e soprattutto le etichette devono essere necessariamente visibili, puoi anche selezionare la modalità “nascondi” nelle opzioni di Gmail per toglierne qualcuna alla vista e comunque usarle. Nel caso siano cartelle puoi usare una macro-cartella “old” dove dentro metti tutte le altre. Questo suggerimento vale, ad esempio, per tutte le cose che vuoi tenere, ma che non usi frequentemente.
PERSONALIZZA E NON LASCIARTI TRARRE IN INGANNO
Le impostazioni predefinite possono a volte essere più dannose che utili. Ad esempio in Gmail la divisione nelle categorie (social, aggiornamenti, forum..) può essere utile, ma se non fa per te, scegli la versione classica e usa un unico in box.
Così allo stesso modo, attenzione agli sfondi troppo ingombranti che rendono difficile la lettura, meglio una struttura semplice e uniforme.
Ultima cosa, gestisci la modalità di visualizzazione con lo spazio diviso o meno, cioè quella modalità per la quale puoi vedere l’elenco di mail in arrivo, l’elenco e l’ultima aperta sotto, l’elenco e l’ultima aperta a fianco. Anche questa è un’arma a doppio taglio. Se fai in modo di aprire le mail separatamente per leggerle, quindi usando il semplice elenco, eviterai di farti distrarre dalle altre mentre lavori. In breve, se ricevi tante mail, ti consiglio caldamente di usare questa modalità.
Per la stessa ragione, evita di avere in alto mail speciali o con altri criteri, tieni solo quelle non lette, così l’ordine, anche visivo, rimarrà lo stesso.
Ultimissimo consiglio, le impostazioni di valutare in Gmail (e in genere nelle impostazioni dell’in box) sono davvero tante: se attivare le immagini, la risposta automatica a una persona o a tutti, il fatto che il testo in risposta sia scritto sopra o sotto… ti parranno tutti dettagli superficiali, ma il mio consiglio è perdici un po’ di tempo una volta e impostare tutto al meglio per aiutare te nella lettura e nell’uso della tua casella di posta.
Quindi, ad esempio, imposta il rispondi a tutti, più educato e frequente, il testo sopra la mail di risposta, più efficace nella comunicazione, le correzioni automatiche e, se non lo avessi già fatto, elimina le notifiche sul desktop.
POSTA OFF LINE
Gmail dà la possibilità di lavorare alla mail nella sua versione off line. Lo fa sincronizzando i dati con il pc, scaricando temporaneamente una parte della casella. Può essere utile? Sì se ricevi tante mail e hai piacere di pre-impostare le risposte in tranquillità o in luoghi dove non c’è connessione. No, se usi tanti devices e se dove la sincronizzi è un pc con poca memoria solida.
Attenzione, la mail è uno strumento di lavoro, non il tuo archivio, quindi comunque deve rimanere leggero e agile, quindi sì, facci affidamento, ma se hai scelto di utilizzare la mail online e non da pc è molto più utile sfruttare il concetto di poterla leggere ovunque con le stesse informazioni.
E tu, usi queste piccole attenzioni nella tua casella di posta? Avevi mai riflettuto su come anche l’organizzazione visiva e di impostazioni possa poi aiutare la tua produttività?
Raccontamelo nei commenti.
Photo by Diana Akhmetianova – Unsplash
Se in internet trovi una pagina che ti piace dove la salvi?
E se hai un sito che visiti in modo ricorrente dove lo annoti?
Oggi parliamo di come organizzare il tuo browser, indipendentemente da quale usi, e vediamo tre aspetti importanti.
SINCRONIZZAZIONE
E molto utile avere tutti i device con lo stesso browser, così da sincronizzare i dati. Se imposti questa caratteristica, ad esempio, e leggi qualcosa di interessante mentre sei in bus dal cellulare e lo salvi, poi potrai recuperare l’articolo anche quando usi il pc.
Se poi utilizzi molto frequentemente alcuni siti, potrai averli sottomano sia dal pc, che dal tablet, che dal cellulare.
Una cosa veloce da impostare che però ti rende adattabile alle circostante e molto veloce nelle tue ricerche, provare per credere!
SEGNALIBRI VS BARRA
Per tenere nota dei segnalibri è utile avere una buona struttura della barra. Ecco qualche semplice consiglio.
- Non salvare tutti i siti nella barra dei preferiti, lascia fuori solo quelli che usi più frequentemente, non più di quattro o cinque.
- Per tutti gli altri crea delle cartelle dove raccogliere gli altri siti interessanti. Crea queste cartelle per macrocategorie: lavoro, personale, interessi… e se necessario crea delle sottocartelle, ma senza esagerare.
- Può esserti d’aiuto creare delle cartelle temporanee per dei progetti di lavoro o personali dove salvare le tue ricerche e ritrovare tutto più facilmente.
- Allo stesso modo puoi avere una cartella di salvataggio veloce per tutti i siti che non vuoi tenere da parte per sempre, ma per un po’ sì.
La tua barra e i tuoi segnalibri devono essere agili e funzionali e per questo non saranno fissi nel tempo, ma cambieranno secondo le tue esigenze.
Per questo ti consiglio una struttura leggera e semplice, non tenere troppe informazioni da parte. Se ce ne sono tante, varrebbe la pena di creare un database a parte con tutte le informazioni utili.
E per questo, una volta ogni tanto, tipo una volta l’anno, ti consiglio una cernita e in questo caso falla dalla sezione “organizzazione preferiti”.
ESTENSIONI
Anche le estensioni sono molto comode e completano la barra dei preferiti. Anche qui vale la regola della funzionalità: tieni solo quelle che usi e non cadere nella tentazione di averne mille perché sono carine e “forse” potresti usarle. Se ce n’è una nuova, provala e se non la usi per un paio di settimane, eliminala.
Per le estensioni io ti consiglio di lasciare nella barra tutte quelle che ti aiutano a tenere traccia di ciò che vuoi tenere da parte, come Keep, Pocket, Instapaper oppure quelle di uso frequentissimo: Google Calendar, il Feedreader, eccetera.
Così la tua barra sarà organizzata, leggera e funzionale.
Ultima chicca, la pagina che imposti come apertura di una nuova pagina. Io ti consiglio di impostare quella di uso più frequente, anche Google nella sua semplicità è perfetta, o se vuoi, ecco un’estensione interessante che può motivarti e aiutarti a fare il punto.
E per divertirsi un po’ chiudo con quest’articolo che raccoglie un sacco di funzionalità di Google nascoste, sconosciute, ma davvero simpatiche!
A quale non hai saputo resistere? Io al Pacman!
Photo by Bram Naus – Unsplash
Spesso un progetto prende un soprannome, un nomignolo nel gruppo di lavoro, per poter essere facilmente identificato. Così anche noi, nel nostro piccolo lo facciamo nel nostro personale.
Ma che risvolti ha questa cosa nella realizzazione del progetto stesso e perché te ne parlo?
Perché ha la sua importanza a livello di comunicazione e di efficacia.
Attenzione, non ti sto parlando del nome del tuo progetto dal punto di vista commerciale, quello che deve essere accattivante nel mercato e significativo per il tuo target, ma come poi lo identifichi tra te e te.
O, come spesso accade per i progetti personali, come proprio non lo identifichi.
Penso alle vacanze della prossima estate, quando vorresti tanto andare una settimana in montagna, ma non sai ancora dove di preciso, e quindi per ora è solo un generico “progetto vacanze”.
Bene, il mio consiglio organizzativo è: per prima cosa definisci un titolo, un nome.
Fai in modo che questo abbia queste caratteristiche:
- sia significativo per te e, nel caso tu lavori a un progetto con altre persone, significativo per tutto il gruppo di lavoro;
- sia chiaro e unico, in modo da non farlo confondere con altri progetti, passati e in corso;
- sia evocativo e in una parola riassuma un concetto più ampio del perché fai quel progetto e dove vuoi arrivare.
Come mai quest’attenzione a una parola, o una breve frase?
Perché ti aiuta a:
NON PERDERE LA MOTIVAZIONE
Una delle ragioni per le quali si procrastina l’azione è proprio quella di perdere le radici del perché vogliamo fare qualcosa. E’ importante, se vogliamo fare qualcosa nella quale crediamo, tenere alta la motivazione e per fare questo è molto utile avere una parola, il titolo, che ci ricordi il famigerato perché.
Perché facciamo quel progetto, cosa significa per te e perché hai scelto di fare quello e non un altro.
IDENTIFICARE IL TUO SCOPO, IL TUO RISULTATO E NON PERDERE LA VISIONE D’INSIEME
Quando si parla di progettazione sono tanti gli step da fare, ma i primi sono fondamentali per rendere poi l’intera struttura fluida e adattabile.
In questo senso un buon titolo ti aiuta a definire lo scopo e a capire cosa è dentro e cosa è fuori, come ti raccontavo qui. Ma non solo, ti aiuta a capire dove vuoi arrivare, cosa vuoi ottenere.
Ad esempio “progetto relax” rispetto “progetto vacanze” punta molto al risultato che ti aspetti da quelle giornate. La seconda soluzione fa invece pensare che voglio solo staccare dal lavoro, che questa sia la mia priorità. Nessuno dei due fa riferimento al come e quindi a cosa voglio includere o escludere: sarà in montagna, alle terme o semplicemente un dolce far nulla?
PER COMUNICARE NEL MODO CORRETTO
Un altro aspetto molto poco considerato è il valore che si dà alle parole. L’accezione di una parola può essere diversa da persona a persona e quindi cambiarne lievemente il significato. Per fare un esempio semplice la parola “relax” per te e il tuo partner può avere accezioni diverse: c’è chi non vuole far nulla e chi riempie le giornate no lavorative con sport di piena attività.
Quindi anche qui vale la pena spendere due parole e capirsi subito, perché da questa definizione poi cambieranno molte cose!
Progettare un’idea, portare avanti un nuovo lavoro non sono cose semplici, ma se sono affrontate nel modo giusto portano al raggiungimento degli obiettivi. Molto parte dalla progettazione, come ti ho raccontato oggi, e dalle basi, per esempio dal tiolo stesso, ma molto dipende anche dal tuo approccio al progetto e alle circostanze.
Ti piacciono questi temi? A breve scoprirai un corso proprio su questo!
Non per diventare un maestro nei progetti fatti alla perfezione, con fiocchetti e contro fiocchetti, ma per acquisire la giusta forma mentis che ti permetterà di affrontare in maniera agile, flessibile, veloce ed efficace tutti i tuoi progetti!
Seguimi, manca davvero poco!
Photo by Dan Cristian Padure – Unsplash
Non voglio mentirti, la pianificazione non è la soluzione a tutto, ci sono molte cose che non ti aiuterà a fare o che non può risolvere. E per saperla usare al meglio… anche questi aspetti vanno conosciuti.
NON AIUTA A FAR VENIRE VOGLIA DI FARE, MA LA PUOI ADATTARE
Hai presente quando la mattina ti alzi e proprio non hai voglia di fare nulla? Capita, sì capita… e non è che aver pianificato tutto ti aiuta a passare dal dire al fare, ma in un certo senso aiuta.
Come mai?
Perché intanto ti toglie l’onere di pensare “che cosa faccio oggi?” Non devi ogni volta fare il punto della situazione, di fatto è già tutto pronto, si tratta di seguire i punti che hai già delineato.
Quindi se è una mattina di quelle in cui non sai da che parte iniziare, beh… qui sì aiuta, basta iniziare.
Se invece non c’è proprio storia… beh, sfrutta la flessibilità. Guarda anche le altre giornate e valuta come puoi spostare i vari blocchi della pianificazione e ottenere comunque un risultato con un cambio che è di tuo gradimento.
Ultima possibilità, quando proprio non ce la fai a cominciare.
Inizia da qualcosa che non c’entra e che ti piace, datti un po’ di carica e comincia!
NON TI ASSICURA DI NON PROCRASTINARE, MA TI SUPPORTA
Se c’è qualcosa che procrastini perché è troppo grande e impegnativo, un modo per affrontarlo è sicuramente pianificarlo al meglio e rendere la montagna invalicabile un insieme di tanti piccoli passi fattibili.
Ma anche in questo caso, il fatto di averli pianificati non vuol dire che poi li farai, per questo ci sono altri sistemi (te ne parlerò presto, non temere). Ne vuoi assaggiare qualcuno? Eccone due:
- fatti trovare le cose pronte. Non è forse più facile eseguire una ricetta se hai già tutti gli ingredienti pesati e pronti sul piano della cucina?
- Rendi il primo passo il più facile possibile, proprio come ti raccontavo qui.
NON È ESENTE DAGLI IMPREVISTI, MA È UN SALVAGENTE
Anche se hai fatto tutto come si deve, non vuol dire che gli imprevisti non capitino, ma di sicuro avrai un piano adattabile che ti mantiene a galla e che ti consente di aggirare l’ostacolo, non credi?
Ogni progetto ha di per se stesso una buona dosa di imprevisti e di rischio, ma il fatto di riuscire a portarlo a termine dipende da come si affrontano i naturali sviluppi del progetto stesso, comprensivi di imprevisti e incertezze.
Se poi gli imprevisti sono errori di calcolo per i tempi troppo stretti, dei passi non dimenticati, vedi il lato positivo: ora i nodi sono venuti al pettine, puoi riprogrammare il tutto con una visione ad ampio spettro e, mal che vada, le cose slitteranno un po’.
Come vedi la pianificazione non è la panacea di tutti i mali, non ti fa fare le cose per forza, non evita il fatto di non fare le cose, non ti dà la sicurezza che non ci saranno imprevisti, ma di sicuro di dà tutti i mezzi perché tu sia flessibile, pronto e reattivo.
In sintesi…
ti dà il timone del tuo tempo, tu devi solo definire la tua rotta con la giusta dose di consapevolezza!
Photo by Alisa Anton – Unsplash
Parlando di archivi digitali non si può non parlare dei cloud, non credi? Li usi? Io sì e li trovo davvero comodi.
Ne uso tre: Onedrive, Dropbox e Drive.
Tutti mi piacciono per alcune cose e non mi piacciono per altre, in base alle loro caratteristiche li uso in modo diverso, sfruttandone le caratteristiche che mi possono essere più d’aiuto.
Vediamo quali sono per me le più rilevanti.
La sincronizzazione con le cartelle del pc
Questa è una cosa che adoro e che ti facilita la vita. Se usi un cloud, usalo appieno. Ecco che poterlo usare come se fosse una cartella del pc, identica in tutto e per tutto alle altre, semplifica davvero la vita.
Questo è valido per tutti e tre, ma lo apprezzo di più per Drive e Onedrive. Preferisco questa soluzione rispetto all’App scaricata nel pc, non amo infatti la nuova visualizzazione della cartella di Dropbox da pc che a mio avviso rende l’uso dei file macchinoso.
In più, sincronizzando i cloud con le cartelle a livello di comandi visualizzazione è come lavorare dal pc, quindi non cambio l’ordine dei click necessari ad arrivare alle cartelle… e questa non è cosa da poco!
Per questa ragione consiglio di utilizzare questi cloud per il proprio archivio corrente, così lavorerai come da pc, ma avrete la certezza di avere tutti i dati indispensabili con voi.
E se proprio capita di lavorare da un pc che non è il tuo potrai sempre accedere dal web.
Poter usare i propri software
Questo è il punto forte di Dropbox e ovviamente Onedrive, essendo di Microsoft. Il bello è poter usare on line i software nella versione originale, ecco quindi che i power point, i fogli di word eccetera non perderanno le impostazioni e non dovrai imparare nuove scorciatoie da tastiera e non ti perderai a cercare l’impostazione tra le voci del menu. Ancora una volta sarà come se stessi lavorando sul tuo pc.
Inoltre, trovo che per entrambi, quando si lavora in team, sia molto facile capire le modifiche e le revisioni, quindi un punto in più anche per il lavoro di gruppo.
Condivisione
Uno dei punti forti di Drive è sicuramente la possibilità di poter lavorare tutti sullo stesso piano. Il fatto di poter usare dei fogli di calcolo, dei documenti di scrittura praticamente universali rende Drive molto versatile e comodo e quindi merita di essere usato in tutti quei casi abbiate un gruppo di lavoro che usa programmi diversi dai vostri o che non ha grande dimestichezza con i cloud.
In più, è molto comodo anche per condividere file che altrimenti diventerebbero allegati pesanti e non aggiornabili, basta un link e le giuste impostazione (e cioè che tutti siano editor) ed ecco che si risolverà anche il problema del file più aggiornato e della catena di mail con l’ultima versione del file.
Un altro aspetto interessante della condivisione è che, lavorando on line, se qualcuno fa un errore e cancella dei file, è facile recuperare le versioni precedenti o i file inavvertitamente cancellati e, allo stesso modo, mentre lavori, lui salva, così nessuna delle modifiche andrà persa.
Ultimo aspetto da valutare per i vari cloud è l’effettivo utilizzo: considera quanti dei tuoi partner di lavoro usano un cloud piuttosto che un altro. E’ paradossalmente meglio essere versatili e avere diversi cloud e scegliere quali dati mettere dove piuttosto che arroccarsi sull’uso di un solo sistema.
Scegli quello a cui puoi avere accesso solo tu, come può essere One Drive o iCloud o uno dei tanti cloud che le aziende danno gratuitamente in cambio dell’abbonamento, per i tuoi dati personali e lascia agli altri sistemi lo spazio per la condivisione con i vari gruppi di lavoro.
E i tuoi pro e contro quali sono? Raccontameli nei commenti!
Photo by Adam Birkett – Unsplash
