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Parlando di archivi digitali non si può non parlare dei cloud, non credi? Li usi? Io sì e li trovo davvero comodi.

Ne uso tre: Onedrive, Dropbox e Drive.

Tutti mi piacciono per alcune cose e non mi piacciono per altre, in base alle loro caratteristiche li uso in modo diverso, sfruttandone le caratteristiche che mi possono essere più d’aiuto.

Vediamo quali sono per me le più rilevanti.

La sincronizzazione con le cartelle del pc

Questa è una cosa che adoro e che ti facilita la vita. Se usi un cloud, usalo appieno. Ecco che poterlo usare come se fosse una cartella del pc, identica in tutto e per tutto alle altre, semplifica davvero la vita.

Questo è valido per tutti e tre, ma lo apprezzo di più per Drive e Onedrive. Preferisco questa soluzione rispetto all’App scaricata nel pc, non amo infatti la nuova visualizzazione della cartella di Dropbox da pc che a mio avviso rende l’uso dei file macchinoso.

In più, sincronizzando i cloud con le cartelle a livello di comandi visualizzazione è come lavorare dal pc, quindi non cambio l’ordine dei click necessari ad arrivare alle cartelle… e questa non è cosa da poco!

Per questa ragione consiglio di utilizzare questi cloud per il proprio archivio corrente, così lavorerai come da pc, ma avrete la certezza di avere tutti i dati indispensabili con voi.
E se proprio capita di lavorare da un pc che non è il tuo potrai sempre accedere dal web.

Poter usare i propri software

Questo è il punto forte di Dropbox e ovviamente Onedrive, essendo di Microsoft. Il bello è poter usare on line i software nella versione originale, ecco quindi che i power point, i fogli di word eccetera non perderanno le impostazioni e non dovrai imparare nuove scorciatoie da tastiera e non ti perderai a cercare l’impostazione tra le voci del menu. Ancora una volta sarà come se stessi lavorando sul tuo pc.

Inoltre, trovo che per entrambi, quando si lavora in team, sia molto facile capire le modifiche e le revisioni, quindi un punto in più anche per il lavoro di gruppo.

Condivisione

Uno dei punti forti di Drive è sicuramente la possibilità di poter lavorare tutti sullo stesso piano. Il fatto di poter usare dei fogli di calcolo, dei documenti di scrittura praticamente universali rende Drive molto versatile e comodo e quindi merita di essere usato in tutti quei casi abbiate un gruppo di lavoro che usa programmi diversi dai vostri o che non ha grande dimestichezza con i cloud.

In più, è molto comodo anche per condividere file che altrimenti diventerebbero allegati pesanti e non aggiornabili, basta un link e le giuste impostazione (e cioè che tutti siano editor) ed ecco che si risolverà anche il problema del file più aggiornato e della catena di mail con l’ultima versione del file.

Un altro aspetto interessante della condivisione è che, lavorando on line, se qualcuno fa un errore e cancella dei file, è facile recuperare le versioni precedenti o i file inavvertitamente cancellati e, allo stesso modo, mentre lavori, lui salva, così nessuna delle modifiche andrà persa.

Ultimo aspetto da valutare per i vari cloud è l’effettivo utilizzo: considera quanti dei tuoi partner di lavoro usano un cloud piuttosto che un altro. E’ paradossalmente meglio essere versatili e avere diversi cloud e scegliere quali dati mettere dove piuttosto che arroccarsi sull’uso di un solo sistema.

Scegli quello a cui puoi avere accesso solo tu, come può essere One Drive o iCloud o uno dei tanti cloud che le aziende danno gratuitamente in cambio dell’abbonamento, per i tuoi dati personali e lascia agli altri sistemi lo spazio per la condivisione con i vari gruppi di lavoro.

E i tuoi pro e contro quali sono? Raccontameli nei commenti!

Photo by Adam Birkett – Unsplash