È sempre tutto importante e urgente

È sempre tutto importante e urgente

Questo è un mese importante per me e ti voglio presentare un importante strumento di gestione del tempo.

Forse lo conosci e forse lo avrai sentito descrivere più volte, ma prima di dirti di cosa parlo, vorrei farti capire un primo importante concetto.

Non è uno strumento di pianificazione, ma uno strumento di consapevolezza.

Nel concreto vuol dire che non ti serve per pianificare la tua giornata o la tua agenda, ma che è prezioso per farti lavorare sulle priorità d’azione.

Per usarlo al meglio è importante riflettere sui due criteri che lo costruiscono: l’importanza e l’urgenza.

Anche qui, una precisazione fondamentale. Le due voci sono tra loro molto diverse per natura. Nello specifico una è indipendente dalla tua volontà, l’altra è fortemente connessa a ciò che desideri.

Ci hai mai pensato?

L’urgenza è un criterio temporale, quindi fa capire cosa sta per succedere e cosa no. Se una bolletta scade venerdì, ti può piacere o no, può essere importante o no, ma la bolletta scade comunque.

Quindi il fatto di doverla pagare è indipendente dalla tua volontà, tu puoi agire sulla tua voglia di fare e pagarla in anticipo non facendola diventare una cosa urgente, o procrastinare fino all’ultimo e andare poi a pagarla con urgenza.

Non puoi quindi modificarne la scadenza, non puoi agire temporalmente, ma puoi agire per renderla più o meno urgente con una buona pianificazione, ma di questo ne parleremo più avanti, non mettiamo troppa carne al fuoco.

Torniamo ai criteri dello strumento, il secondo è l’importanza. Questo sì è tutto nelle tue mani, o meglio tutto sulle tue spalle. Eppure, su questo ci si riflette poco… e tu ci pensi?

Quando lavori, ti chiedi se stai facendo una cosa perché ti importa o solo perché va fatta?

Quante volte dici “eh, mi piacerebbe, ma non ho tempo”? Quel mi piacerebbe, quanto ti piacerebbe? Quello deve essere il fulcro del tuo ragionamento: il “mi piace” vuol dire, mi importa, per me è importante.

Certo nella vita non si possono fare solo cose che piacciono, ma avere la consapevolezza di ciò che è per te importante e cosa è in cima alle tue priorità è fondamentale per creare una buona agenda, bilanciata tra ciò che ti piace, ciò che è per te importante, e ciò che si deve fare, e che è urgente e basta.

Rifletti su queste due parole: importante e urgente.

Ricorda, la prima dipende da te, la seconda no, dipende dal tempo. La prima è soggettiva, la seconda è oggettiva.

Ecco ora che abbiamo chiarito questi importanti punti ti presento lo strumento, si chiama Matrice di Eisenhower, e se hai dubbi, sappi che un po’ di pianificazione questo generale l’ha fatta.

 

 

Forse non la usava per la sua agenda, ma non lo devi fare nemmeno tu.

La cosa però che puoi fare è pensare agli impegni di domani o della prossima settimana e vedere in quale dei quattro quadranti li metteresti, con grossa attenzione a ciò che dipende da te e ciò non puoi controllare, da ciò che ti importa e cosa no.

Nelle prossime settimane vedremo come affrontare ogni singolo quadrante, come sempre, passo passo ti porterò alla fine della questione, e allora sì che potrai pianificare l’agenda!

 

 

Photo by Jon Tyson – Unsplash
Soldi, soldi, soldi

Soldi, soldi, soldi

Uno dei principi cardine dell’organizzazione è che il simile va con il simile.

E, devo dirti la verità, funziona per un sacco di cose: per organizzare oggetti, lavori, archivi e anche per aumentare la produttività personale.

Ma ci sono alcuni casi nei quali è necessario tenere separate determinate cose, e più le tieni separate, meglio funzionano.

Di cosa sto parlando? Delle tue aziende.

Ancora una volta mi piace ricordare come lavoro, casa e aspetti personali siano di fatto tre aziende delle quali ogni persona, te compreso, si devono occupare.

Sì, è proprio così, perché le tue risorse finite di tempo ed energia, si devono dividere tra gli impegni e i compiti di questi tre aspetti, che amo chiamare aziende per dare a tutte pari dignità.

Se per il lavoro può essere facile dire “azienda”, forse non lo è per gli aspetti di casa, e, visto che immagino la tua faccia, mi permetto di ricordarti una volta in più che non devi necessariamente avere una famiglia in senso tradizionale, tutti hanno delle faccende da svolgere tra le mura domestiche e delle persone care delle quali occuparsi.

In seconda battuta, i tuoi spazi personali, che ti danno energia e ti ricaricano, sono ugualmente importanti, quello che viene chiamato genericamente tempo libero va trattato anch’esso come una vera azienda, con tanto di pianificazione, organizzazione e budget.

Ops, ecco svelata la parola magica: budget!

Già, i soldi, la grana, i quattrini…. Quest’aspetto che si fatica a mettere in chiaro e soprattutto a definirne la struttura.

Cosa intendo?

Che, in termini di organizzazione, se hai chiara la differenza tra le tue tre aziende, hai chiaro anche che ognuna deve avere i suoi strumenti.

Il budget è uno strumento di gestione dei soldi.

Quindi, ne consegue, che ogni azienda avrà il suo budget.

Questo ragionamento è fondamentale per organizzare la tua risorsa, per definizione limitata, quali sono i soldi.

 

Spesso accade invece il contrario: i ricavi entrano in un calderone dal quale escono poi le spese, fisse e non, previste e impreviste, necessarie e di piacere.

Ma così facendo diventa davvero faticoso riuscire a gestire realmente i guadagni, si perde inoltre la consapevolezza di quando si possa effettivamente spendere e di quanto si possa reinvestire.

In parole povere si arriva “cicco cicco” a pagare le tasse e non si capisce se ci si può permettere quel bel viaggio tanto sognato.

Il budget è un tema delicato e ampio, ma a livello organizzativo è bene ricordare che:

  • È utile tenere separati i budget di lavoro e personali, meglio ancora se se ne fanno tre: lavoro, famiglia e personale.
  • Fare in modo che il budget di lavoro gestisca solo ricavi e spese di lavoro, fisse e variabili.
  • Preventivare, in base agli anni precedenti, gli oneri delle tasse e valutare che sia il conto di lavoro a pagarle.
  • Per questa ragione è utile che la differenza tra ricavo e spese, quindi il guadagno, sia il gruzzolo del conto di lavoro che poi paga le spese di casa, ancora una volta sia quelle fisse che quelle variabili.
  • E solo ora il rimanente diventi il ricavo per il la tua azienda personale.

 

Dirai che forse non rimane poi molto, ma ti posso assicurare che questo è un gruzzolo sicuro e, anche se è poco, potrai godertelo fino in fondo!

Come ti dicevo il discorso è ampio, perché per crescere, sia personalmente, sia lavorativamente, un po’ bisogna reinvestire, ma ciò che è importante capire… è che tutti gli aspetti della tua persona sono importanti: famiglia, lavoro e personale.
Ognuno merita il suo tempo, la sua energia e le sue risorse.

Per questo, sì al simile con simile per organizzare il tuo tempo e la tua produttività.
Ma per le tue risorse economiche… a ogni azienda il suo budget!

E tu come te la cavi su questo argomento? Vuoi approfondire la questione? Sono qui anche per questo!
Nel frattempo… inizia a separare l’economia delle tue aziende!

 

 

Photo by Katie Harp – Unsplash
A ognuno le sue scarpre

A ognuno le sue scarpre

Quando ho scoperto che nella versione originale le sorellastre si tagliavano i piedi pur di provare la scarpetta di Cenerentola, sono rimasta inorridita e ho ringraziato che la Walt Disney avesse edulcorato la storia per i più piccini, me compresa.

Le fiabe, si sa, sono spesso truculente, e le ragioni sono storiche, ma quando si cresce fa un po’ strano pensare che per entrare in un paio di scarpe di debba rinunciare a una parte di piede, non trovi?

Sì, è davvero una cosa ovvia, ognuno ha la sua misura e non si può prescindere da questo. Ok, c’è chi sceglie di indossare un paio di scarpe più grandi per essere più comodo, ma per altri questa soluzione significa solo ballarci dentro e recuperare qualche vescica in più.

Morale? (Anche se si tratta di una fiaba, la morale sta volta c’è)

 

La morale è che non siamo tutti uguali e non funziona sempre allo stesso modo.

 

Ti pare banale? Beh, se lo pensi per la tua organizzazione personale forse no.

 

Nella gestione del tempo, delle energie, nella pianificazione si pensa spesso che, per l’appunto, tutti possano indossare le stesse tecniche, far tesoro degli stessi strumenti.

E invece no, c’è chi ama avere un timer rumoroso in sottofondo, chi esige silenzio, chi può stare seduto e lavorare per due ore filate, chi non ci sta più di venti minuti, chi non può prescindere da carta e penna e chi non può fare a meno di creare un foglio Excel.

Anche su questo non siamo tutti uguali, non funzioniamo allo stesso modo e non ci tornano utili le stesse cose.

Ecco perché entro in gioco io, riparo proprio a quest’errore e faccio emergere la tua unicità.

Il mio lavoro nella tua produttività è proprio questo: trovare la tecnica che fa per te, lo strumento giusto e soprattutto adattare il tutto alla tua persona.

Quindi non demoralizzarti se hai provato il GTD o se detesti il timer per fare un pomodoro, ci sta, ma proprio perché non è utile fermarsi alla pura e semplice tecnica, dai un pizzico di fiducia ai miei studi e al mio punto di vista esterno, questo ti farà superare l’errore del pensarci tutti uguali!

Tecniche e strumenti sono il cuore di un intervento di un consulente di organizzazione personale e per questo vanno creati su misura, niente mezzo numero in più o on meno, ci vuole proprio il tuo numero.

Cosa diversa sono gli elementi della produttività, quelli che spesso senti come i detti dei P.O., lì possiamo parlare di principi che vanno bene per tutti e che vale la pena farseli piacere e farli propri.

 

Ne vuoi uno in termini di produttività?

“Se una cosa richiede meno di due minuti, falla e basta.”

Ancora?

“Fai una cosa alla volta e (aggiungo io), falla fino in fondo.”

E per finire…

“Svuota la mente, scrivi la nota, e (aggiungo io) annotala subito nel posto giusto.”

 

Perché i primi non funzionano per tutti e i secondi sì?

Perché i secondi fanno riferimento a un modo di agire, a un’abitudine, i primi invece sono più complessi, sono un insieme di tanti passi, diventano quindi un metodo o una tecnica.

Per questo la produttività deve essere legata alla natura della persona, alle tue peculiarità in termini di modo di lavorare, carattere, tipo e luogo di lavoro, ciclo circadiano, preferenze (es. analogico vs digitale), capacità di concentrazione e… potrei continuare, ma qui mi piacerebbe conoscerti e lavorare con te!

Ora che sai che non è colpa tua, che sono certa tu ci abbia messo tutta la tua buona volontà a eseguire tutti i punti del GTD e che tu abbia pianificato mille pomodori senza rispettarli, che ne dici di rilassarti e ricominciare da capo?

Come? Chiamandomi e raccontandomi come sei, poi, tutto il resto lo fare insieme, un passo alla volta!

 

 

Photo by Wyron – Unsplash
Meglio un Post-it o una App?

Meglio un Post-it o una App?

Dove, quando, come e perché fare le liste.

Il perché te l’ho raccontato qui, il come qui, e ora viene il dove e quando.

 

Partiamo dal quando.

Quando una lista è necessaria?

Quando c’è più di un elemento da ricordare che appartiene alla stessa categoria. Ti ricordi? Le liste hanno un titolo, una data e racchiudo una serie di elementi che hanno in comune delle caratteristiche.

Quindi non appena hai più di un elemento che risponde a questi criteri… inizia la tua lista! E soprattutto… scrivi subito ciò che hai in mente, così da scaricare il tuo cervello, e scrivilo, subito nel posto giusto.

Sì lo so, mi ripeto, ma mai una cosa tanto semplice è anche tanto disattesa!

Ok, ora che abbiamo richiarito il fatto che le liste sono importanti e soprattutto vanno fatte subito vediamo dove farle.

 

Il dove dipende dalla durata e dall’uso della lista.

Quante volte ti è capitato di fare la lista della spesa e ricordare al supermercato che è appesa al frigo?
E ti è mai capitato di fare una lista di cose da fare a fine riunione e poi non avere con te gli appunti di quella riunione mentre lavori al progetto?

Ecco, questo è proprio ciò che va evitato.

Il dove è strettamente collegato all’uso che fai di una lista.

Non dipende tanto dal fatto di preferire carta e penna o il digitale, ma dalla riposta a queste domande:

  1. La lista serve solo a te?
  2. Usi la lista nel posto dove l’hai creata?
  3. La lista è personale e la scrivi a casa?
  4. Oppure è di lavoro e la scrivi al lavoro?
  5. È una lista a breve termine?

Se la risposta è sì a tutte le domande, allora puoi farla cartacea, se, al contrario, almeno a una hai risposto no, allora è meglio passare al formato digitale.

Se il no era la risposta alla prima domanda, allora è meglio trovare una App condivisa, potrebbe essere il semplice Todo per una lista della spesa in famiglia, o Keep o Trello per un progetto di lavoro.

Se il no era la risposta alla seconda domanda, puoi scegliere una App, le note del cellulare, gli appunti del tablet, come più preferisci, basta che tu possa leggere la tua lista dove ti occorre. Come sai, io continuerò comunque a consigliare le App più semplici che però mantengono sincronizzati i contenuti e non ti fanno perdere nulla.

 

La terza e la quarta domanda mettono il carico da 100 al tema liste. Molti clienti mi dicono: “ma non posso fare una lista personale mentre sono al lavoro”.

Ecco la risposta: nel caso la lista sia personale e tu sia al lavoro, o viceversa, vince il digitale, in alternativa vale anche l’analogico, la cara e vecchia carta.

E se in questo momento stai pensando che non puoi fare una lista personale al lavoro e viceversa… ti dirò che, se lavori bene e scarichi la mente prima di cambiare attività, cioè quando fai lo switch tra personale e lavoro questo non succede, ma se invece lasci qualche cerchio aperto, beh, è naturale che ti possa ritornare in mente nel contesto sbagliato e allora sì, tanto vale scriverlo ed eliminarlo dalla mente, non credi?

Sei pur sempre una persona unica, che tu sia al lavoro o a casa, quindi è molto meglio aiutarsi e sfruttare il potenziale delle liste anche per questo!

 

Veniamo ora all’ultima domanda, che introduce un aspetto molto importante: la durata delle liste.

Se la lista che stai facendo è a breve termine, come le cose da fare oggi, le persone alle quali telefonare, farla sulla carta è un vero toccasana:

  • ti permette di avere la lista sempre sott’occhio e quindi la rende utile e agile;
  • puoi cancellare gli elementi una volta fatti, cosa che dà soddisfazione e nuovo sprint;
  • non ti fa cadere nel loop “più tempo per la pianificazione che per l’azione”, tema che approfondiremo la prossima settimana.

Quindi sì a to do list quotidiane sulla carta, anche straccia, da scarabocchiare, esaurire ed eliminare a fine giornata!

Se al contrario la lista ha contenuti che devono rimanere con te per tanto tempo, come la lista dei posti che vuoi visitare, le idee per i regali di Natale, le persone alle quali vuoi spedire il tuo curriculum, la carta non è il supporto migliore a meno che tu non sia un estimatore del bullet journal o una persona molto metodica che usa sempre lo stesso quaderno.

Il più delle volte capita, infatti, che liste di questo tipo vengano perse o semplicemente dimenticarle. Certo, anche nel formato digitale c’è la possibilità di non guardarle, ma dire che è più complesso eliminarle involontariamente e perdere tutto.

 

Ci avevi mai pensato?

Ecco che in base a quanto usi una lista, dove la usi e per quanto tempo deve rimanere con te è meglio scegliere il supporto più adatto.

E ora hai tutti gli elementi per scegliere con cognizione di causa e rendere le tue liste utili al 100%!

 

E tu dove ami fare le tue liste? Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Jessica Lewis – Unsplash
Liste agili

Liste agili

La scorsa settimana abbiamo detto che le liste sono un modo per scaricare la mente, per evitare di dimenticare, per fare chiarezza e soprattutto per passare all’azione.

Ti avevo promesso che avremmo visto come non fare una lista noiosa, ma al contrario, leggera, agile e utile.

Arduo compito? No di certo! Andiamo al dunque, ecco alcuni consigli.

Il “comandamento” su tutti è:

scrivi subito la cosa nel posto giusto.

Ma questo non basta per avere delle buone liste e, a mio avviso, tra le tante cose, tre devono essere tenute a mente, vediamole ora una per una.

 

LA DATA

Sembra una banalità, ma davvero non lo è. Non vale tanto per le liste personali, ma di sicuro per quelle di lavoro.

Tanto si è abituati a mettere la data se si prendono appunti a una riunione, tanto pare superfluo metterla in una lista per un progetto di lavoro.

Ma siamo davvero sicuri che, se farai due liste sullo stesso argomento, poi ricorderai quale sia la più recente? Certo, leggendo i punti e facendo mente locale lo saprai, ma ecco che avrai sprecato energia a rifare ordine.

Per quelle personali la data non è così fondamentale, ma può essere carino se, ad esempio, fai una lista di posti dove vuoi andare e poi, a distanza di mesi, ti torna tra le mani la lista, non trovi?

 

AGGIUGI UN TITOLO

Ancor più fondamentale della data è il titolo, perché ti aiuta a dare un senso a ciò che scrivi e soprattutto a capire se una cosa può davvero andare lì o meno, quindi capire se quello è il posto giusto.

Anche questo sembra una cosa futile, ma nell’ottica di far fare meno fatica al tuo cervello… beh, costa poca fatica e ne fa risparmiare molta!

Il fatto di mettere un titolo, infatti, focalizza l’attenzione su quello che è lo scopo della lista. E lo scopo è determinante: ti fa ragionare sul fatto se la lista sia o meno necessaria, sui confini della lista stessa e sui risultati che da questa ti aspetti. Non sono cose da poco, ci avevi mai pensato? E tutto per un semplice titolo.

Ultimo, non meno importante, il titolo ti aiuta a non fare doppioni! O se li fai, a identificarli e, una volta scoperti, unire le liste in una unica.

 

USA I VERBI

Eccoci al cuore della questione e cioè come si scrivono le voci di una lista:

  • non devono essere troppo generiche;
  • non devono essere troppo specifiche;
  • devono essere chiare e complete;
  • devono comprendere l’azione.

Facciamo qualche esempio:

“posta” cosa significa? Si tratta di quella cartacea o di quella elettronica? La devo leggere, archiviare o cambiare account? Ecco che una voce così è un po’ inutile perché dovrò poi ricordarmi, a mente, quindi dando un onere in più al mio cervello, cosa intendo per “posta”, tanto vale scriverlo in modo più esplicito.

“e-mail signor Bianchi con richiesta preventivo angolo cucina casa al mare, specificando necessità delle misure particolari 84*103*22” Troppo! Tanto valeva fare direttamente la mail, non credi?

E comunque in entrambi gli esempi manca il verbo. Il fatto di iniziare il punto della lista con “scrivere” è molto più efficace di quello che sembra perché ti aiuta, senza renderti conto, a passare all’azione. Un po’ è come se ti stessi già prendendo l’impegno, un po’ ti alleggerisce dal ricordare cosa fare nel pratico. Provare per credere le liste con l’uso dei verbi sono la vera grande differenza tra lista utili e inutili.
Se vuoi approfondire la questione del verbo, leggi qui.

L’essere chiari e competi è poi la guarnizione alla torta già perfetta: “scrivere mail Bianchi per preventivo, N.B. misure” Eccoci a una nota semplice, ma completa, chiara e non troppo articolata, con un verbo.

Annotare in modo chiaro e completo chiude il cerchio anche sulla questione di scrivere tutto il necessario in una lista e sul fatto di mettere nell’elenco subito le voci che a quella lista appartengono, quindi ci riporta al primo “comandamento”.

 

Come vedi l’efficacia di una lista non dipende dal supporto, cartaceo o digitale, quello è legato alla tipologia di liste e ne parleremo a brevissimo, direi fra una settimana, ma dipende proprio da come si impostano e come si definiscono le voci di una lista.

Ora hai con te i segreti per delle liste agili, utili, che ti aiutano a passare all’azione. Sperimenta e fai tuoi tutti questi passaggi!

 

 

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