Agenda giornaliera, solo per pochi

Agenda giornaliera, solo per pochi

Quando chiedo ai miei clienti di mostrarmi l’agenda, spesso vedo che utilizzano la classica agenda giornaliera, con una pagina dedicata a un singolo giorno, per intendersi.

Quando chiedo come mai hanno scelto questa versione piuttosto che una settimanale o una mensile, la risposta è “ho tanti impegni”.

E la riflessione che subito mi viene alla mente è: chi non ha tanti impegni?

Molto spesso se si usa un’agenda è perché è necessario gestire il tempo e quindi perché le cose da fare sono tante.

L’agenda non è un mezzo obbligatorio, non è necessario per tutti, ci sono dei casi nei quali, in effetti, non è utile, ma di questo parleremo più avanti. Nella stra grande maggioranza l’agenda è utile nel momento in cui viene usata per gestire il tempo, gestire gli impegni e il loro carico nell’arco delle giornate.

Ecco il punto: l’agenda giornaliera ti fa concentrare su ciò che accade quel giorno, ma non ti dà la visione del carico del giorno successivo e del giorno precedente.

Lavorare concentrandosi solo sulla giornata spesso vuol dire perdere la visione generale e questo molto spesso porta a caricare troppo le singole giornate perché vengono vissute al massimo delle proprie capacità.

Così come è fondamentale, nel momento in cui si sceglie di avere un’agenda, averne solo una e non una di lavoro e una personale, è altrettanto importante considerare la pianificazione delle attività e non la singola giornata.

Nell’arco della giornata ci sono attività che pesano e altre che piacciono, ed è importante alternarle nel rispetto del proprio personale bilancio di energie, ma allo stesso modo non puoi pensare che tutte le giornate della settimana siano al 100% del tuo carico energetico.

Ecco, quindi, che uscire dalla visione del singolo giorno porta a essere più obiettivi, a non sovraccaricare le giornate e a valutare che, se c’è una giornata densa di impegni, forse quella seguente deve essere più morbida e solo se vedi più giorni insieme non ti devi ricordare a mente la sequenza delle giornate pesanti, vedi a colpo d’occhio i momenti intensi.

Inoltre, se utilizzi tecniche di produttività che aiutano a dividere le attività, come il metodo Hoppel, è molto più semplice capire a cosa è “dedicata” una giornata in un’agenda pluri-giornaliera.
Se non conosci questo metodo, molto in sintesi, punta ad aumentare la propria produttività dividendo la settimana in giornate dedicate al lavoro, alle commissioni e a sé. È molto utile ed efficace, ma ha bisogno di una visione un po’ più ad ampio spettro della singola giornata.

Spero proprio di averti convinto…

Se vuoi uscire dal concetto di urgente, immediato, smetti di usare la tua agenda come una lista, perché così si finisce con un’agenda giornaliera e ampia la tua visione!

Se non ti ho ancora convinto, ecco qualche caso nei quali è invece utile un’agenda giornaliera, magari tu fai parte di queste categorie:

  • chi fa lavori fatti di soli appuntamenti, lavora da solo e non si sposta dal proprio ufficio o negozio: medici, parrucchieri;
  • chi lavora senza necessità di interagire con altre persone e svolge lavori a numero dei quali deve tenere traccia: sarti, centralinisti;
  • gli studenti: inizialmente è utile un diario giornaliero per semplificare il concetto di quando fare quali compiti, per focalizzarsi solo su un giorno.

Se non rientri in queste categorie, non significa che tu non debba avere un’agenda giornaliera, solo ti consiglio di non dedicarla alla gestione del tuo tempo, ma ad altri compiti altrettanto belli ed importanti, te ne suggerisco due:

il diario della gratitudine e il vero e proprio diario.

Nel primo caso un’agenda giornaliera è utile per concertarsi su un giorno solo e non “copiare” da quelli precedenti. Non sentirti dovere di riempire tutta la pagina si intende! Ma sfrutta la divisione per giornate.

Nel secondo caso è utile perché avrai spazio a sufficienza e un po’ ti obbligherai a scrivere qualcosa ogni giorno. Se invece il diario è un’attività che ti piace, meglio andare direttamente su un bel quaderno, così avrai la libertà di scrivere quanto e quando vorrai.

Un’agenda giornaliera può essere utile anche per un diario dei 5 anni, nel quale, dividendo lo spazio per ogni giornata in cinque parti, ricorderai cosa è successo giorno per giorno per 5 anni.

 

Come vedi anche le agende giornaliere sono utili, ma bisogna capire bene per chi e in che contesto.

Ci sono tante altre soluzioni e nelle prossime settimane andremo a conoscerle meglio, quindi continua a seguire il blog 😊

Se invece tu usi l’agenda giornaliera e per te funziona, raccontami perché, così avrò un altro esempio da aggiungere alla mia lista!

 

 

Photo by Sincerely Media – Unsplash
Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Sarebbe bello lavorare solo su ciò che piace vero?

Ma non c’è mai abbastanza tempo… oppure non si trova mail il momento giusto e si rimanda…È così anche per te?

Giusto?

Eh, no, mi spiace è ora di girare la frittata!

La matrice di Eisenhower serve proprio a questo, a prendere la giusta dose di consapevolezza per dire con sincerità a se stessi: “questa è una cosa che mi importa e che mi piace, non ha alcuna urgenza, ma la voglio proprio fare!”

Ed ecco che magia, le cose che non hanno grande priorità ma ti stanno a cuore trovano spazio in agenda.

È ancora un miraggio? Beh, se questo mese hai seguito tutti i post ora sai:

  • discernere con consapevolezza le cose da fare secondo urgenza e importanza;
  • delegare ciò che non è importante per te ed è urgente;
  • eliminare ciò che non rientra nelle tue mansioni;
  • eliminare ciò che mangia il tuo tempo e non è né urgente né importante

Rimane quindi ciò che è importante e basta, ma con diversi livelli di urgenza.

Ora si sa, le cose urgenti e importanti vanno fatte e basta, ma abbiamo visto fin da subito che, con una buona gestione del tempo e della produttività personale si possono gestire meglio, ridurre in numero e soprattutto te ne puoi occupare prima che diventino realmente urgenti. Il segreto è una buona pianificazione e gestione del tempo, come ti raccontavo qui.

Ecco quindi che la tua agenda non sarà fitta di scadenze, impegni e urgenze e, tolto il tempo per l’imprevisto, rimarrà comunque un po’ di tempo per te, per l’appunto per ciò che è importane e non urgente.

Se ci rifletti bene, questo quadrante della matrice di Eisenhower è proprio il cuore del tuo tempo, delle tue attività, del tuo lavoro.

Qui risiedono le cose di valore che vanno fatte e che di solito non trovano posto perché scalzate dalle altre, più urgenti.

Ora, con la giusta dose di consapevolezza, capendo quindi che sono per te importanti, per te di valore, capisci anche quanto è importante che trovino il giusto spazio tra le tue attività e quindi nella tua quotidiana to do list.

È altrettanto vero che non possono essere le uniche in agenda, ci sarà sempre qualcosa di meno importante ma più urgente, o un imprevisto, ma è anche vero che gestendo bene tutte le atre attività come abbiamo visto, avrai modo di dare finalmente spazio anche a questo.

Nella pratica significa proprio, quando fai la pianificazione settimanale o giornaliera, togliere i tempi delle cose urgenti, quindi appuntamenti fissati e scadenze, tenersi morbidi e mettere subito in lista le cose del quadrante in alto a sinistra della matrice: le cose importanti e non urgenti.

Le prime volte andrà così, poi ti ricordo che la matrice non è uno strumento di pianificazione del tempo, ma uno strumento per prendere consapevolezza del tuo tempo e delle tue priorità.

 

Serve proprio a farti porre l’attenzione su ciò che si dimentica, su ciò che è per te importante, ma anche non urgente, insegnandoti a mettere ordine nel resto.

 

Quindi la prima volta usa la matrice, poi, capiti i criteri e fatto tuo il metodo, sarà un intimo sistema per gestire gli impegni in fase di pianificazione!

E se hai ancora qualche difficoltà con questo strumento di gestione del tempo, sai che sono qui!

 

 

Photo by Pawel Czerwinski – Unsplash
L’angolo nascosto

L’angolo nascosto

Come è possibile che nel nostro prezioso tempo ci siano cose che non ci interessano e che non sono poi così necessarie, né in scadenza e comunque sono lì come un piccolo tarlo mangia tempo?

Dirai: “no di sicuro, non è il mio caso, il tempo è un bene prezioso e di certo non lo spreco con cose che non servono a nulla”.

Quando chiedo alle persone di lavorare sulla matrice di Eisenhower e dividere le attività per urgenza e importanza, capita che questo quadrante sia inizialmente vuoto.

 

Poi, andando a riflettere sui criteri di importanza e urgenza e capendo come questi siano più profondi e da non prendere sottogamba, come ti ho raccontato, ecco che qualche post-it arriva anche in questo quadrante.

Ora capire che una cosa non è urgente, è facile, quindi anche metterla nel lato sinistro della matrice lo è, decidere poi che non è importante può essere più complesso, poiché bisogna essere onesti con se stessi e fare i conti con le proprie priorità e ciò che realmente interessa.

Ma allora, cosa sono le cose che non sono importanti e urgenti?

Quelle che di fatto mangiano il tempo.

Ciò che fai senza troppa consapevolezza per noia o per abitudine.

Ancora una volta ciò che cade in questo quadrante è strettamente personale perché dipende dal criterio, altresì personale, dell’importanza.

Ma giusto per farti un esempio sulle attività personali: per molti stirare è una perdita di tempo e quindi lo classificherebbero qui, per altri è indispensabile avere il filo sul pantalone.

Nel lavoro c’è chi controlla le sfumature e chi punta al sodo senza troppi fronzoli sulla forma.

 

Non c’è un giusto o uno sbagliato, ma di certo una consapevolezza su come si investa il proprio tempo e come non debba essere sprecato.

 

Detto questo ci sono comunque delle attività, che indipendentemente da tutto, mangiano il tempo.

È vero che devi fare il piano social per la tua azienda, ma perdere due ore al giorno tra Facebook, Instagram e Twitter, forse non è il massimo.

Passare il proprio tempo libero a fare zapping in tv senza attaccare la spina del cervello equivale a perdere tempo senza riposarsi guardando un bel film.

Come vedi l’ago della bilancia è sempre la consapevolezza. Nessuno dice di non riposare, di non fare le cose fatte bene, ma quello che aggiungo è di non sprecare il tuo tempo non accendendo la spina del cervello che ti fa capire il limite tra un controllo della pagina social e un tempo perso nei social, tra un lavoro ben fatto e un lavoro iper corretto, tra nullafacenza e riposo.

Tutto si può fare, ma non sprecare il tuo tempo, usalo con consapevolezza!

E ora che hai capito quali sono le attività che ricadono in questo angolo nascosto di cose non importanti e non urgenti… che fare?

Semplice: eliminale!

 

 

Photo by Skyler Smith – Unsplash
Importante per chi?

Importante per chi?

Se è urgente è da fare e basta, sì è un dato di fatto.

Ma sei davvero certo che tutte le cose della tua to do list siano proprio della tua lista di cose da fare?

Dove voglio arrivare? Ancora una volta mi rifaccio ai criteri della matrice di Eisenhower e ancora una volta ti faccio riflettere sulla voce che tra le due dipende da te: l’importanza.

Le cose che sono in lista sono per te importanti?

Sei coinvolto nel farle? C’è un motivo per il quale sono nella tua lista?

Leggendo tutte queste domande, ti sarà sorto un po’ il dubbio sulla questione che voglio far emergere un po’ alla volta.

E se quei punti non fossero sulla tua lista, ma su quella di qualche d’un altro?

Magari ora stai facendo un sospiro di sollievo… eh già!

Perché questo è il cuore della questione, a volte nella to do list ci sono cose sì urgenti, sì da fare, ma il perché non l’hai scelto tu, ma qualcun altro.

Sono cose che ti sono state date da fare, magari dal tuo capo, magari dal resto della famiglia, magari da un senso del dovere molto forte… e qui ti chiedo di fermarti e riflettere.

Se queste cose sono effettivamente parte del tuo lavoro, perché sta nelle tue mansioni lavorative, o perché è parte del carico famigliare che svolgi tu, ok, va bene lasciale e agisci come abbiamo visto la scorsa settimana.

Ma se non sono parte del tuo onere lavorativo, casalingo, se per te non sono davvero importanti… Allora è meglio agire in maniera differente.

Questo, infatti, è il riquadro delle deleghe e dei no.

Se per te una cosa non è importante può essere molto utile delegarla ad altri.

La delega è una forma di lavoro e per funzionare davvero e non tornare sulle tue spalle deve essere ben gestita: va scelto un buon delegato che sia in grado di svolgere la questione, vanno date delle buone direttive e deve esserci una condivisione delle scadenze di lavoro.

Se poi una cosa non è di tua competenza, non farla, impara da subito a dire di no e a non farla entrare proprio in lista.

Compito difficile? Sì, certo, ma un buon no equivale a dire “se lo facessi, lo farei male e con dei pessimi risultati” e non vuol dire “non mi importa”, tutto dipende da come lo si dice e dalle motivazioni a supporto della tua scelta.

Per imparare a gestire bene il proprio tempo, bisogna lavorare bene sulle proprie priorità, che significa quindi fare molta attenzione al criterio dell’importanza.

Se rifletti bene su ciò che per te è davvero importante e ciò che non lo è proprio, sai anche ciò che puoi eliminare dalla tua lista di cose da fare e cosa puoi delegare. L’organizzazione ti viene in aiuto sul come gestire queste due tecniche, come ti ho accennato brevemente prima.

Quello che vorrei che facessi è che sperimentassi a lungo questo quadrante e che interiorizzassi sempre più tue le tue tecniche di saper “dire di no” e di “delegare”.

Non per non lavorare, o per lavarsi le mani da qualcosa, si intende, ma per farti carico di ciò che effettivamente ti spetta.

Molto spesso i problemi di gestione del tempo dipendono dal fatto di avere troppe cose da fare, e questo “troppo” dipende dal farsi carico di ciò che non ci spetta o che non ci interessa.

Quindi, ancora una volta, chiediti: “è importante per me?” Se la risposta è sì, perché sai che è importante e che rientra nelle tue mansioni, allora, via, fallo!

Altrimenti, delega e la prossima volta, impara a dire subito di no!

 

 

Photo by Evie Fjord – Unsplash

 

Importante e urgente

Importante e urgente

Come è andata la scorsa settimana? Hai fatto i compiti a casa? Se te li fossi persi, ti consiglio di andare qui e recuperare.

Oggi iniziamo con le cose importanti e urgenti.

“Cioè tutte” dirai.

Eh, eh, e invece qui viene il bello. Le cose importanti e urgenti sono le cose che maggiormente riempiono le agende e le to do list, proprio perché ci interessano e non sono più rimandabili, quindi vanno fatte.

Ma in lista di solito non ci sono solo queste, ma anche quelle urgenti e meno importanti, che comunque dobbiamo fare perché appunto in scadenza. Queste per il momento le lasciamo da parte, per ora pensiamo al primo riquadro della Matrice di Eisenhower, quello in alto a destra.

Come ti dicevo la scorsa settimana urgenza e importanza sono criteri tra loro molto differenti, uno è oggettivo, l’urgenza, e uno soggettivo, l’importanza.

E’ molto probabile che istintivamente tu collochi qui la maggior parte delle tue attività.

Se così ti è capitato, devo dire che non è una brutta situazione, perché, oltre a essere cose urgenti, sono anche importanti, e quindi di tuo interesse e ci tieni a farle, forse però sono tante, troppe.

Come mai? Perché sono diventate tutte urgenti!

 

Ecco che questo è il riquadro della pianificazione, questo è il segreto per lavorare meglio e non sotto scadenza.

Qui si apre un mondo, perché come sai la pianificazione non è una cosa da sottovalutare, ma senza andare nel cuore delle tecniche di pianificazione e di gestione del tempo, ecco qualche consiglio veloce:

  • Rifletti sulle tue reali priorità e fai ciò che è davvero importante.
  • Anticipa le scadenze quando le fissi per te.
  • Non rimandare, prima si inizia, prima si finisce.
  • Non perdere tempo con i fiocchetti, e cioè la ricerca della perfezione: come correggere all’infinito un testo, ripetere un milione di volte la stessa presentazione, ricontrollare allo stremo un lavoro.
  • Utilizza metodi consolidati ed efficaci, sarai più veloce e farai meno errori.
  • Utilizza la tecnica di batching, fai cioè cose simili insieme, ridurrai i tempi di preparazione e anche di attivazione della tua concentrazione.
  • Fai una cosa alla volta, anche se le cose da fare sono tante, ridurrai gli errori e diminuirai la possibilità di sbagliare.
  • Fai chiarezza nella distribuzione dei compiti e dei ruoli, non occorre sia tu a fare tutto.
  • Considera attività adatte ai luoghi dove stai lavorando e al momento della giornata, non sei sempre al massimo delle tue energie.
  • Di tanto in tanto prendi una pausa.

 

Questo è anche il quadrante degli imprevisti e delle urgenze.

Per gestire questi due fattori è molto importante seguire questi passi:

  • Fai tua regola dei ¾, pianifica cioè solo i ¾ del tempo, così hai ¼ per l’imprevisto e l’urgenza.
  • Flessibilità deve essere la tua parola d’ordine, crea attività a moduli, così da poter modificare l’ordine delle cose fa fare, mantenendo però il risultato finale.
  • Per ciò che è davvero importante, tieni pronto il piano B, cioè pensaci in anticipo, così da non farti trovare impreparato in caso di bisogno.

 

E se capita, o meglio quando capita, perché gli imprevisti succedono, non puntare alla perfezione ricorda «fatto è meglio di perfetto» e gestisci l’imprevisto «una cosa alla volta», come ti raccontavo qui.

Come vedi questo è un quadrante davvero importante, un po’ il cuore del lavoro, ma non il vero cuore… per questo ti chiedo un po’ di pazienza, ma vedrai che ci arriviamo presto.

Quello che ti chiedo ora è di imparare a ascoltarti per gestire il tuo tempo come desideri.

Inizia a soppesare bene i criteri di importanza e urgenza e prova a mettere in pratica anche uno solo dei consigli che ti ho appuntato prima.

Fammi sapere come va, e se poi vuoi capire come gestire al meglio il tuo tempo e creare una pianificazione ad hoc… cosa aspetti a chiamarmi? Eh, già, inutile rimandare 😉

 

 

Photo by Mitchell Luo – Unsplash