“C’è poco da fare, faccio prima a fare da solo”
Ti è mai capitato di dire queste parole? Beh, in effetti la tentazione è forte e spesso occuparsi di qualcosa in prima persona pare un ottimo risparmio di tempo piuttosto che far fare a qualcun altro.
Ma qual è la verità?
Se vuoi crescere come persona devi delegare ciò che sai fare
meglio, così quel tempo potrai dedicarlo a qualcosa che ancora non sai fare.
Fa paura? Sì, sempre. Di fatto vuol dire uscire dalla comfort zone e rimettersi in gioco.
La ragione per la quale te ne parlo oggi non è tanto per spingerti a delegare, ma piuttosto per porre l’accento su come farlo e cioè sulla buona delega.
Se per te qualcosa è davvero facile e la sai fare bene,
allora è probabile che non sarà semplice delegarlo.
Perché dico questo? Perché spesso il passaggio di consegne è rapido e veloce, ma non altrettanto efficace e completo. Non si pensa, infatti, che deve esserci una corretta e completa “formazione” della persona alla quale viene data la delega.
Quando vuoi dare ad altri un compito ricordati di spiegare:
Cosa vuoi che venga fatto.
Spiega perché questo compito è importante per te e quali sono i suoi obiettivi. Questo è un passaggio importante per dare valore al compito e allo stesso tempo responsabilità al delegato.
Quali sono i passi.
E qui sta il difficile, non dare nulla per scontato, cerca di ricordare quando l’hai fatto tu per la prima volta, ricordati di spiegare la questione in modo lineare, semplice, proprio come se stessi parlando ad una persona che hai appena incontrato e che non ha idea di cosa tu stia parlando.
Questo è il tempo della formazione della delega. Più impieghi bene questo momento, maglio funzionerà la delega e soprattutto, anche se ti pare tempo sprecato ora, sarà tempo guadagnato poi! Perché non dovrai rivedere il compito (“lo facevo meglio da me”), non sprecherai tempo (“facevo prima a farmelo da solo”) e potrai contare su un aiuto in più in futuro senza dover rispiegare tutto (non è sempre vero che “chi fa da sé fa per tre”).
Chiarisci i tempi della delega.
In modo realistico e puntuale, così entrambi potrete organizzare il vostro tempo di lavoro.
E tu quando deleghi, dedichi il giusto tempo per tramettere tutte le informazioni? Da oggi no hai più scuse, delega con la testa, guadagnerai tempo e migliorerai il tuo lavoro!
A volte stare con i colleghi non significa necessariamente parlare di lavoro e nemmeno fare un’escursione di rafting, o qualche attività di team building estremo.
Pianificare dei momenti piacevoli, anche brevi, nei quali
fare quattro chiacchere e conoscersi di più rende il lavoro un po’ più
divertente.
Perché dunque non trovare anche solo cinque minuti per una
pausa insieme?
Occhio però a non rendere questi momenti stressanti. Cosa intendo? Che sono momenti che non vanno forzati e che non necessariamente comprendono tutti i colleghi.
Se proprio non ti trovi dal punto di vista personale, puoi però trovarti dal punto di vista professionale. Quindi perché non organizzare dei momenti di confronto su temi importanti o per condividere idee e riflessioni su come affrontate questioni comuni? Perché non pensare a discutere novità e aggiornamenti? Le riunioni non servono necessariamente solo per discutere progetti in atto, possono anche essere un momento di crescita e di formazione.
E lavori dal solo?
Ancora meglio, perché questi momenti sono momenti di scambio con i colleghi, con altri professionisti. Conosci le reti del tuo territorio che organizzano incontri e momenti di networking?
Credo questi siamo grandi opportunità di lavoro e di divertimento, quindi, non sottovalutare l’importanza di un buon caffè!
Probabilmente pensi di no, eppure a volte può succedere che lo sia. E oggi voglio proprio darti dei suggerimenti per provare a far diventare divertenti anche gli incontri tra colleghi.
- Porta dei dolcetti, della frutta, del caffè, rendi la tua riunione più conviviale.
- Crea un ordine del giorno che non sia una scaletta, ma qualcosa di più divertente: un disegno, un insieme visuale di punti, un diagramma a torta!
- Cambia luogo: fai una riunione in un posto insolito e più piacevole. Non vale la pena farlo sempre, ma se è una bella giornata perché non uscire in giardino o per una volta trovarsi per un caffè? Se si tratta di discutere qualcosa, di far venire fuori idee, può essere molto utile. Ovviamente non è il caso di farlo se c’è bisogno di grafici, pc, materiali ingombranti o di un ambiente silenzioso.
- “Usa” il luogo dove fai la riunione: appendi alle pareti i concetti chiave che stai esprimendo, utilizza il tavolo per raccogliere domande con i Post-it, crea spazi diversi per argomenti diversi. Lo spazio non è solo una stanza che ti accoglie: ogni parete e superficie può avere un ruolo attivo nella discussione.
- Fai in modo che le persone possano spostarsi durante la riunione così da cambiare di volta in volta prospettiva, non chiudersi nella propria nicchia e lavorare in piccoli gruppi con persone che non siano sempre le stesse. Di tanto in tanto scardinare le abitudini porta una ventata di aria fresca!
- Fai pagare un pegno in termini di cioccolatini da offrire, commissioni da fare per chi per primo fa squillare il telefonino in riunione, a chi controlla le proprie mail, a chi arriva in ritardo.
- Utilizza un nuovo modo per far interagire le persone durante le riunioni, ad esempio facendo loro costruire con mano i propri progetti usando delle simboliche costruzioni.
- Fai scattare un timer quando il tempo per ogni argomento è concluso. Usa questa tecnica con moderazione e con un pizzico di gioco, altrimenti può risultare stressante e controproducente.
- Durante le riunioni di brainstorming, fai in modo che ci siano colori, carta e strumenti divertenti, non limitare la fantasia.
- Quando la riunione si chiude e tiri le somme, fai in modo di coinvolgere tutti in modo attivo, magari consegnando una versione alternativa dei punti emersi dalla riunione e dei compiti assegnati a ciascuno e magari prevedi un simbolico premio a chi raggiungerà tutti i compiti assegnati.
Ecco 10 spunti di riflessione su cosa puoi aggiungere a una riunione. Ovviamente non potrai applicarli tutti insieme, funzionano se ne metti uno ogni tanto e soltanto uno, il divertimento sta proprio nell’eccezione e nella novità.
Dovranno poi essere diversi a seconda del tipo di riunione: di certo un timer non funziona in una riunione di braistorming e allo stesso modo un pegno per il ritardo ad un meeting di conoscenza di inizio progetto..
Ma perché non fare lo sforzo di aggiungere un pizzico di divertimento al prossimo incontro?
Una riflessione sulle riunioni e le note.. possono esserci davvero d’aiuto? Non è forse sufficiente ascoltare? Ecco un po’ di buone ragioni per prendere appunti con metodo.
Pensando ad una riunione e alle relative note, vengono subito in mente i verbali. Il verbale però è la trascrizione di ciò che avviene durante l’incontro e ci serve piuttosto in un secondo memento per ricordare ciò che è stato detto, fatto e deciso. Sono altre gli appunti che ci possono tornare molto utili in riunione, vediamoli dunque insieme.
Ancora una volta prendiamo carta e penna e iniziamo con il dividere il foglio in due aree.
Mentre ascolti prendi nota delle parole chiave del tuo interlocutore, nell’area di sinistra del foglio. Non scrivere tutto ciò che si dice, annota solo i concetti più significativi.
Questo ti aiuterà ad ascoltare con attenzione. Spesso, infatti, mentre ascoltiamo ci vengono in mente idee, vorremmo dire la nostra, e finiamo per concentrarci su questi pensieri e non ascoltare con tutta la nostra attenzione, che invece è la cosa più importante.
Se poi ti vengono in mente concetti che vuoi condividere legati a queste parole, annotali a destra. Annota anche le domande.
Questa seconda sezione è importante perché ti aiuterà nel momento in cui dovrai intervenire: potrai riprendere la parola chiave detta dal tuo interlocutore e poi esprimere le tue idee secondo la scaletta delle tue parole chiave, quelle sulla destra, senza perderti nel discorso o dimenticare qualche concetto.
E lo stesso vale per le domande., così facendo saranno puntuali e strutturate.
Se poi le idee e le domande non sono adatte alle circostanze della riunione, avrai comunque una nota pronta da aggiungere alla tua “to do list”.
In particolare, se fossi proprio tu la persona incaricata per la moderazione di una riunione, questo tipo di note possono tornarti molto utili per guidare strategicamente la discussione: non perderai concetti e riferimenti e così sarà più semplice dare a tutti il proprio spazio ed il giusto tempo.
Ad esempio puoi:
- valutare se da più persone emerge una questione chiave comune che non avevi valutato;
- posporre domande o argomenti se discuterli al momento non risulta efficace;
- tenere a mente delle assunzioni che vengono dette all’inizio del meeting;
- riportare l’attenzione su cose solo accentate perché qualcuno aveva poi portato la discussione altrove.
Se fossi interessato a conoscere al meglio la questione ti segnalo l’articolo che mi ha suggerito queste riflessioni.
Ricorda: una riunione è un investimento di tempo ed energie per te e per gli altri, quindi usala al meglio.
Dai ascolto e sii presente, questo è sicuramente il modo per rendere gli incontri efficienti, così come delle buone note!
Uno dei problemi quando non si è in ufficio è quello di non perdere i contatti con i colleghi. Spesso dobbiamo essere informati o informare gli altri di ciò che ci succede in modo che la squadra di lavoro sia sempre aggiornata e possa lavorare al meglio. Come fare?
Innanzitutto una buona soluzione è quella di definire un metodo di lavoro prima di iniziare la trasferta. Cioè a tavolino, con i tuoi colleghi, scegli come operare e condividi il metodo. Decidi quindi quali mezzi di comunicazione usare e come. Così facendo poi sarà più semplice perché sarà già tutto condiviso nel team.
Ecco tre idee da tenere a mente.
La prima è il calendario condiviso che è davvero una cosa tanto semplice, quanto utile perché annotando gli impegni e le trasferte si fa in odo che tutti siano al corrente di quando le persone non sono in ufficio e magari non raggiungibili al cellulare, perché ad esempio sono in riunione o in aereo.
Una seconda cosa molto utile è quella di programmare delle brevi riunioni di aggiornamento. Quindi, definire data e ora per una chiamata telefonica, una chiamata skype o hanghouts.
Perché questi incontri siano funzionali è bene che:
- le persone coinvolte siano quelle che effettivamente che lavorano nel progetto. Inutile chiamare qualcuno in più solo per farlo ascoltare, sarà più semplice stilare delle minute e salvarle in una cartella in rete e condivisa da tutti.
- Quando si avvisano le persone dell’incontro, definisci anche la durata. Puntualità e brevità sono fondamentali, il tempo è importante per tutti, sia chi è in ufficio, sia chi è in trasferta.
- Una volta terminata la chiamata è importante fare in modo che ci siano delle brevi, ma puntuali minute.
Ti suggerisco delle brevi riunioni di aggiornamento, piuttosto che delle singole chiamate perché così non dovrai ripetere le stesse cose a più persone. E meglio poter comunicare a tutti in una volta sola, a patto però che la chiamata sia puntuale ed efficace, così da non bloccare il lavoro altrui.
I messaggi via chat possono essere molto utili, ma fai in modo che siano a loro volta sintetici e soprattutto chiari. Spesso se si è fuori ufficio si è anche in movimento, quindi i messaggi chat non saranno utili come potrebbero essere altre occasioni, potrebbe infatti essere più semplice un messaggio vocale.
Terzo e ultimo consiglio, ma certo non meno importante, è quello di usare un app per condividere i progetti. Magari un app che consenta di definire per ogni singolo progetto l’insieme di cose da fare, assegnando alle singole persone le cose fa fare. Di opzioni ce ne sono tantissime, io ti consiglio “Trello”.
Con questa app puoi assegnare ad ogni progetto una bacheca e al suo interno organizzare le cose da fare con i relativi referenti. Inoltre è possibile monitorare lo stato del progetto spostando i singoli task nel lato “da fare”, “in corso”, “fatto”. Ogni nota poi può essere arricchita di immagini e commenti.
Inutile dire che le app sono utilissime anche per fare la famosa lista dei to do e delle deleghe, così ancora una volta sarà tutto sotto controllo e aggiornato! Proprio come si diceva nell’ultimo post.
Ho voluto darti qualche idea, ma se ti capita di fronteggiare altri aspetti difficili del lavoro a distanza, condividili! Sarà un piacere trovare una soluzione insieme.
