E se tu cambi di lavoro, a chi resta il tuo?
Dirai: non è un problema mio, beh, fino ad un certo punto, se ad esempio hai la bella opportunità di crescere e lasciare il tuo posto a qualcuno che poi collaborerà con te… è anche un tuo problema.
Ecco, quindi, come fare in modo di aiutare chi verrà dopo di te, ma anche te stesso.
Ciò che ti sto per dire, infatti, è parte di una delega ben fatta, quella che non ti torna indietro, che stimola chi lavora con te.
Del resto, ricorda: si delega ciò che si sa fare meglio così da poter crescere.
Torniamo al cuore della questione, ti consiglio veramente di fare in modo che le tue mansioni siano lasciate in modo chiaro e ordinato per chi verrà dopo di te.
Questo significa che prima di andare via dovrai dedicare un po’ di tempo a:
- chiudere i cerchi aperti, non lasciare cose in sospeso;
- eliminare i file che sono stati solo utili a te e che per le altre persone non hanno significato;
- eliminare i doppioni, le versioni di passaggio: lascia solo le versioni più importanti dei file e, in particolare, metti in evidenza la versione finale;
- aggiorna contatti, database e scadenze;
- ma soprattutto lascia le “istruzioni” del tuo lavoro.
Cosa sono le istruzioni?
Di fatto sono le procedure, cioè quei file, testo o video, che spiegano passo passo come fare ciò che hai sempre fatto.
Perché sono importanti? Perché, come detto, tu lasci qualcosa che sai fare benissimo i cui passi sono chiari, ovvi e veloci, ma per chi lo farà per la prima volta sarà tutto nuovo, probabilmente complesso e avrà dubbi che tu non ti sei mai posto.
Ti consiglio di procedere così come segue:
- Scrivi schematicamente la procedura, anche con un disegno fatto di box e frecce.
- rivedi i passi e pensa se hai dato qualche step per scontato. Per capirlo pensa a te stesso in versione sciocca e fatti tutte le domande per caso. Usa parole semplici, spendi piuttosto una parola in più, che una in meno.
- Per ogni passo aggiungi le informazioni in merito a dove si trovano le risorse, chi possono essere eventuali contatti utili o materiali di riferimento.
- Se c’è qualche passaggio critico aggiungi immagini o screenshot che possono semplificarne la comprensione.
- Se la tua procedura è un video, è ora il momento di girarlo.
- Lascia sedimentare e la prima volta che fai rifai quel compito prova a seguire la procedura e vedi se hai dato per scontato qualcosa.
- Se hai modo, falla provare a qualcuno che non l’ha mai fatta, con te al tuo fianco per controllare, questo è sicuramente un aspetto time consuming, ma che ti assicura l’esattezza del procedimento.
- In caso accogli i dubbi e le domande e integra la tua procedura.
- Aggiungi come riassunto lo schema inziale che hai fatto e aggiungi il tuo contatto per emergenze o domande, anche se avendola fatta così bene, sarà superfluo 😉.
- Archivia procedura, video, schema e materiali utili in modo chiaro, in un luogo che accessibile a tutti, e con un percorso semplice e logico per essere raggiunto.
- Il gioco è fatto!
Sì, le prime volte sarà complesso e ci perderai del tempo, ma credimi non è tempo sprecato: tutti i dubbi e le domande che previeni sono tempo risparmiato quando delegherai il compito e soprattutto il tuo lavoro sarà ricompensato da un’ottima stima.
Che tu cambi lavoro o cresci nella tua posizione, lascia le cose in ordine, sarà solo un vantaggio per le tue relazioni di lavoro, non credi?
E le tue procedure funzionano?
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