Definisci la tua rotta

Definisci la tua rotta

 Non so se tu sia un amante della pianificazione e in particolare di quella annuale, ma, come ben sai, è per me un vero must.

La pianificazione annuale è davvero importante perché ti permette di tradurre in fatti le idee, di non lasciare i sogni nei cassetti, e di rispettare il tempo per te, che sia di vacanza, formazione, famiglia o semplice nullafacenza.

La pianificazione annuale perché sia valida e durevole però deve essere leggera, realistica e flessibile, insomma una vera pianificazione di massima.

Proprio per questa ragione spesso si traduce in un bellissimo programma che però rimane tale.

Già, perché quando si passa all’opera e quindi alla pianificazione più a breve termine, non si riesce a infilare quel bellissimo disegno in grande che si è fatto nelle azioni di tutti i giorni.

Come mai?

Perché bisogna procedere per step e tra la pianificazione annuale e quella settimanale ce n’è una a medio termine, vediamola insieme.

Si tratta di uno sguardo ancora molto di massima, ma non più a livello di anno quanto più a trimestre o a mese. Molti la fanno a mese, io ti consiglio di lavorare un po’ più in grande, che poi sia due o tre mesi dipende proprio dal tipo di vita che fai e dal tuo lavoro.

Ad ogni modo, vediamo come uno sguardo a medio termine ti può tornare davvero utile.

 

VALUTA LO STATO DELL’ARTE

Innanzitutto, la pianificazione a medio termine ti permette di considerare come stanno andando le cose. È fondamentale infatti valutare cosa sta succedendo in questo arco temporale: in che progetti sei già impegnato? Un’altra domanda importante è: cosa “ti ruberà tempo” in questo momento? Vacanze? Trasferte di lavoro? Impegni particolari?

In una pianificazione a medio termine è ancora più importante valutare la regola della sottrazione, togliere cioè il tempo già impiegato in altro. Spesso si fa il contrario, si ragiona cioè come se si avesse sempre il 100% del proprio tempo e questa è la principale ragione di fallimento della pianificazione, in particolare di quella a medio termine, perché se in una settimana può capitare di far saltare un giorno e comunque lo si può recuperare facilmente (in un giorno non ci sono mille cose), è molto più probabile che rimandare qualcosa di un mese significhi non iniziarla proprio, quindi non tanto di passarla al mese dopo, ma al quadrimestre dopo o a data da destinarsi, cioè mai.

 

PENSA IN PICCOLO

Se la pianificazione annuale ti insegna a pensare in grande, quella a medio termine ti insegna a essere razionale e, in particolare, a guardare la realtà dei fatti.

È infatti ora di suddividere il grande progetto in sotto progetti e, se necessario, anche in singoli microprogetti. Questi piccoli progetti sono quelli che andranno messi nella tua pianificazione a medio termine.

Così come nella pianificazione settimanale ti suggerisco di mettere in lista azioni, qui ti dico: “crea i tuoi micro obiettivi e rendili il traguardo del mese”.

 

NON ESAGERARE E CONTROLLA LA ROTTA

La pianificazione a medio termine ti può davvero aiutare per essere il punto di unione tra l’anno e la settimana, ma come sempre c’è il rovescio della medaglia: l’iperpianificazione.

Oltre ad andare per sottrazione e quindi non considerare il tempo che già hai impegnato in altro, non devi lasciarti andare all’idea di incasellare tutto. Metti in lista pochi punti, ma quelli chiave, quelli che abbiamo visto prima.

Questo perché questo tipo di pianificazione è più un momento di revisione che di fiocchetti alla tua lista delle cose da fare.

Sì, una volta valutato lo stato dell’arte e pulito il tuo tempo, messi i tuoi obiettivi mensili ecco che ora puoi valutare come stanno andando le cose. Stai seguendo la rotta che avevi previsto? Se la risposta è no, cosa va cambiato, adattato? Ci sono novità inaspettate per le quali è meglio fare qualche cambiamento?

Lo so, fa paura. L’idea di mettersi a tirare le somme ogni due, tre mesi, fa paura. Chiedersi a che punto sei, dove vuoi andare, cosa tenere e cosa cambiare è un bell’impegno.

Ma è questo il segreto per arrivare alla tua stella polare: devi disegnare e ridisegnare la tua rotta.

Quindi, fai un bel respiro e, ogni quadrimestre, metti in agenda qualche giorno per la tua pianificazione a medio termine: valuta lo stato dell’arte, pensa ai tuoi obiettivi e definisci la rotta!

 

 

Photo by Jonatan Pie – Unsplash
Pianificazione settimanale

Pianificazione settimanale

Il venerdì è sempre stata una giornata un po’ particolare al lavoro: di fatto una giornata più leggera, sai quella in cui vai vestito casual, perché si può, in vista del week end…

È una giornata nella quale difficilmente si iniziano nuovi progetti, semmai si cerca di chiuderli ed è una giornata nella quale capita che le persone non rispondano al telefono dopo il pranzo. Con una buona pianificazione lavorativa è per molti anche una giornata a metà, a orario ridotto, istituzionalmente al nord, per scelta più a sud.

Per tutte queste ragioni per me il venerdì è una giornata speciale e non a caso ho scelto di far uscire il post del blog proprio il venerdì! E questo venerdì si festeggia, sono ben sei anni di blog! Ti immagino, in un momento di pausa, proprio prima del week end a leggere i miei articoli, che bello, mi piacerebbe poter far un cin insieme!

Ok, torniamo a noi e a quello che ti voglio raccontare: nella mia pianificazione settimanale il venerdì ha un altro aspetto un po’ speciale: è il giorno della pianificazione settimanale.

La consiglio a tutti i miei clienti, poi, per alcuni è meglio farla su base quindicinale, per altri settimanale, ad alcuni viene meglio il lunedì mattina e per altri, per l’appunto il venerdì.
Diciamo che su base settimanale e nell’ultimo giorno di lavoro è un po’ la scelta classica e quindi per questa volta parliamo di questa.

Mi piace fare la programmazione settimanale il venerdì perché mi permette di chiudere la settimana lavorativa, passando a mente serena alle giornate che dedico a me stessa e ai miei cari, cioè il week end, e mi permette inoltre, il lunedì mattina, di partire già organizzata.

Vuoi provarci anche tu? Ecco come puoi fare.

  • Primo aspetto: metti in agenda uno slot di almeno un’ora dedicato alla tua pianificazione settimanale.
  • Secondo aspetto: non trascurare quest’ora e pensare che sia una cosa secondaria, è un vero appuntamento con te stesso e richiede energia, motivazione e una sana dose di autocritica, ne va della produttività della tua settimana.
  • Terzo aspetto: se è programmata, si fa e si fa fino in fondo!

Ora capiamo cosa c’è da fare. Prima però devi armarti di agenda, matita e gomma. Se poi sei super convito, agenda e penna vanno benissimo. Pronto? Andiamo ai passi da fare:

1.

Controlla i giorni di festa, tuoi e della tua famiglia: elimina questo tempo dalla tua settimana.

2.

Revisione del calendario: vedi che appuntamenti hai nella settimana seguente e togli il tempo dedicato a queste attività. Mi raccomando, prevedi anche i famosi tempi morti: quelli per arrivare e tornare, nel caso siano appuntamenti fisici, e per prepararti e schiarirti le idee, nel caso siano on line.

3.

Valuta se per questi appuntamenti è tutto pronto o meno: nel caso mancasse qualcosa ricava in agenda del tempo per preparare i materiali e aggiorna le liste necessarie, ad esempio se c’è qualcosa da comprare, aggiungilo subito.

4.

Togli il tempo che questa settimana intendi dedicare alle tue routine ricarica energia: sport, eventi culturali, formazione personale…

5.

Inutile ricordarti di togliere anche il tempo per la pianificazione della settimana successiva.

6.

Ora fai un controllo della settimana passata: c’è qualcosa che è rimasto in sospeso e che ora è diventato urgente? In tal caso mettilo in agenda, avrà la priorità.

7.

Rivedi la lista deleghe: qualcosa è rimasto in sospeso ed è ora di tirare le fila? Metti in agenda le singole azioni.

8.

Questo è anche il momento di rivedere le famose liste progetti, cioè le liste che ti ricordano su quale fronti sei impegnato e cosa c’è da fare per ogni progetto. La settimana scorsa ti avevo promesso che ti avrei detto come portare a termine anche le liste che non siano la to do list, ed ecco il pezzettino mancante.

È il momento, infatti, per fare mente locale sui tuoi progetti di lavoro: quali sono i prossimi passi da fare, cosa è necessario fare ora nella tua programmazione? Passalo in agenda, e, come sempre, metti in lista azioni semplici e concrete che ti aiuteranno a passare all’azione.

Scrivi per questa settimana le attività in modo dettagliato e per la successiva preparati già dei suggerimenti.
Questo lo dico perché questo passo è un passo molto importante. È il famoso collegamento tra la pianificazione a medio termine con quella a breve termine. Se hai già lavorato su quella a medio termine (qui un articolo dove te ne parlo) sarà più semplice ora decidere cosa fare.

9.

Fai un controllo generale e valuta se hai esagerato: uno degli errori della pianificazione è riempire l’agenda come un uovo sodo, ricorda che la regola d’oro è quella dei tre quarti, quindi, per ogni giornata fai in modo che comunque ci siano dei laschi di tempo per le urgenze, l’imprevisto. Lo so, non è facile, ma come ti dicevo, devi essere onesto con te stesso e soprattutto realistico. La riuscita della settimana dipende dalla tua pianificazione: quanto più è onesta e veritiera, tanto più sarà di successo. Inutile programmare attività per 26 ore di lavoro, quando sai che ne avrai al massimo 8. Inutile pensare di avere sempre il massimo delle energie e ignorare pause pranzo e riposi.

10.

Ora che la settimana è pianificata, aggiorna le liste progetti e anche i tuoi database, magari c’è qualcosa che in settimana hai scordato di archiviare, o un contatto che vuoi salvare, o un sito che vuoi ricordare… insomma, vedi di chiudere tutti i cerchi aperti. Questo riordino è sia mentale che fisico. Ti consiglio infatti per approfittare per sistemare scrivania e archivio. Farlo un po’ alla volta è meno faticoso e permette realmente di chiudere i cerchi aperti e non farti perdere i pezzi delle cose, ma soprattutto ti dà un senso di completezza che ti permette di mettere la parola fine alla settimana di lavoro!

 

La settimana è pianificata, le liste e gli archivi sono aggiornati, non ti resta che prepararti le singole cose per il lunedì e… staccare la spina! 

Ora il tempo è solo tuo, per ciò che ami!

 

 

Photo by Debby Hudson – Unsplash
Liste fatte e dimenticate

Liste fatte e dimenticate

Molte volte la pianificazione della giornata è perfetta, le liste sono pronte per essere spuntate, e poi… e poi capita che l’imprevisto, un’urgenza, altre incombenze facciano sì che la lista rimanga intonsa.

Ed ecco che, a tardo pomeriggio, la lista salta fuori e con sé anche la frustrazione del non averne fatto nemmeno un punto.

Ma come è possibile che le liste, anche se ben fatte, rimangano poi disattese? E diventino, quindi, uno strumento poco utile e manchino proprio della loro essenza e cioè dell’essere uno strumento organizzativo per la produttività personale?

Una ragione, in verità l’abbiamo già vista, e dipende dal supporto sul quale sono fatte le liste, te ne parlavo la scorsa settimana.

Inutile quindi fare la lista della spesa sul frigo, quando fai la spesa se hai tempo all’ultimo minuto rientrando dall’ufficio.

Così inutile fare una to do list giornaliera in un foglio Word, Excel, o usando un App, se poi, durante la tua giornata di lavoro, ti assenti spesso dal pc, o cambi spesso luogo di lavoro.

Una volta che la lista è fatta bene ed è sul supporto corretto, c’è un ultimo tassello da aggiungere. Si tratta di una cosa semplice, facile, ma tanto è intuitiva, tanto è sottovalutata.

La lista va inserita nella tua routine, costantemente.

La devi quindi, leggere, rileggere, modificare e cancellare, in altre parole deve essere a portata di occhio.

Semplice non credi? Eppure, tante volte quel pezzettino di carta finisce sotto a tanti altri faldoni, o quell’App non è poi così in vista… insomma le intenzioni sono buone, ma poi si finisce per passare ad altro e quindi… pensare ad altro!

Inserirla nella routine significa poi che se hai stilato la lista delle tue tre priorità giornaliere, e l’hai fatto la sera a chiusura della tua giornata lavorativa, il giorno seguente, dopo aver messo la testa sul lavoro (sai che consiglio sempre un inizio soft con una piccola routine di “riscaldamento”), la prima cosa da fare è: guardare la lista.

Non le mail, non il cellulare, non rispondere al collega che ti chiama.

Leggi la tua lista, fai mente locale sulle tue priorità, non far sì che la tua mente dimentichi la lista e pensi subito ad alto.

Una volta letti i punti da te definiti, potrai dedicarti alle urgenze e, se l’hai previsto in agenda, al tempo di lavoro della lettura delle mail, ma l’importante è che tu segua proprio quest’ordine e non scordi che quella lettura che richiede meno di un minuto ed è fondamentale.

Fondamentale perché ti riporta la mente su ciò che hai deciso essere importante quel giorno, non necessariamente urgente, ma importante.
E se non rispetti questo criterio, quei punti finiranno sempre per essere dimenticati!

Come avevo detto la cosa è semplice: primo step, leggere, secondo step, tenere a vista.

Così i tuoi occhi continueranno a vedere quei punti e sarà più facile eseguirli e non dimenticarli.

Ecco svelato il segreto, apparentemente banale, ma efficace. Quindi ora non resta che trovare un piccolo posto d’onore per la tua to do list perché sia a portata di occhio e, ormai sarai preparatissimo, le tue liste saranno già ben fatte e pianificate per tempo, giusto?

Se poi stai pensando a tutte le altre liste, che non siano la to list, c’è un sistema per non dimenticarle e, te lo anticipo, lo vedremo nel prossimo mese, parlando di revisioni e riflessioni.

Per oggi ti lascio con un compito importante per te e la tua to do list: trova il tuo posto d’onore.

 

 

Photo by Richard Dykes – Unsplash
Noiosi come bambini

Noiosi come bambini

Avere a che fare con i bimbi, soprattutto quelli piccoli, è noioso.

Fanno sempre le stesse cose, amano fare le stesse cose, nello stesso ordine, con gli stessi ritmi e le stesse sequenze. Così da neonati, poi, appena sono un po’ più grandi, chiedono sempre la stessa storia, guai a cambiare anche solo una parola, vogliono fare li stessi giochi e vedere gli stessi cartoni fino a sapere tutto a memoria. Inutile aggiungere che poi spesso fanno sempre le stesse domande 😉

Ma perché tutta questa ripetitività? Perché dà sicurezza, prevedibilità, e soprattutto quando i bimbi sono molto piccoli dà l’illusione di poter governare il mondo circostante.

A uno stimolo segue una reazione, che è sempre quella.

La ripetitività è utile non solo per i più piccini, ma anche per i grandi e la ragione è la stessa: dà sicurezza. Solo che per gli adulti si chiama routine.

Ecco perché è così importante in alcune fasi della giornata poter staccare la spina e affidarsi al fatto che le cose possono essere fatte secondo una sequenza precisa, consolidata e costante.

Da adulti, inoltre, si aggiunge il grande vantaggio che le cose meccaniche e ripetitive sono anche un risparmio di energia. Se ogni volta che fai il caffè la mattina dovessi chiederti qual è la ricetta, quanta acqua, quanto caffè, come si mettono nella moka, per quanto tempo il fuoco va acceso e via dicendo… probabilmente saresti già stanco prima di iniziare la colazione.

Quindi, come da bambino le routine imposte erano molto rassicuranti, ti davano l’idea di controllare il tuo mondo e ti davano il senso del tempo, oggi le routine ti aiutano a risparmiare energia, tempo e soprattutto a rilassarti e prepararti al compito successivo.

Vuoi qualche esempio?

 

LA ROUTINE DI INIZIO LAVORO

  • Fai qualcosa che ti piace, dedicati un momento prima di iniziare il lavoro, 5 minuti di mindfulness, ad esempio, o una piccola sessione di stretching.
  • Fai qualcosa che ti motiva: leggi un articolo del tuo giornale preferito, ascolta un breve podcast…
  • Rivedi la lista delle cose da fare.
  • Valuta le urgenze.
  • Inizia a lavorare (N.B. solo ora leggi le mail).

LA ROUTINE DI CHIUSURA LAVORO

  • Scrivi le cose che sono in sospeso.
  • Riordina le note e gli appunti, mettendo nel posto giusto tutte le informazioni ed eliminando ciò che non serve più.
  • Riordina il desktop, mettendo nel posto giusto tutte le informazioni ed eliminando ciò che non serve più.
  • Riordina la scrivania, archivia il necessario elimina il superfluo.
  • Prepara la lista delle cose per domani.

LA ROUTINE DELLA MATTINA

  • Un momento per te.
  • Arieggia la tua camera, rifai il letto.
  • Un momento per la tua colazione.
  • Bagno, vestiti.
  • Sei pronto per uscire.

LA ROUTINE DELLA SERA

  • Prepara le cose necessarie per l’indomani.
  • Preparati per la notte.
  • Metti in carica i tuoi device lontano dalla camera da letto.
  • Se ti va, bevi una buona tisana.
  • Leggi un po’, qualcosa di piacevole e non troppo impegnativo.
  • Ricorda ciò che di buono è successo oggi.
  • Sogni d’oro!

E tu che routine vuoi aggiungere alla giornata?

 

 

Photo by Alvin Mahmudov – Unsplash

Forse l’hai scordato ma

Forse l’hai scordato ma

Ci sono delle cose che abbiamo sempre fatto da bambini e che ora, proprio perché siamo adulti, ci pare giusto non fare, e invece, in termini di organizzazione personale, varrebbe proprio la pena continuare a fare.

Forse l’hai scordato, ma quando eri bambino eri una persona molto egocentrica, nel senso proprio del termine. Il tuo mondo eri tu, dove finivi tu, al massimo con la propaggine di mamma e papà, finiva il mondo, oltre c’erano le colonne d’ercole, il nulla più totale.

Poi crescendo ti hanno insegnato che non era il caso di essere così egoisti e che invece è bene tenere in considerazione anche le altre persone presenti a questo mondo e magia! Il mondo è diventato un insieme di relazioni e di scoperta. Sì, certo, molto un mondo molto più corretto e interessante, motivo per il quale non ti sto dicendo di tornare ad essere un bimbo egoista…

Ma una cosa di quest’approccio è davvero utile per la tua organizzazione personale: la tua personale e unica prospettiva.

A cosa mi riferisco?

Ai tuoi criteri di importanza, di priorità e di utilità.

Questo è uno dei punti centrali sul quale organizzo il lavoro con i miei clienti e che è un po’ il punto di svolta per l’organizzazione di spazi, archivi e tempo.

Siamo spesso abituati a pensare e, di conseguenza a organizzare, le cose e il tempo in base a categorie generiche o a bisogni comuni: bollette e fotografie catalogate per anno, riunioni programmate al mattino, zucchero in dispensa con il caffè.

Ma il punto è che non è detto che questi criteri siano davvero utili, o meglio siano quelli che realmente fanno per te.

Mettiamo che devi trovare le bollette per tipo di abitazione, hai due case e non vuoi mischiare i conti, che le mail le cerchi per mittente, che ami dormire al mattino e lavori meglio il pomeriggio, che usi lo zucchero solo per le torte. Non sarebbe stato meglio archiviare le bollette per edificio, le mail per persona, pianificare le riunioni il pomeriggio e mettere lo zucchero con la farina? Tutte cose sbagliate?

No, ragiona un po’ da bambino e seguimi ancora un attimo. Se dai da riordinare dei giocattoli a un bimbo lui non seguirà necessariamente le categorie classiche: pupazzi con pupazzi, costruzioni con costruzioni, molto probabilmente farà delle scelte personali: personaggi buoni e cattivi, libri che gli piacciono e no… e via dicendo.

Quindi quello che ti suggerisco è:

ritorna alla tua personale prospettiva, l’unica davvero utile, perché questa è riferita ai tuoi bisogni e alle tue necessità

cerca di capir la natura dei tuoi bisogni, crea le tue personali categorie e classificazioni e, in base a questo, imposta l’organizzazione che fa per te, sia per quanto riguarda i tuoi spazi, sia per i tuoi archivi.

E se vuoi andare un po’ più a fondo fai lo stesso anche per il tuo tempo. È giusto ragionare anche secondo le priorità personali per decidere che cosa va messo veramente nel proprio tempo. Questa prospettiva ti può far riflettere su cosa per te e è davvero importante, e poi, a seconda delle urgenze, capire cosa davvero mettere all’ordine del giorno.

E se vuoi tornare un po’ bambino e fare con me questo viaggio di scoperta… beh, chiamami!

 

 

Photo by Liane Metzler – Unsplash