Ci sono delle cose che abbiamo sempre fatto da bambini e che ora, proprio perché siamo adulti, ci pare giusto non fare, e invece, in termini di organizzazione personale, varrebbe proprio la pena continuare a fare.
Forse l’hai scordato, ma quando eri bambino eri una persona molto egocentrica, nel senso proprio del termine. Il tuo mondo eri tu, dove finivi tu, al massimo con la propaggine di mamma e papà, finiva il mondo, oltre c’erano le colonne d’ercole, il nulla più totale.
Poi crescendo ti hanno insegnato che non era il caso di essere così egoisti e che invece è bene tenere in considerazione anche le altre persone presenti a questo mondo e magia! Il mondo è diventato un insieme di relazioni e di scoperta. Sì, certo, molto un mondo molto più corretto e interessante, motivo per il quale non ti sto dicendo di tornare ad essere un bimbo egoista…
Ma una cosa di quest’approccio è davvero utile per la tua organizzazione personale: la tua personale e unica prospettiva.
A cosa mi riferisco?
Ai tuoi criteri di importanza, di priorità e di utilità.
Questo è uno dei punti centrali sul quale organizzo il lavoro con i miei clienti e che è un po’ il punto di svolta per l’organizzazione di spazi, archivi e tempo.
Siamo spesso abituati a pensare e, di conseguenza a organizzare, le cose e il tempo in base a categorie generiche o a bisogni comuni: bollette e fotografie catalogate per anno, riunioni programmate al mattino, zucchero in dispensa con il caffè.
Ma il punto è che non è detto che questi criteri siano davvero utili, o meglio siano quelli che realmente fanno per te.
Mettiamo che devi trovare le bollette per tipo di abitazione, hai due case e non vuoi mischiare i conti, che le mail le cerchi per mittente, che ami dormire al mattino e lavori meglio il pomeriggio, che usi lo zucchero solo per le torte. Non sarebbe stato meglio archiviare le bollette per edificio, le mail per persona, pianificare le riunioni il pomeriggio e mettere lo zucchero con la farina? Tutte cose sbagliate?
No, ragiona un po’ da bambino e seguimi ancora un attimo. Se dai da riordinare dei giocattoli a un bimbo lui non seguirà necessariamente le categorie classiche: pupazzi con pupazzi, costruzioni con costruzioni, molto probabilmente farà delle scelte personali: personaggi buoni e cattivi, libri che gli piacciono e no… e via dicendo.
Quindi quello che ti suggerisco è:
ritorna alla tua personale prospettiva, l’unica davvero utile, perché questa è riferita ai tuoi bisogni e alle tue necessità
cerca di capir la natura dei tuoi bisogni, crea le tue personali categorie e classificazioni e, in base a questo, imposta l’organizzazione che fa per te, sia per quanto riguarda i tuoi spazi, sia per i tuoi archivi.
E se vuoi andare un po’ più a fondo fai lo stesso anche per il tuo tempo. È giusto ragionare anche secondo le priorità personali per decidere che cosa va messo veramente nel proprio tempo. Questa prospettiva ti può far riflettere su cosa per te e è davvero importante, e poi, a seconda delle urgenze, capire cosa davvero mettere all’ordine del giorno.
E se vuoi tornare un po’ bambino e fare con me questo viaggio di scoperta… beh, chiamami!
Photo by Liane Metzler – Unsplash
La regola d’oro della pianificazione è trovare il magico equilibrio tra ciò che si desidera fare e la realtà delle cose. Sai che ci tengo tanto a fare in modo che la tua pianificazione ti sia di supporto e che tu non te la senta stretta e pressante.
In breve, mi piace ricordare che il tempo da pianificare non è la totalità del tempo, bensì i ¾.
Cosa vuol dire? Che se il tuo tempo di lavoro sono otto ore, ne devi pianificare sei, non quattro e non nove.
Dirai: “beh, ovvio che non ne devo pianificare nove se ne ho solo otto a disposizione”, e invece questo è quello che spesso succede. Capita, infatti, di mettere in sequenza tante attività con la sindrome del super eroe (“sì tanto ce la faccio in cinque minuti, questa è una cosa da poco”), salvo poi arrivare a sera lamentandosi di avere troppe cose da fare e non essere riusciti a completare la lista.
In realtà il problema non è tanto quello di non aver calcolato il numero giusto di attività, ma di non aver associato il tempo corretto da dedicare a tutte le attività.
Per farlo è molto utile pensare alla tua giornata come a uno spazio da riempire, dove togliere blocchi di tempo.
Questo semplice cambio di prospettiva, da elenco puntato a insieme di blocchi ti può aiutare a non pianificare involontariamente nove ore in un tempo di otto. Te ne avevo parlato anche in questo post.
Sembra poi paradossale, ma non vale la pena nemmeno pianificare solo quattro ore, perché altrimenti poi sorgerà la domanda “e ora che faccio”.
Se il problema è gestire le priorità e arrivare a fine settimana facendo non solo le cose importanti e urgenti, ma anche cose che per te sono di valore, e quindi importanti ma non necessariamente urgenti, ecco che se non le metti in agenda, non le pianifichi, molto probabilmente non le farai mai.
Può valere la pena pianificare solo quattro ore se sai che la giornata sarà ricca di imprevisti, ma non lasciare al caso la gestione del tuo tempo, sarà il modo migliore per renderlo inefficace!
Ecco, quindi, perché è importante pianificare la giusta quantità di tempo, i ¾ giusto?
Vediamo in breve i vantaggi di una pianificazione di questo tipo:
- Se capita un imprevisto, hai il tempo di gestirlo.
- Se hai calcolato male i tempi, hai del tempo in più per riparare.
- Se sei svogliato e ci metti di più a fare le cose, rimarrai comunque nei tempi.
- Se finisci prima, tanto meglio, tempo in più per il relax o tempo per fare qualcosa che è in fondo alla lista.
- Avendo il numero giusto di cose da fare, lavorerai in modo concentrato, ma allo stesso tempo non ti sentirai sottopressione all’idea di dover finire tutto.
- Sai che la tua giornata è sì di lavoro, ma anche con delle pause degne di nota.
Ecco che la lista potrebbe andare avanti ancora a lungo… ma voglio concludere dicendo che c’è un solo tempo da non programmare, la famosa eccezione che conferma la regola. Sai qual è?
Il tempo di riposo, di relax, di vacanza, il tuo tempo.
Lì non c’è regola dei ¾ che tenga, sono i tuoi 4/4 per fare ciò che ami, o semplicemente per non far niente!
E i tuoi ¾ come funzionano? Se non funzionano, sai che io sono qui per te!
Photo by Dev Bezbaruah – Unsplash
Anche i progetti nascono, crescono e si evolvono.
Cosa intendo? Che una buona progettazione è efficace se è sì ben fatta, realistica e sostenibile, ma anche se è flessibile e adattabile.
A che cosa? Beh, in prima battuta alle novità che la vita presenta. Puoi progettare un’idea dal momento creativo alla realizzazione finale, ma non puoi sapere come andranno le cose. Mettendolo in atto, ad esempio, possono arrivare inaspettatamente nuove idee e nuovi impulsi.
Che fare? Considerarli e portarli avanti o far finta di nulla? Dipende, dipende da come hai definito il tuo scopo all’inizio, te ne parlavo qui: una buona struttura a monte ti aiuta a capire se è una buona idea, o semplicemente un pensiero.
Così, come sempre nella vita succede, possono arrivare degli imprevisti. Un ritardo inaspettato, una collaborazione che non si concretizza come fruttuosa, un evento personale che porta a mettere energie e pensieri altrove. Succede… ma ancora una volta è la progettazione a monte che ti permette di avere il quadro d’insieme e valutare come procedere: fermarsi, rallentare o ignorare il tutto e mettere in atto il piano B? Guarda il tuo progetto nel suo insieme, guarda la struttura e decidi.
Ecco che come vedi i progetti nascono, crescono e si evolvono.
Ma per far sì che il contorno, sia in senso positivo, e quindi con l’arrivo di nuove idee, sia in senso negativo, e quindi con l’avvenire di imprevisti, abbia il giusto perso è molto utile avere alle spalle una solida struttura, cioè una buona progettazione.
Molto spesso quando sia ha un’idea si parte in quarta senza riflettere.
Pianificare, invece, è un tempo utile, non sprecato, che merita di essere investito.
Ti piace questo approccio alla progettazione delle tue idee personali e di lavoro?
Questo è solo un assaggio… c’è un corso che fa per te che sarà pronto a brevissimo… curioso? Si chiama “Dal dire al fare” e ti aiuta a rendere efficaci i tuoi progetti, concrete le tue idee.
E’ on line, lo puoi fare quando vuoi, con i tuoi tempi e secondo le tue esigenze. Per ogni modulo materiali, esercizi e un recap, per non perdere proprio nulla!
Stay tuned! E se non stai nella pelle… mettiti in lista!
Photo by Claudel Rheault – Unsplash
“Come sono andate le cose?”
“Cosa posso migliorare?”
“Quali le cose che sono andate inaspettatamente bene?”
Ti sei mai fatto queste domande?
Le hai mai fatte a fine progetto per vedere come sono andate le cose?
Questi sono solo alcuni degli aspetti che possono essere considerati per avere un buon feedback di un lavoro fatto, ma il punto è che un buon feedback è indispensabile per:
- apprezzare il lavoro fatto
- valutare i possibili miglioramenti
- capire cosa approfondire
- capire cosa eliminare
- scoprire aspetti nascosti che possono andare a tuo vantaggio
Questi sono solo alcune delle cose che emergono da una buona analisi del lavoro fatto. Ma per farla al meglio è importante capire un altro concetto.
I feedback possono essere positivi o negativi, ma anche questa accezione dipende dalla tua interpretazione.
Per questo è importante fare un’analisi personale quanto più oggettiva possibile.
Facciamo un esempio: il progetto è andato per le lunghe, hai scelto di considerare un partner esterno per un servizio, ma il contatto che hai preso in esame non è stato puntuale ed efficace come speravi. Il feedback dunque è negativo. Lo è in prima battuta, perché la soluzione che hai considerato in corso d’opera è stata di approfondire il tema e quindi imparare delle nuove conoscenze su quel servizio. Questo è un feedback positivo: hai aumentato le tue abilità professionali. O forse no perché di fatto ti è costato troppo tempo?
Come vedi lo stesso evento può essere considerato in entrambi i modi, positivo o negativo, a seconda di come vuoi considerare il punto per i progetti futuri.
Se, ad esempio, decidi che l’aver imparato nuove cose, aver investito e non perso del tempo, e che quindi la prossima volta non esternalizzerai più il servizio, ma al contrario investirai per impararlo tu al meglio, il feedback è sicuramente positivo.
Se invece vuoi mantenere la delega allora il feedback è negativo, ma la soluzione è facile da un lato, e cioè trovare un nuovo contatto, ma soprattutto ha un altro risvolto positivo, e cioè che, avendo approfondito il tema, sarai molto più consapevole nella futura scelta di un partner esterno e formulerai le tue richieste in modo più chiaro e preciso, facilitando l’esternalizzazione stessa del compito.
Come avrai capito positivo e negativo sono concetti che vanno contestualizzati e che soprattutto hanno come passo successivo l’analisi di un problema e la sua soluzione in termini di miglioramento.
Lo sono anche se il feedback è assolutamente positivo: un corso che ho creato ha raggiunto cinque volte l’obiettivo desiderato. Feedback positivo, passo successivo: posso aumentare la promozione del corso e farlo diventare uno dei miei servizi di punta perché funziona ed è efficace.
I feedback sono importantissimi, e meritano tempo e attenzione nella formulazione e nell’analisi.
E tu non vuoi iniziare a considerarli anche per il tuo lavoro? Facciamolo insieme, troveremo i più appropriati per te!
Photo by Markus Winkler – Unsplash
Quando chiedo ai miei clienti qual è il punto chiave dell’insuccesso dei propri progetti, molti mi dicono che le cose sono slittate avanti nel tempo e poi ancora e poi ancora… o, nel caso peggiore, che le cose erano iniziate bene e poi si sono perse nel tempo.
Cosa significa tutto questo? Che il tempo è sicuramente una risorsa importante da gestire in un progetto, sia che si tratti di progetti di lavoro, sia che siano personali.
Il tempo, si sa, è prezioso per tutti ed è per sua natura una risorsa finita, per questo merita molta attenzione nella sua gestione.
Vediamo in un progetto quali possono essere alcuni punti per i quali non si considera al meglio la gestione del tempo.
LO FACCIO IO O NO?
In un progetto i vari compiti possono essere in capo a te o essere delegati. Considerare fin da subito questa differenza è importante, perché il tempo che impieghi tu a fare qualcosa non è necessariamente quello che impiega un’altra persona, potrebbe essere di più o di meno.
Se ad esempio vuoi fare tu una cosa che fai sempre, il tuo tempo sarà noto e facilmente calcolabile. Se vuoi fare tu una cosa nuova, dovrai mettere a budget del tempo per impararla.
I TEMPI DIMENTICATI
Su questo avevo già scritto un post un po’ di tempo fa, ma di fatto i “tempi dimenticati” nei progetti sono determinanti. E mi riferisco tra i tanti ai tempi di riposta: se delego qualcosa non è detto che la persona esterna alla quale mi rivolgo mi possa rispondere subito, dovrò ammorbidire i tempi.
Così nei momenti cruciali, dovrò aspettare di aver digerito quanto è stato fatto, le modifiche, le revisioni. Devo cioè considerare i “tempi di cova” che sono fondamentali in un progetto quando di prendono le decisioni importanti.
I TEMPI DI REVISIONE
La revisione è un momento molto poco sfruttato e che, al contrario, in un progetto è un concetto chiave per investire bene il proprio tempo. Come essere certi che la direzione giusta sia quella intrapresa? Facendo il punto.
Se non ci si ferma ogni tanto a rivedere il tutto, si rischia di andare avanti spendendo inutilmente risorse, energie… sprecando il tempo.
Sembra paradossale, ma fermarsi di tanto in tanto a studiare il progetto, a vederne la struttura, crea dei cicli di revisione e di miglioramento che permettono di ottimizzare tempi e risultati!
Ti piace questo approccio alla progettazione delle tue idee personali e di lavoro?
Questo è solo un assaggio… c’è un corso che fa per te che sarà pronto a brevissimo… curioso? Si chiama “Dal dire al fare” e ti aiuta a rendere efficaci i tuoi progetti, concrete le tue idee.
E’ on line, lo puoi fare quando vuoi, con i tuoi tempi e secondo le tue esigenze. Per ogni modulo materiali, esercizi e un recap, per non perdere proprio nulla!
Stay tuned! E se non stai nella pelle… mettiti in lista!
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