Importante e urgente
Come è andata la scorsa settimana? Hai fatto i compiti a casa? Se te li fossi persi, ti consiglio di andare qui e recuperare.
Oggi iniziamo con le cose importanti e urgenti.
“Cioè tutte” dirai.
Eh, eh, e invece qui viene il bello. Le cose importanti e urgenti sono le cose che maggiormente riempiono le agende e le to do list, proprio perché ci interessano e non sono più rimandabili, quindi vanno fatte.
Ma in lista di solito non ci sono solo queste, ma anche quelle urgenti e meno importanti, che comunque dobbiamo fare perché appunto in scadenza. Queste per il momento le lasciamo da parte, per ora pensiamo al primo riquadro della Matrice di Eisenhower, quello in alto a destra.
Come ti dicevo la scorsa settimana urgenza e importanza sono criteri tra loro molto differenti, uno è oggettivo, l’urgenza, e uno soggettivo, l’importanza.
E’ molto probabile che istintivamente tu collochi qui la maggior parte delle tue attività.
Se così ti è capitato, devo dire che non è una brutta situazione, perché, oltre a essere cose urgenti, sono anche importanti, e quindi di tuo interesse e ci tieni a farle, forse però sono tante, troppe.
Come mai? Perché sono diventate tutte urgenti!
Ecco che questo è il riquadro della pianificazione, questo è il segreto per lavorare meglio e non sotto scadenza.
Qui si apre un mondo, perché come sai la pianificazione non è una cosa da sottovalutare, ma senza andare nel cuore delle tecniche di pianificazione e di gestione del tempo, ecco qualche consiglio veloce:
- Rifletti sulle tue reali priorità e fai ciò che è davvero importante.
- Anticipa le scadenze quando le fissi per te.
- Non rimandare, prima si inizia, prima si finisce.
- Non perdere tempo con i fiocchetti, e cioè la ricerca della perfezione: come correggere all’infinito un testo, ripetere un milione di volte la stessa presentazione, ricontrollare allo stremo un lavoro.
- Utilizza metodi consolidati ed efficaci, sarai più veloce e farai meno errori.
- Utilizza la tecnica di batching, fai cioè cose simili insieme, ridurrai i tempi di preparazione e anche di attivazione della tua concentrazione.
- Fai una cosa alla volta, anche se le cose da fare sono tante, ridurrai gli errori e diminuirai la possibilità di sbagliare.
- Fai chiarezza nella distribuzione dei compiti e dei ruoli, non occorre sia tu a fare tutto.
- Considera attività adatte ai luoghi dove stai lavorando e al momento della giornata, non sei sempre al massimo delle tue energie.
- Di tanto in tanto prendi una pausa.
Questo è anche il quadrante degli imprevisti e delle urgenze.
Per gestire questi due fattori è molto importante seguire questi passi:
- Fai tua regola dei ¾, pianifica cioè solo i ¾ del tempo, così hai ¼ per l’imprevisto e l’urgenza.
- Flessibilità deve essere la tua parola d’ordine, crea attività a moduli, così da poter modificare l’ordine delle cose fa fare, mantenendo però il risultato finale.
- Per ciò che è davvero importante, tieni pronto il piano B, cioè pensaci in anticipo, così da non farti trovare impreparato in caso di bisogno.
E se capita, o meglio quando capita, perché gli imprevisti succedono, non puntare alla perfezione ricorda «fatto è meglio di perfetto» e gestisci l’imprevisto «una cosa alla volta», come ti raccontavo qui.
Come vedi questo è un quadrante davvero importante, un po’ il cuore del lavoro, ma non il vero cuore… per questo ti chiedo un po’ di pazienza, ma vedrai che ci arriviamo presto.
Quello che ti chiedo ora è di imparare a ascoltarti per gestire il tuo tempo come desideri.
Inizia a soppesare bene i criteri di importanza e urgenza e prova a mettere in pratica anche uno solo dei consigli che ti ho appuntato prima.
Fammi sapere come va, e se poi vuoi capire come gestire al meglio il tuo tempo e creare una pianificazione ad hoc… cosa aspetti a chiamarmi? Eh, già, inutile rimandare 😉
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