Archivi che non funzionano
Occupandomi di archivi da un po’ ne ho visti parecchi e penso che possa esserti utile confrontarti con quelli che io chiamo “errori frequenti”.
Prima di condividerne un po’, permettimi di aggiungere che li racconto senza giudizio e senza la presunzione di avere in tasca la verità assoluta, ma semplicemente per far sì che le tue raccolte di dati siano quanto mai funzionali possibili e soprattutto adatte alle tue esigenze.
Questo lo dico perché capita a tutti di fare questi errori e soprattutto perché quando si fanno di solito c’è una ragione a monte. L’importante è sapere che può capitare e avere un campanello d’allarme pronto a scattare nel caso si presentino.
Bene, ecco secondo me le cose che rovinano di più le uova nel paniere.
ARCHIVIO A METÀ
Capita di iniziare con i migliori propositi e poi lasciar cadere le cose nell’oblio. Mi riferisco ad esempio agli archivi di fotografie, articoli, ricette, pubblicazioni…
Spesso sono archivi molto ben fatti, molto dettagliati e poi trascurati.
Come mai accade? Proprio perché sono ben fatti e quindi richiedono tempo e attenzione. È bene non partire subito con troppo dettaglio, meglio fare una cosa leggera e sostenibile e renderla più approfondita poi, in caso di bisogno.
Soprattutto se sono archivi di cose che non usiamo di frequente è bene seguire questo criterio per essere certi di poter mantenere lo sforzo nel tempo e quindi aggiornato l’archivio. Mi spiego meglio, molto probabilmente l’archivio dei contatti di lavoro non avrà mai questo problema, se lo usi ogni giorno e i dati che ci sono all’interno sono per te importanti, non rischierai di lasciarlo a metà, anzi!
Questo problema succede con le cose che vorremmo avere ordinate e che ci fa piacere archiviare, ma che poi non usiamo così di frequente. Quindi in questo caso… semplifica e fai in modo che il tuo archivio sia sostenibile!
Ricorda un archivio è vivo, nasce, cresce e si evolve.
ARCHIVIO A PEZZI
Errore tanto semplice, quanto comune. Avere un archivio diviso in pezzi: un pezzetto in un luogo e un pezzetto in un altro. Ad esempio, un po’ nel pc proprio e un po’ nel condiviso, un po’ al lavoro e un po’ a casa.
Non credi sia il caso di limitare le cose da ricordare e quindi possa essere una buona cosa semplificare il lavoro della tua mente non chiedendole anche di ricordare se quella cosa è in un posto o in un altro?
Ancora una volta… semplifica! Metti tutto nello stesso posto! Tra pc proprio e condiviso, vince il condiviso, tra casa e lavoro, vince il posto dove usi di più i dati di quell’archivio, e, nel caso fossi incerto… esistono i cloud.
Questo è un errore frequentissimo quando si lavora in gruppo e purtroppo è la causa di tanti fraintendimenti e rallentamenti. Gli archivi devono essere accessibili da tutti coloro che usano i dati e devono poterli reperire tutti con facilità, ovunque lavorino.
Lavorare diversamente porta a doppioni, errori, e spesso a un lavoro poco efficiente. Investi quindi un po’ di tempo nel pensare dove userai i dati di quell’archivio e definisci quindi il posto migliore!
ARCHIVIO MISTO
E qui mi riferisco al modo in cui si creano le categorie. Mi capita di vedere archivi costruiti un modo, con criteri ed etichette di un certo tipo e poi portati avanti in modo differente. Anche questo crea molti doppioni e molti punti interrogativi: dove lo metto?
Il “come creare i criteri” è stato il tema di uno dei post di inizio anno e credo sia davvero fondamentale. Vale la pena chiarirsi un po’ le idee prima per poi procedere più velocemente dopo.
In genere cambiando le categorie in corso d’opera si finisce per creare più archivi in parallelo, creare confusione su dove ordinare le cose e quindi, in breve… lavoro in più. Come sempre la regola d’oro è: “semplifica”, investi prima per guadagnare tempo ed energia dopo.
Ecco tre tipi di archivi che anziché aiutarti, ti complicano la vita.
Come ti dicevo, a tutti capita di cadere in questi errori, ma l’importante è capirlo prima che sia tardi e quindi senza dover rifare il lavoro daccapo 🙂
E tu, in che errori cadi più di frequente?
Raccontamelo nei commenti!
