Liste di Natale

Liste di Natale

Se non ami le liste e tanto meno il Natale, credo proprio questo sia il post che fa per te.

Credo fortemente che questo sia un periodo dell’anno molto delicato, nel bene e nel male, e che ognuno debba viverlo come preferisce, quindi se non ami fare regali, appendere ghirlande o dedicarti ad amici e parenti, va benissimo.

Ma, sì c’è un ma, arrivare alla vigilia con un peso sullo stomaco perché “non ci vuoi pensare”, ma ti senti obbligato a fare comunque dei regali non è la scelta più opportuna.

Semplicemente perché finirai per comprare un paio di calzetti taglia unica o una qualsiasi cosa, spendendo più di quanto desideri, pur di non pensarci più.

Quindi… organizziamoci, e prendiamo il toro per le corna.

 

Punto n. 1: decidi

 

Decidi a chi vuoi fare un regalo, non sei certo obbligato a farli a tutti, ma prendi una decisione serena. Scrivi i nomi in una lista e se hai qualche idea… scrivila a fianco.

Dalla lista estrapola gli acquisti che devi fare e inizia a pianificare il momento in cui li farai. Dividili per i giorni che hai a disposizione e per le zone in cui andrai a fare acquisti. Segnali in calendario se necesario, proprio come se fossero degli appuntamenti importanti e definiti.

N.B. Meglio prima che dopo, perché l’acquisto è solo il primo passo. Tieni conto che per ogni regalo c’è un pacchetto, un biglietto e una consegna.

Se vuoi proprio essere super organizzato fai anche una piccola griglia con queste voci ogni per ogni regalo. Cioè per ogni regalo aggiungi: idea, acquisto, pacchetto, biglietto, consegna, con la possibilità di spuntare ogni voce.

 

Punto n.2: colma i vuoti di idee

 

Se idee non ne hai, che fare?

Le soluzioni sono diverse, ti faccio qualche esempio:

  • Chiedi aiuto al destinatario, non è detto che non possa voler condividere un piccolo desiderio con te.
  • Parlane con altre persone, le idee nascono inaspettate e quindi perché non metterle nelle chiacchere tra amici?
  • Pensa a soluzioni semplici che si esauriscano, così da non mettere in difficoltà chi riceve il dono. Un esempio? Il cibo 😉 Tutti mangiamo, si tratta solo di scegliere la cosa giusta. A mio avviso se esci dal “loop natalizio” e eviti cioccolato, panettoni, frutta esotica e torrone, sei a cavallo.
  • Regala il tuo tempo, è molto più utile di quanto pensi: togliere un peso ad una persona occupandosi di qualcosa è un dono più che prezioso
  • Regala la tua conoscenza, magari a colleghi e clienti trova una formula che ti piaccia e che non sia invasiva.
  • Regala esperienze: un biglietto a un museo, una mostra, un piccolo viaggio, un buono… fai in modo di dare il via a qualcosa che regala emozione.

Punto n.3: non pianificare i regali e dimenticare il resto

Le liste servono a fare mente locale, quindi in questo periodo tornano più utili che mai… ad esempio?
Le liste delle cene e per ognuna cosa devi portare, cosa devi fare fare. E da queste nasceranno la lista della spesa e le date occupate in calendario.

 

Tutto questo ti sembrerà un’iper-organizzazione, ma credimi se lo fai da subito e alleggerisci la tua mente dal continuare a pensare cosa regalare a chi e quando sarai con chi.

Questo ti permetterà di evitare l’acquisto insensato e costoso dell’ultimo minuto e soprattutto potrai vivere le giornate a ridosso delle feste come piace a te, perché il resto… è già fatto!

 

 

Photo by Sixteen Miles – Unsplash
Vivere senza agenda è possibile?

Vivere senza agenda è possibile?

Vivere senza agenda? Certo che sì!

L’agenda è uno strumento meraviglioso per la pianificazione del tempo e per la sua gestione, ti fa uscire dall’urgenza dell’ultimo minuto, amplia la visione d’insieme, ma… ma non serve a tutti!

E non a tutti serve sempre!

Quindi sì, si può vivere senza agenda e direi che in certi casi è doveroso!

Quando?

 

QUANDO NON SEI TU A GESTIRE IL TUO TEMPO

 

Fa strano a dirlo ma ci sono dei momenti di vita in cui non siamo noi a poter scegliere come gestire il tempo. Possono essere momenti molto belli, come un nuovo arrivo in famiglia, o momenti più complessi, come una malattia o un’emergenza.

Possono essere anche stili di vita, ad esempio, con lavori dipendenti in cui non sei tu a pianificare le cose da fare settimana per settimana, mese per mese.

In questi casi è molto più che sufficiente un buon calendario, tutti hanno appuntamenti e scadenze da ricordare, e una to do list ben fatta.

Paradossale? No, perché sono comunque momenti in cui sono le stesse priorità a dare l’ordine alle cose da fare. Le priorità sono per definizione importanti e urgenti e quindi vanno fatte e basta, dunque il loro posto è in calendario, organizzarle in agenda diventa in questo caso superfluo.

Per tutto il resto rimane valido il principio di svuotare la mente e creare delle liste, ben fatte, si intende, divise tra lavoro e personale, con un buon titolo, una data e i punti annotati come si deve, come ti raccontavo qui.

 

QUANDO NON DEVI GESTIRE IL TEMPO

 

E cioè? Ci sono momenti in cui non si gestisce il tempo? Certo che sì! In vacanza, nelle pause!

Ed è assolutamente sacrosanto lasciare fluire il tempo, facendo ciò che ti piace fare, dedicandoti sono a te stesso!

Certo, se hai degli incontri potrai aver bisogno di segnarli in calendario e se vuoi ricordare le cose che vuoi fare, i posti che vuoi vedere, i libri da leggere… o anche solo le cose da comprare, sì, hai già capito, basta una lista!

 

Come vedi l’agenda è un ottimo strumento se è usato per ciò che è: per pianificare il tempo che non sia la singola giornata, ma in molti casi diventa superflua, soprattutto se gli impegni sono pochi o veramente urgenti.

 

Ci avevi mai pensato? Spesso gli strumenti di gestione del tempo (calendario, agenda e to do list) si usano un po’ per abitudine, ma più si conoscono e più si usano rispettando la loro natura, più sono utili!

E se ogni tanto uno non serve, tanto meglio! Basta capirlo da subito e usare al meglio gli altri.

Se non sai se l’agenda è ciò che fa per te, ci sono qui io, chiedi una consulenza agenda!

 

Sì, voglio la mia consulenza agenda!

 

Photo by Giulia Bertelli – Unsplash
Una corretta to do list

Una corretta to do list

“E anche oggi ho fatto la metà delle cose che dovevo fare”

“No, questo proprio non ce la faccio ad affrontarlo ora…”

“Era una cosa di due minuti, eppure sono ancora qui a lavorarci”

 

Hai mai pensato una di queste frasi? Forse tutte e tre? Non preoccuparti, sei una persona normale, solo non hai fatto tesoro di questi errori.

Lo facciamo oggi insieme, perché tu possa andare oltre, non incastrarti in errori di cattiva gestione di tempo ed energia e fare una fantastica to do list che sia affrontabile e sostenibile per te!

Piccolo disclaimer: non parleremo di priorità e di argomenti della to do list, questi sono aspetti altrettanto fondamentali, ma che riguardano la pianificazione, e per questo ti rimando qui.

Ok, torniamo al nocciolo della questione.

 

Come mai tanto spesso le to do list vengono disattese, riscritte e diventano un’arma a doppio taglio?

Perché non si stima correttamente il tempo delle attività.

 

Stimare il tempo delle attività significa considerare tutti i tempi di attività:

  • Tempi di preparazione: recuperare tutti i materiali per fare quel lavoro e metterli a portata di mano, tempo per avviare una call on line (con possibili problemi tecnici), tempo per raggiungere un luogo.
  • Tempi di studio: tempo per reperire le eventuali informazioni che già non sai e che devono essere inserite nel tuo lavoro. Spesso si considera il lavoro solo come lavoro effettivo, ma non come il lavoro che sta a monte per prepararlo nei suoi contenuti, come se sapessimo già tutto.
  • Tempi di svolgimento: questi sono i più semplici e spesso i più corretti da essere stimati, ma il mio consiglio è comunque quello di tenerli morbidi, per una pausa in più, o un momento di riflessione a mente fredda.
  • Tempi di revisione: che, come sai, non devono essere seguenti a quelli di attività e un po’ staccati.
  • Tempi di chiusura: sistemare gli appunti, sistemare i materiali, segnare qualche nuova informazione, archiviare il necessario, tempo di rientro in ufficio o a casa, tutto ciò che serve a chiudere il cerchio.

Dimmi la verità, anche tu metti in agenda solo il tempo effettivo di svolgimento? Ecco l’inghippo, mancano gli altri.

 

Ma anche su questo tempo ci sono altre tre piccole accortezze da considerare.

La prima riguarda il fatto di sottostimare il tempo necessario, ci voglio sempre due minuti… e poi…

Sii onesto con te stesso e cerca di valutare il tempo da un punto di vista quanto più esterno possibile, e, come detto prima, se puoi allunga, così ci sarà il tempo per una pausa, una correzione in relax.

 

La seconda, non meno importante, riguarda le possibili interruzioni, interne ed esterne.

Già, non sono sempre gli altri ad interromperci, ma anche noi stessi lo facciamo. Le interruzioni interne sono tutte quelle volte che ti viene in mente qualcos’altro che non centra… ad esempio una cosa lasciata a metà. Da qui la necessità di pulire la mente prima di lavorare, scaricarla, annotando tutto il resto e non lasciando nulla in sospeso.

Le interruzioni esterne invece dipendono da come ci organizziamo noi nel lavoro: dove lavoriamo, come comunichiamo ad altri.
Parole chiave: porta chiusa e comunicazione corretta per far capire che per esserci al 100% ci sei quando non sei impegnato, proprio perché c’è un tempo di lavoro per sé e uno con gli altri.

 

La terza accortezza è infine… conscesi!

E fare tesoro degli errori: se hai stimato male il tempo, la prossima volta, raddoppialo!

Se si lavori su una cosa nuova o poco nota, meglio aggiungere che togliere, stima più tempo. E se fai un lavoro che conosci, metti pure il tempo corretto, ma un 10% in più ci sta sempre e comunque, altrimenti lavorerai con l’acqua alla gola, con l’angoscia di chiudere… che dici, vuoi essere sempre di corsa? Anche no!

 

Infine… il tempo non dipende solo da una stima corretta, ma è strettamente correlato all’energia.

E questo è sempre poco considerato. La tua energia non è sempre al top, e questo va messo nel bilancio.

Detto che, se si deve fare, si fa e quindi si stringe i denti, e si lavora a testa bassa, ma poi… eh, sì, perché si può fare, ma poi arriva comunque il conto! Quindi tieni conto del tuo ciclo circadiano, di quando la tua energia è alta e bassa e, se proprio non puoi, considera che dopo un momento in cui chiedi energia, ne devi mettere uno in cui prendi energia. Sì, hai capito giusto, sto parlando di pause e di alternarle con criterio al lavoro.

 

Ecco, quindi, che nella tua to do list devono esserci il corretto numero di attività, definite in base alla pianificazione e alle tue priorità, devono essere saggiamente alternate in più impegnative e meno impegnative e, a ogni attività, deve corrispondere una durata, stimata al meglio delle tue possibilità!

 

 

Photo by Annie Spratt – Unsplash
Liste fatte e dimenticate

Liste fatte e dimenticate

Molte volte la pianificazione della giornata è perfetta, le liste sono pronte per essere spuntate, e poi… e poi capita che l’imprevisto, un’urgenza, altre incombenze facciano sì che la lista rimanga intonsa.

Ed ecco che, a tardo pomeriggio, la lista salta fuori e con sé anche la frustrazione del non averne fatto nemmeno un punto.

Ma come è possibile che le liste, anche se ben fatte, rimangano poi disattese? E diventino, quindi, uno strumento poco utile e manchino proprio della loro essenza e cioè dell’essere uno strumento organizzativo per la produttività personale?

Una ragione, in verità l’abbiamo già vista, e dipende dal supporto sul quale sono fatte le liste, te ne parlavo la scorsa settimana.

Inutile quindi fare la lista della spesa sul frigo, quando fai la spesa se hai tempo all’ultimo minuto rientrando dall’ufficio.

Così inutile fare una to do list giornaliera in un foglio Word, Excel, o usando un App, se poi, durante la tua giornata di lavoro, ti assenti spesso dal pc, o cambi spesso luogo di lavoro.

Una volta che la lista è fatta bene ed è sul supporto corretto, c’è un ultimo tassello da aggiungere. Si tratta di una cosa semplice, facile, ma tanto è intuitiva, tanto è sottovalutata.

La lista va inserita nella tua routine, costantemente.

La devi quindi, leggere, rileggere, modificare e cancellare, in altre parole deve essere a portata di occhio.

Semplice non credi? Eppure, tante volte quel pezzettino di carta finisce sotto a tanti altri faldoni, o quell’App non è poi così in vista… insomma le intenzioni sono buone, ma poi si finisce per passare ad altro e quindi… pensare ad altro!

Inserirla nella routine significa poi che se hai stilato la lista delle tue tre priorità giornaliere, e l’hai fatto la sera a chiusura della tua giornata lavorativa, il giorno seguente, dopo aver messo la testa sul lavoro (sai che consiglio sempre un inizio soft con una piccola routine di “riscaldamento”), la prima cosa da fare è: guardare la lista.

Non le mail, non il cellulare, non rispondere al collega che ti chiama.

Leggi la tua lista, fai mente locale sulle tue priorità, non far sì che la tua mente dimentichi la lista e pensi subito ad alto.

Una volta letti i punti da te definiti, potrai dedicarti alle urgenze e, se l’hai previsto in agenda, al tempo di lavoro della lettura delle mail, ma l’importante è che tu segua proprio quest’ordine e non scordi che quella lettura che richiede meno di un minuto ed è fondamentale.

Fondamentale perché ti riporta la mente su ciò che hai deciso essere importante quel giorno, non necessariamente urgente, ma importante.
E se non rispetti questo criterio, quei punti finiranno sempre per essere dimenticati!

Come avevo detto la cosa è semplice: primo step, leggere, secondo step, tenere a vista.

Così i tuoi occhi continueranno a vedere quei punti e sarà più facile eseguirli e non dimenticarli.

Ecco svelato il segreto, apparentemente banale, ma efficace. Quindi ora non resta che trovare un piccolo posto d’onore per la tua to do list perché sia a portata di occhio e, ormai sarai preparatissimo, le tue liste saranno già ben fatte e pianificate per tempo, giusto?

Se poi stai pensando a tutte le altre liste, che non siano la to list, c’è un sistema per non dimenticarle e, te lo anticipo, lo vedremo nel prossimo mese, parlando di revisioni e riflessioni.

Per oggi ti lascio con un compito importante per te e la tua to do list: trova il tuo posto d’onore.

 

 

Photo by Richard Dykes – Unsplash
Meglio un Post-it o una App?

Meglio un Post-it o una App?

Dove, quando, come e perché fare le liste.

Il perché te l’ho raccontato qui, il come qui, e ora viene il dove e quando.

 

Partiamo dal quando.

Quando una lista è necessaria?

Quando c’è più di un elemento da ricordare che appartiene alla stessa categoria. Ti ricordi? Le liste hanno un titolo, una data e racchiudo una serie di elementi che hanno in comune delle caratteristiche.

Quindi non appena hai più di un elemento che risponde a questi criteri… inizia la tua lista! E soprattutto… scrivi subito ciò che hai in mente, così da scaricare il tuo cervello, e scrivilo, subito nel posto giusto.

Sì lo so, mi ripeto, ma mai una cosa tanto semplice è anche tanto disattesa!

Ok, ora che abbiamo richiarito il fatto che le liste sono importanti e soprattutto vanno fatte subito vediamo dove farle.

 

Il dove dipende dalla durata e dall’uso della lista.

Quante volte ti è capitato di fare la lista della spesa e ricordare al supermercato che è appesa al frigo?
E ti è mai capitato di fare una lista di cose da fare a fine riunione e poi non avere con te gli appunti di quella riunione mentre lavori al progetto?

Ecco, questo è proprio ciò che va evitato.

Il dove è strettamente collegato all’uso che fai di una lista.

Non dipende tanto dal fatto di preferire carta e penna o il digitale, ma dalla riposta a queste domande:

  1. La lista serve solo a te?
  2. Usi la lista nel posto dove l’hai creata?
  3. La lista è personale e la scrivi a casa?
  4. Oppure è di lavoro e la scrivi al lavoro?
  5. È una lista a breve termine?

Se la risposta è sì a tutte le domande, allora puoi farla cartacea, se, al contrario, almeno a una hai risposto no, allora è meglio passare al formato digitale.

Se il no era la risposta alla prima domanda, allora è meglio trovare una App condivisa, potrebbe essere il semplice Todo per una lista della spesa in famiglia, o Keep o Trello per un progetto di lavoro.

Se il no era la risposta alla seconda domanda, puoi scegliere una App, le note del cellulare, gli appunti del tablet, come più preferisci, basta che tu possa leggere la tua lista dove ti occorre. Come sai, io continuerò comunque a consigliare le App più semplici che però mantengono sincronizzati i contenuti e non ti fanno perdere nulla.

 

La terza e la quarta domanda mettono il carico da 100 al tema liste. Molti clienti mi dicono: “ma non posso fare una lista personale mentre sono al lavoro”.

Ecco la risposta: nel caso la lista sia personale e tu sia al lavoro, o viceversa, vince il digitale, in alternativa vale anche l’analogico, la cara e vecchia carta.

E se in questo momento stai pensando che non puoi fare una lista personale al lavoro e viceversa… ti dirò che, se lavori bene e scarichi la mente prima di cambiare attività, cioè quando fai lo switch tra personale e lavoro questo non succede, ma se invece lasci qualche cerchio aperto, beh, è naturale che ti possa ritornare in mente nel contesto sbagliato e allora sì, tanto vale scriverlo ed eliminarlo dalla mente, non credi?

Sei pur sempre una persona unica, che tu sia al lavoro o a casa, quindi è molto meglio aiutarsi e sfruttare il potenziale delle liste anche per questo!

 

Veniamo ora all’ultima domanda, che introduce un aspetto molto importante: la durata delle liste.

Se la lista che stai facendo è a breve termine, come le cose da fare oggi, le persone alle quali telefonare, farla sulla carta è un vero toccasana:

  • ti permette di avere la lista sempre sott’occhio e quindi la rende utile e agile;
  • puoi cancellare gli elementi una volta fatti, cosa che dà soddisfazione e nuovo sprint;
  • non ti fa cadere nel loop “più tempo per la pianificazione che per l’azione”, tema che approfondiremo la prossima settimana.

Quindi sì a to do list quotidiane sulla carta, anche straccia, da scarabocchiare, esaurire ed eliminare a fine giornata!

Se al contrario la lista ha contenuti che devono rimanere con te per tanto tempo, come la lista dei posti che vuoi visitare, le idee per i regali di Natale, le persone alle quali vuoi spedire il tuo curriculum, la carta non è il supporto migliore a meno che tu non sia un estimatore del bullet journal o una persona molto metodica che usa sempre lo stesso quaderno.

Il più delle volte capita, infatti, che liste di questo tipo vengano perse o semplicemente dimenticarle. Certo, anche nel formato digitale c’è la possibilità di non guardarle, ma dire che è più complesso eliminarle involontariamente e perdere tutto.

 

Ci avevi mai pensato?

Ecco che in base a quanto usi una lista, dove la usi e per quanto tempo deve rimanere con te è meglio scegliere il supporto più adatto.

E ora hai tutti gli elementi per scegliere con cognizione di causa e rendere le tue liste utili al 100%!

 

E tu dove ami fare le tue liste? Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Jessica Lewis – Unsplash