Così i miei clienti parlano delle proprie sfide organizzative. Spesso sentono il proprio problema come un pesante macigno che si portano dietro e che ormai fa parte di loro. Come se non ci fosse possibilità di cambiare e di alleggerirsi di tanto peso.
Il mio ruolo è proprio questo, andare alla radice del problema e lavorare a piccoli passi per accompagnarli nel cambiamento che li alleggerirà del tanto odiato macigno, facendolo diventare parte del passato.
Ma due sono le cose:
non si cambia dall’oggi al domani e il risultato non si ottiene in un unico enorme e faticosissimo passo.
Questa è una verità tanto semplice, quanto difficile da accettare.
Il “tutto subito” è un’idea molto più invitante e apparentemente più semplice: meno impegno e meno tempo. Direi però che è decisamente meno realistica e il più delle volte, meno duratura.
Lavorare sulla propria organizzazione personale significa, infatti, lavorare su piccole cose, apparentemente piccoli dettagli, che però, sommati e fatti propri, portano al vero cambiamento. Tanti piccoli passi che portano in cima alla famosa montagna, quella che sembra irraggiungibile.
Ecco che le note andranno nel posto giusto, dove cioè non le perderai.
Ecco che stimerai meglio i tuoi tempi e non sentirai più le giornate come impossibili da pianificare.
Ecco che la tua to do list non sarà più infinta, ma avrai la serenità di aver fatto ciò che era giusto fare nel tempo che avevi a disposizione.
A volte questo percorso spaventa, non tanto a causa dei piccoli passi, ma piuttosto per la costanza che necessita.
Questo sì è l’ingrediente più importante: un piccolo passo sì, ma uno ogni giorno.
È un percorso così difficile? Beh, direi di no, se è ben pianificato. Si tratta pur sempre di piccoli passi, quindi perfettamente fattibili e gestibili.
Come fare dunque per renderli costanti e sostenibili?
Sono piccoli passi che vanno fatti con consapevolezza e che soprattutto vanno festeggiati, perché sono tutti importanti, sono quelli che ti porteranno di fatto alla soluzione del problema.
Fare e rifare, ripetere tutte le volte che è necessario, per far proprio quel piccolo passo e non sentirlo più come un cambiamento, ma come un’abitudine, semplice e consolidata.
Impegnarsi sulle piccole cose e soprattutto dare loro la giusta importanza è uno dei tanti insegnamenti che abbiamo dimenticato di quando eravamo bambini.
Eppure, quante volte hai dovuto cadere per imparare a camminare? Ti sei forse arreso? Certo che no! E, al contrario, sei stato felice di ogni più piccolo traguardo raggiunto: quando ti sei alzato, quando ti sei staccato da un punto sicuro, quando hai imparato a mettere un piede davanti all’altro. Il tutto con una tenacia incredibile, che oggi non pensi più di avere e invece, eccola lì, fa parte di te!
Perché ti dico questo?
Perché lavorare su di sé e sulle proprie difficoltà organizzative richiede proprio questo: l’approccio semplice e onesto di un bambino.
Non si tratta di un percorso sconvolgente, faticoso, ma di un insieme di piccoli grandi traguardi. Richiede l’essere disposti a fare piccoli passi. Richiede anche di saper festeggiare gli traguardi raggiunti, perché questo è il segreto per non mollare, per ricaricare le batterie e andare avanti.
A me sta il compito di aiutarti a trovare la giusta misura per i tuoi passi, di darti i giusti tempi e di suggerirti gli strumenti più adatti, ma, ricorda, la tenacia è in te, come quella volta in cui ti sei lasciato andare verso l’ignoto per fare i tuoi primi passi.
E tu, con quale piccolo grande passo vuoi iniziare?
Oggi un tema che mi sta molto a cuore: condividere o copiare? Questo sottile confine tra ciò che nasce da noi e ciò che invece è semplicemente farina del sacco altrui.
Te ne parlo collegandomi all’organizzazione e non a tutte le possibili implicazioni diciamo etiche e di valore, perché queste le do per scontate.
Non copio, non mi piace chi copia, trovo la cosa priva di fondamento, ma allo stesso tempo bisogna anche far pace con l’idea che non si crea nulla di nuovo, già tanto è stato detto, quindi è molto probabile che anche le mie, e le tue idee siano comunque frutto di una rielaborazione.
Questo pensiero mi è nato leggendo “Ruba come un’artista” di Austin Kelon, un libricino che mi è molto piaciuto e che dice più di quello che sembra.
Torniamo al punto: il buon furto vs il cattivo furto.
L’immagine dell’autore credo parli più di tante parole:
L’autore sottolinea poi come la creatività nasca per sottrazione, facendoci riflettere e pensare costringendoci a porre dei limiti: sono tutti abili a disegnare un arcobaleno con ventiquattro colori, ma con due, ne saresti capace?
Ecco, quindi, che dobbiamo lavorare per sottrazione, eliminazione e pulizia di ciò che la nostra mente raccoglie.
E qui arriva lo spunto organizzativo: come raccogliere i tuoi input del mondo esterno?
Il mio suggerimento è raccogli tutto, ma in modo funzionale.
Il punto è che non importa quale App tu scelga, l’importante è che sia sempre quella: metti tutto in un unico contenitore.
Per fare questo devi rendere la cosa più semplice possibile. Quindi:
app sincronizzata in tutti i dispositivi che usi;
collegamento facile sul desktop dei vari devices;
tieni da parte cose che hai letto e che ritieni interessanti, non cose del tipo “lo leggo dopo” Se vuoi mantenere queste due categorie, usa App diverse per scopi diversi.
STEP NUMERO 2
Organizza le informazioni, non dire lo faccio dopo, bastano delle semplici categorie come ti ho scritto qui
STEP NUMERO 3
Lascia riposare la tua mente. Cosa significa? Che questi sono input che hai letto, non cose sulle quali devi lavorare o copiare… Leggi i tuoi spunti, tienili da parte e poi lasciali lì per un po’.
Il tuo cervello con la sua immensa abilità di non dimenticare e di rielaborare sarà in grado di unire i puntini come tu nemmeno te l’aspetti, cioè saprà farti collegare informazioni, pensieri… devi solo lasciargli il tempo di sedimentare ed elaborare.
Ed ecco che non stai copiando, stai creando collegamenti, aggiungendo del tuo, quindi stai creando dal tuo sacco.
In questo senso hai messo a frutto quella che ho sentito chiamare in un podcast “procraspirazione” cioè l’ispirazione che ti viene dal procrastinare cioè dal lasciar lì a sedimentare, però in un sistema organizzato 😊
E mi piace l’idea perché non sai mai quando arriva l’idea e spesso ti dico “sii pronto ad annotarla per non perderla” ma oggi aggiungo, fai in modo che abbia terreno fertile per nascere dalla tua terra.
Non copiare, crea, e fai in modo di avere un terreno fertile in cui far generare le tue idee.
Dirai: non è un problema mio, beh, fino ad un certo punto, se ad esempio hai la bella opportunità di crescere e lasciare il tuo posto a qualcuno che poi collaborerà con te… è anche un tuo problema.
Ecco, quindi, come fare in modo di aiutare chi verrà dopo di te, ma anche te stesso.
Ciò che ti sto per dire, infatti, è parte di una delega ben fatta, quella che non ti torna indietro, che stimola chi lavora con te. Del resto, ricorda: si delega ciò che si sa fare meglio così da poter crescere.
Torniamo al cuore della questione, ti consiglio veramente di fare in modo che le tue mansioni siano lasciate in modo chiaro e ordinato per chi verrà dopo di te.
Questo significa che prima di andare via dovrai dedicare un po’ di tempo a:
chiudere i cerchi aperti, non lasciare cose in sospeso;
eliminare i file che sono stati solo utili a te e che per le altre persone non hanno significato;
eliminare i doppioni, le versioni di passaggio: lascia solo le versioni più importanti dei file e, in particolare, metti in evidenza la versione finale;
aggiorna contatti, database e scadenze;
ma soprattutto lascia le “istruzioni” del tuo lavoro.
Cosa sono le istruzioni?
Di fatto sono le procedure, cioè quei file, testo o video, che spiegano passo passo come fare ciò che hai sempre fatto.
Perché sono importanti? Perché, come detto, tu lasci qualcosa che sai fare benissimo i cui passi sono chiari, ovvi e veloci, ma per chi lo farà per la prima volta sarà tutto nuovo, probabilmente complesso e avrà dubbi che tu non ti sei mai posto.
Ti consiglio di procedere così come segue:
Scrivi schematicamente la procedura, anche con un disegno fatto di box e frecce.
rivedi i passi e pensa se hai dato qualche step per scontato. Per capirlo pensa a te stesso in versione sciocca e fatti tutte le domande per caso. Usa parole semplici, spendi piuttosto una parola in più, che una in meno.
Per ogni passo aggiungi le informazioni in merito a dove si trovano le risorse, chi possono essere eventuali contatti utili o materiali di riferimento.
Se c’è qualche passaggio critico aggiungi immagini o screenshot che possono semplificarne la comprensione.
Se la tua procedura è un video, è ora il momento di girarlo.
Lascia sedimentare e la prima volta che fai rifai quel compito prova a seguire la procedura e vedi se hai dato per scontato qualcosa.
Se hai modo, falla provare a qualcuno che non l’ha mai fatta, con te al tuo fianco per controllare, questo è sicuramente un aspetto time consuming, ma che ti assicura l’esattezza del procedimento.
In caso accogli i dubbi e le domande e integra la tua procedura.
Aggiungi come riassunto lo schema inziale che hai fatto e aggiungi il tuo contatto per emergenze o domande, anche se avendola fatta così bene, sarà superfluo 😉.
Archivia procedura, video, schema e materiali utili in modo chiaro, in un luogo che accessibile a tutti, e con un percorso semplice e logico per essere raggiunto.
Il gioco è fatto!
Sì, le prime volte sarà complesso e ci perderai del tempo, ma credimi non è tempo sprecato: tutti i dubbi e le domande che previeni sono tempo risparmiato quando delegherai il compito e soprattutto il tuo lavoro sarà ricompensato da un’ottima stima.
Che tu cambi lavoro o cresci nella tua posizione, lascia le cose in ordine, sarà solo un vantaggio per le tue relazioni di lavoro, non credi?
E le tue procedure funzionano?
Photo by Inlytics-linkedin-analytics-tool – Unsplash
Un post il primo giorno dell’anno e pure il primo post del
blog per il 2021! Che responsabilità!
Il primo giorno dell’anno è un giorno di festa, spesso ricco di aspettative e di cambiamento, come se nella notte tutte le cose che non ci sono piaciute dello scorso anno potessero svanire in un attimo e da oggi avessimo di fronte un intonso foglio bianco. Forse sarebbe bello, ma sarebbe davvero utile?
Facciamo un passo indietro. Forse lo hai scoperto, forse no, il primo post dell’anno è sempre dedicato ad un principio ecologico. E quest’anno vorrei parlarti di mutazione. Proprio quella che tante volte vorremmo nella notte di San Silvestro.
Se ne sente parlare in termini negativi in questi giorni per l’ennesima variante del virus, sempre più pericolosa e soprattutto sconosciuta. Diciamo che l’aspetto del poco noto fa sempre paura e in questo caso a giusta ragione.
Ma cos’è la mutazione per la natura? È un errore. Per un caso strano, totalmente imprevisto, nella riproduzione di una coppia di individui qualcosa va storto e nasce un nuovo organismo diverso, non uguale ai genitori.
Ora questo elemento di discontinuità può voler dire la fine
dell’individuo stesso. Pensa al primo animale albino: non più mimetico,
incapace di proteggersi dal sole e probabilmente non riconosciuto dai suoi
simili. Lui sì che deve aver avuto vita dura…
Pensa ora alla prima giraffa dal collo un po’ più lungo
della precedente, capace di arrivare un po’ più in alto, verso delle foglie più
tenere, che nessuno poteva rubare…
Come vedi c’è sempre un rovescio della medaglia. Un evento apparentemente negativo, un errore, in verità può portare ad una novità fruttuosa e positiva. Quando la mutazione porta a un migliore successo di vita e capiterà sempre più spesso allora ci sarà un evoluzione nella specie.
Così succede anche nella nostra vita. Quello che ti capita oggi, o che ti è successo nell’anno appena terminato o che accadrà nel prossimo può essere considerato come una mutazione. E questo implica che l’inizio non sarà facile e probabilmente vedrai solo barriere e impedimenti, ma, come dire… sentiti un po’ giraffa!
Quello che vorrei dirti oggi è che quando si parla di organizzazione si pensa sempre che le cose poi debbano essere perfette e ordinate. Invece non è assolutamente così, l’organizzazione è tutt’altra cosa, è ciò che ti mantiene la mente aperta quando arriva l’errore, l’imprevisto, che ti fa rientrare nell’equilibrio anche quando arriva qualcosa che per un momento lo cambia… la mutazione per l’appunto.
L’anno passato mi ha riservato un sacco di mutazioni: cambio
di stile di lavoro e un po’ di stile di vita a causa della pandemia. Ma ci sono
stati anche piccoli cambi operativi che mi hanno fatto fare un passo in più.
Non pensare sempre ai “grandi concetti nella vita”, i cambi sono anche le piccole cose:
un errore nell’archiviazione che ti fa capire che le tue categorie sono migliori se diverse;
un modo diverso di utilizzare il programma che hai sempre usato che ti fa scoprire qualcosa di nuovo;
un appuntamento segnato in modo diverso che ti aiuta a capirne il carico di lavoro;
un modo diverso di organizzare la scrivania che ti permette di vedere più cose contemporaneamente.
Datti la libertà di sbagliare, di cambiare, di mutare.
E questo è ciò che vorrei condividere con te… perché la mutazione, nel lungo periodo porta all’evoluzione.
E tanto più hai organizzato il tuo lavoro e i tuoi spazi, tanto più potrai dare spazio a possibili cambiamenti, perché avrai la serenità di arrivare comunque dove ti sei prefissato, avrai dei buoni momenti di revisione e dei tempi adatti a valutare le novità. Questo è lo scopo dei miei percorsi di organizzazione, darti modo di vivere il tuo tempo e, se lo desideri, di cambiare, di mutare.
E quale migliore periodo dell’anno per mutare se non quando c’è aria di nuovo? E’ il primo giorno dell’anno, che dici, non è forse il momento giusto per cominciare? Ti aspetto! Contattami!
