Calendario, uno o tanti?

Calendario, uno o tanti?

I calendari sono tanti e servono per tante cose, vediamo insieme alcuni.

 

Il calendario appeso in cucina

Può essere un calendario cartaceo regalato da qualche negozio o magari un calendario con una foto di famiglia, serve per lo più a guardare i giorni del mese, se c’è spazio raccoglie qualche nota generica e qualche data che proprio non va persa.

 

Il calendario di famiglia

A volte sostituisce quello appeso in cucina, magari è davanti alla porta d’ingresso, è diviso per colonne e raccoglie gli impegni di tutti i componenti della famiglia, nella speranza di poter poi dividere la responsabilità degli impegni o per lo meno fare in modo che siano ricordati da qualcuno!

 

Il calendario a piena parte in ufficio

Grande, enorme, con più mesi possibili dove vengo annotate, in momenti di emergenza, scadenze, impegni improrogabili e dove con evidenziatori colorati si cerca di stimare i carichi di lavoro per i vari progetti.

 

Il calendario dei compleanni

Senza date, solo con i numeri per ricordare i vari compleanni. Adatto solo ai più estremisti della cancelleria, la maggior parte delle persone non ne conosce l’esistenza.

 

Il calendario dell’agenda

Posto a inizio agenda e utilizzato strenuamente a gennaio, ma spesso incompleto o dimenticato alla volta di febbraio.

 

Potrei continuare a lungo… non credi?

La questione è che di calendari ce ne sono tanti e spesso creano solo confusione perché risultano incompleti o dimenticati.

 

Se vuoi prendere un appuntamento dal dentista e non sai subito gli impegni della famiglia perché non sei a casa e non puoi vedere il frigorifero… cosa fai rimani in sospeso e rimandi?

E se stai fissando la seconda data di una riunione di lavoro e non sei in ufficio e non vedi la parete con tutte le date dei progetti… come fai? Lanci una data a caso facendo appello alla memoria?

E, ancora peggio, se qualcuno della tua famiglia prende un appuntamento quando tu sei già impegnato?

 

La questione del calendario è dunque questa:

ne esistono di tanti tipi, ma la funzione è una: ricordare gli impegni.

E per impegni intendo date fisse con un’ora e possibilmente un luogo, ovviamente riferiti a una o più persone.

È vero che ognuno di noi ha tanti ruoli, un lavoro, una famiglia, delle attività nel tempo libero, ma è anche vero che il tempo è uno solo e non solo per noi, ma per noi e per le persone con cui condividiamo il nostro tempo.

Ecco il motivo per cui nel tuo calendario devono comparire tutte le informazioni che ti servono per gestire il tuo tempo, cioè farti capire quando sei impegnato, per quanto tempo e per cosa.

 

La conclusione del tutto è che… il calendario deve essere unico!

 

Unico per te, con il tuo tempo che può essere per certe ore dedicate al lavoro, per altre alla famiglia o agli affetti e per altre ancora a te.

Per poterne disporre appieno infatti devi poter controllare e ricordare tutti gli impegni, non per mania di controllo, ma, al contrario, per rendere ancora più tuo il tempo.

Il problema pare complesso, ma la soluzione è semplice: fare in modo che il tuo calendario abbia alcune caratteristiche.

 

Il calendario deve essere accessibile

Non è detto che il calendario debba essere necessariamente on line, può essere anche cartaceo, l’importante è che sia sempre con te. Quindi la scelta dipende proprio dal tuo stile di vita e da quante persone fanno parte della tua quotidianità: se gestisci tempo personale e di lavoro magari il cartaceo è sufficiente, ma se c’è di mezzo la famiglia, molto più semplice passare on line.

 

Il calendario deve essere aggiornato

Tanto ovvio, quanto difficile. La regola d’oro è di chiudere l’azione. Quindi… quando fissi un appuntamento, segnalo subito nel calendario. E se è condiviso con altri, chiedi di fare lo stesso.

 

Il calendario deve essere completo

Fai in modo che nel calendario ci sia tutto il tuo tempo: lavoro, personale, di famiglia.

 

E ricorda: il calendario è solo un calendario, non sovraccaricarlo di note e finti appuntamenti, cioè quella cosa che devi assolutamente fare e che quindi lo fissi in agenda.

 

Nei prossimi post vedremo come gestirlo al meglio, cosa annotare e come farlo.
Per ora non ti resta che scegliere il calendario che fa per te, e se non sai quale… chiamami!

 

 

Photo by Claudio Schwarz – Unsplash
Calendario in vista

Calendario in vista

Ho sempre adorato i calendari da tavolo, mi piace il formato, mi piace il fatto che stiano in piedi da soli, mi piacciono le immagini che ci sono dietro, anzi meglio se l’immagine è davanti e il calendario è piccolo sotto.

Sì quello con le foto delle Dolomiti, lo ammetto, è il mio preferito!

Poi però mi sono accorta che sono tanto belli, quanto… scomodi.

Ogni volta che devi vedere il mese successivo o precedente, devi prenderlo in mano e girare pagina.

Se ci devi scrivere qualcosa devi fare dei piccoli geroglifici e se invece hai spazio, beh, ti perdi l’immagine dietro.

E poi a forza di prenderlo in mano e spostarlo, il mio piccolo amico sulla scrivania si perdeva e io con l’occhio perdevo pure tempo a ritrovarlo!

In breve… il calendario da tavolo non è cioè che fa per me, e probabilmente nemmeno ciò che fa per te.

 

Il calendario è uno strumento importantissimo, e questo mese lo sviscereremo per bene, ma quello a cui mi riferisco io oggi è il calendario dell’anno in formato cartaceoSì, non il calendario dove segni tutte le cose che devi fare: gli appuntamenti, le ricorrenze, le scadenze, ma semplicemente quello strumento che ti racconta i mesi dell’anno divisi per settimane, con i giorni di festa colorati come i fine settimana, il tutto in una pagina unica.

“È comunque utile?” ti chiederai “Non basta guardare il calendario del pc? O scorrere i mesi di quello del cellulare dove sono segnati gli impegni?”

 

Un semplice calendario cartaceo dell’anno è sempre utile!

 

Ti aiuta a capire a che punto sei, all’inizio, a metà o alla fine.

Sembra una cosa sciocca, lo sai già, penserai, eppure è un modo per orientarti, per sentirti a casa, per sapere a che punto sei.

Ti aiuta ad avere l’idea delle settimane e delle festività.

È un colpo d’occhio che ti fa capire quanto tempo lavorato c’è e quando ne rimane per te.

E poi ti aiuta a fare i conti.

Quanti venerdì ci sono e quanti post devi fare (sì, parlo per me), in che giorni cadono i lunedì, come sono i primi e gli ultimi giorni del mese, quante settimane tra il 15 di un mese e quello successivo. Aiuta, cioè, la visione d’insieme, ma anche l’operatività quotidiana.

 

E per tutte queste piccole grandi ragioni è molto più utile avere un calendario semplice, semplice, ma che sia di carta, appeso in bella vista dove l’occhio possa fare velocemente tutti queste considerazioni senza andare a pescare la funzione calendario nel pc o nel cellulare, o tanto peggio nell’agenda, quella lasciala sempre aperta sulla settimana, serve ad altro 😉

 

Ci vogliono però delle piccole regole perché questo calendario funzioni davvero.

  • Deve essere intonso, senza scritte, evidenziature e simboli, questo perché lo usi di volta in volta con uno scopo diverso e quindi non devi viziare l’occhio con qualcosa di già segnato.
  • Deve essere sempre nello stesso posto così il tuo occhio saprà dove andarlo a cercare.
  • Deve essere delle giuste dimensioni. Se è troppo piccolo strabuzzi gli occhi per leggerlo, se è troppo grande diventa ingombrante, e mi raccomando, deve piacerti!

Il mio è un calendario A4, che Francesca Covolan prepara tutti gli anni. È un calendario semplice, pulito ed elegante.
Nemmeno io avrei pensato fosse davvero così utile, l’ho scelto perché mi piaceva e ora non posso più fare a meno.

Ecco uno strumento che serve davvero alla tua produttività: un calendario cartaceo di tutto l’anno!

Non ti resta che sceglierlo e posizionarlo nel posto migliore!

 

Photo by Blessing – Unsplash
Vivere senza agenda è possibile?

Vivere senza agenda è possibile?

Vivere senza agenda? Certo che sì!

L’agenda è uno strumento meraviglioso per la pianificazione del tempo e per la sua gestione, ti fa uscire dall’urgenza dell’ultimo minuto, amplia la visione d’insieme, ma… ma non serve a tutti!

E non a tutti serve sempre!

Quindi sì, si può vivere senza agenda e direi che in certi casi è doveroso!

Quando?

 

QUANDO NON SEI TU A GESTIRE IL TUO TEMPO

 

Fa strano a dirlo ma ci sono dei momenti di vita in cui non siamo noi a poter scegliere come gestire il tempo. Possono essere momenti molto belli, come un nuovo arrivo in famiglia, o momenti più complessi, come una malattia o un’emergenza.

Possono essere anche stili di vita, ad esempio, con lavori dipendenti in cui non sei tu a pianificare le cose da fare settimana per settimana, mese per mese.

In questi casi è molto più che sufficiente un buon calendario, tutti hanno appuntamenti e scadenze da ricordare, e una to do list ben fatta.

Paradossale? No, perché sono comunque momenti in cui sono le stesse priorità a dare l’ordine alle cose da fare. Le priorità sono per definizione importanti e urgenti e quindi vanno fatte e basta, dunque il loro posto è in calendario, organizzarle in agenda diventa in questo caso superfluo.

Per tutto il resto rimane valido il principio di svuotare la mente e creare delle liste, ben fatte, si intende, divise tra lavoro e personale, con un buon titolo, una data e i punti annotati come si deve, come ti raccontavo qui.

 

QUANDO NON DEVI GESTIRE IL TEMPO

 

E cioè? Ci sono momenti in cui non si gestisce il tempo? Certo che sì! In vacanza, nelle pause!

Ed è assolutamente sacrosanto lasciare fluire il tempo, facendo ciò che ti piace fare, dedicandoti sono a te stesso!

Certo, se hai degli incontri potrai aver bisogno di segnarli in calendario e se vuoi ricordare le cose che vuoi fare, i posti che vuoi vedere, i libri da leggere… o anche solo le cose da comprare, sì, hai già capito, basta una lista!

 

Come vedi l’agenda è un ottimo strumento se è usato per ciò che è: per pianificare il tempo che non sia la singola giornata, ma in molti casi diventa superflua, soprattutto se gli impegni sono pochi o veramente urgenti.

 

Ci avevi mai pensato? Spesso gli strumenti di gestione del tempo (calendario, agenda e to do list) si usano un po’ per abitudine, ma più si conoscono e più si usano rispettando la loro natura, più sono utili!

E se ogni tanto uno non serve, tanto meglio! Basta capirlo da subito e usare al meglio gli altri.

Se non sai se l’agenda è ciò che fa per te, ci sono qui io, chiedi una consulenza agenda!

 

 

Photo by Giulia Bertelli – Unsplash

Importante e urgente

Importante e urgente

Come è andata la scorsa settimana? Hai fatto i compiti a casa? Se te li fossi persi, ti consiglio di andare qui e recuperare.

Oggi iniziamo con le cose importanti e urgenti.

“Cioè tutte” dirai.

Eh, eh, e invece qui viene il bello. Le cose importanti e urgenti sono le cose che maggiormente riempiono le agende e le to do list, proprio perché ci interessano e non sono più rimandabili, quindi vanno fatte.

Ma in lista di solito non ci sono solo queste, ma anche quelle urgenti e meno importanti, che comunque dobbiamo fare perché appunto in scadenza. Queste per il momento le lasciamo da parte, per ora pensiamo al primo riquadro della Matrice di Eisenhower, quello in alto a destra.

Come ti dicevo la scorsa settimana urgenza e importanza sono criteri tra loro molto differenti, uno è oggettivo, l’urgenza, e uno soggettivo, l’importanza.

E’ molto probabile che istintivamente tu collochi qui la maggior parte delle tue attività.

Se così ti è capitato, devo dire che non è una brutta situazione, perché, oltre a essere cose urgenti, sono anche importanti, e quindi di tuo interesse e ci tieni a farle, forse però sono tante, troppe.

Come mai? Perché sono diventate tutte urgenti!

 

Ecco che questo è il riquadro della pianificazione, questo è il segreto per lavorare meglio e non sotto scadenza.

Qui si apre un mondo, perché come sai la pianificazione non è una cosa da sottovalutare, ma senza andare nel cuore delle tecniche di pianificazione e di gestione del tempo, ecco qualche consiglio veloce:

  • Rifletti sulle tue reali priorità e fai ciò che è davvero importante.
  • Anticipa le scadenze quando le fissi per te.
  • Non rimandare, prima si inizia, prima si finisce.
  • Non perdere tempo con i fiocchetti, e cioè la ricerca della perfezione: come correggere all’infinito un testo, ripetere un milione di volte la stessa presentazione, ricontrollare allo stremo un lavoro.
  • Utilizza metodi consolidati ed efficaci, sarai più veloce e farai meno errori.
  • Utilizza la tecnica di batching, fai cioè cose simili insieme, ridurrai i tempi di preparazione e anche di attivazione della tua concentrazione.
  • Fai una cosa alla volta, anche se le cose da fare sono tante, ridurrai gli errori e diminuirai la possibilità di sbagliare.
  • Fai chiarezza nella distribuzione dei compiti e dei ruoli, non occorre sia tu a fare tutto.
  • Considera attività adatte ai luoghi dove stai lavorando e al momento della giornata, non sei sempre al massimo delle tue energie.
  • Di tanto in tanto prendi una pausa.

 

Questo è anche il quadrante degli imprevisti e delle urgenze.

Per gestire questi due fattori è molto importante seguire questi passi:

  • Fai tua regola dei ¾, pianifica cioè solo i ¾ del tempo, così hai ¼ per l’imprevisto e l’urgenza.
  • Flessibilità deve essere la tua parola d’ordine, crea attività a moduli, così da poter modificare l’ordine delle cose fa fare, mantenendo però il risultato finale.
  • Per ciò che è davvero importante, tieni pronto il piano B, cioè pensaci in anticipo, così da non farti trovare impreparato in caso di bisogno.

 

E se capita, o meglio quando capita, perché gli imprevisti succedono, non puntare alla perfezione ricorda «fatto è meglio di perfetto» e gestisci l’imprevisto «una cosa alla volta», come ti raccontavo qui.

Come vedi questo è un quadrante davvero importante, un po’ il cuore del lavoro, ma non il vero cuore… per questo ti chiedo un po’ di pazienza, ma vedrai che ci arriviamo presto.

Quello che ti chiedo ora è di imparare a ascoltarti per gestire il tuo tempo come desideri.

Inizia a soppesare bene i criteri di importanza e urgenza e prova a mettere in pratica anche uno solo dei consigli che ti ho appuntato prima.

Fammi sapere come va, e se poi vuoi capire come gestire al meglio il tuo tempo e creare una pianificazione ad hoc… cosa aspetti a chiamarmi? Eh, già, inutile rimandare 😉

 

 

Photo by Mitchell Luo – Unsplash

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

“Mai lasciare la strada vecchia per la nuova.”

Si sa, i proverbi hanno un fondo di verità, e per le tue aziende questo è più vero che mai.

Ti ho spinto a dare dignità al tuo lavoro e al tuo tempo considerando anche il tempo libero e la famiglia alla stregua del lavoro.

Ti ho suggerito di lavorare sulle tue risorse limitate, come il budget, per dare valore a questi tre aspetti.

Ora ci vuole un ultimo passo per fare le cose come si deve.

È ora di mettere un po’ di professionalità anche nei tuoi momenti extra lavorativi.

Nel concreto intendo il fare le cose fatte bene anche se non si tratta di lavoro. E quando dico di fare le cose bene, intendo il saper applicare le stesse regole che valgono per la tua routine lavorativa.

Significa semplicemente applicare le stesse strategie, gli stessi strumenti e operativamente lavorare allo stesso modo.

Questo ti tornerà davvero utile in due aspetti, vediamoli!

 

GLI ARCHIVI

Forse penserai che gli archivi siano noiosi tanto al lavoro quanto a casa, e forse non hai tutti i torti, ma il motivo è che purtroppo gli archivi richiedono tempo, impegno e costanza. Tre ragioni in più per non dimenticarsene e per prenderli sul serio.

Vuoi essere pronto a ritrovare l’ultima bolletta, la polizza per i danni, o più semplicemente per le tante amate fotografie? Tieni in ordine i tuoi archivi. E questo vuol dire: aggiornali frequentemente, fai in modo che siano completi e organizzali secondo le tue necessità.

Il tema archivio è un tema a me molto caro e se ti interessa ti consiglio di cercare tra i tanti post del blog con l’hashtag #archivio.

Ma giusto per… ecco dieci consigli veloci:

  1. dividi le cose per argomento: luce, gas, assicurazioni, informazioni mediche e via dicendo;
  2. se hai più case, dividi anche per abitazione;
  3. se i membri della famiglia sono diversi, dividi anche per membro della famiglia;
  4. crea più categorie per le cose più significative, ma non dettagliare tutto dall’inizio;
  5. metti i documenti più recenti all’inizio e via via gli altri in ordine cronologico;
  6. dividi i documenti da tenere per sempre da quelli che, passato un tot di tempo, puoi eliminare;
  7. crea una piccola pagina di appunti per ogni categoria con i dati salienti e i numeri utili;
  8. utilizza raccoglitori che ti piacciono e non necessariamente quelli classici da ufficio;
  9. fatti aiutare dai colori per creare le categorie;
  10. non scordare le etichette!

 

LA PIANIFICAZIONE

Una buona riuscita dipende sicuramente da un buon piano, e se la cosa è scontata per un progetto di lavoro, non lo è altrettanto per i progetti personali e di famiglia.

È invece altrettanto importante pensare alla pianificazione nel concreto delle attività quotidiane perché aiuta a farsene carico e anche a suddividere il carico stesso tra tutti.

Quindi, anche in casa, sono utili calendario e agenda, servono per ricordare le scadenze, i compleanni e gli appuntamenti il primo, per pianificare il tempo dedicato a sé e alla famiglia la seconda.

E per il tuo tempo libero? Io direi che qui la pianificazione è sacra: a partire dalle giornate che ti prendi per te e “cancelli” dal lavoro e dalle incombenze domestiche, fino alla scelta dei passi da fare per le tue attività e soprattutto all’organizzazione nel dettaglio di tutti gli aspetti possibili 😉

Anche questo è un tema a me caro e trovi un sacco di post a riguardo, cerca l’hashtag #archivio, ma non posso non condividere i tre mantra della pianificazione:

  • si pianifica per sottrazione, e in particolare i ¾ del tuo tempo;
  • la pianificazione è una guida, non un diktat, quindi falla in modo consapevole e sostenibile;
  • una volta fatta, va seguita.

 

Lavoro, casa e famiglia sono tre aspetti che vanno tenuti distinti, ma come vedi, essere professionali anche nei contesti extra lavoro ti aiuta, di fatto, a goderti tutto al meglio. Meno intromissioni tra il tempo di lavoro e quello extra, meno stress da compiti in sospeso e da informazioni che non si trovano. Il gioco vale la candela, non credi?

 

 

Photo by Lili Popper – Unsplash