Di quello che sto per scrivere ne sarà contenta in primis la mia grafica 😊 ma, lo ammetto, è proprio una grande verità.
Lo spazio pieno vale tanto quanto quello vuoto, anzi il vuoto ci aiuta, è dalla nostra parte, non dobbiamo averne paura.
Non voglio certo sconfinare in un campo che non è il mio, come quello della grafica, ma vorrei riportarti sull’importanza del vuoto anche nel tuo foglio d’appunti.
Sì, anche qui la regola dei ¾ può tornare utile, in breve non riempire tutto tutto, da destra a sinistra, dall’alto in basso, ma lascia degli spazi vuoti.
Gli spazi vuoti possono esserti utili per tante cose.
Come ti raccontavo nel foglio di Cornel, sono utili per fare dei piccoli riassunti, ma anche per lasciare degli spazi per le domande. Sono utili anche per fare delle correzioni senza però avere un foglio disordinato.
Ma soprattutto aiutano la lettura: è molto più semplice leggere e ricordare le cose se sono adeguatamente distribuite nella pagina. In particolare, avrai modo di lasciare dello spazio per note, sottolineature, segni particolari che ti aiutino a ricordare.
Dopo la suddivisione con il metodo Cornell, vorrei proportene un altro che trovo molto utile ed efficace e devo aggiungere anche molto semplice.
Se il primo è utile per gli appunti, questo è utile per la “to do list”.
È altrettanto veloce e consiste nel dividere lo spazio in 4 parti:
una parte per le cose da fare al lavoro;
una parte per le telefonate;
una parte per le commissioni e le cose fare per gli aspetti personali;
una parte jolly per una nota al volo, che riprende il concetto del foglio di lavoro.
Perché può essere utile questa suddivisione? Perché riassume alcuni concetti molto importanti:
il simile con simile, questo ti aiuta molto a vincere l’inerzia delle cose da fare e ti fa risparmiare tempo ed energie, vale per le telefonate, ad esempio;
divide il lavoro dal personale e così ti permette di lavorare in modo concentrato e allo stesso tempo di non dimenticare il resto, vale per le commissioni personali;
il foglio di lavoro è uno “scarica mente” e quando hai finito la giornata è sufficiente archiviare le informazioni che servono ed eliminare il foglio, questo di aiuta a chiudere il tempo di lavoro e passare a quello personale.
Anche qui vale la regola dei ¾, 3 parti pianificate e una jolly.
Spesso ti consiglio di avere un archivio dei dati correnti nei cloud e cioè di tutto ciò che usi per il tuo lavoro con una certa frequenza, te ne parlavo qui.
Al di là dello strumento che usi credo che sia davvero utile avere certi dati sempre con te e per questo secondo me Drive di Google è un’ottima soluzione.
Puoi avere accesso ai tuoi dati praticamente ovunque, ma puoi anche condividere alcune cartelle, ad esempio, in famiglia.
Vediamo qualche idea su cosa caricare nel tuo Drive.
l’ultima versione dei documenti:
scansione carta d’identità,
passaporto,
patente,
codice fiscale,
i documenti dell’auto:
assicurazione,
certificato di proprietà,
bollo,
documenti del parcheggio,
alcuni dati relativi alla tua salute se fai spesso determinate analisi,
le versioni recenti delle assicurazioni di casa o di documenti che usi di frequente per te e la tua famiglia,
dati che non ricordi e che dei quali potresti aver bisogno:
numeri di tessera (anche se per le tessere io consiglio sempre di scansionare con un App, ad esempio Stocard) o numeri utente per determinati servizi (ad esempio le bollette),
codice del wifi,
targa dell’auto,
ti consiglio anche di preparare un file in cui raccogli le iscrizioni ai vari siti ricordandoti le username e i codici per le password, non le password, mi raccomando, ma un piccolo aiuto per ricordarle,
se hai una seconda casa puoi fare un file per ricordare dati utili: cosa c’è e cosa non c’è in dispensa o in armadio, scrivere la lista della spesa…
se hai una collezione, tutti i pezzi che hai per non confonderti e comprare quelli che non hai,
e poi continua tu la lista in base alle tue esigenze 😉
Infine, è molto utile fare delle cartelle provvisorie in cui hai una copia di tutto il materiale, ad esempio, prima di partire per un viaggio o se ti stai occupando di una questione e vuoi avere tutti i documenti a portata di mano.
Come sempre questo è un archivio veloce, leggero e quando qualcosa è sorpassato va cancellato, come le versioni vecchie dei documenti o la cartella temporanea una volta chiusa la questione.
Per aiutarti poi a visualizzare le cose velocemente, colora diversamente le cartelle e, come si diceva, condividi le cartelle con chi le può usare a sua volta.
Attenzione, ricorda che i file condivisi con te, una volta cancellati, sono cancellati per tutti!
Ora non ti resta che impostare il tuo archivio veloce on line, crealo in modo più semplice possibile, sarà più facile tenerlo aggiornato, vedrai come sarà funzionale!
Oggi un tema che mi sta molto a cuore: condividere o copiare? Questo sottile confine tra ciò che nasce da noi e ciò che invece è semplicemente farina del sacco altrui.
Te ne parlo collegandomi all’organizzazione e non a tutte le possibili implicazioni diciamo etiche e di valore, perché queste le do per scontate.
Non copio, non mi piace chi copia, trovo la cosa priva di fondamento, ma allo stesso tempo bisogna anche far pace con l’idea che non si crea nulla di nuovo, già tanto è stato detto, quindi è molto probabile che anche le mie, e le tue idee siano comunque frutto di una rielaborazione.
Questo pensiero mi è nato leggendo “Ruba come un’artista” di Austin Kelon, un libricino che mi è molto piaciuto e che dice più di quello che sembra.
Torniamo al punto: il buon furto vs il cattivo furto.
L’immagine dell’autore credo parli più di tante parole:
L’autore sottolinea poi come la creatività nasca per sottrazione, facendoci riflettere e pensare costringendoci a porre dei limiti: sono tutti abili a disegnare un arcobaleno con ventiquattro colori, ma con due, ne saresti capace?
Ecco, quindi, che dobbiamo lavorare per sottrazione, eliminazione e pulizia di ciò che la nostra mente raccoglie.
E qui arriva lo spunto organizzativo: come raccogliere i tuoi input del mondo esterno?
Il mio suggerimento è raccogli tutto, ma in modo funzionale.
Il punto è che non importa quale App tu scelga, l’importante è che sia sempre quella: metti tutto in un unico contenitore.
Per fare questo devi rendere la cosa più semplice possibile. Quindi:
app sincronizzata in tutti i dispositivi che usi;
collegamento facile sul desktop dei vari devices;
tieni da parte cose che hai letto e che ritieni interessanti, non cose del tipo “lo leggo dopo” Se vuoi mantenere queste due categorie, usa App diverse per scopi diversi.
STEP NUMERO 2
Organizza le informazioni, non dire lo faccio dopo, bastano delle semplici categorie come ti ho scritto qui
STEP NUMERO 3
Lascia riposare la tua mente. Cosa significa? Che questi sono input che hai letto, non cose sulle quali devi lavorare o copiare… Leggi i tuoi spunti, tienili da parte e poi lasciali lì per un po’.
Il tuo cervello con la sua immensa abilità di non dimenticare e di rielaborare sarà in grado di unire i puntini come tu nemmeno te l’aspetti, cioè saprà farti collegare informazioni, pensieri… devi solo lasciargli il tempo di sedimentare ed elaborare.
Ed ecco che non stai copiando, stai creando collegamenti, aggiungendo del tuo, quindi stai creando dal tuo sacco.
In questo senso hai messo a frutto quella che ho sentito chiamare in un podcast “procraspirazione” cioè l’ispirazione che ti viene dal procrastinare cioè dal lasciar lì a sedimentare, però in un sistema organizzato 😊
E mi piace l’idea perché non sai mai quando arriva l’idea e spesso ti dico “sii pronto ad annotarla per non perderla” ma oggi aggiungo, fai in modo che abbia terreno fertile per nascere dalla tua terra.
Non copiare, crea, e fai in modo di avere un terreno fertile in cui far generare le tue idee.
Parlando di archivi digitali non si può non parlare dei cloud, non credi? Li usi? Io sì e li trovo davvero comodi.
Ne uso tre: Onedrive, Dropbox e Drive.
Tutti mi piacciono per alcune cose e non mi piacciono per altre, in base alle loro caratteristiche li uso in modo diverso, sfruttandone le caratteristiche che mi possono essere più d’aiuto.
Vediamo quali sono per me le più rilevanti.
La sincronizzazione con le cartelle del pc
Questa è una cosa che adoro e che ti facilita la vita. Se usi un cloud, usalo appieno. Ecco che poterlo usare come se fosse una cartella del pc, identica in tutto e per tutto alle altre, semplifica davvero la vita.
Questo è valido per tutti e tre, ma lo apprezzo di più per Drive e Onedrive. Preferisco questa soluzione rispetto all’App scaricata nel pc, non amo infatti la nuova visualizzazione della cartella di Dropbox da pc che a mio avviso rende l’uso dei file macchinoso.
In più, sincronizzando i cloud con le cartelle a livello di comandi visualizzazione è come lavorare dal pc, quindi non cambio l’ordine dei click necessari ad arrivare alle cartelle… e questa non è cosa da poco!
Per questa ragione consiglio di utilizzare questi cloud per il proprio archivio corrente, così lavorerai come da pc, ma avrete la certezza di avere tutti i dati indispensabili con voi. E se proprio capita di lavorare da un pc che non è il tuo potrai sempre accedere dal web.
Poter usare i propri software
Questo è il punto forte di Dropbox e ovviamente Onedrive, essendo di Microsoft. Il bello è poter usare on line i software nella versione originale, ecco quindi che i power point, i fogli di word eccetera non perderanno le impostazioni e non dovrai imparare nuove scorciatoie da tastiera e non ti perderai a cercare l’impostazione tra le voci del menu. Ancora una volta sarà come se stessi lavorando sul tuo pc.
Inoltre, trovo che per entrambi, quando si lavora in team, sia molto facile capire le modifiche e le revisioni, quindi un punto in più anche per il lavoro di gruppo.
Condivisione
Uno dei punti forti di Drive è sicuramente la possibilità di poter lavorare tutti sullo stesso piano. Il fatto di poter usare dei fogli di calcolo, dei documenti di scrittura praticamente universali rende Drive molto versatile e comodo e quindi merita di essere usato in tutti quei casi abbiate un gruppo di lavoro che usa programmi diversi dai vostri o che non ha grande dimestichezza con i cloud.
In più, è molto comodo anche per condividere file che altrimenti diventerebbero allegati pesanti e non aggiornabili, basta un link e le giuste impostazione (e cioè che tutti siano editor) ed ecco che si risolverà anche il problema del file più aggiornato e della catena di mail con l’ultima versione del file.
Un altro aspetto interessante della condivisione è che, lavorando on line, se qualcuno fa un errore e cancella dei file, è facile recuperare le versioni precedenti o i file inavvertitamente cancellati e, allo stesso modo, mentre lavori, lui salva, così nessuna delle modifiche andrà persa.
Ultimo aspetto da valutare per i vari cloud è l’effettivo utilizzo: considera quanti dei tuoi partner di lavoro usano un cloud piuttosto che un altro. E’ paradossalmente meglio essere versatili e avere diversi cloud e scegliere quali dati mettere dove piuttosto che arroccarsi sull’uso di un solo sistema.
Scegli quello a cui puoi avere accesso solo tu, come può essere One Drive o iCloud o uno dei tanti cloud che le aziende danno gratuitamente in cambio dell’abbonamento, per i tuoi dati personali e lascia agli altri sistemi lo spazio per la condivisione con i vari gruppi di lavoro.
E i tuoi pro e contro quali sono? Raccontameli nei commenti!
Un archivio è vivo e deve rimanere funzionale, quindi va curato. Lo so, è una piccola grande scocciatura, anche perché si tratta proprio di fare ordine ed essere ordinati. Ma ecco qualche consiglio per rendere il tutto meno gravoso.
Vai per step
Non aspettare di aver accumulato tutti i dati dell’anno, fai un controllo una tantum, e piuttosto frequentemente, ad esempio quando usi una cartella, sistemala e lasciala in ordine, così poi sarà tutto più semplice.
Non incorrere nell’idea: “beh, intanto lo metto qui e poi lo sistemo”. L’energia e lo sforzo sono gli stessi, quindi tanto vale fare subito le cose fatte bene 😉
Per la stessa ragione se trovi qualcosa di vecchio che non è utile ed è superato, procedi con l’eliminazione.
Se poi è un sacco che non ti dedichi a sistemare l’archivio la soluzione più semplice è non farsi spaventare dall’intera mole, ma procedere per piccoli passi e questo significa farne un pezzettino al giorno, anche solo una cartella, ma senza perdere in costanza: “don’t break the chain” e cioè tieni duro e vai fino in fondo!
Applica la tecnica che per te funziona
Se ti sei trovato bene con una catalogazione di un determinato tipo, ripetila. Sarà più semplice archiviare i file perché saprai già come nominarli e ordinarli. Diciamo che imparato un metodo e reso efficace, tanto vale mantenerlo, no? E se hai bisogno di qualche consiglio su come scegliere i tuoi criteri, l’articolo della scorsa settimana è quello giusto.
Sfrutta il lavoro fatto
Tante cose posso essere eliminate semplicemente grazie a una buona archiviazione fatta in precedenza. Quindi ti consiglio di lavorare bene prima per semplificarti la vita dopo.
Ad esempio, se sai che i documenti più vecchi di tot anni posso essere eliminati, fai un archiviazione per anno e allo scoccare della scadenza procedi semplicemente a cancellare l’intera cartella, senza ripassare tutti i file, sarai già sicuro di non perdere cose importanti.
Così, per tutte le versioni di passaggio di un file, sfrutta la cartella old, e cioè fai in modo di tenere le versioni intermedie mentre lavori, ma poi, a lavoro concluso, tieni solo i file definitivi.
Tenere in ordine i propri archivi non è facile, ma se ti stai un po’ demoralizzando, pensa che se lo fai bene ti sarà d’aiuto e questa è la cosa più importante.
E se hai ancora qualche dubbio, perché non farti aiutare? Sono qui apposta!
