Oggi vediamo come archiviare i dati nel tuo sistema elettronico senza incorrere nel famoso problema: ritrovare un ago nel pagliaio e quindi essere nella confusione più grande.
Due sono le regole base di un archivio.
Non farlo subito troppo complesso
Non iniziare a creare cartelle e sottocartelle come se non ci fosse un domani. Inizia solo con quelle indispensabili, e poi, a seconda delle necessità, crea una struttura più complessa. Se fai il viceversa ti perderai nella tua stessa struttura.
N.B. Quando dico che poi lo adatterai alle tue esigenze vuol dire che l’archivio non è statico e fisso, ma al contrario si evolve, è vivo, e quindi bisogna lasciarlo cresce nella direzione corretta e mantenerlo quanto più funzionale e ordinato possibile.
Non lasciare troppi elementi fuori dalle categorie
È inutile creare una cartella “varie” con l’universomondo, sforzati di capire quali sono le caratteristiche comuni dei dati e suddividili da subito con logica, la tua. Va bene se fuori dalle cartelle ci sono tre o quattro file, ma già una decina sono già troppi.
Ottimo, ora che sono chiare queste due indicazioni di base vediamo alcune tipologie di archiviazione.
PER ANNO
Questo significa creare delle cartelle semplici per l’anno e poi all’interno mettere tutte le cose relative a quell’arco temporale. Puoi lasciare fuori quelle dell’anno corrente per rendere più veloce la consultazione.
Per cosa posso essere utili:
- documenti della banca
- bollette
- fatture
- ricevute
- assicurazioni
Cosa hanno in comune queste categorie? Che se hai bisogno di questi dati, molto probabilmente li cercherai secondo un criterio temporale. Vorrai sapere le spese di casa per l’anno in corso, il bollo dell’auto di due anni fa… quindi per tutti questi elementi, una volta creata la macrocategoria, e cioè una delle voci dell’elenco di esempio, procedi usando l’anno per le tue sotto categorie e cioè le cartelle secondarie.
PER PAROLA CHIAVE
Usa questa soluzione per tutto ciò che non ha valenza temporale, l’archivio ad esempio di informazioni di interesse. Se vuoi tenere copia dei tuoi e-book, di certo non li cercherai poi per anno nel quale li hai scaricati, ma piuttosto per tema o per autore, ecco che uno di questi due elementi è una buona chiave per creare le cartelle.
MISTI
E cioè NOME_DATA o DATA_NOME.
Questi sono molto utili per i file per i quali hai bisogno di riconoscere per due informazioni importanti, in tal caso il primo dato deve essere il più importante.
Quindi se stai riordinando una rassegna stampa e vuoi sapere il nome del giornate e la data, nominerai i tuoi file nomegiornale_data o viceversa se ti interessa solo sapere gli articoli di maggio la cartella sarà data_nomegiornale.
Un piccolo trucco. Se il criterio principale è la data, scrivi anno, mese, giorno, così saranno più facili da ordinare.
E se arriva il dubbio e ti chiedi… ma questo dove lo metto? La tentazione di lasciarlo fuori è forte, lo so. Ma ormai la risposta la sai già 😉
Chiediti, quando lo andrai a cercare, come lo cercherai? Quali sono i criteri? Ecco che avrai trovato il bandolo della matassa!
Ora hai tutti gli strumenti per iniziare a mettere mano ai tuoi dati, fammi sapere come va! I commenti sono aperti per tutti i dubbi del caso!
Photo by the matter of food – Unsplash
Mi ha sempre affascinato il mondo della raccolta e dell’elaborazione dati, in particolare in ambito scientifico.
Raccolte immense di numeri e informazioni che al momento possono sembrare slegate e che poi, grazie a una nuova ricerca o a un punto di vista diverso, trovano un senso e portano a nuove conclusioni inaspettate.
Nel mondo scientifico non si scherza, non si parla di decluttering e la principale preoccupazione è quella di essere sicuri che i dati non si danneggino e soprattutto che il sistema rimanga efficiente e sufficientemente capiente.
Tanto per dire, una delle ultime frontiere è appunto un abaco di dimensioni… atomiche!
Ma come è possibile, secondo quest’ottica, essere certi di non perdere un dato utile?
E, in seconda battuta, visto che i professional organizer parlano tanto di alleggerimento e decluttering, questo vale anche per i nostri archivi? E soprattutto è una cosa gestibile o è controproducente?
Facciamo subito una prima riflessione.
Ormai per tante cose non è più necessario avere un archivio cartaceo che indubbiamente occupa spazio e può essere più difficile in termini di consultazione: niente chiavi di ricerca, niente visione di insieme… ma dire semplicemente passiamo tutto al digitale è piuttosto riduttivo.
In che senso?
Ci avrai pensato, ma anche l’archivio digitale non è infinito, a meno che tu abbia a disposizione l’abaco atomico di cui sopra, ma pare sia un po’ lento nella scrittura, quindi non te lo consiglio 😉
Il punto è che anche con un normale dispositivo devi essere sicuro della sua durabilità e, di fatto, spostare tutto nel digitale equivale a spostare un problema.
Questo è il punto chiave:
che si tratti di analogico o digitale il problema non è lo spazio occupato, ma la bontà del tuo archivio.
Puoi anche avere un disco esterno da mille e mille giga, ma se metterai dentro tutto a caso senza pensare se sono cose che ti servono e come le usi, poi sarà come cercare un ago nel pagliaio, avrai quindi di fatto procrastinato il problema.
Che si tratti un archivio classico o digitale le parole chiave sono: funzionalità e ordine.
Vediamo però cosa è utile avere nell’uno e cosa nell’altro.
ARCHIVIO CARTACEO
- Copie di atti di compravendita. Bene, se hai la versione elettronica, ma non eliminare quella cartacea. Ti ricordo questi documenti non “scadono” mai.
- Copie di dichiarazioni dei redditi. Ormai sono tutte on line, ma visto che si tengono per i 5 +1 + 1 (totale 7) anni precedenti, se ce li hai, non buttarli, aspetta il termine.
- Certificati di istruzione: diplomi, lauree, attestati…
- Certificati che attestano proprietà o valore di determinati oggetti. Io di questi farei comunque una scansione, sai mai che il cartaceo si rovini o diventi poco leggibile.
- Garanzie consegnate cartacee, se c’è uno scontrino di mezzo fai una scansione perché in breve diverrà illeggibile.
- Ricordi. Sì, ormai le fotografie sono digitali, ma se ne hai di stampate o meglio… provenienti dalle stampe di negativi, fanno parte del tuo archivio personale, non eliminarle, raccoglie in un album piuttosto.
ARCHIVIO DIGITALE
Tutto il resto!
- Bollette
- Scansioni dei documenti
- Documenti della banca
- Referti medici
- Contratti
- Fotografie
- Raccolte di dati utili: spese, musica, e-book…
- Il tuo archivio corrente di dati di lavoro e personale
COSA NON C’È PERÒ IN NESSUN ARCHIVIO?
- Versioni superate dei documenti che vuoi tenere
- Versioni non aggiornate dei tuoi dati utili
- Dati fuori posto
Nelle prossime settimane vedremo cosa significa non mettere le cose fuori posto, ma nel frattempo, io ti consiglio un back up dei tuoi dati, come ti racconto qui.
Pronto ad occuparti del tuo archivio digitale?
Photo by Sigmund Quusek – Unsplash
Un po’ di tempo fa stavo leggendo quest’articolo sul Sole 24 ore e riflettevo sull’accesso a internet nelle varie parti del mondo.
Ormai è perfettamente normale pensare di a un ristorante e cercare il numero di Google e poi chiamare direttamente. Così come non avere idea di come svolgere una riparazione e cercare un tutorial su Youtube.
Non sono una nativa digitale, sono cresciuta senza cellulari, con la tv in bianco e nero senza telecomando e con i video in superotto. Aggiungo che non sono poi così vecchia e di tante cose ho solo sentito parlare, ma il concetto è che la tecnologia cambia e lo fa in fretta.
Sembra un po’ un luogo comune, ma in effetti questi cambiamenti li viviamo sulla nostra pelle ma non necessariamente li accettiamo tutti allo stesso modo e negli stessi tempi: c’è chi ha un forte spirito innovatore e si lancia sull’ultimo prodotto lanciato nel mercato e chi resiste fino ad andare oltre all’obsolescenza programmata in modo stoico e indiscriminato.
Non ha importanza che tu sia del primo o del secondo tipo, il punto è che tanto… il tempo va avanti e bisogna considerare alcuni aspetti.
Per gli amanti dei retrò, ci vuole un po’ di flessibilità
I supporti, ad esempio, non dureranno per sempre, quindi di tanto in tanto è meglio pensare di fare un back up con una nuova tecnologia. Così non ti capiterà di comprare un nuovo pc che non ha più il lettore cd e tutte le tue foto di famiglia sono nel tuo archivio… in cd.
Un pizzico di organizzazione ti consente quel minimo di resilienza che, come ti raccontavo qui, prevede un’archiviazione su supporti differenti.
Ma non dipende sempre tutto da te, capita ad esempio che determinati software e gestori di App non aggiornino più il proprio prodotto. È successo ad esempio lo scorso anno con Wunderlist, che ha chiuso i battenti. Anche in questo caso, la parola d’ordine è flessibilità: si cambia sistema, possibilmente per tempo.
Ci vuole anche un po’ di spazio per la modernità
Non è detto che tutto venga per nuocere e si può anche prendere le novità un po’ alla volta, con ciò che ti serve di più. L’importante è farlo con consapevolezza, senza affidarsi in tutto alla tecnologia. Hai comprato il cellulare nuovo? Vuole sincronizzare tutto in uno spazio sconosciuto? Un attimo di pazienza, cerca di capire prima di agire, altrimenti sarà facile che tu ti ritrovi con i dati doppi, tripli e tu non sappia più a quale strumento affidarti.
Ma, d’altro canto, se ben fatta, una sincronizzazione con il web salva.
Quindi scegli e prendi ciò che per te è utile e vantaggioso.
Per gli amanti dell’innovazione, ricordati che finché funziona è un successo, ma devi saper fare senza.
Saper trovare un posto senza Google Maps, consultare un orario dei mezzi pubblici, avere un archivio cartaceo dei propri dati più importante è fondamentale. Per molte persone queste cose sembrano ovvie, ma per tante altre sono delle vere abilità.
Quando si pianifica un progetto, saper fare il piano B dei punti cruciali è importante e a volte il piano B è proprio non poter fare affidamento sulla batteria del cellulare o su una buona connessione.
Non ci pensiamo, la tecnologia cambia con noi, non è un mutamento improvviso, è un cambiamento lento, ma anche su questo un po’ di organizzazione non guasta, soprattutto per non farti perdere ricordi o dati importanti o non farti vivere appieno un’esperienza come un viaggio, eppure non ci si pensa.
Di tanto in tanto… fai un check della tua tecnologia: ti supporta?
È ancora la scelta giusta per te? C’è qualcosa di meglio? E se all’improvviso mancasse, sapresti farne a meno?
Pianifica il tuo piano di resilienza contro l’obsolescenza!
Photo by Fredy Jacob – Unsplash
Una delle cose che mi piace di questo lavoro è quello di poter lavorare dove voglio, letteralmente.
Rispetto molto il principio che ogni luogo di lavoro ha il suo lavoro, ma devo dire che la questione che mi preme molto è avere con me tutte le cose che mi servono. Ti parlo spesso di liste e check list per questo, ma oggi voglio andare un po’ sul pratico e parlarti di back up.
Sì, perché è vero che è bene con sé le cose che servono, ma è ancora meglio essere sicuri di non perderle!
Ecco dunque qualche dritta per il tuo back up:
Il tuo archivio deve essere unico
Il posto dove archivi i dati deve essere uno solo, non importa se è una cartella in Drive, in Dropbox, nel disco fisso o in un hard disk… fai in modo che le cose non siano sparse, ma al contrario raccolte in un unico posto.
Tante volte mi è capitato di vedere pezzi sparsi nei diversi pc che si usano o anche in cartelle diverse dello stesso pc. Semplificati la vita e decidi un posto, poi mantieni quello.
La parola d’ordine è ordine
Sì purtroppo quando si parla di archivi è necessario fare in modo che siano ordinati, c’è poco da fare.
Questo significa che anche i file dovranno essere nominati in modo chiaro, semplice e univoco e archiviati in un altrettanto semplice e flessibile sistema di cartelle. Questo è un argomento molto importante e che merita spazio, te ne ho parlato nel blog (cerca i post con il tag “archivio”) qui e non voglio rubarti troppa attenzione a riguardo, quindi passo oltre, ricordandoti solo il concetto di ordine.
3 copie, 2 sistemi diversi, 1 sempre al sicuro
Fai in modo che del tuo sistema di lavoro siano sempre 3 copie attive:
- una copia è quella in uso, ad esempio sul disco del pc o in cloud;
- due sono i back up di tutti i tuoi dati fatti però su sistemi diversi, ad esempio una in cloud e una su un disco fisso esterno;
- le copie sono tre e non sono tante. Nella numero uno infatti non è detto che tu debba avere sempre tutto il tuo archivio. Ad esempio il tuo archivio di lavoro corrente potrebbe non avere un progetto fatto e finito di cinque anni fa. La copia numero uno deve essere leggera e facilmente consultabile, al contrario le copie due e tre devono essere complete e uguali. Il punto centrale è che una delle due copie di archivio (la due o la tre) non deve mai uscire dall’ufficio (o da casa, se lavori da casa), quindi essere sempre “al sicuro” e non collegata a internet.
Ovviamente in base alle caratteristiche dei tuoi dati e della tua storia potremmo dire tante altre cose e scendere nel dettaglio. E qui sta l’aiuto di un professionista che ti può aiutare a decidere come meglio gestire i tuoi dati di uso quotidiano… ma in senso assoluto possiamo dire che: un archivio per essere utile è:
unico, ordinato e resiliente!
E il tuo com’è? Raccontamelo nei commenti!
Photo by Annie Spratt –
Unsplash
Lo ammetto, anch’io fatico a eliminare delle cose e quelle cose sono il cibo e i vestiti. Gli spazi di casa non sono un mio ambito di lavoro e per fortuna i miei armadi sono piuttosto ordinati, ma a volte penso ci siano comunque troppe cose.
Nonostante sia diventata molto diligente e negli ultimi anni compri solo ciò che mi serve e mi piace davvero, penso sempre che potrei fare meglio, ma allo stesso tempo fatico a eliminare certi capi.
Capita anche a te?
Se non per gli abiti magari per qualche regalo ricevuto o per tutte quelle cose per le quali pensi “magari la potrei usare” “magari potrebbe servirmi forse un giorno”.
Come mai eliminare costa così tanta fatica?
Come mai sembra una cattiveria, come se ci stessimo facendo davvero del male? La ragione è molto semplice: eliminare le cose stimola, a livello cerebrale, le stesse aree del dolore fisico e quindi è come se un po’ ci facessimo proprio del male.
Ma questa non può essere una scusa, perché per fortuna come genere umano ci siamo evoluti a esseri pensanti, capaci di andare oltre al semplice istinto.
Ed ecco che dobbiamo imparare a capire che eliminare è possibile e che non è poi così una tragedia.
Perché?
- Perché non sei ciò che indossi, ciò che possiedi, sei semplicemente ciò che sei. E più ti circondi di ciò che ti piace, più sei davvero tu.
- Perché tutto ciò che ti àncora ai ricordi è in verità dentro di te, non fuori da te. Il tuo passato rimarrà con te anche senza ciò che fisicamente te lo può ricordare, e, se ci pensi, è una bella fortuna: ciò che di bello ti capita è comunque e sempre a portata di ricordo.
- Perché devi essere fiducioso che avrai comunque le abilità e i mezzi per affrontare il futuro anche senza quella cosa che ora ti pare indispensabile. Di fatto sono le conoscenze che ti portano a crescere e affrontare il futuro, non gli oggetti.
- Perché nel tempo ci evolviamo e dobbiamo rispettare il fatto che non siamo le stesse persone in tutta la nostra vita e quindi ciò che ti accompagna deve essere ciò che ti piace e che ti è utile in quel momento di vita.
- Perché viaggiare leggeri, anche nella vita, aiuta a balzare sul treno della nuova occasione che arriva.
Quindi la prossima volta che sei nel dubbio e ti chiedi “lo elimino?” Chiediti semplicemente se quella cosa (o quel ricordo, o quell’impegno) ti è utile, e quindi ti serve, ti piace, e quindi ti fa essere una persona migliore. Se la risposta è no, beh, credo che tu sappia cosa devi fare.
E ricordati che, anche se ti sembra di soffrire, è solo una risposta innata del tuo cervello, ma sei un essere pensante e puoi sempre essere la versione migliore di te stesso!
Photo by Annie Spratt – Unsplash
