Nella vita ci vuole un po’ di bon ton… eh già perché come dice il famoso proverbio: si raccoglie ciò che si semina. Ed è vero che ad essere educati e rispettosi, non c’è che da guadagnarne.
Eh sì, ma ci pensi proprio in tutte le circostanze? Ad esempio… quando scrivi una mail, sei attento all’educazione?
Ora ti spiego cosa intendo, non essere già sul piede di guerra. Intendo che ci sono alcune regole di buona educazione anche quando si scrive una comunicazione via etere.
Prima regola fondamentale… la mail è uno dei mezzi per comunicare, non l’unico. Quindi… devo proprio scrivere questa mail? È meglio una telefonata? Un passaggio di persona? Una Skype?
Se la risposta è sì cerca di essere più chiaro e sintetico possibile. Ti è mai capitato di scrivere cinque o sei mail perché non era chiaro il contenuto? Bene, mettiti nei panni dell’altro e scrivi le cose in modo semplice. Evita acronimi, riferimenti non evidenti e soprattutto… occhio all’ortografia! Non scrivere una tesi di laurea in un unico paragrafo, tu la leggeresti? Attenzione poi a tutti i campi della mail, ad esempio usa il campo “oggetto” per dare un’idea sintetica di quello che vuoi comunicare senza lasciare l’oggetto dell’ultima mail usata solo per la comodità di non trovare l’indirizzo 😉
Seconda cosa, se stai scrivendo a qualcuno, si suppone che quel qualcuno sia una persona e che per questo leggerà quanto gli comunichi. Quindi comincia con una frase di saluto, proprio come quando incontri qualcuno per strada.
Ultima regola fondamentale… non scrivere una mail aspettandoti una risposta entro cinque minuti. Dai il tempo a chi la riceve di leggerla e di pensarci, ti risponderà a tempo debito. Se vuoi conoscere subito la risposta, forse una telefonata è un modo migliore per richiedere quell’informazione. Allo stesso modo, non ti aspettare che tutti leggano le mail alle 8 di sera o alle 7 di mattina. Se lavori in ufficio, rispetta gli orari di lavoro e se sei un libero professionista, rispetta il tempo degli altri!
E tu cosa non sopporti delle mail?
Un problema difficile della gestione del tempo è quello di riuscire a conciliare al meglio le cose fare, lavoro e non, e le nostre necessità fisiche, ad esempio quella della pausa pranzo.
Spesso infatti quella che dovrebbe essere una vera e propria pausa si tramuta in un secondo lavoro: una riunione tra colleghi, un momento per scrivere l’ultima mail… Sempre che ci sia il tempo della pausa pranzo, perché spesso la si salta direttamente. Io credo questa sia proprio una cattiva abitudine.
Una pausa è una pausa
Dobbiamo garantire al nostro cervello un po’ di relax, dobbiamo lasciargli il tempo di sedimentare le cose fatte la mattina, dobbiamo dargli un po’ di nuova energia, e soprattutto dobbiamo imparare ad essere presenti a noi stessi anche durante il pranzo.
Questa è la differenza tra mangiare ed alimentarsi 😉 E da questo atteggiamento dipende spesso anche il nostro benessere fisico.
Cosa hai mangiato ieri? E due giorni fa? Quanti pasti riesci a ricordare? Spesso fatichiamo a ricordarli perché sono una cosa di routine, alla quale non diamo importanza. Eppure.. quanto buono è il sapore di un frutto di stagione? E il profumo del caffè?
Mangiare è un momento che appaga i nostri sensi: la vista, il profumo e non ultimo il sapore. Regalati un pasto d’attenzione, lento e rilassato. Vedrai che mangerai forse meno, ma con maggior gusto e soddisfazione. Solo così la tua pausa sarà una vera pausa e ti ricaricherà corpo e mente!
Quindi, basta pranzi davanti al pc, skype call, tramezzini al volo per strada. Io non amo nemmeno le riunioni a pranzo… perché credo che capiti spesso che le persone non ascoltino pienamente, o se ascoltano non mangiano, e poi c’è sempre il problema di prendere un appunto o segnare una data in calendario.
Insomma, c’è un tempo per lavorare ed uno per condividere un pasto. Non fare riunioni a pranzo però non significa non mangiare con i colleghi, ma magari limitarsi ad uno scambio di opinioni o provare a chiacchierare di qualcosa che non sia lavoro, non potrà che far bene al gruppo!
E poi, una cosa che io amo tanto fare nei miei momenti di relax, se puoi copiala, esci dall’ufficio, vai a fare due passi. La pausa non è solo un momento per mangiare, ma un momento per ricaricarsi di energia e staccare la mente, provare per credere!
Per me la pausa pranzo è quindi importante, ma cerco di fare in modo che non sia lunghissima, così poi.. chi prima inizia, prima finisce, e dopo il lavoro potrò fare una pausa ben più lunga con un po’ di sport, qualche commissioni e, una volta ogni tanto, un aperitivo con gli amici 😉
Quante volte siamo ad un incontro, un convegno, una fiera.. e facciamo incetta di biglietti da vista? Conosciamo un sacco di persone e poi.. come ricordarsi tutto a distanza anche solo di una settimana?
Per semplificarmi la vita, appena li prendo, annoto subito qualche parola chiave: in che circostanza mi è stato dato e qualche informazione in più sulla persona. Se posso scrivo direttamente sul biglietto, altrimenti un post-it va benissimo. E’ importante farlo a mente fresca perché in questo caso il “lo farò dopo” è molto controproducente. C’è chi addirittura fa una foto della persona 😉 valuta se è il caso, ma magari pensa a mettere la tua nel biglietto da visita.
Una volta rientrati in ufficio c’è il problema di come metterli via: archiviazione e catalogazione.
A mio avviso sono molto utili i raccoglitori trasparenti, in questo caso raggruppali per evento e metti delle note per ricordare il più possibile delle persone.
In alternativa ci sono dei fogli a buchi fatti apposta. Questo permette, ad esempio, di mettere dei singoli fogli nel raccoglitore del progetto dedicato.
Quello che proprio ti sconsiglio è di metterli nelle scatoline da biglietti da vista, perché così saranno difficilmente consultabili e catalogabili e quindi presto diventeranno inutili.
Anche per i biglietti da visita prevedi una cernita una tantum, non occorre tenere quelli che nel lungo termine non ci servono più, o che non sono aggiornati o dei quali non ricordiamo nulla.
E se poi ti servono e quando non sei in ufficio? Ecco un’idea: io ho scelto un’app dove raggrupparli. Ce ne sono tantissime, io ti consiglio di sceglierne una che abbia almeno queste caratteristiche:
- faccia il back up dei dati e sia consultabile on line oltre che da cellulare;
- scansioni i biglietti, così da non dover inserire tutti i dati a mano;
- abbia la possibilità di mettere delle categorie, così potrai dividere i biglietti da vista dei clienti, dei servizi e magari quelli del ristorante. Non è piacevole tornare in una città visitata e ritrovare quel localino che ci era piaciuto tanto? Ed ecco che la nostra raccolta ci torna utile per tante cose 😉
E mi raccomando, il tuo biglietto da vista.. ricorda che di averne sempre uno con te, quindi, magari lasciane un paio nel portafoglio se proprio non vuoi avere il porta biglietti con te!
Una riflessione sulle riunioni e le note.. possono esserci davvero d’aiuto? Non è forse sufficiente ascoltare? Ecco un po’ di buone ragioni per prendere appunti con metodo.
Pensando ad una riunione e alle relative note, vengono subito in mente i verbali. Il verbale però è la trascrizione di ciò che avviene durante l’incontro e ci serve piuttosto in un secondo memento per ricordare ciò che è stato detto, fatto e deciso. Sono altre gli appunti che ci possono tornare molto utili in riunione, vediamoli dunque insieme.
Ancora una volta prendiamo carta e penna e iniziamo con il dividere il foglio in due aree.
Mentre ascolti prendi nota delle parole chiave del tuo interlocutore, nell’area di sinistra del foglio. Non scrivere tutto ciò che si dice, annota solo i concetti più significativi.
Questo ti aiuterà ad ascoltare con attenzione. Spesso, infatti, mentre ascoltiamo ci vengono in mente idee, vorremmo dire la nostra, e finiamo per concentrarci su questi pensieri e non ascoltare con tutta la nostra attenzione, che invece è la cosa più importante.
Se poi ti vengono in mente concetti che vuoi condividere legati a queste parole, annotali a destra. Annota anche le domande.
Questa seconda sezione è importante perché ti aiuterà nel momento in cui dovrai intervenire: potrai riprendere la parola chiave detta dal tuo interlocutore e poi esprimere le tue idee secondo la scaletta delle tue parole chiave, quelle sulla destra, senza perderti nel discorso o dimenticare qualche concetto.
E lo stesso vale per le domande., così facendo saranno puntuali e strutturate.
Se poi le idee e le domande non sono adatte alle circostanze della riunione, avrai comunque una nota pronta da aggiungere alla tua “to do list”.
In particolare, se fossi proprio tu la persona incaricata per la moderazione di una riunione, questo tipo di note possono tornarti molto utili per guidare strategicamente la discussione: non perderai concetti e riferimenti e così sarà più semplice dare a tutti il proprio spazio ed il giusto tempo.
Ad esempio puoi:
- valutare se da più persone emerge una questione chiave comune che non avevi valutato;
- posporre domande o argomenti se discuterli al momento non risulta efficace;
- tenere a mente delle assunzioni che vengono dette all’inizio del meeting;
- riportare l’attenzione su cose solo accentate perché qualcuno aveva poi portato la discussione altrove.
Se fossi interessato a conoscere al meglio la questione ti segnalo l’articolo che mi ha suggerito queste riflessioni.
Ricorda: una riunione è un investimento di tempo ed energie per te e per gli altri, quindi usala al meglio.
Dai ascolto e sii presente, questo è sicuramente il modo per rendere gli incontri efficienti, così come delle buone note!
Prendere appunti è un’arte. C’è chi fa liste, chi scrive tutto, chi usa solo carta e penna, chi usa il pc.
Se a scuola potevamo permetterci di perdere un po’ di informazioni, quando si tratta di lavoro o di un evento o di una conferenza che ci interessa.. siamo decisamente motivati a prendere dei buoni appunti. Vediamo quindi come fare.
Io ho sempre preso appunti sulla carta e devo dire che ha i suoi vantaggi. Intanto non ti permette di scrivere tutto quello che il relatore dice e quindi ti obbliga a fare una rielaborazione dei concetti e soprattutto una sintesi. Questo è molto utile per aumentare l’efficacia delle nostre note.
Poi io credo sia davvero utile creare un proprio “vocabolario di simboli” che ci aiutino a sintetizzare concetti. Io ne uso molti che ho preso a prestito dalla matematica: uguale, diverso, proporzionale.. e via dicendo. Allo stesso modo possono essere utile elenchi puntati, asterischi, etc. L’importante è che ognuno di noi trovi il metodo più adatto a sé. Io ad esempio ho scoperto che i simboli funzionano, ma le abbreviazioni no.. nel tempo non ricordavo mai la parola completa!
Ultima cosa, non sperare di avere sempre degli appunti belli dal punto di vista estetico. Capita di scrivere male, cancellare e fare frecce e rimandi su punti diversi della pagina. Pazienza, meglio siano funzionali. Per questa ragione cerca di scrivere lasciando spazio tra le righe, così sarà più semplice correggere o fare delle aggiunte.
Nello specifico in tema di appunti mi piace molto il metodo Cornel e qui ti ho preparato un foglio ad hoc!
Il metodo consiste nel dividere il foglio in tre +1 parti.
Il +1 è l’intestazione. Scrivi sempre data, titolo della lezione e docente. Queste informazioni ti saranno utili quando riordinerai i fogli. Allo stesso modo prevedi un posto nella pagina dove metterai il numero consecutivo del foglio, non scordarlo!
Veniamo alle tre parti cuore. La prima, la più grande è sulla destra e occupa la maggior parte della pagina. Qui prendi i tuoi appunti liberamente e come abbiamo detto sopra: sintetici, chiari e ben distanziati.
Poi a fine lezione, o almeno entro le prime 24 ore, occupati delle altre due parti del foglio. Rileggi i tuoi appunti e segna le parole chiave sulla sinistra. Le parole chiave ci possono essere utili anche per ripetere la lezione: coprendo il lato destro degli appunti, vediamo se riusciamo a ricordare tutto ciò che è stato detto.
Nella parte in basso, infine, fai un breve riassunto di ciò che è stato detto e quindi delle tue note.
Segna anche le cose poco chiare, annotando le domande nel settore di sinistra, magari a matita, e una volta ottenute le risposte aggiorna le parole chiave ed il riassunto.
Paiono due cose noiose, ma è importante farlo, e farlo prima possibile fresca perché obbligandoci a trovare le parole chiave e a riassumere, rielaboriamo i concetti e li fissiamo nella mente. E’ importante farlo a mente fresca perché così saremo più veloci e soprattutto più efficaci.
E tu come prendi gli appunti?
