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Ma In Riunione Non Basta Ascoltare?

Ma in riunione non basta ascoltare?

Una riflessione sulle riunioni e le note.. possono esserci davvero d’aiuto? Non è forse sufficiente ascoltare? Ecco un po’ di buone ragioni per prendere appunti con metodo.

Pensando ad una riunione e alle relative note, vengono subito in mente i verbali. Il verbale però è la trascrizione di ciò che avviene durante l’incontro e ci serve piuttosto in un secondo memento per ricordare ciò che è stato detto, fatto e deciso. Sono altre gli appunti che ci possono tornare molto utili in riunione, vediamoli dunque insieme.

Ancora una volta prendiamo carta e penna e iniziamo con il dividere il foglio in due aree.

Mentre ascolti prendi nota delle parole chiave del tuo interlocutore, nell’area di sinistra del foglio. Non scrivere tutto ciò che si dice, annota solo i concetti più significativi.

Questo ti aiuterà ad ascoltare con attenzione. Spesso, infatti, mentre ascoltiamo ci vengono in mente idee, vorremmo dire la nostra, e finiamo per concentrarci su questi pensieri e non ascoltare con tutta la nostra attenzione, che invece è la cosa più importante.

Se poi ti vengono in mente concetti che vuoi condividere legati a queste parole, annotali a destra. Annota anche le domande.

Questa seconda sezione è importante perché ti aiuterà nel momento in cui dovrai intervenire: potrai riprendere la parola chiave detta dal tuo interlocutore e poi esprimere le tue idee secondo la scaletta delle tue parole chiave, quelle sulla destra, senza perderti nel discorso o dimenticare qualche concetto.

E lo stesso vale per le domande., così facendo saranno puntuali e strutturate.

Se poi le idee e le domande non sono adatte alle circostanze della riunione, avrai comunque una nota pronta da aggiungere alla tua “to do list”.

In particolare, se fossi proprio tu la persona incaricata per la moderazione di una riunione, questo tipo di note possono tornarti molto utili per guidare strategicamente la discussione: non perderai concetti e riferimenti e così sarà più semplice dare a tutti il proprio spazio ed il giusto tempo.

Ad esempio puoi:

  • valutare se da più persone emerge una questione chiave comune che non avevi valutato;
  • posporre domande o argomenti se discuterli al momento non risulta efficace;
  • tenere a mente delle assunzioni che vengono dette all’inizio del meeting;
  • riportare l’attenzione su cose solo accentate perché qualcuno aveva poi portato la discussione altrove.

Se fossi interessato a conoscere al meglio la questione ti segnalo l’articolo che mi ha suggerito queste riflessioni.

Ricorda: una riunione è un investimento di tempo ed energie per te e per gli altri, quindi usala al meglio.

Dai ascolto e sii presente, questo è sicuramente il modo per rendere gli incontri efficienti, così come delle buone note!

Sono un’amante dell’organizzazione e della semplificazione.
Per te voglio fare lo stesso: alleggerire e rendere funzionali i tuoi spazi ed il tuo tempo. Così tu sarai libero di vivere le tue passioni, di vivere te stesso!

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