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Scriviamo Mail Educate?

Scriviamo mail educate?

Nella vita ci vuole un po’ di bon ton… eh già perché come dice il famoso proverbio: si raccoglie ciò che si semina. Ed è vero che ad essere educati e rispettosi, non c’è che da guadagnarne.

Eh sì, ma ci pensi proprio in tutte le circostanze? Ad esempio… quando scrivi una mail, sei attento all’educazione?

Ora ti spiego cosa intendo, non essere già sul piede di guerra. Intendo che ci sono alcune regole di buona educazione anche quando si scrive una comunicazione via etere.

Prima regola fondamentale… la mail è uno dei mezzi per comunicare, non l’unico. Quindi… devo proprio scrivere questa mail? È meglio una telefonata? Un passaggio di persona? Una Skype?

Se la risposta è sì cerca di essere più chiaro e sintetico possibile. Ti è mai capitato di scrivere cinque o sei mail perché non era chiaro il contenuto? Bene, mettiti nei panni dell’altro e scrivi le cose in modo semplice. Evita acronimi, riferimenti non evidenti e soprattutto… occhio all’ortografia! Non scrivere una tesi di laurea in un unico paragrafo, tu la leggeresti? Attenzione poi a tutti i campi della mail, ad esempio usa il campo “oggetto” per dare un’idea sintetica di quello che vuoi comunicare senza lasciare l’oggetto dell’ultima mail usata solo per la comodità di non trovare l’indirizzo 😉

Seconda cosa, se stai scrivendo a qualcuno, si suppone che quel qualcuno sia una persona e che per questo leggerà quanto gli comunichi. Quindi comincia con una frase di saluto, proprio come quando incontri qualcuno per strada.

Ultima regola fondamentale… non scrivere una mail aspettandoti una risposta entro cinque minuti. Dai il tempo a chi la riceve di leggerla e di pensarci, ti risponderà a tempo debito. Se vuoi conoscere subito la risposta, forse una telefonata è un modo migliore per richiedere quell’informazione. Allo stesso modo, non ti aspettare che tutti leggano le mail alle 8 di sera o alle 7 di mattina. Se lavori in ufficio, rispetta gli orari di lavoro e se sei un libero professionista, rispetta il tempo degli altri!

E tu cosa non sopporti delle mail?

Sono un’amante dell’organizzazione e della semplificazione.
Per te voglio fare lo stesso: alleggerire e rendere funzionali i tuoi spazi ed il tuo tempo. Così tu sarai libero di vivere le tue passioni, di vivere te stesso!

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