Si sente l’aria delle vacanze e c’è sempre tanta voglia di chiudere il lavoro e dedicarsi un po’ a sé, non trovi? Poca è la voglia di state chiusi in ufficio e tanta quella di state un po’ a scaldarsi le ossa al sole!
Sì, in effetti è un momento in cui il lavoro si fa difficile, ma soprattutto in cui chiudere bene i lavori prima delle vacanze è davvero importante.
Se anche tu sei tra coloro che lavorano stancamente fino all’ultimo giorno e poi a malapena spengono il pc, questo è l’articolo che fa per te.
Inutile ricordarti che interrompere un po’ è fondamentale, per il tuo corpo, ma soprattutto per la tua mente. Ma ancora di più è importante chiudere le cose bene, senza per dirla con un proverbio “tirarsi la zappa sui piedi”.
La chiusura di un lavoro è in effetti meno semplice di quello che si pensa, perché molto si dà per scontato e si sottovaluta, ma, come sempre, un pizzico di organizzazione non possono che essere d’aiuto per non complicarti la vita in un secondo momento, quando dovrai riprendere il lavoro.
Il principio è semplice e universale:
fai una cosa alla volta e falla fino in fondo.
Se evitare il multitasking è cosa difficile, ancor più difficile è identificare l’ultima azione, quella che ti permette di mettere davvero la parola fine.
E su questo devi concentrarti in particolare nella chiusura o sospensione di un progetto prima di un’interruzione più o meno lunga come può essere quella delle vacanze.
Ecco alcuni esempi di chiusura vera e propria.
Per un progetto significa:
- aver identificato le versioni finali dei documenti, eliminato le precedenti, archiviato le definitive;
- aver inserito tutte le nuove informazioni nei relativi database: lista contatti, raccolte di pubblicazioni, raccolte di idee;
- aver completato le procedure di feedback e revisione;
- aver aggiornato format, procedure e check list;
- aver chiuso deleghe e condivisioni con un adeguato follow up.
Per un evento significa:
- aver fatto la versione finale dell’agenda;
- aver completato le procedure di feedback e revisione;
- aver aggiornato format, procedure e check list;
- aver completato pagamenti e incassi;
- aver fatto un follow up.
Per cose più semplici, come la lettura delle mail, significa:
- aver letto e risposto a tutte le mail;
- aver scaricato e archiviato tutti i dati di interesse;
- aver eliminato o archiviato le mail dell’inbox.
Ecco tre esempi per farti capire come è necessario arrivare proprio in fondo alle cose e come invece ci si ferma spesso prima: si legge la mail e si lascia l’, o si archivia, ma l’allegato non è scaricato e messo nel posto giusto; di un progetto si lasciano insieme versione definitiva e precedente, senza annotare gli ultimi accordi con i partner per il futuro; per un evento non si controlla il budget e le fatture o non si analizzano adeguatamente i feedback.
Questa mancata attenzione ha un’importante conseguenza, che però non si sperimenta nel breve termine… e cioè il mal di pancia nel momento in cui si deve rimettere mano al progetto.
Le informazioni vanno raccolte e sistemate quando la mente è ancora fresca e soprattutto quando c’è ancora l’abbrivio del lavoro iniziato.
Sistemare e archiviare lontano dalla chiusura di un progetto è impensabile, così come sistemare un “muro” di mail.
Chiedersi come è andato un evento a distanza non ravvicinata equivale a dimenticare tutte le impressioni a caldo.
Sì, ok, non è necessario essere così categorici: entrambe le cose possono essere fatte in un secondo momento, ma a che prezzo? Sicuramente di grande energia e con molto tempo.
L’investimento fatto al momento non è altrettanto oneroso.
Quindi… fallo ora, in chiusura.
E se i progetti o le cose sono troppo grandi per essere chiuse del tutto, fai tutto ciò che riesci e poi annota fino a dove il lavoro è stato fatto e cosa manca, fallo pensando alla versione sciocca di te.
Vedrai che, prima dei momenti di vacanza, questa sarà una nota fondamentale da lasciare per il tuo rientro.
Ma si buono con te stesso, chiudi il più possibile, vedrai che ne gioverà il tuo lavoro e le tue vacanze!