Sussidiari ed enciclopedie

Sussidiari ed enciclopedie

Finalmente in terza elementare ho potuto avere il sussidiario. Mi piaceva tantissimo, in un solo libretto era contenuto tutto ciò che dovevo sapere: le letture, gli esercizi, le pagine di storia.

All’università, allo stesso modo, mi piaceva fare il contrario: poter prendere un po’ da un testo e un po’ da un alto e costruire la mia conoscenza sommando i vari input, i tanti libri.

Perché ti racconto questo?

Perché nel tempo le nostre esigenze cambiano, e soprattutto per quanto riguarda la nostra conoscenza, le nostre esigenze aumentano e via via si fanno più specifiche e complesse.

 

Questo ragionamento si adatta a pennello anche ai nostri archivi: nascono semplici e crescono diventando via via più articolati.

 

Per questa ragione ti consiglio di iniziare con la versione più semplice e base possibile. Una cartellina e via. Se cartacea nemmeno troppo spessa.

Poi all’aumentare dei dati, aumenta lo spazio e inizia la prima suddivisione. Come? Secondo il criterio maggiore, più importante.

Ancora una volta, non cadere nell’errore, non dettagliare, non fare troppi fronzoli: in maniera semplice delinea le cose più importanti.

Se poi cresce ancor di più, ecco che saranno necessarie le sottocategorie e le specificazioni. A questo punto sì puoi lavorare di etichette ben fatte, di sotto-cartelline. E ora sì mi permetto di dirti di investire un po’ di tempo e capire come fare al meglio.

Ma fino a questo momento, era tempo perso per due ragioni: non conoscevi ancora in che direzione sarebbe cresciuto il tuo archivio e quindi avresti potuto sbagliarne la direzione e, seconda ragione non meno importante, questo lavoro fa parte dei famosi fiocchetti anti-produttività.

Anche tu, parti dal tuo sussidiario e, quando si presenta la necessità, struttura la tua enciclopedia, non fare il viceversa!

 

Photo by Harald Arlander – Unsplesh
Archivi che non funzionano

Archivi che non funzionano

Occupandomi di archivi da un po’ ne ho visti parecchi e penso che possa esserti utile confrontarti con quelli che io chiamo “errori frequenti”.

Prima di condividerne un po’, permettimi di aggiungere che li racconto senza giudizio e senza la presunzione di avere in tasca la verità assoluta, ma semplicemente per far sì che le tue raccolte di dati siano quanto mai funzionali possibili e soprattutto adatte alle tue esigenze.

Questo lo dico perché capita a tutti di fare questi errori e soprattutto perché quando si fanno di solito c’è una ragione a monte. L’importante è sapere che può capitare e avere un campanello d’allarme pronto a scattare nel caso si presentino.

Bene, ecco secondo me le cose che rovinano di più le uova nel paniere.

 

ARCHIVIO A METÀ

 

Capita di iniziare con i migliori propositi e poi lasciar cadere le cose nell’oblio. Mi riferisco ad esempio agli archivi di fotografie, articoli, ricette, pubblicazioni…

Spesso sono archivi molto ben fatti, molto dettagliati e poi trascurati.

Come mai accade? Proprio perché sono ben fatti e quindi richiedono tempo e attenzione. È bene non partire subito con troppo dettaglio, meglio fare una cosa leggera e sostenibile e renderla più approfondita poi, in caso di bisogno.

Soprattutto se sono archivi di cose che non usiamo di frequente è bene seguire questo criterio per essere certi di poter mantenere lo sforzo nel tempo e quindi aggiornato l’archivio. Mi spiego meglio, molto probabilmente l’archivio dei contatti di lavoro non avrà mai questo problema, se lo usi ogni giorno e i dati che ci sono all’interno sono per te importanti, non rischierai di lasciarlo a metà, anzi!

Questo problema succede con le cose che vorremmo avere ordinate e che ci fa piacere archiviare, ma che poi non usiamo così di frequente. Quindi in questo caso… semplifica e fai in modo che il tuo archivio sia sostenibile!

Ricorda un archivio è vivo, nasce, cresce e si evolve.

 

ARCHIVIO A PEZZI

 

Errore tanto semplice, quanto comune. Avere un archivio diviso in pezzi: un pezzetto in un luogo e un pezzetto in un altro. Ad esempio, un po’ nel pc proprio e un po’ nel condiviso, un po’ al lavoro e un po’ a casa.

Non credi sia il caso di limitare le cose da ricordare e quindi possa essere una buona cosa semplificare il lavoro della tua mente non chiedendole anche di ricordare se quella cosa è in un posto o in un altro?

Ancora una volta… semplifica! Metti tutto nello stesso posto! Tra pc proprio e condiviso, vince il condiviso, tra casa e lavoro, vince il posto dove usi di più i dati di quell’archivio, e, nel caso fossi incerto… esistono i cloud.

Questo è un errore frequentissimo quando si lavora in gruppo e purtroppo è la causa di tanti fraintendimenti e rallentamenti. Gli archivi devono essere accessibili da tutti coloro che usano i dati e devono poterli reperire tutti con facilità, ovunque lavorino.

Lavorare diversamente porta a doppioni, errori, e spesso a un lavoro poco efficiente. Investi quindi un po’ di tempo nel pensare dove userai i dati di quell’archivio e definisci quindi il posto migliore!

 

ARCHIVIO MISTO

 

E qui mi riferisco al modo in cui si creano le categorie. Mi capita di vedere archivi costruiti un modo, con criteri ed etichette di un certo tipo e poi portati avanti in modo differente. Anche questo crea molti doppioni e molti punti interrogativi: dove lo metto?

Il “come creare i criteri” è stato il tema di uno dei post di inizio anno e credo sia davvero fondamentale. Vale la pena chiarirsi un po’ le idee prima per poi procedere più velocemente dopo.

In genere cambiando le categorie in corso d’opera si finisce per creare più archivi in parallelo, creare confusione su dove ordinare le cose e quindi, in breve… lavoro in più. Come sempre la regola d’oro è: “semplifica”, investi prima per guadagnare tempo ed energia dopo.

 

Ecco tre tipi di archivi che anziché aiutarti, ti complicano la vita.
Come ti dicevo, a tutti capita di cadere in questi errori, ma l’importante è capirlo prima che sia tardi e quindi senza dover rifare il lavoro daccapo 🙂

E tu, in che errori cadi più di frequente?
Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Mr Cup Fabien Barral – Unsplesh
Tips per l’archivio

Tips per l’archivio

Il mondo si divide sulla questione degli archivi, c’è chi li ama e chi li odia.

Tu di che tipo sei?

Il punto è che, indipendentemente dalla propria natura, tutti abbiamo bisogno di avere dei dati con noi e soprattutto tutti siamo ordinati ed efficaci in alcune raccolte e meno in altre.

Come mai?

 

Perché archiviare richiede ordine, pazienza e costanza.

 

E non tutto ci piace allo stesso modo, quindi capita di trascurare qualcosa, e ovviamente poi ci danniamo con quegli archivi di dati che non sono così funzionali e utili, in sintesi, gli archivi nei quali non troviamo ciò che serve, nel momento in cui ci serve.

 

Ecco qualche suggerimento per trattare meglio i tuoi dati.

 

FALLO UN PO’ ALLA VOLTA E NON UNA VOLTA OGNI TANTO

 

Per sua natura l’archivio è una cosa che richiede pazienza e costanza e proprio per questo se ti ci dedichi una volta l’anno diventa veramente pensate e difficile da affrontare, è molto meglio fare delle sessioni una tantum, ma suddividere il carico di lavoro.

Per questo io ti consiglio di aggiungere questa voce alla fine di routine di chiusura dei tuoi progetti e delle giornate lavorative.

In particolare, questo consiglio vale per le categorie di cose che non ami archiviare. Lavora contro la normale procrastinazione, aiutati, facilita il processo, e agisci, spesso e bene.

Non vale dire “intanto lo metto qui” e poi… dimenticarsene.

 

SE NON TI RICORDI COME FAI, PREPARATI UN RECAP

 

A volte non è facile ricordarsi come si è scelto di archiviare i dati, e questo lo dico soprattutto per i gruppi di lavoro. “Andava prima l’anno o prima il nome del file?” “Quali erano le categorie di riferimento?”

Ecco che può essere utile una breve legenda di come hai creato le categorie dell’archivio, giusto per far sì che ci sia uniformità da parte di tutti. Questo è un punto importante perché permette di ritrovare facilmente le cose e quindi vale la pena investirci un po’ di tempo prima e facilitarsi la vita dopo.

 

PREPARATI LE COSE IN ANTICIPO

 

Se vuoi essere efficace e ordinato aiutati a fare le cose con meno fatica. Può essere utile farsi trovare qualche etichetta già pronta, qualche busta trasparente vuota a fine categoria, un po’ di spazio vuoto alla fine del piano dove archivi i faldoni.

Sono tutte cose molto semplici, ma aiutano molto il fatto di poter fare un’aggiunta veloce, un lavoro dell’ultimo momento, in breve, aiutano il lavoro stesso di archiviazione.
Al contrario, se ogni volta devi ricominciare daccapo, spostare dox, stampare etichette, creare copertine è molto facile che tu dica “lo faccio la prossima volta”, quindi fatti trovare le cose pronte o almeno, rendile più facili possibile!

 

E tu, dunque, che tipo di persona sei? Ami o odi gli archivi?

Questi semplici suggerimenti sono un modo per facilitare il lavoro di tutti, perché tutti, come ti dicevo, qualcosa da archiviare lo abbiamo, a lavoro o a casa, quindi meglio rendere le cose facili e funzionali.

Per te, cosa aiuta a rendere le cose più semplici? Raccontamelo nei commenti.

 

 

Photo by Yan Ots – Unsplesh
¾ di spazio? Certo!

¾ di spazio? Certo!

Di quello che sto per scrivere ne sarà contenta in primis la mia grafica 😊 ma, lo ammetto, è proprio una grande verità.

 

Lo spazio pieno vale tanto quanto quello vuoto, anzi il vuoto ci aiuta, è dalla nostra parte, non dobbiamo averne paura.

 

Non voglio certo sconfinare in un campo che non è il mio, come quello della grafica, ma vorrei riportarti sull’importanza del vuoto anche nel tuo foglio d’appunti.

Sì, anche qui la regola dei ¾ può tornare utile, in breve non riempire tutto tutto, da destra a sinistra, dall’alto in basso, ma lascia degli spazi vuoti.

 

Gli spazi vuoti possono esserti utili per tante cose.

 

Come ti raccontavo nel foglio di Cornel, sono utili per fare dei piccoli riassunti, ma anche per lasciare degli spazi per le domande.
Sono utili anche per fare delle correzioni senza però avere un foglio disordinato.

Ma soprattutto aiutano la lettura: è molto più semplice leggere e ricordare le cose se sono adeguatamente distribuite nella pagina.
In particolare, avrai modo di lasciare dello spazio per note, sottolineature, segni particolari che ti aiutino a ricordare.

Dopo la suddivisione con il metodo Cornell, vorrei proportene un altro che trovo molto utile ed efficace e devo aggiungere anche molto semplice.

Se il primo è utile per gli appunti, questo è utile per la “to do list”.

È altrettanto veloce e consiste nel dividere lo spazio in 4 parti:

  • una parte per le cose da fare al lavoro;
  • una parte per le telefonate;
  • una parte per le commissioni e le cose fare per gli aspetti personali;
  • una parte jolly per una nota al volo, che riprende il concetto del foglio di lavoro.

 

Perché può essere utile questa suddivisione? Perché riassume alcuni concetti molto importanti:

  • il simile con simile, questo ti aiuta molto a vincere l’inerzia delle cose da fare e ti fa risparmiare tempo ed energie, vale per le telefonate, ad esempio;
  • divide il lavoro dal personale e così ti permette di lavorare in modo concentrato e allo stesso tempo di non dimenticare il resto, vale per le commissioni personali;
  • il foglio di lavoro è uno “scarica mente” e quando hai finito la giornata è sufficiente archiviare le informazioni che servono ed eliminare il foglio, questo di aiuta a chiudere il tempo di lavoro e passare a quello personale.

Anche qui vale la regola dei ¾, 3 parti pianificate e una jolly.

 

E tu per cosa usi i ¾?

 

 

Photo by Diana Polekhina – Unsplash
Mi sento a pezzi

Mi sento a pezzi

“Mi sento a pezzi.”

 

Quante volte dici questa frase a fine giornata?

Direi che un po’ ci sta e un po’ ce la cerchiamo.

Sì, ci possono essere giornate di lavoro intense, dove non c’è altro da fare se non tenere duro e arrivare fino in fondo, ma questa deve sicuramente essere un’eccezione.

 

Il punto è che il lavoro vale come la pausa.

 

non stancherò mai di dirtelo. E non è un caso che la pausa sia prevista per legge per tutti i tipi di lavoro, solo in forma e durata differenti.

E per pause ce ne sono tante da considerare:

  • le vacanze una o due volte l’anno per staccare la mente e rilassare il corpo;
  • i giorni non lavorati in settimana: almeno due, per la ragione di cui sopra;
  • la pausa pranzo: perché siamo ciò che mangiamo e quindi dobbiamo dare energia al nostro cervello oltre che al nostro corpo;
  • le brevi pause ogni tot, anche di pochi minuti per ricaricarci. E su questo… segui #unminutoperme sui miei canali social.

 

 MA NON È SUFFICIENTE, IL TRUCCO PER MANTIENE ALTA LA PRODUTTIVITÀ È PROPRIO QUELLO DI FARE TUA LA PIANIFICAZIONE A ¾.

 

C’è però un ultimo pezzettino che vorrei aggiungere e che completa i ¾ e le pause ed è il bilancio di energie!

 

Una buona capacità di gestire il flusso di lavoro considera attentamente anche la tipologia di cose da fare.

 

Ognuno di noi ha cosa che ama fare di più e cose che invece vorrebbe non fare mai.

Siccome entrambe vanno inserite nella nostra giornata, il trucco sta nell’alternarle. Se ci sono cose che non vuoi fare, falle subito, mangia la rana, e poi metti qualcosa che non ti pesa troppo.

Se è davvero tanto faticoso, poi metti una pausa proporzionale alla fatica fatta, ma puoi anche sfruttare un tempo nel quale non sei molto produttivo con attività più semplici: riordino, pulizia, scansioni, archivio file…

Ti parlavo dell’importanza di questo concetto in un post della fine dello scorso anno e ora ci voglio tornare perché non considerarci al 100% produttivi per la totalità del tempo è il segreto per una buona pianificazione.

Non considerarlo significa semplicemente metterci molto più tempo, più energie e probabilmente rischiare di fare molti più errori, anche solo di distrazione.

Quindi, soprattutto quando la stagione non aiuta… aiutati tu con una buona pianificazione:

metti in lista le pause giuste!

 

 

Photo by Jackson Simmer – Unsplash