Selina Angelini - Professional Organizer

Tranelli che rubano il tempo

“Lo faccio per lavoro” è una cosa che si dice per darsi ragione e giustificarsi, il più delle volte è fine a se stessa. Più realisticamente è una piccola scusa per perdere tempo facendo una cosa che piace un po’ di più di quello che realmente si dovrebbe fare.

E se non ti è mai capitato di “perdere” un po’ di tempo sui social, o facendo due chiacchiere di troppo o cercando qualche novità nel web… beh… chapeau!

Per la maggior parte delle persone capita così: ci sono attività mangia tempo e mangia produttività, che tutti fanno senza rendersi conto e che sono dei piccoli tranelli:

pensi di dedicare il tempo al lavoro, alla sua gestione, e in verità proprio il tempo ti sta sfuggendo di mano… Stai investendo il tuo tempo in attività senza ritorno per te e il tuo lavoro.

Andiamo più nel dettaglio:

APP E SOFTWARE DI PRODUTTIVITA’

Come può uno strumento dedicato alla produttività farti perdere produttività?

Usare App e Software che aiutano la gestione del tempo o a tenere traccia di liste e di priorità non è sbagliato in senso assoluto. Sono io la prima a consigliare di usare degli strumenti on line che facciano in modo di permetterti di lavorare nello stesso modo in ogni occasione.

Ma un conto è usare uno strumento in modo consono alle proprie necessità, un conto è perdersi nell’uso dello strumento di per sé.

Cosa significa? Semplicemente che molto spesso anche carta e penna o la versione base di uno strumento sono più che sufficienti.

Voler usare sempre tutte le funzioni o dedicare del tempo a dettagliare al massimo livello alcuni aspetti è di fatto una perdita di tempo.

È come voler apparecchiare la tavola con tutto il servizio per poi mangiare un panino. Lo fai solo se davvero ti piace e puoi permetterti quell’investimento di tempo ed energie.

Il modo migliore per non perdere produttività è capire che il livello di approfondimento dipende sempre dal progetto: più è complesso e più meriterà attenzione nella sua gestione, ma non tutti i tuoi progetti sono ugualmente complessi.

Così se vuoi imparare a usare un po’ di più uno strumento va bene, ciò che però va fatto è pianificare una sessione di tempo adeguato di studio per lo strumento e non pensare che questo tempo sia normalmente includibile nel lavoro ordinario.

Non dire “lo faccio per lavoro” quando vuoi solo vedere tutte le celle in gradazione di colore o che la formattazione di un testo di bozza sia perfettamente impaginata.

NETWORKING

Un pranzo di lavoro, un aperitivo in compagnia non sono forse occasioni per creare nuovi contatti e per portare avanti collaborazioni? Alzi la mano chi non ne ha in programma!

Le trovo davvero utili, ma anche in questo caso vanno gestite con criterio.

I miei suggerimenti sono semplici e precisi:

sì agli incontri, ma ben definiti in termini di frequenza e durata;
quando dedichi del tempo a queste occasioni non sprecarle a lamentarti, fai in modo di avere un approccio propositivo e costruttivo;
parla di te il giusto, fai in modo di dare spazio a tutti, non è un momento per sfogarti o far capire quanto sei abile;
dai disponibilità a progetti e novità nelle quali credi e per le quali hai tempo di lavorarci, no ai “faremo” “dai pensiamoci”, passa all’azione dedicando un po’ del tuo tempo in modo fattivo;
coltiva le comunicazioni tra un incontro e l’altro.

SOCIAL

Perdere tempo guardando i feed dei social o le stories è la cosa più semplice che possa capitare, del resto nascono un po’ per questo: per condividere ed essere guardati.

È altrettanto vedo che un po’ di tempo a vedere che succede o a condividere è parte della strategia della propria comunicazione.

Come fare dunque a mantenere il giusto equilibrio?

Considerandolo alla stregua di tutti gli altri tipi di lavoro: lo studio, il lavoro operativo, la segreteria… e i social. Definendo quindi orari e durata specifici.

Inutile aggiungere che per lavorare sulla propria comunicazione non occorre essere sempre on line, molti aspetti possono essere preparati off line, sfruttando le tecniche di produttività che ti suggerisco per il tuo lavoro: batching, checklist e programmazione.

Se questo è davvero il tuo tallone d’Achille, ho la soluzione che fa per te.

Con Valentina Gregato, consulente di web marketing, abbiamo creato un corso in presenza di una giornata in cui affronteremo proprio questi aspetti: lei ti dirà cosa, quanto e come pubblicare, io ti farò trovare il tutto organizzato.

Vieni a curiosare SOCIAL? NO STRESS! Non manca molto al 18 aprile, è proprio il momento di iscriversi!

Photo by Gaelle Marcel – Unsplash

Clicca qui per conoscere il corso SOCIAL? NO STESS, la vitamina per la tua comunicazione

Uno squillo di troppo

Uno squillo può essere utile e attirare la tua attenzione, ma troppi squilli possono essere un’interruzione insopportabile.

Gestire la comunicazione non è semplice, se senti che interferisce con la tua produttività è decisamente tempo di metterci mano.

Come mi avrai sentito dire spesso non tutti messaggi devono arrivare nello stesso modo, ogni messaggio ha il suo mezzo di comunicazione.

Gestire in modo diverso chat, telefonate e mail è il punto cardine per non sentirti in balia delle interruzioni.

Andiamo sul pratico e vediamo tre aspetti che è utile considerare parlando di comunicazione:

FAI SAPERE DOVE, COME E QUANDO

La chiarezza è fondamentale, in particolare quando si tratta di confini.

In questo caso fa sapere quando ti si può disturbare e quando no.

Non è quindi maleducato o poco professionale far sapere se non leggi mail e messaggi in determinati momenti.

Far sapere che hai un orario di lavoro particolare può essere utile se, ad esempio, è diverso da quello della maggior parte delle persone.

Allo stesso modo, far sapere che hai un canale preferenziale di comunicazione e che non li usi tutti e altrettanto fondamentale, anche qui basta dirlo.

Si tratta sempre di una forma di educazione, nel senso che educa chi ti contatta a sapere quando sei disponibile.

Quindi, quando hai a che fare con qualcuno che non ha mail lavorato con te, fai subito sapere dove, come e quando gestisci la comunicazione.

“Se mi mandi un messaggio via WhatsApp sappi che non ho modo di rispondere in tempi brevi. Lo leggerò e ti risponderò quando mi sarà possibile” Ndr: quando in agenda avrò impostato uno slot “messaggi WA”
“Se hai bisogno di chiamarmi al telefono, fissiamo un appuntamento telefonico, così potrò dedicarti tutto il tempo necessario e non un minuto al volo” Ndr: tratta le telefonate alla stregua delle riunioni, perché di fatto lo sono.
“Non ho modo di rispondere alle telefonate al mattino, per favore, chiama solo il pomeriggio, dalle 15 alle 18”. Ndr: non esserci sempre, non vuol dire non essere disponibile – alterna momenti aperti e chiusi.

Inutile dire che se non vuoi proprio non essere contattato tramite un canale non devi attivarlo.

Non occorre avere tutti i profili social attivi, non occorre essere su tutte le chat di messaggistica, non occorre avere tutti i contatti attivi nel sito web o nel biglietto da visita: scegli ciò che usi e dove vuoi farti trovare, elimina il resto.

SFRUTTA LA TECNOLOGIA A TUO VANTAGGIO

Le regole le hai definite, come farle sapere è un dettaglio tecnologico.

Nei canali che non usi, ad esempio nelle chat di alcuni social o in un messaggio in segreteria, imposta dei risponditori automatici che dicano che non leggi o ascolti i messaggi con frequenza e che è molto più utile contattarti via… e qui scegli tu.

Puoi pensare di mettere anche un piccolo annuncio fisso in alto o nella descrizione del profilo se ritieni che questa sia una regola indispensabile per la tua comunicazione, ad esempio su WhatsApp “non per lavoro” o “no vocali”.

Riepiloga le tue disponibilità di tempo in calce alle mail se ad esempio hai orari di lavoro specifici e imposta risposte automatiche in determinati momenti del giorno o della settimana se non puoi rispondere con celerità.

Se fissare gli appuntamenti è per te stressante usa app come Calendly per dare con semplicità dei momenti nei quali sei disponibile a fissare degli incontri.

PIANIFICA LA TUA COMUNICAZIONE

Quando hai deciso di esserci però… ci devi essere.

Quindi rispondere al telefono, ai messaggi a tutte le tue forme di comunicazione.

In parole semplici significa:

avere dei momenti in agenda in cui guardi specificatamente le mail;
avere dei momenti in agenda in cui leggi e rispondi ai messaggi nelle chat;
se usi uno strumento come calendly per fissare gli appuntamenti, tienilo sotto controllo;
quando sai che potrebbe esserci un’interruzione per una chiamata fare un lavoro che è interrompibile;
dopo ogni momento in cui hai deciso di non essere raggiungibile prevederne uno in cui lo sei.

La comunicazione è parte di noi, può sembrare un’interruzione e basta, ma pensaci: è spesso fonte di nuovi input, di confronto e anche di belle notizie.

Quindi, organizza gli aspetti meno positivi, e concentrati sul lato bello che può avere!

Foto di Daniel Korpai – Unsplash

Mail mangia tempo

“Non finisco mai di leggere le mail”

“Ogni volta che apro l’inbox perdo delle ore”

“Non riesco a pianificare il lavoro sulle mail, magia tutto il mio tempo”

Potrei andare avanti con molti altri esempi, li sento dire spessissimo dai miei clienti.

C’è da dire che con i lavori del giorno d’oggi effettivamente le mail che si ricevono sono tante, spesso troppe a causa di una gestione un po’ troppo frettolosa del mezzo: mail scritte al volo senza una chiara struttura, mail non rilette, mail alle quali mancano allegati, mail con troppi destinatari o senza separazione tra i campi a e cc, mail che sembravo essere messaggi istantanei.

Tutti questi aspetti riguardano le regole della comunicazione.

C’è però un aspetto che riguarda la gestione del lavoro: come spesso ti dico, esistono tanti tipi di lavoro, e per quanto riguarda la mail, ne esistono tre.

Se li conosci e li distingui nella tua pianificazione giornaliera aumenterai incredibilmente la tua produttività.

LETTURA DELLE NUOVE MAIL

Questa è la parte che normalmente viene classificata come lavoro sulle mail. È quello che fai non appena apri la tua casella di posta.

Una piccola precisazione prima di passare al dunque: fai in modo che i tuoi devices siano sincronizzati, cosicché l’organizzazione dell’inbox sia sempre lo stesso ed eviterai di fare confusione e doppio lavoro.

Inoltre:

non leggere le mail come prima cosa al mattino;
non leggere le mail mentre stai arrivando al lavoro;
non leggere le mail di lavoro nel tuo tempo libero;
non leggere le mail come ultima cosa della giornata.

Bene, arriviamo al momento in cui, fatta la rana e l’urgenza, ti dedichi alla lettura delle mail.

Leggile una ad una e decidi per ognuna cosa fare, non passare a quella dopo se non hai preso la decisione per la prima mail;

se non ti interessa eliminala;
se è una mail di spam, bloccala, disiscriviti o fai un filtro, eviterai di riceverne altre di simili
se ti interessa ma non ci devi fare nulla, metti un’etichetta “da leggere” o spostala nella cartella “da leggerle”;
se ti interessa e l’azione richiesta richiede meno di due minuti, falla e poi archivia o elimina;
se ti interessa e l’azione richiede più di due minuti, mettila nella lista delle cose da fare, manda una mail ponte (grazie del messaggio, ti farò sapere entro venerdì) se necessario, e passa alla mail successiva.

Quest’elenco ti suona famigliare? Certo! È la base del GTD, una delle tecniche di produttività più note e molto efficaci, e nella gestione dell’inbox è perfetta!

Come vedi si tratta di leggere le mail e prendere delle decisioni, oltre a svolgere il lavoro più veloce, quello dei due minuti.

Ti faccio notare che non c’è ancora un vero e proprio lavoro nei compiti più corposi.

E qui sta la questione: il fatto di occuparsi delle cose da fare non è parte di questo tipo di lavoro, e finché non farai questa differenza, non darai la giusta produttività al tuo lavoro. Questo è il momento in cui vagli le cose da fare, non te ne occupi.

Il tempo dedicato alla lettura delle nuove mail deve essere breve in termini di tempo e ripetuto con una frequenza regolare, più o meno intensa a seconda del tuo tipo di lavoro.

Ma è indispensabile sia un momento di lavoro vero e proprio, perché se al contrario aspetti che arrivi la notifica per aprile le mail, o ogni volta che ne arriva una apri la mail, stai solo sprecando tempo ed energia. Molto meglio farlo una tantum per tutte le nuove mail.

LAVORO SULLE MAIL

Il lavoro sulle mail non è necessariamente consequenziale alla lettura delle mail, ma è altrettanto indispensabile.

Deve cioè esserci un momento nella tua giornata di lavoro nel quale ti dedichi ad affrontare le questioni delle mail di più di due minuti, che altro non sono che veri e propri punti di una to do list, sono cioè compiti da svolgere, al pari di tutti gli altri, che semplicemente sono arrivati dalle mail, e che gestirai esattamente come tutte le altre incombenze lavorative.

Qui sta il nocciolo della questione: occuparsi delle mail non vuol dire fare tutto ciò che è richiesto, piuttosto si tratta di eseguire la prima scrematura.

Il passo successivo è eseguire i punti della to do list che dalla mail sono conseguiti.

In termini di pianificazione probabilmente di giorno in giorno ti dedichi a uno, due, tre compiti, ma capita che tra le sessioni di lavoro non ce ne sia una dedicata ai compiti che emergono dalle mail. Questo è l’errore tattico che fa sì che le mail vengano percepite come una perdita di tempo, un peso e un lavoro infinito. Perché di fatto il lavoro su di essere non è previsto in agenda ed è confuso con il lavoro di lettura delle nuove mail.

Ora che sei consapevole della differenza sai anche che la soluzione è definire degli slot di tempo per entrambi i tipi di lavoro, di durata e frequenza differenti.

LETTURA DELLE MAIL

L’ultimo tipo di lavoro sulle mail è quello che si occupa delle mail che ti interessano, ma sulle quali non devi fare nulla, quelle cioè che basta che tu legga perché sei in copia carbone o perché sono aggiornamenti o newsletter.

Ecco che per queste può essere prevista una sessione di “lavoro di aggiornamento” che può essere meno frequente e può avvenire nei momenti di bassa energia o a chiusura della giornata, sono infatti tendenzialmente cose che non hanno scadenza o se ce l’hanno sono lunghe.

Lavorare sulle mail è un momento di lavoro importante e quanto più sarai consapevole che è fatto di tanti tipi di lavoro diversi, tanto più potrai suddividerlo correttamente nell’arco della giornata giocando a favore della tua produttività.

E se fai ancora fatica o vuoi organizzare meglio il flusso di lavoro con la tua posta elettronica, che dici di farmi una telefonata? Ti aspetto!

Foto di Solen Feyissa su Unsplash

Ti mando un vocale

Suona come una minaccia? Per me il più delle volte sì.

Non ho amato da subito i vocali e tutt’ora non li amo in toto. Li trovo molto spesso una perdita di tempo, ma soprattutto credo che stiano cambiando la società.

Quante volte per strada vedi qualcuno con il cellulare a metà tra il viso e l’orizzonte pronti a registrare “mmm… dunque… ora ti dico…”
E quante altre volte senti voci alterate da una velocità 2x, 4x?

Ecco… forse non tutte le situazioni giustificano un audio, ma ce ne sono altre in cui vale veramente la pena usare questo tipo di comunicazione.

VALE LA PENA SE

Vale la pena registrare un audio se ciò che devi dire è un messaggio che va spiegato. A parole molte volte ci spieghiamo meglio rispetto a quando scriviamo. La scrittura merita più tempo, più precisione e a volte, paradossalmente, più parole.

Vale la pena se la comunicazione è davvero asincrona. Ad esempio, lascio un messaggio a qualcuno che so che in quel momento non lo può ascoltare. Di ritmi lavoro/non lavoro diversi? Problemi di fuso orario? Ecco che lasciare un messaggio può essere utile. Soprattutto se il destinatario ha piacere di compagnia o di sentire la tua voce, per cui un messaggio registrato ha un valore in più: spesso la voce, il tono ci regala un’emozione o una coccola. Allo stesso modo una chiacchierata in forma di vocali tra amici ci sta. E per il lavoro… una mail va benissimo in questi casi 😉

Vale la pena anche in casi urgenti quando scrivere è un problema: camminando per strada ad esempio. Occhio però ai rumori di sottofondo e a non farla diventare un’abitudine!

NON VALE LA PENA SE

Non vale la pensa se è un botta e risposta: telefona piuttosto.

Non vale la pena se ci sono altri modi più efficaci per questa comunicazione. Un vocale è molto moderno, alla moda, ma questo non significa che i “vecchi” sistemi di comunicazione non siano più validi. Telefonate, mail, messaggi e incontri veri e propri hanno tutti le loro funzioni e il messaggio deve essere veicolato attraverso il sistema più adatto.

È il contenuto della comunicazione a determinare il mezzo, non viceversa.

Se è una scusa per evitare la pigrizia di scrivere. Nessuno di noi ama perdere tempo al cellulare e ascoltare un audio significa investire lo stesso tempo impiegato nella registrazione. Al contrario, se scrivi bene (in modo chiaro, sintetico e corretto) fai risparmiare tempo. Ci hai mai pensato?

Ecco questa è la caratteristica principale che vorrei evitare in un audio, che diventasse una pigrizia nello scrivere, che non ci desse più la possibilità di fare mente locale su ciò che vogliamo comunicare e sul farlo in modo chiaro, sintetico e corretto, come anticipavo prima.

Anche se non è a mano, anche questa scrittura permette di fare chiarezza nei pensieri.

Se è proprio la pena di mandare un vocale, ecco cinque regole d’oro per renderlo efficace e piacevole per chi lo ascolta:

Chiarisciti le idee

Evita “sbrodolamenti” dovuti al fatto di non esserti chiarito il contenuto del messaggio prima di far partire la registrazione. Quindi no ai “mmmm” “allora” e via dicendo.

Sintesi prima di tutto

Anche se è un vocale, evita di ripetere più volte il concetto, se non è chiaro può essere riascoltato. Una sintesi finale ci sta, una ripetizione dei concetti in forma diversa anche no.

Tempo al tempo

Non aspettarti mai che la risposta a un vocale sia istantanea, in caso contrario avresti dovuto chiamare. Dai il tempo di ascoltare e di pensare la risposta.

Prepara chi ti ascolta

Contestualmente al vocale lascia un messaggio dicendo di cosa parlerai e, se lo fai in un gruppo, a chi è diretto il messaggio. Così farai in modo che i destinatari possano scegliere il momento migliore per ascoltarlo.

Ok, ma che non sia un’abitudine

L’ho detto, ma lo ripeto. Scegli di mandare un vocale con intenzione, quindi fallo solo quando serve e comunica questa cosa, non dire “scusa se ti mando un vocale”, che è un modo per far irritare chi ti ascolta dicendo “so bene che non dovrei farlo ma”. Un inizio migliore potrebbe essere “ti mando un vocale perché … e devo dirti 3 cose: a, b, c.”

Hai capito che non amo i vocali, ma che li uso anch’io. Se lo faccio cerco di essere quanto più rispettosa possibile nei confronti di chi mi ascolta. E se anche tu odii le interruzioni come me, da oggi ci penserai una volta in più prima di avviare la registrazione e spero tu possa fare tuoi anche i cinque punti che ti ho descritto.

Ce ne sono altri per te fondamentali? Scrivimeli nei commenti!

Photo by Tran Mau Tri Tam- Unsplash

Produttività vs interruzioni

Oggi parliamo di interruzioni, quelle cose fastidiose che minano la produttività, quella di tutti.

“Mal comune, mezzo gaudio” dirai. In un certo senso sì ed è per questo che la gestione del tempo fa la differenza. La produttività personale dipende da tante piccole cose, ma il principio è sempre la consapevolezza e la gestione del tempo nel suo aspetto principale: la pianificazione.

Come è possibile pianificare le interruzioni?

Non lo è, ovviamente, ma questo non vuol dire che non sia possibile gestirle in modo pianificato.

IMPARA DA CHI LAVORA AL 118

Non so che mestiere tu faccia, ma a meno che tu non appartenga alla categoria del pronto intervento è difficile che un’ora o mezz’ora facciano la differenza. Per loro sì, ma sanno anche che quando non sono in servizio, il tempo è loro e lo è perché se non staccano la testa e non si dedicano ad altro, poi non saranno altrettanto bravi a trattare tutti i casi delicati, difficili che un 118 impone.

Questo significa che nel tuo lavoro tu sei autorizzato a non esserci sempre e puoi gestire il tuo lavoro in modo che ci siano momenti nei quali sei raggiungibile, diciamo disturbabile, quelli che chiamo momenti aperti, e altri no, che chiamo momenti chiusi.

Nei momenti aperti agli altri dovrai:

tenere le porte dell’ufficio aperte;
avere le notifiche accese;
avere la suoneria del telefono attiva;
fare lavori facilmente interrompibili, frazionabili;
in caso di lavori più lunghi, fare in modo che non siano comunque intellettivamente impegnativi e dotarti di una check list per tenere traccia di dove sei e non perdere il filo in caso di interruzione.

Nei momenti chiusi al contrario, sarà importante:

tenere le porte dell’ufficio chiuse;
non avere notifiche accese;
non avere suonerie accese;
dedicare questi momenti a lavori intellettivamente impegnativi, che richiedono tutta la tua attenzione;
fare in modo di arrivare a uno step di chiusura nel tempo a disposizione in modo da aprire e chiudere il lavoro, se lo interromperai a metà sarà comunque un colpo basso alla tua produttività.

N.B. La pausa è un extra, può essere chiusa o aperta, ma l’importante è che non sia fatta di lavoro!

VALE LA REGOLA DEI DUE MINUTI, MA SE È PER UNA COSA E BASTA

Come sai David Allen ci ricorda che se ci metti meno di due minuti a fare qualcosa, è molto meglio farla e basta. E questa rimane una regola d’oro per la produttività personale.

Ma se la tua giornata è piena di due minuti?

Ecco che entra in gioco la pianificazione.

Se le cose di due minuti sono troppo, è molto meglio interrompere l’attività in corso e dedicare un tempio più ampio, mezz’ora, un’ora, a sbrigare tutte le faccende di due minuti e quindi riprendere poi l’attività che si stava facendo.

Questo non lo dice solo la logica, ma è anche il principio base del GTD, che chiede di smaltire fin da subito le piccole attività, ma è anche il “foglio delle distrazioni” della tecnica del Pomodoro, che consiglia di interrompere il pomodoro in atto per dedicarsi a smaltire tutte le varie interruzioni quando diventano troppe nel foglio dedicato.

Come vedi l’interruzione è parte delle tecniche di produttività, è considerata e gestita. Al contrario, quando ne parlo con i miei clienti, pare sia sempre un problema del singolo ingestibile. È un problema di tutti e conoscendolo… lo si pianifica.

Se lo gestisci così avrai un ottimo ritorno in termini energetici, perché anche la tua mente sarà libera da tutte quelle piccole cose, di due minuti, che però hai a mente.

In sintesi:

Se è una falla
Se sono due annotale
Se sono tre o più, interrompi e dedica del tempo a tutte le piccole cose

PENSA PIÙ IN GRANDE

Se questo ragionamento lo pensi a livello di pianificazione settimanale, ecco che avrai un perfetto esempio di pianificazione verticale, con delle giornate dedicate al lavoro di concetto, non interrompibile e delle giornate di lavoro più frazionabile, interrompibile, di segreteria e simile.

Guarda un po’ anche questa è una tecnica ben studiata che ci suggerisce proprio di creare le giornate dedicate: al lavoro, alle commissioni e a noi.

Io condivido in pieno quest’approccio, ti consiglio in più di sommare comunque la regola dei ¾ prevedendo un tempo per l’imprevisto e, se il tuo lavoro lo necessita, di lavorare su mezze giornate e non sulle giornate intere, anche se sarebbe meglio dedicare l’intera giornata.

Hai fatto pace con le interruzioni?

Se non fosse così… meglio che ci lavoriamo su! Troveremo insieme la strategia giusta per te.

Photo by Javier Balseiro – Unsplash

« Post precedenti