Le non risposte

Le non risposte

Oggi voglio parlarti di un dettaglio organizzativo che fa la differenza in fatto di lavoro, ma anche nelle questioni personali e si tratta della risposta.

No, non intendo il modo in cui rispondi, anche se onestà e sincerità in generale portano lontano, quando piuttosto il non rispondere.

Hai presente quando stai per andare a letto e di colpo ti viene in mente che qualcuno ti aveva scritto un messaggio e hai detto “dopo rispondo” e poi… nulla, ti sei scordato completamente, tabula rasa, come se non fosse mai successo. Ecco… questo intendo.

Capita a tutti, ma con un pizzico di organizzazione si minimizza anche questo.

Tutti vengono bombardati da messaggi, informazioni e di solito gli input arrivano da tantissimi fronti: WhatsApp, Messenger, Skype, mail, messaggi SMS, sì ogni tanto ci sono anche quelli… e chi più ne ha più ne metta.

Quindi, come fare?

Primo consiglio: usa i diversi mezzi di comunicazione per ciò che servono.

Limiterai i messaggi non letti e i pezzi dimenticati. Mandare un documento via WhatsApp non è la morte sua… così una mail per fissare un aperitivo.

Secondo consiglio: sii presente a te stesso mentre li leggi.

Inutile leggerli così, an passant, mentre sali in bus, attraversi la strada… al di là del fatto che rischi una multa se non la vita, meglio farlo quando puoi rispondere e comunque è bene farlo quando puoi prestare attenzione a ciò che leggi e soprattutto rispondere con cognizione di causa.
Questo è il trucco, se leggi e lasci lì, molto facilmente dimenticherai… quindi piuttosto lascia come non lette le cose che non hai ancora considerato, ma non leggere e passare oltre.
Ricorda “la regola dei due minuti” è una delle tue migliori alleate: se puoi fare una cosa in meno di due minuti, tanto vale farla e non pensarci più. Così anche un messaggio o una mail o anche una chiamata.

E il terzo consiglio? Beh, concludi le tue azioni.

Spesso i messaggi si dimenticano perché richiedono un passo in più. “Ci troviamo domani per un aperitivo?” Risposta da meno di due minuti: “Sì, perfetto, alle 18.00 in Campo”. Manca però l’ultima azione… segnala in calendario!

Vuoi provarci anche tu?

Ricorda i tre punti: scegli il modo, sii presente a te stesso e concludi le tue azioni.

Provaci per un po’ e fammi sapere se anche tu hai smesso di farti venire in mente le cose dimenticate all’improvviso mentre vuoi solo andare a dormire!

L’importanza della data

L’importanza della data

“Sì, mi aveva detto che mi avrebbe mandato la versione finale, e poi… Sai com’è deve essersene dimenticato, dovrò proprio chiamarlo e ricordarglielo. “

Ti è mai capitato di pensarlo o di essere la persona alla quale viene chiesto qualcosa di questo tipo?
Innanzitutto, permettimi di rincuorarti, ogni tanto è normale. Ma ogni tanto, non deve essere la regola!

Ma come mai tante cose finiscono nel famoso “dimenticatoio”, quella pila che l’Orlando Furioso tanto cerca sulla luna?
Io credo che molto dipenda dal fatto che spesso non si definisca una scadenza chiara e precisa. Il problema è che questo tipo di dimenticanze spesso genera malintesi, attriti, e, a volte, brutte figure.

Ma come può una deadline aiutare l’educazione? Ora ti spiego il nocciolo della questione.

Se ti prendi in carico di vedere qualcuno, di spedire un documento e via dicendo, senza darti una scadenza temporale, beh…diciamocelo: non succederà mai.

Quindi, come sempre, fai venire l’organizzazione dalla tua parte e aggiungi il pezzetto che manca.

“Manderò il file per la prossima settimana” “Perché non ci vediamo prima dell’estate?” “Lunedì ti chiamo” Certo, più definita è la deadline più semplice sarà procedere, ma anche delle scadenze un po’ più generiche aiutano.

Provaci e vedrai che diventerai una persona affidabile, alla quale non occorre rompere le scatole chiedendo tante volte le stesse cose.

Attenzione non vuol dire che tutto deve essere fatto qui e ora, ma al contrario va data una linea temporale realistica e possibile: definisci una scadenza che tenga conto delle tue urgenze e di ciò che ti sta succedendo in tutti gli aspetti della tua vita.

Eh, sì… le scadenze vanno considerate a tutto tondo, solo così non arriverai ad esaurire del tutto la tua energia.

Come sempre il gioco vale anche al contrario e cioè quando sei tu a chiedere le cose. Le scadenze possono essere di grande aiuto. 
Una volta correttamente concordate, ti sentirai legittimato a reclamare ciò che chiedi dopo tale data, senza essere maleducato.

Un esempio? Concordi un lavoro con qualcuno e decidi che entrambi farete la propria parte in due settimane. Ottimo, per due settimane nessuno disturberà l’altro, ognuno potrà organizzarsi il lavoro e procedere come crede, ma allo scadere del tempo sarà lecito chiedere, perché così era stato deciso, non sarà maleducato o invadente chiedere di rifare il punto della situazione.

Come vedi, l’organizzazione è spesso sinonimo di piccole attenzioni che però mettono in ordine il tuo tempo e il tuo lavoro.

E tu, da quando vuoi cominciare?

Il viaggio delle mail

Il viaggio delle mail

Da bambina anch’io per un certo periodo ho fatto collezione di francobolli.

Mi piaceva moltissimo guardare i disegni, le righe dei timbri, mi pareva che quel bollo raccontasse una storia: dove era partito, che strada aveva fatto, e finalmente aveva portato a me i suoi colori e le sue scritte, magari in una lingua diversa dalla mia, magari a ricordare qualcosa di tipico del suo paese come dei bellissimi fiori sgargianti, o un evento importante per quelle terre lontane.

Ebbene, tutto questo nelle mail non c’è più, ma non è detto che anche le mail non abbiano una storia. Anche una mail è stata pensata, scritta, riletta, inviata. Anche se non abbiamo più i passaggi fisici di scrivere un foglio, piegarlo, imbustarlo e compilare con attenzione mittente e destinatario, comunque è stato necessario del tempo. E di questo dobbiamo avere rispetto.

Un tempo di pensiero, del testo della mail, di quando quella mail è stata scritta.
Un tempo di correzione, in cui qualcuno ha curato parole, spazi e formattazione.
E poi l’invio… in un click.

Anche se l’arrivo è pressoché istantaneo non vuol dire che non sia necessario del tempo, quello che una volta era quello del postino, che raccoglieva, ridistribuiva e consegnava.
Sì, perché in questo sta proprio la differenza di una mail rispetto, ad esempio, ad un messaggio chat: non è istantanea.

Permette di dare il tempo di pensare e anche di digerire.

Quindi, ad esempio, se una mail ci infastidisce, possiamo aspettare prima di rispondere. Se una mail richiedere del lavoro, possiamo darci il tempo di farlo.

Non trovi che questo sia un gran vantaggio?

Permette di fare le cose come si deve, basta uscire dal loop “tutto e subito”. Sì perché ormai siamo abituati all’istantaneità dei messaggi e alla costante lettura. Ma ha veramente senso iniziare una mail dicendo “scusa se ti rispondo solo ora”? Dobbiamo scusarci per non essere sempre on line?
E se è una cosa urgente? La mail forse non è il sistema di comunicazione adatto… Ti piace il concetto? Allora leggi anche quest’interessante articolo del Post.

Ricorda che la mail è uno dei tanti mezzi di comunicazione e proprio perché permette di mandare messaggi complessi, costruiti, non può essere istantaneo.

Usiamolo per i suoi vantaggi e non per gli svantaggi, anche per il tempo in cui… non leggiamo le mail.
Come possiamo dunque sfruttare il tempo di viaggio delle mail?

  • La funzione leggi dopo, se non possiamo leggerle ora e vogliamo che torni dopo un tot di ore.
  • La funzione posticipa, se vogliamo che arrivino in un momento determinato del giorno.
  • La funzione off line, per lavorare con le mail senza essere disturbato da nuovi arrivi.

Ma ricordati che una volta che hai fatto click, poi la mail è in viaggio e, come tu hai avuto i tuoi tempi per scriverla, chi la legge avrà i suoi per rispondere, quindi…. rispetta il viaggio delle mail!

I dettagli che fanno la differenza

I dettagli che fanno la differenza

Amo i dettagli, credo rivelino tanto di chi scrive.
Una parola al posto giusto e non un’emoticon, uno spazio o un elenco….

E nelle mail mi piacciono 3 dettagli:

L’INTESTAZIONE

Non mi riferisco all’incipit della mail, ma a quello che compare quando guardi l’elenco della mail.

Nel “muro” dei nuovi arrivi come viene visualizzata la tua mail?
C’è l’indirizzo generico o il tuo nome e cognome?

Pensa a chi la riceve e a quante mail riceve. Deve poter capire subito chi sei e che quella non è una mail di spam, ma una mail interessante. Quindi fai in modo che ci sia il tuo nome e magari che faccia capire anche la tua professione… titoli in vista!

LA FIRMA

Sì lo so, lo avrai sentito mille volte, ma vorrei aggiungere un paio di idee. Ovviamente alla fine della tua mail avrai messo nome cognome, contatti, logo.

E poi?
E poi facciamo un po’ di decluttering!

E’ davvero necessario ricordare che una mail non va stampata? Non pensiamo che ormai sia una conoscenza assodata e che quell’elemento, così come il disclamer sulla privacy, diventa in realtà un inutile rumore di fondo ogni volta che si risponde creando un muro di righe compatte da dover scavalcare?

Se proprio ci tieni, metti un link ad una pagina che spighi perché non stampare o alla tua privacy o, tanto meglio, alla tua politica ambientale

LA RISPOSTA

Fai attenzione quando usi una mail vecchia a ciò che è contenuto, alle informazioni che la mail porta con sé: vecchie frasi, dati obsoleti o magari informazioni che non vanno inoltrate…

So che è più semplice usare le mail vecchie, ma un tocco di attenzione in più ci sta. Fai in modo che i contenuti siano collegati e che non si tratti solo di non aver messo l’indirizzo in rubrica e che sia più veloce fare così.

Vuoi capire se la tua firma è ben organizzata?
Scrivimi, ti risponderò volentieri.

L’esame della vista

L’esame della vista

Quando ero bambina c’era una visita medica che non mi preoccupava, quasi mi divertiva ed era quando papà mi portava dall’oculista. Tutti quei cartelli pieni di lettere dritte, rovesce, al contrario erano per me molto divertenti.
Per non parlare poi dei disegni con i puntini rossi e verdi dove potevi scovare numeri nascosti.

Ovviamente il gioco è bello, finché dura poco. E crescendo sale sempre più l’ansia di non riuscire a vederle tutte quelle lettere, soprattutto quelle delle righe più in fondo…

A volte l’esame della vista capita nella vita di tutti i giorni: il tabellone degli arrivi e partenze in stazione, le pubblicità per strada e… le mail.

Come mail le mail?

Perché mi è capitato spesso di imbattermi in muri di lettere o caratteri illeggibili, cercando di decifrare tutte righe senza perdere il filo e senza farmi scoraggiare fino a raggiungere la fine della mail.

Mi è capitato che la formattazione sovrapponesse le righe, che lo sfondo fosse azzurro e le scritte rosse… devo continuare?

Sì, lo so che hai capito… le mail non devono essere un esame della vista, ma essere lette facilmente e piacevolmente.

Usa lo spazio

E qui sento la vocina della mia grafica che mi dice “non avere paura dello spazio, parla tanto quanto le parole” E infatti se devi parlare di più concetti, raggruppali e tra uno e l’altro lascia dello spazio.

Non abusare degli elenchi puntati, ma sfruttali a dovere

Io adoro gli elenchi e le liste e quindi non posso che promuoverli, ma a volte nelle mail li ho visiti usati un po’ a caso, ad esempio come paragrafi. Se usi un elenco, cerca di essere sintetico e puntuale, altrimenti vale la regola dello spazio di cui sopra.

Fai tua la formattazione

NON URLARE, non essere troppo pedante, ma se c’è qualcosa che veramente devi ricordare, aiuta a farlo.

Come vedi anche come scrivi il testo ha la sua importanza. Il contenuto merita di essere espresso nella sua forma migliore e soprattutto, più è semplice da leggere, più sarà ricordato.

Inutile concludere con l’idea che più semplice, sintetico e conciso sei, più efficace sarà il tuo messaggio.

Questo però non vuol dire che non dovrai impiegare tutte le parole necessarie a spiegare il concetto, dopotutto la mail è una sorta di evoluzione di una lettera cartacea, quindi è utilizzata per esprimere dei concetti, dei pensieri, delle idee, che richiedono un certo numero di parole e che quelle parole se le meritano tutte.
Se fosse solo un breve messaggio, magari la mail non sarebbe poi così necessaria.

Quindi…. niente mail con il testo nell’oggetto, con sfondi improbabili e caratteri illeggibili, solo una mail con un testo ricco di contenuto, bello da vedere e semplice da ricordare!

Provaci anche tu!