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Oddio è successo

Ecco che si è concretizzato il peggiore degli scenari possibili e tutto sta andando per il verso peggiore!
Se hai un piano B è ora di tirarlo fuori, ma se non è così?

….

Stop!

Niente panico e vediamo come gestire l’imprevisto in cinque passi.

Fermati e respira

Quando capita l’imprevisto, quando si sbaglia la mente va in loop e si perde un po’ la visione delle cose. Per questa ragione è importante, non appena si capisce che si sta creando una situazione spiacevole e difficile da gestire, fermarsi mentalmente un attimo e respirare. Questo ti aiuterà a passare dalla visione locale dell’imprevisto a quella generale della situazione nel suo complesso e ti dà modo di gestire meglio il tutto.

Sì capita a tutti di sbagliare e anche gli imprevisti capitano, quindi, ammesso che può succedere ed è successo, è ora di agire, ma lasciando da parte l’emozione che ti fa rimuginare sulla cattiva sorte e sull’errore e dando spazio alla razionalità, fermarsi e respirare aiuta a fare questo.

Non cadere nell’errore di essere Superman

La reazione più frequente è quella di voler fare tutto subito, velocemente, per riparare all’errore o alla cattiva situazione. Ricordati però che non sei Superman e questo, per tutti noi, significa esporsi all’errore. Sì, ironia della sorte, facendo più cose insieme, aumenti le possibilità di fare errori, quindi anziché riparare un danno, aggravi la situazione, e ciciliegina sulla torta, consumi ancora più energie.

Quindi, accendi la razionalità e, visto che ti sei fermato e stai respirando, evita di iniziare a fare tutte le cose insieme, al contrario la tua regola d’oro sarà: “fai una cosa alla volta”.

Analizza la situazione e valuta le priorità

Per gestire un imprevisto è fondamentale fare le cose con calma e quanta più serenità possibile, in modo da non cadere nel panico e soprattutto non sbagliare aggiungere difficoltà alla difficoltà.

Per questo è necessario calibrare bene le azioni da fare, quelle da mettere in fila e fare una alla volta e questo significa lavorare sulle priorità.

Nel momento di imprevisto o nell’errore, agisci in modo focalizzato, fai solo le ciò che ti porta all’obiettivo, senza fronzoli e senza perdite di tempo.

Tutto il resto, per una volta, verrà tagliato fuori.

Quindi:

Concentrati sull’obiettivo.
Valuta quali azioni portano al suo raggiungimento. Ricordi il 20% delle nostre azioni porta l’80% dei risultati, quelle sono dunque le azioni da svolgere.
Lavora per metodi consolidati. È il momento di mettere in campo le tue abilità e fare le cose come le sai fare, questo è il modo più veloce, semplice e corretto per ottenere un risultato, senza sbagliare e senza perdere tempo.
No ai fiocchetti e controfiocchetti, per sta volta non si bada alla forma, è meglio andare al risultato e basta.

Una volta passata l’emergenza fai tesoro di quanto successo e vedi come non far ricapitare l’errore

Una volta affrontato l’imprevisto è ora di riprendere la normalità, ma senza dimenticare quanto appena successo. Prima di riprendere la routine e le cose da fare, dedica cinque minuti a ciò che è successo e chiediti perché è successo, cosa poteva essere previsto, cosa si poteva pianificare meglio, se c’era un piano B da tenere di scorta. E, non ultimo, chiediti come hai reagito durante l’imprevisto, se, anche qui, non ci siano cose da migliorare e… comunque, fatti i complimenti: hai affrontato la cosa al meglio delle tue possibilità!

Riposa

L’imprevisto è passato, gli errori sono stati riparati, il feedback è completo, ti sei dato una pacca sulla spalla e ora?

Ora si riposa, perché anche questo è importante, anzi, importantissimo!

Come sempre dopo un momento che chiede energia ce ne vuole uno che ne dà, quindi goditi il tuo meritato riposo!

Photo by Etienne Girardet – Unsplash

A ognuno le sue scarpre

Quando ho scoperto che nella versione originale le sorellastre si tagliavano i piedi pur di provare la scarpetta di Cenerentola, sono rimasta inorridita e ho ringraziato che la Walt Disney avesse edulcorato la storia per i più piccini, me compresa.

Le fiabe, si sa, sono spesso truculente, e le ragioni sono storiche, ma quando si cresce fa un po’ strano pensare che per entrare in un paio di scarpe di debba rinunciare a una parte di piede, non trovi?

Sì, è davvero una cosa ovvia, ognuno ha la sua misura e non si può prescindere da questo. Ok, c’è chi sceglie di indossare un paio di scarpe più grandi per essere più comodo, ma per altri questa soluzione significa solo ballarci dentro e recuperare qualche vescica in più.

Morale? (Anche se si tratta di una fiaba, la morale sta volta c’è)

La morale è che non siamo tutti uguali e non funziona sempre allo stesso modo.

Ti pare banale? Beh, se lo pensi per la tua organizzazione personale forse no.

Nella gestione del tempo, delle energie, nella pianificazione si pensa spesso che, per l’appunto, tutti possano indossare le stesse tecniche, far tesoro degli stessi strumenti.

E invece no, c’è chi ama avere un timer rumoroso in sottofondo, chi esige silenzio, chi può stare seduto e lavorare per due ore filate, chi non ci sta più di venti minuti, chi non può prescindere da carta e penna e chi non può fare a meno di creare un foglio Excel.

Anche su questo non siamo tutti uguali, non funzioniamo allo stesso modo e non ci tornano utili le stesse cose.

Ecco perché entro in gioco io, riparo proprio a quest’errore e faccio emergere la tua unicità.

Il mio lavoro nella tua produttività è proprio questo: trovare la tecnica che fa per te, lo strumento giusto e soprattutto adattare il tutto alla tua persona.

Quindi non demoralizzarti se hai provato il GTD o se detesti il timer per fare un pomodoro, ci sta, ma proprio perché non è utile fermarsi alla pura e semplice tecnica, dai un pizzico di fiducia ai miei studi e al mio punto di vista esterno, questo ti farà superare l’errore del pensarci tutti uguali!

Tecniche e strumenti sono il cuore di un intervento di un consulente di organizzazione personale e per questo vanno creati su misura, niente mezzo numero in più o on meno, ci vuole proprio il tuo numero.

Cosa diversa sono gli elementi della produttività, quelli che spesso senti come i detti dei P.O., lì possiamo parlare di principi che vanno bene per tutti e che vale la pena farseli piacere e farli propri.

Ne vuoi uno in termini di produttività?

“Se una cosa richiede meno di due minuti, falla e basta.”

Ancora?

“Fai una cosa alla volta e (aggiungo io), falla fino in fondo.”

E per finire…

“Svuota la mente, scrivi la nota, e (aggiungo io) annotala subito nel posto giusto.”

Perché i primi non funzionano per tutti e i secondi sì?

Perché i secondi fanno riferimento a un modo di agire, a un’abitudine, i primi invece sono più complessi, sono un insieme di tanti passi, diventano quindi un metodo o una tecnica.

Per questo la produttività deve essere legata alla natura della persona, alle tue peculiarità in termini di modo di lavorare, carattere, tipo e luogo di lavoro, ciclo circadiano, preferenze (es. analogico vs digitale), capacità di concentrazione e… potrei continuare, ma qui mi piacerebbe conoscerti e lavorare con te!

Ora che sai che non è colpa tua, che sono certa tu ci abbia messo tutta la tua buona volontà a eseguire tutti i punti del GTD e che tu abbia pianificato mille pomodori senza rispettarli, che ne dici di rilassarti e ricominciare da capo?

Come? Chiamandomi e raccontandomi come sei, poi, tutto il resto lo fare insieme, un passo alla volta!

Photo by Wyron – Unsplash

Una corretta to do list

“E anche oggi ho fatto la metà delle cose che dovevo fare”

“No, questo proprio non ce la faccio ad affrontarlo ora…”

“Era una cosa di due minuti, eppure sono ancora qui a lavorarci”

Hai mai pensato una di queste frasi? Forse tutte e tre? Non preoccuparti, sei una persona normale, solo non hai fatto tesoro di questi errori.

Lo facciamo oggi insieme, perché tu possa andare oltre, non incastrarti in errori di cattiva gestione di tempo ed energia e fare una fantastica to do list che sia affrontabile e sostenibile per te!

Piccolo disclaimer: non parleremo di priorità e di argomenti della to do list, questi sono aspetti altrettanto fondamentali, ma che riguardano la pianificazione, e per questo ti rimando qui.

Ok, torniamo al nocciolo della questione.

Come mai tanto spesso le to do list vengono disattese, riscritte e diventano un’arma a doppio taglio?

Perché non si stima correttamente il tempo delle attività.

Stimare il tempo delle attività significa considerare tutti i tempi di attività:

Tempi di preparazione: recuperare tutti i materiali per fare quel lavoro e metterli a portata di mano, tempo per avviare una call on line (con possibili problemi tecnici), tempo per raggiungere un luogo.
Tempi di studio: tempo per reperire le eventuali informazioni che già non sai e che devono essere inserite nel tuo lavoro. Spesso si considera il lavoro solo come lavoro effettivo, ma non come il lavoro che sta a monte per prepararlo nei suoi contenuti, come se sapessimo già tutto.
Tempi di svolgimento: questi sono i più semplici e spesso i più corretti da essere stimati, ma il mio consiglio è comunque quello di tenerli morbidi, per una pausa in più, o un momento di riflessione a mente fredda.
Tempi di revisione: che, come sai, non devono essere seguenti a quelli di attività e un po’ staccati.
Tempi di chiusura: sistemare gli appunti, sistemare i materiali, segnare qualche nuova informazione, archiviare il necessario, tempo di rientro in ufficio o a casa, tutto ciò che serve a chiudere il cerchio.

Dimmi la verità, anche tu metti in agenda solo il tempo effettivo di svolgimento? Ecco l’inghippo, mancano gli altri.

Ma anche su questo tempo ci sono altre tre piccole accortezze da considerare.

La prima riguarda il fatto di sottostimare il tempo necessario, ci voglio sempre due minuti… e poi…

Sii onesto con te stesso e cerca di valutare il tempo da un punto di vista quanto più esterno possibile, e, come detto prima, se puoi allunga, così ci sarà il tempo per una pausa, una correzione in relax.

La seconda, non meno importante, riguarda le possibili interruzioni, interne ed esterne.

Già, non sono sempre gli altri ad interromperci, ma anche noi stessi lo facciamo. Le interruzioni interne sono tutte quelle volte che ti viene in mente qualcos’altro che non centra… ad esempio una cosa lasciata a metà. Da qui la necessità di pulire la mente prima di lavorare, scaricarla, annotando tutto il resto e non lasciando nulla in sospeso.

Le interruzioni esterne invece dipendono da come ci organizziamo noi nel lavoro: dove lavoriamo, come comunichiamo ad altri.
Parole chiave: porta chiusa e comunicazione corretta per far capire che per esserci al 100% ci sei quando non sei impegnato, proprio perché c’è un tempo di lavoro per sé e uno con gli altri.

La terza accortezza è infine… conscesi!

E fare tesoro degli errori: se hai stimato male il tempo, la prossima volta, raddoppialo!

Se si lavori su una cosa nuova o poco nota, meglio aggiungere che togliere, stima più tempo. E se fai un lavoro che conosci, metti pure il tempo corretto, ma un 10% in più ci sta sempre e comunque, altrimenti lavorerai con l’acqua alla gola, con l’angoscia di chiudere… che dici, vuoi essere sempre di corsa? Anche no!

Infine… il tempo non dipende solo da una stima corretta, ma è strettamente correlato all’energia.

E questo è sempre poco considerato. La tua energia non è sempre al top, e questo va messo nel bilancio.

Detto che, se si deve fare, si fa e quindi si stringe i denti, e si lavora a testa bassa, ma poi… eh, sì, perché si può fare, ma poi arriva comunque il conto! Quindi tieni conto del tuo ciclo circadiano, di quando la tua energia è alta e bassa e, se proprio non puoi, considera che dopo un momento in cui chiedi energia, ne devi mettere uno in cui prendi energia. Sì, hai capito giusto, sto parlando di pause e di alternarle con criterio al lavoro.

Ecco, quindi, che nella tua to do list devono esserci il corretto numero di attività, definite in base alla pianificazione e alle tue priorità, devono essere saggiamente alternate in più impegnative e meno impegnative e, a ogni attività, deve corrispondere una durata, stimata al meglio delle tue possibilità!

Photo by Annie Spratt – Unsplash

I miei errori

Pensa che ti passa ha avuto la strampalata idea di intervistarmi ed è nata una bella puntata del loro podcast, che se ti sei perso puoi ascoltare qui.

Amo i podcast, sai che li consiglio spesso come metodo di formazione, aggiornamento e, non meno importante, per straviare la mente.

Mi sono divertita molto a registrare questa puntata e forse il motivo è stato anche che non sapevo come sarebbe andata, nel senso che le domande non erano programmate o condivise, in sintesi, è stata una vera e propria chiacchierata a braccio.

Una delle domande che mi hanno fatto è stata: “ti è mai capitato di sbagliare nel tuo lavoro? Di non riuscire a ottenere risultati?”

Ho trovato la questione molto interessante e ho deciso che, oltre a dirlo nel podcast, voglio discuterne anche qui con te nel mio blog.

Sì, parliamo di errori e di come posso aver sbagliato io nei miei interventi di consulenza.

Due esempi mi sono venuti in mente e ora te ne voglio parlare un po’.

Uno dei miei errori è stato (sì, per fortuna è più parte del passato che del presente) dare per scontato il cambiamento.

Mi spiego meglio: parlare di organizzazione personale significa andare a toccare le corde dell’abitudine, del metodo, cose ancorate a noi e alla nostra routine tanto da non sentire più di averle scelte, tanto sono state fatte proprie.

Per questo modificarle, anche se in positivo, richiede comunque energia, impegno e un pizzico di costanza.

Il fatto di non voler cedere alla novità, non voler provare, quasi non fidandosi della bontà del cambio è assolutamente normale, è parte del gioco. Rientra nei miei compiti quello di convincerti ad allentare le tue resistenze, a fidarti di me e provare anche questa novità.

Perché lo faccio per il tuo bene, per farti fare un passo in più verso una migliore produttività e un benessere profondo nella gestione del tuo tempo e delle tue energie.

Solo se ci fidiamo l’uno dell’altra, io delle informazioni che mi dai circa le tue difficoltà, tu dei miei metodi per affrontarle, possiamo fare la magia.

Quindi sì ecco il mio errore: non riuscire a trovare questo giusto punto di incontro. E mi sono capitati clienti che non hanno fatto i passi sperati, ma, analizzando la questione, ho capito che la ragione è stata proprio questa: non far parte del gioco, non lasciarsi andare alla novità.

Soluzione? Imparare a far capire meglio i benefici del mio intervento. Come? Facendo capire che non lavoro a caso, ma sempre su misura, sempre per gradi e soprattutto non a caso, ma con tanto studio alle spalle, molto rispetto per la tua persona, e un’associazione professionale con la quale condivido un codice etico.

Secondo errore? Farsi prendere dalla passione. Sì, vorrei talmente tanto che tutte le persone potessero godere di una buona gestione del tempo e delle proprie risorse in generale che vorrei dare loro tutte le informazioni necessarie al primo incontro.

E invece ci vuole rispetto, attenzione ai tempi, non i mei, ai tuoi, perché tutti metabolizzano in tempi e modi diversi, e inondare la tua mente con tutti i contenuti utili non è il modo migliore di far sì che tu li possa fare tuoi.

Anche qui si deve andare per gradi, secondo le tue priorità e seguendo le tue necessità.

Per questo nelle mie consulenze propongo un pacchetto di incontri e lascio a te la decisione su quanto approfondire la questione. È una traccia, per sommi capi, degli argomenti che vorrei trattare con te, ma poi, saranno i singoli incontri e la tua necessità a dirmi quali aspetti vuoi approfondire e quanto.

A me il compito di darti il giusto numero di nozioni, mai troppo poche, ma nemmeno troppe, perché troppe vuol dire, in concreto nessuna, e qui, mi scuseranno i miei clienti dei primi anni e anche chi ha partecipato alle mie classi, perché forse poi si sono sentiti storditi, riempiti di tante cose con il desiderio di pensarci su.

Dei miei errori faccio tesoro, e ora voglio che per ogni momento, che sia di formazione, che sia di consulenza, tu abbia sì degli stimoli per lavorare sulla tua organizzazione personale, e magari qualche approfondimento, ma anche l’idea di poter cominciare da subito, perché una prima parte l’abbiamo fatta insieme, durante il nostro incontro.

Gli errori sono importanti e per capirlo è importante avere il tempo di pensarci su, come ti raccontavo qui e qui.

Ma in questo post, un po’ diverso dal solito, condivido con te un percorso di lavoro e di crescita che hanno reso me una consulente migliore e i miei interventi ancor più mirati e, spero, più leggeri, ma più efficaci.

Quindi, ecco come da una chiacchierata con Tommaso e Matteo nasce un’importante riflessione. Per me è stato davvero un gran regalo e spero che leggendo queste parole ti sia venuta un po’ più voglia di lavorare con me!