Credo che ormai ti sia ben chiaro quanto importante sia per me pianificare, quanto penso possa esserti utile affinché tu possa gestire al meglio il tuo tempo e le tue risorse.
Ma, come sempre c’è un ma…
Non tutto può essere pianificato. Non so se a questo punto stai dicendo “lo sapevo, ci siamo” con un piccolo ghigno nascosto, oppure stai semplicemente tirando un sospiro di sollievo.
E qui pensi a tutte le volte che è successo un imprevisto e le cose sono andate gambe all’aria e ti sei trovato a seguire l’estro del momento. Mi spiace deluderti, ma una buona pianificazione in verità considera l’imprevisto con i suoi tempi morbidi e la sua flessibilità, così come tutte le volte che hai pensato di fare una cosa e non ne hai proprio voglia, hai la libertà di giocare con i tuoi impegni e risistemarli per ottenere comunque un buon risultato.
No, ci sono proprio delle cose che per loro natura non devono essere pianificate e su questo vorrei mettere l’accento.
LA CREATIVITA’
La creatività non viene a comando, magari! Non posso sedermi e stare lì aspettando un’idea. Quindi, per quanto io possa programmare delle sessioni di braistorming o di ispirazione, non è detto che l’idea arrivi proprio in quel momento.
Con questo non sto dicendo di metterle in programma, anzi! Quanto piuttosto di lavorare sul contorno.
Cosa vuol dire?
Vuol dire che quanto hai dei momenti creativi ti consiglio di fare in modo che il tuo ambiente di lavoro stimoli la tua creatività!
Ecco alcune idee:
- metti la tua musica preferita;
- accendi una candela;
- contornati da cose che ti piacciono;
- usa strumenti di lavoro che ti piacciono: le penne colorate, un quaderno particolare, delle forbici simpatiche…
- cambia posto di lavoro completamente (ad esempio per scrivere dei post, un libro… buttare giù un progetto);
- guarda fuori dalla finestra di un’altra città e lasciati ispirare;
- leggi una citazione che ti fa stare bene e che favorisce il tuo flusso di idee…
Insomma, hai capito cosa intendo, fai in modo che sia l’ambiente a farti lavorare nel modo migliore possibile, non chiedere alla tua mente di essere creativa a comando.
E come sempre… tieni gli strumenti giusti a portata di mano, quando un’idea arriva, e non è detto sia nel momento predisposto considerato “giusto”, non lasciarla scappare e annotala!
IL TUO TEMPO DI VALORE
Che sia il tempo di relax, che sia quello che dedichi per te leggendo un libro, facendo una passeggiata, facendo shopping, che sia un momento con la tua famiglia o con i tuoi amici, che sia la tua sessione di sport… non importa. Quanto ti immergi nel tuo tempo di valore di ricarica, non pianificare, organizza la logistica del tuo tempo e goditi il resto.
Che siano cinque minuti o una giornata intera sbarra il tuo tempo in agenda e vivilo così come viene, sii presente e consapevole e goditi semplicemente ciò che succede.
Sembra un consiglio banale, un po’ scontato, eppure spesso siamo talmente presi dalla frenesia di avere tutto sotto controllo che non ci rendiamo conto che in alcuni momenti dobbiamo solo esserci e che non occorre dettagliare tutto, questa sì che è una gabbia e un’anti-pianificazione!
Quindi dimentica organizzazione e pianificazione, limitatati alla stretta logistica e dai valore al tuo tempo con la presenza della tua mente, oltre che del tuo corpo.
L’ECCEZIONE
Sì lo so, ci tenevi che aggiungessi questo punto, e in effetti è così.
Tutti gli strumenti organizzativi funzionano e sono validi se li applichiamo con criterio e questo vuol dire che ci sarà sempre un caso in cui le cose non tornano, o un’occasione in cui non le vuoi far tornare. Come ti dicevo all’inizio, non si tratta dell’imprevisto, quanto piuttosto delle cose che non vogliamo semplicemente pianificare.
Saper organizzare il proprio tempo e gestire il flusso di lavoro vuol dire anche permettersi, di tanto in tanto, di fare l’esatto contrario, nella consapevolezza che funziona proprio perché è un’eccezione e vale come tale.
Quindi ogni tanto ci sta cambiare idea, sovvertire il tutto o andare a braccio, perché siamo tutti umani e ne abbiamo bisogno. Solo fai in modo che non sia una nuova normalità, ma una cosa che ti concedi una tantum per una ragione specifica che conosci solo tu e della quale ne sei consapevole.
Come vedi, decidendolo e sapendo che è così, anche l’eccezione ha il suo perché!
Ecco svelate tre occasioni in cui è giusto non pianificare, ma sempre con la testa, con la consapevolezza di cosa si sta facendo e di quali devono essere i limiti di questi tre momenti e anche qualche attenzione che te li faccia assaporare al meglio. Questo, ancora una volta, per ricordarti che la pianificazione non è una rigida struttura, una gabbia, ma uno strumento a supporto della gestione del tuo tempo e perché, solo se lo conosci e lo usi a tuo vantaggio, dà veramente spazio alla tua creatività, alla tua produttività e al tuo tempo di valore!
Così per concludere… la mia eccezione alla pianificazione sono i viaggi, si pianifica la logistica e alcuni punti principali e poi… basta.
E la tua, qual è? Raccontamela nei commenti!
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Non voglio mentirti, la pianificazione non è la soluzione a tutto, ci sono molte cose che non ti aiuterà a fare o che non può risolvere. E per saperla usare al meglio… anche questi aspetti vanno conosciuti.
NON AIUTA A FAR VENIRE VOGLIA DI FARE, MA LA PUOI ADATTARE
Hai presente quando la mattina ti alzi e proprio non hai voglia di fare nulla? Capita, sì capita… e non è che aver pianificato tutto ti aiuta a passare dal dire al fare, ma in un certo senso aiuta.
Come mai?
Perché intanto ti toglie l’onere di pensare “che cosa faccio oggi?” Non devi ogni volta fare il punto della situazione, di fatto è già tutto pronto, si tratta di seguire i punti che hai già delineato.
Quindi se è una mattina di quelle in cui non sai da che parte iniziare, beh… qui sì aiuta, basta iniziare.
Se invece non c’è proprio storia… beh, sfrutta la flessibilità. Guarda anche le altre giornate e valuta come puoi spostare i vari blocchi della pianificazione e ottenere comunque un risultato con un cambio che è di tuo gradimento.
Ultima possibilità, quando proprio non ce la fai a cominciare.
Inizia da qualcosa che non c’entra e che ti piace, datti un po’ di carica e comincia!
NON TI ASSICURA DI NON PROCRASTINARE, MA TI SUPPORTA
Se c’è qualcosa che procrastini perché è troppo grande e impegnativo, un modo per affrontarlo è sicuramente pianificarlo al meglio e rendere la montagna invalicabile un insieme di tanti piccoli passi fattibili.
Ma anche in questo caso, il fatto di averli pianificati non vuol dire che poi li farai, per questo ci sono altri sistemi (te ne parlerò presto, non temere). Ne vuoi assaggiare qualcuno? Eccone due:
- fatti trovare le cose pronte. Non è forse più facile eseguire una ricetta se hai già tutti gli ingredienti pesati e pronti sul piano della cucina?
- Rendi il primo passo il più facile possibile, proprio come ti raccontavo qui.
NON È ESENTE DAGLI IMPREVISTI, MA È UN SALVAGENTE
Anche se hai fatto tutto come si deve, non vuol dire che gli imprevisti non capitino, ma di sicuro avrai un piano adattabile che ti mantiene a galla e che ti consente di aggirare l’ostacolo, non credi?
Ogni progetto ha di per se stesso una buona dosa di imprevisti e di rischio, ma il fatto di riuscire a portarlo a termine dipende da come si affrontano i naturali sviluppi del progetto stesso, comprensivi di imprevisti e incertezze.
Se poi gli imprevisti sono errori di calcolo per i tempi troppo stretti, dei passi non dimenticati, vedi il lato positivo: ora i nodi sono venuti al pettine, puoi riprogrammare il tutto con una visione ad ampio spettro e, mal che vada, le cose slitteranno un po’.
Come vedi la pianificazione non è la panacea di tutti i mali, non ti fa fare le cose per forza, non evita il fatto di non fare le cose, non ti dà la sicurezza che non ci saranno imprevisti, ma di sicuro di dà tutti i mezzi perché tu sia flessibile, pronto e reattivo.
In sintesi…
ti dà il timone del tuo tempo, tu devi solo definire la tua rotta con la giusta dose di consapevolezza!
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“Ci ho provato, ma non funziona.”
“È inutile, sento che tutto questo toglie solo spazio alla mia creatività!”
“Metto tutto nero su bianco, fin nel minimo dettaglio e poi fallisce tutto…”
Sono frasi che hai sentito sussurrare dentro di te almeno una volta? Ti chiedi se la pianificazione serve davvero? Beh, la risposta non può essere che semplice e secca: sì!
Ma questo non vuol dire che vada sempre bene, a volte, infatti, si fanno involontariamente degli errori, perché non se ne conoscono le potenzialità o anche perché non si è capito come usare al meglio questo importante strumento per la gestione di tempo e flusso lavorativo.
Per farti capire come mai si arriva a dire le frasi con le quali ho iniziato questo post ti indico un errore macroscopico per ogni tipo di pianificazione: lungo, medio e breve termine.
TUTTO SUBITO
Pianificazione a lungo temine. In verità il problema maggiore riguarda la definizione degli obiettivi, spesso sono troppi o troppo vaghi. Questo aspetto è talmente importante che ho scelto di scrivere un post proprio per discutere su questo tema. Quindi, ammesso che gli obiettivi siano stati definiti al meglio, un altro aspetto importante che vedo spesso sottovalutare è l’importanza del tempo… o meglio, l’impazienza.
Sì, “la pazienza è la virtù dei forti” e questo vale anche per la tua pianificazione.
Spesso presi dall’entusiasmo, dalla novità, dall’importanza delle cose si vorrebbe riuscire iniziare a mettere mano a tutti i progetti ora! Eppure, così facendo si lavora male e soprattutto si sprecano le idee e i progetti perdono di efficacia.
La pianificazione serve proprio a mettere il giusto freno e a distribuire le tue idee, i tuoi obiettivi considerando gli importanti aspetti di: tempo, energie e contesto generale.
Quindi se non vuoi dire “ci ho provato, ma non funziona” distribuisci i tuoi obietti, gli step dei tuoi lavori in modo sostenibile e realistico, considerando energie, tempi di esecuzione e tempo che non hai (di fatto) a disposizione. E per questo aspetto, passiamo al secondo errore.
NON ESISTONO SOLO I MACROPROGETTI E ALLO STESSO TEMPO QUESTI NON VANNO DIMENTICATI
Integrare le grandi idee nella pianificazione quotidiana non è un gioco da ragazzi. Ecco perché l’errore principale che vedo fare nella pianificazione a medio termine è proprio questo: fare un bellissimo progetto e poi… dimenticarsene.
Come se le idee dell’anno debbano realizzarsi indipendentemente da ciò che poi succede nel quotidiano, come se avessi due tempi: uno per i grandi lavori e uno per il lavoro di tutti i giorni.
Il tempo è uno e va diviso tra tutte le attività. Per questo è importante, quando si decide come calare la progettazione nel tempo di lavoro, considerare vacanze, tempi già occupati da altri lavori e il lavoro di routine.
Considerando tutto il resto e incastrando sapientemente, pezzetto dopo pezzetto, ciò che ti serve per realizzare il tuo obiettivo in piccole azioni concrete quotidiane, avrai la tua arma vincente.
“E se poi mi perdo e non mi ricordo più a che punto sono del grande progetto?” Per questo, anche nella pianificazione a breve termine, ci sono i momenti di revisione, per riportare la prospettiva ad una visone ampia e generale.
PIANIFICAZIONE A UOVO
Non tutti odiano la pianificazione, c’è chi la ama e la fa nel dettaglio. A tal punto che è tutto ben definito con tanto di orari e scadenze. Questa è quella che io chiamo “pianificazione a uovo” cioè piena zeppa, o meglio… senza scampo!
Da un lato può essere rassicurante, ma al contrario è una lotta contro il tempo e nella speranza che non capiti il “famigerato” imprevisto!
La pianificazione è uno strumento bellissimo e importantissimo, ma solo se valutato con la giusta prospettiva e, quindi, se le si concede un po’di flessibilità. È pur sempre una bussola, non un piano di battaglia!
Inutile quindi definire anche la pausa pipì, meglio tenere un tempo morbido e godere anche un po’ dell’imprevedibilità della vita!
E tu quali altri errori fai? Raccontamelo, troveremo insieme una soluzione!
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Ecco un altro grande segreto della pianificazione. Non è una cosa che nasce e finisce in un colpo solo, anzi, è uno strumento vivo che ti supporta e dove è sempre possibile modificarne delle parti.
Per questo è giusto fare una pianificazione a più riprese.
Pensiamo ad esempio alla pianificazione annuale e pensiamola per step.
STEP N.1
A fine anno precedente, è utile fare il quadro della situazione generale e valutare come procedere per l’anno successivo.
Questa è una vera pianificazione di massima, quella che ti raccontavo nel post dedicato all’essenza del processo. È importantissima perché ti dà la linea guida, la direzione.
Questo è un momento importante anche per fare una revisione dell’anno precedente, quindi valutare ad esempio quali obiettivi si sono realizzati e perché, in che tempi, in che termini e con quali risultati.
Ci si può anche chiedere se la nostra volontà sia ancora di continuare sulla strada fatta o se sia il momento di introdurre dei cambi di rotta o delle novità.
Allo stesso modo puoi valutare anche le cose che non sono andate come desideravi, cosa è successo? Cattiva pianificazione o intento sbagliato? Ricorda i feedback sono sempre utilissimi e per quanto siano ostici da affrontare, sono il modo migliore per crescere!
Questo processo di analisi te lo puoi permettere solo se lo fai con molto anticipo perché ti ricordo, le idee vanno poi elaborate e devi darti il tempo di fare anche questo processo.
Il risultato di questo step sono delle idee di massima, che però sono punti fermi della tua pianificazione e sono quindi già calate in un calendario a lungo temine. Questa pianificazione deve essere fatta in modo sostenibile quindi con delle scadenze corrette e realizzabili.
STEP N.2
Ecco che una pianificazione a medio termine è utile per concretizzare il primo step nel flusso di lavoro quotidiano. Questa è la vera e propria pianificazione. Quindi si torna su quanto fatto nel primo step per fare un’estrazione a medio termine: mensile o meglio trimestrale.
Questa è una pianificazione delicata perché concretamente significa tradurre il macro-obiettivo in obiettivi a medio termine e portarli a diventare delle singole azioni. In breve è uno spacchettamento del progetto in sotto-progetti e nel concreto significa decidere cosa fare un mese e cosa quello dopo.
Anche in questo caso vale la regola della semplificazione. Non mettere troppe cose insieme e crea un piano sostenibile, per te, con i tempi e le energie che hai a disposizione.
STEP N.3
Vai al concreto della tua pianificazione settimanale o bisettimanale e distribuisci in agenda i tuoi obiettivi dello step n.2.
Qui si lavora a testa bassa, si è operativi. Non c’è molto da girarci intorno.
STEP N.4
Revisione. È saltato qualcosa? Sei in anticipo? Sei in ritardo? Chiediti perché e rivedi di conseguenza la pianificazione delle settimane successive, puoi recuperare qualcosa? Se la risposta è no, vai a ritroso e rivedi il tuo step n.2
Questa è una fase fondamentale perché potresti accorgerti che… il n.2 non sta in piedi perché il n.1 è pieno zeppa… e allora… semplifica ancora una volta e velocemente rivedi i passi 1 e 2.
Come vedi la pianificazione non si fa dall’inizio alla fine tutto in un colpo solo, ma si va per stadi, per step, prima la struttura, poi si va al dettaglio. Ma il dettaglio è ciò che puoi cambiare più frequentemente, la struttura è meglio sia solida e ben fatta, perché è la tua bussola.
Ora che conosci tutti gli step non ti resta che dedicarci un po’ di tempo e metterli in calendario fin da subito.
Sì, perché il segreto finale è quello di avere sempre un po’ di tempo per la pianificazione.
E tu sei pronto per ritagliarti un po’ di tempo? Credimi, non è sprecato, ma investito!
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Molti anni fa ho visto una mostra di Picasso a Palazzo Grassi. È stata un’esperienza davvero bella, perché per una volta non c’erano mille quadri alla rinfusa, ma al contrario dei semplici percorsi tematici, guidati e logici, che mi hanno insegnato molto riguardo a questo complesso artista.
In particolare, ricordo lo studio del cavallo. Quadro dopo quadro, il disegno diventava sempre più semplice, lineare, pulito. Picasso, infatti, ha raggiunto, grazie al suo studio, il cuore del concetto andando per sottrazione e arrivando all’essenziale. Un percorso apparentemente semplice, ma che nasconde molto studio e molta attenzione.
Lo collego molto al percorso che faccio con i miei clienti parlando di pianificazione.
Quando parlo di pianificare un anno di obiettivi o un progetto, molto spesso le persone iniziano a raccontare idee, propositi, riflessioni colorando dettagli e dimenticando l’essenza del proprio dipinto, il punto più importante del progetto.
Spesso pianificare vuol dire proprio semplificare, alleggerire l’idea centrale da tutto ciò che è superfluo per lavorare al cuore del problema. Una volta fatto questo si può tornare a mettere mano a forme, colori e dettagli.
Pongo tanta attenzione a questo aspetto perché spesso la pianificazione è vista come gabbia, e di fatto lo può diventare nel momento in cui si sceglie di prestare massima attenzione al quadro in tutta la sua complessità: forme, colori, sfondo, cornice e via dicendo.
Dover tenere insieme tutti questi aspetti e sentirli come fissi, sono certamente una gabbia, ma questa, per l’appunto, non è pianificazione.
Se al contrario spendi un po’ di tempo a pensare realmente al cuore dei tuoi obiettivi e dei tuoi progetti ecco allora che la tua pianificazione diventerà una linea guida, una bussola delle tue azioni, che per sua natura non è rigida, ma al contrario mantiene visibile il traguardo, fissa l’essenza delle tue azioni.
Poi sarai tu a scegliere a quale livello arrivare, se al semplice tratto che definisce il cavallo, o all’insieme di forme, colori e ombre che compongono l’intera opera.
Come si traduce in pratica tutto questo?
- Fissa i tuoi obiettivi, ma non esagerare, sii realistico: non metterne troppi. A livello di pianificazione annuale, ad esempio, già avere un obiettivo grande, importante, e due a corollario è più che sufficiente.
- Definisci i tuoi obiettivi in modo chiaro e univoco, più sarai preciso più saranno realizzabili. “Imparare una lingua” non funziona, “imparare il francese a livello C2”, è molto meglio.
- Chiediti se questi obiettivi sono davvero importanti per te, se non lo sono, ricomincia da capo. Chiediti cioè se è una cosa che interessa a te e se rientra in ciò che vuoi far diventare la tua vita. Se il tuo obiettivo è perdere 5 kg, ma la verità è che lo vuoi solo perché vedi le occhiatine strane del tuo partner, beh, forse è meglio cambiare obiettivo.
E poi?
E poi l’importante è che i tuoi obiettivi si concretizzino in un piano reale, fatto di tanti piccoli step che ti portino a raggiungerlo. La fase successiva è lavorare in modo pratico e concreto sulla creazione di un progetto: tutti gli step del processo dovranno avere una scadenza e diventare quindi singole azioni da mettere nella tua to do list giorno per giorno.
Il processo richiede un po’ di tempo e di pianificazione e io sono qui per farlo con te, non te ne parlo ora per non mettere troppa carne al fuoco, ci sarà tempo per questo, per ora vorrei che tenessi a mente che
il primo passo è la linea guida che con un solo segno ti ricorda il tuo obiettivo
questo è quello su cui vorrei ti concentrassi.
Quella linea semplice ed essenziale che quando guardi ti fa rivedere in un attimo l’insieme, l’obiettivo, il perché lo fai e qual è il cuore della questione. In breve, rivedi il cavallo di Picasso.
Quindi pensa ai tuoi obiettivi, descrivili e poi semplificali, alleggeriscili, vai al cuore della questione. Crea la tua linea guida che sarà la tua pianificazione.
Ci sarà tutto il tempo poi per arricchirla dei dettagli, dei colori che desideri.
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