Conosci la storia della Briston Betularia?
È una di quelle cose che ti raccontano a scuola. Si tratta di una farfallina un tempo bianca che, a causa della rivoluzione industriale, per mimetizzarsi meglio, è diventata scura. Per essere precisi, non ha “scelto” di cambiare colore, si intende, solo che gli esemplari di colore scuro, nati con delle mutazioni genetiche particolari, sono riusciti a sopravvivere meglio, in quanto meno predati. Diciamo che hanno avuto la vita più facile e si sono quindi riprodotti di più, morale sono scomparsi gli individui bianchi e sono arrivati gli scuri.
E tu, sei in grado di passare da chiaro a scuro?
Non ti sto dicendo di cambiare la tua natura, quanto piuttosto di saperti adattare.
E questo significa saper leggere il percorso man mano che si svolge.
Te ne parlo oggi in relazione ai progetti: ti ho parlato di feedback, uno strumento prezioso per sapere come vanno le cose una volta concluso il percorso, ma nulla di vieta di fare il punto di tanto in tanto.
Per farlo ti consiglio di definire proprio dei momenti, dopo ogni step importante, utili a rivedere:
- proposito
- scopo
- obiettivi
- confini
- tempi
- risultati attesi e raggiunti
- criticità
l’elenco non finisce qui, ma direi che ci sono già
abbastanza elementi!
Ti ho parlato tanto di scopo e proposito, ma oltre a definirlo chiaramente bisogna anche vedere se li stai rispettando. Quindi, di tanto in tanto, con i risultati parziali e le criticità emerse, fai il punto guardando a monte: stai ancora andando verso la direzione giusta? I confini e gli obiettivi che ti sei posto sono chiari e utili? Proposito e scopo sono corretti?
Questi momenti sono fondamentali, potresti continuare a procedere come un treno, perché capisci di essere sulla strada giusta, o rivalutarli, se hai capito che è meglio diventare nero da bianco che eri. E questo lo puoi fare solo se è chiaro dove vuoi arrivare e se controlli di essere o meno ancora sui binari.
Pianificazione è anche questo: di tanto in tanto fissare un momento di revisione generale.
Che ne dici, è il momento di metterlo in agenda?
Foto by Annie Spratt – Unsplash
I numeri non sono sempre facili da accettare, proprio come i
limiti.
Ti parlo spesso di scadenze e di quanto siano importanti, oggi aggiungo un’altra verità scomoda: quella, per l’appunto, dei numeri. E dico scomoda perché anche per me non è facile confrontarmi con delle fredde cifre.
Numeri e confini precisi sono però ciò che serve per capire se un progetto sta andando per il verso giusto.
Ti ho parlato di scopo e proposito e ho fatto un accenno agli obiettivi, dicendo che questi devono essere misurabili. Ma come mai?
Perché se non sai come chiamare qualcosa non sai nemmeno se ce l’hai tra le mani.
Quindi, quando definisci lo scopo e, in particolare gli obiettivi, li devi anche quantificare, dandoti per l’appunto, dei numeri.
E stai parlando di guadagni, numero di persone raggiunte, servizi venduti e via dicendo, è appartenente semplice, ma se non sono grandezze misurabili? Ti faccio alcuni esempi nel mio lavoro: l’aumento della produttività, la serenità lavorativa e potrei aggiungere mille altri esempi.
Ecco che in questo caso sono più utili degli indicatori, quindi dei valori che nascono dall’aggregazione di diversi numeri. La base è comunque la stessa e cioè trovare delle grandezze numeriche, comunque misurabili, collegate agli aspetti desiderati, e, se possibile, in modo direttamente proporzionale, e cioè più aumenta il numero, più aumenta l’indicatore.
L’indicatore di fatto può essere migliore del singolo numero, perché tiene conto di più fattori, magari una somma o una media ponderata.
Quindi nell’esempio di prima, cioè la produttività e la serenità, i numeri saranno le ore di lavoro, le operazioni portate a termine, le mail archiviate. Ma questi numeri andranno pesati in modo corretto: non necessariamente le ore di lavoro sono direttamente proporzionali ai risultati e così le operazioni rispetto al tempo impiegato.
La bontà del risultato dipenderà da come aggreghi e da misuri i numeri, cioè dall’indicatore.
Perché ti racconto tutto questo?
Perché se non definisci numericamente un traguardo, non saprai mai quando lo raggiungi.
Quindi il tuo obiettivo finale dovrà essere supportato da obiettivi numerici, semplici numeri o indicatori, e cioè numeri aggregati, ma in ogni caso dovrai definire non solo a parole, ma anche a numeri, dove vuoi arrivare.
“Voglio guadagnare di più”, “avere più tempo”, “imparare una lingua” sono ottimi obiettivi, ma devono essere accompagnati dai loro numeri: “voglio guadagnare un’ora a settimana per andare in palestra”, “voglio imparare l’inglese a livello B1 per poter viaggiare senza problemi”, “voglio guadagnare 15.000 euro in più nel 2020”.
Così si inizia a ragionare!
E se poi non sai come passare dal dire al fare? Qui entro in gioco io, per stendere insieme a te il tuo progetto in modo semplice e realizzabile, come un sentiero che, passo dopo passo, sarai in grado di percorrere alla velocità che desideri.
Qual è, dunque, il tuo prossimo obiettivo?
Foto by Annie Spratt – Unsplash
“Voglio fare questa presentazione per farmi conoscere e trovare nuovi clienti.”
“Faccio un corso gratis per avere un seguito e poter lanciare un nuovo servizio a pagamento.”
Chi non pensa questo? Beh, visto che parliamo di lavoro, mi pare molto normale, altrimenti sarebbe un hobby, no?
Ma questo non vuol dire che tu non abbia anche un altro scopo.
Sono certa che se fai una presentazione hai anche come scopo quello di comunicare dei contenuti di valore che possano aiutare concretamente le persone, e se fai un servizio gratuito, tu metta a disposizione dei contenuti interessanti e utili. Perché? Perché così facendo le persone hanno modo di conoscere come lavori e abbiano poi piacere di lavorare con te.
Attenzione, puoi scegliere di lavorare gratis, lo farai per le cause nelle quali credi e per le quali donerai parte del tuo tempo e delle tue capacità. Lo trovo lodevole e impegnativo e anch’io, in prima persona, lo faccio, ma tutti abbiamo bisogno di un lavoro ci dia un introito economico.
Il fatto che un lavoro sia fonte di guadagno, non vuol dire che non sia altruistico e non porti benessere alle persone, anzi! E te lo dico perché è proprio il caso del lavoro che ho scelto, e oggi te lo racconto perché è questo che definisce il proposito dei miei progetti.
Ho scelto questo lavoro perché desidero aiutare le persone ad alleggerire e rendere funzionale il proprio tempo, lavorativo e non, affinché possano migliorare la propria produttività, ritrovare focus, gratificazione e tempo per ciò che più amano. Lo faccio gratis? No, anche se non sono poi così cara 😉
Ma il fine ultimo non è certo il guadagno, è la serenità, la gratificazione delle persone che lavorano con me, come ti ho raccontato qui.
Così funziona il mio progetto di lavoro e tutti i relativi sotto progetti. Perché di fatto, la struttura è uguale per tutti.
Quindi, quando inizi un progetto pensa a chi può essere utile, in modo totalmente altruistico.
Cosa otterrà il target con questo progetto? Quale sarà il valore aggiunto? Questi valori sono in linea con il tuo credo? Danno delle base solide e costruttive ai tuoi progetti?
Se sì, avrai trovato la tua linea guida, il tuo proposito. Se non lo definisci chiaramente e in modo altruistico, il tuo progetto non decollerà con la giusta spinta.
Se non “perdi” un po’ di tempo per definire il tuo proposito poi sprecherai tempo, energie e risorse preziose. E come P.O. io ti suggerisco vivamente di investire queste tue risorse finite nel modo migliore 😉
Sicuramente poi il progetto avrà uno scopo preciso, come ti ho raccontato nel precedente post, ma affinché sia un progetto vincente, dovrà avere anche un proposito ben strutturato e coerente con te, con quello che fai, con il modo con cui lavori.
Quindi sì, sicuramente il risultato finale sarà un guadagno per te e un miglioramento tangibile per il tuo target, ma tanto più ti sarà chiaro il tuo proposito, tanto più sarà ben fatto il risultato.
Da oggi non hai più scuse: qual è il proposito del tuo progetto?
Fotografia Bernard Hermant – Unsplash
Una cliente con la quale sto lavorando ha come criticità particolare il fatto di faticare a porre la parola fine ai suoi progetti di lavoro. La questione non è tanto il famoso detto “fatto è meglio di perfetto” – per il quale si continua a lavorare su qualcosa perché tanto non potrà mai essere perfetto al 100% – quando il far fatica a direzionare correttamente le proprie energie su un progetto.
Mi spiego meglio con un esempio che non centra nulla con il lavoro, ma che ti aiuterà a capire la questione.
Stai cercando casa e hai deciso che vuoi un appartamento di cento metri quadri e che vuoi essere vicino al centro. Con questi due parametri hai definito la grandezza della casa in modo chiaro, però non hai chiarito bene la distanza, né in termini chilometrici, né in termini di quale sia il centro città.
Capita dunque che ti venga proposta villetta di ottanta metri quadri in campagna, proprio davanti alla fermata del bus.
Vale la pena valutare quest’offerta oppure no?
Questo dipende dai criteri che hai definito a monte. Magari ottanta e cento metri quadri sono abbastanza simili per te come grandezza e la vicinanza del centro era un criterio che rispondeva al bisogno di arrivare al lavoro facilmente. Se è così, allora potrai prendere in esame l’offerta, se invece non vuoi proprio occuparti del giardino, beh, è sicuramente da escludere.
Da cosa nasce questa confusione? Da un errore di progettazione iniziale e ora ti spiego perché.
Molto spesso un po’ di tempo speso prima fa risparmiare molto tempo dopo.
Ovvero: tutte le riflessioni fatte a monte posso rendere le decisioni a posteriori molto più semplici e veloci.
Andiamo al dunque: la questione è la definizione dello scopo del tuo progetto, che è ben diverso dal proposito e dai risultati attesi.
Definire lo scopo ti permette di allineare:
- aspettative
- obiettivi
- linguaggio
- punti
di future negoziazioni (costi, tempo, qualità)
Punto primo: le aspettative. Quante volte in un gruppo di lavoro si intende in maniera diversa un obiettivo? Riprendendo la famosa casa di prima, cosa si intende per “campagna” ognuno di noi magari avrà una sua accezione diversa. Così è meglio definire molto bene le aspettative di ogni singolo componente del gruppo di lavoro: cosa si vuole ottenere? Dove si vuole arrivare? Cosa significa in termini pratici e concreti?
Per capire dove si vuole arrivare è bene definire degli obiettivi: specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e temporalmente definiti. Qui potremmo parlarne a lungo, ma sappi che numeri e definizioni sono molto utili per chiarire i tuoi obiettivi. Non essere precisi su questo punto porta il gruppo di lavoro a non essere allineato e a disperdere tempo ed energie. Anche se lavori da solo e non spendi un po’ di tempo in più su questo punto, il tuo progetto perderà di determinazione e concretezza.
Un altro aspetto sottovalutato è l’accezione che le persone danno ai termini in un gruppo di lavoro dove le persone hanno diversi background è poi grande fonte di fraintendimenti. Pensa alla parola “paesaggio”. Per un geografo è un mondo, per un architetto ha un significato estetico e per un naturalista ha un’accezione puramente descrittiva. Se poi, seguendo la moda del momento, si usano parole non italiane, beh… si aprono un’infinità di ulteriori opzioni!
Definire il proposito del progetto è poi utile per valutare le future opzioni. Un progetto può evolversi, cambiare obiettivi, specializzarsi in una parte ed eliminarne delle altre. Solo se avrai chiaro quanto detto fino ad ora potrai essere in grado di negoziare le future opzioni in termini di tempo in gioco, risorse economiche e non, e perché no anche di qualità.
Pensa alla casa di prima: meglio il garage sotto casa o separato? Dipende dal tuo budget, dall’uso dell’auto (se piove vuoi uscire senza bagnarti o la usi talmente poco che non ne vale la pena) e magari anche dal tuo gusto estetico.
Hai mai pensato a tutti questi aspetti nei tuoi progetti?
Ora sai che anche la definizione dello scopo è molto importante!
Fotografia di Christian Perner – Unsplash
