Ti capita mai di lavorare tutto il giorno e alla fine, guardando la tua lista di cose da fare, ti rendo conto che non sei arrivato nemmeno alla metà? Pensi: “ma com’è possibile, eppure ho lavorato senza sosta tutto il giorno!” E qui… ti abbatti.
Beh, capita spesso… soprattutto quando fai cose nuove o quando non ti accorgi che capitano molte interruzioni.
Il punto è che spesso quando lavoriamo diamo per scontato il
tempo necessario a fare qualcosa, e invece, spesso il tempo reale non
corrisponde a quello che abbiamo pensato.
Questa errata percezione è una questione da considerare già in fase di pianificazione del lavoro e diventa un problema se non è fatta al meglio perché rende la pianificazione stessa inutile.
Sì perché allocare male il tempo è proprio il primo passo per creare stress e frustrazione.
Se sottostimi il tempo poi non finirai le cose da fare e tutto il resto della pianificazione andrà a monte.
Allo stesso modo se pianifichi tempi esageratamente lunghi poi dovrai posticipare troppo i lavori e non sarai in grado di essere correttamente produttivo.
Come vedi, si tratta ancora una volta di consapevolezza. Consapevolezza del tempo necessario a compiere un compito. Che però non è sempre lo stesso.
Dipende infatti:
- Dalla nostra energia. Dopo periodi intensi tutto diventerà più lento, proprio perché l’energia a disposizione non è al top. Pensa a quello che stai facendo ora e quello che fai di inverno.
- Dalla nostra esperienza. Più conosci qualcosa più lo fai velocemente, senza errore. Se fai qualcosa di nuovo, sarà necessario più tempo per il controllo e per capire il lavoro.
Ma come si può stimare al meglio il tempo?
Prendendo nota del tempo necessario le prime volte che si fa qualcosa e basandosi sul quel tempo per la pianificazione.
E qui arriva il trucco, aggiungi un terzo del tempo. Quindi se ci metti 45 minuti a fare un’attività, in agenda, metti 1 ora.
Se sarai lento, non salterà la pianificazione, se sarai
veloce recuperai un po’ di tempo che potrai dedicare ad un’urgenza veloce
dell’ultimo momento!
Una cosa che voglio rimettere nella lista delle cose da fare e nella quale non sono stata molto brava negli ultimi mesi è la mia routine mattutina.
Un po’ per il caldo, un po’ perché sono stata spesso fuori casa, la mia sessione di stretching mattutina è saltata.
Perché te lo racconto? Perché facendolo mi viene spesso in
mente la mia insegante che ci ricordava che molte dei nostri dolori e
contratture dipendono proprio dalle cattive abitudini in ufficio.
Spesso stiamo seduti troppo tempo di seguito, stiamo seduti
in posizioni scomode. E soprattutto, ogni volta che il lavoro si fa pesante ci
concentriamo su quello e pian piano iniziamo a non pensare a noi.
Ci hai mai pensato?
Arriva una mail che ci infastidisce e pian piano stringiamo le spalle, passa un collega che ci da fastidio e la mascella si serra, pensiamo solo al lavoro e non respiriamo più con la pancia.
In breve, ci accartocciamo su noi stessi.
Inevitabilmente l’attenzione non può essere sempre sul
nostro benessere e sul nostro corpo, ma allo stesso tempo non possiamo
dimenticarcene.
Quindi a metà mattina, e se puoi, una volta ogni paio d’ore, metti una sveglia, se possibile un suono gradevole e leggero.
E quando suona mi ricordo di raddrizzare le spalle, di fare
un respiro profondo. È un attimo, ma anche questa è cura di sé, anche questa è
un’abitudine a volersi bene!
Forse avrai notato che il mercoledì nei miei canali social esce un post dal titolo #unminutoperme .
Da cosa nasce quest’idea? Dal fatto che a volte bastano solo pochi minuti di pausa per ricaricarsi un po’, per mettere il punto e ricominciare con uno slancio in più.
La nostra giornata è fatta di lavoro, di ore intense, ma anche di pause, di tempo per sé. Come sai a questo concetto tengo tanto, perché spesso ci si dimentica che la pausa vale tanto quanto il lavoro.
E se nel momento di lavoro si lavora, e intendo lavoro vero, focalizzato, produttivo ed efficace; in quello di pausa… ci si riposa. Non si fa un secondo lavoro (guardare le mail personali), non si perde tempo inutilmente (guardando i social a caso) non si salta la pausa perché in quel momento non si stanchi… poi il fisico chiederà il conto.
Ma la pausa non è solo quella lunga e cioè la pausa pranzo o il tempo per te, quando non lavori.
Esistono anche le “micropause”, quelle che fai per pensare a te, quelle che richiedono pochi minuti.
Queste sono quelle che chiamo #unminutoperme e che servono a fare il punto, a rimettere in ordine le priorità, a fare ordine mentale e non solo.
Significa ricordarsi di riposare gli occhi dal pc ogni tanto, ascoltare una canzone che ci piace per ricaricarci, pensare a cosa farai nella tua pausa lunga, ecco quindi il fatto di pensare al titolo del prossimo libro o alla mostra da vedere o alle vacanze da pianificare.
Vuol dire anche chiudere gli occhi un minuto e ascoltarsi o darsi nuova energia con un messaggio o una chiamata ad una persona cara.
Questi minuti danno qualità alla tua giornata e al tuo lavoro. Danno energia e positività alla tua persona, non resta che ricordarsi di metterli in agenda proprio come tutti gli altri, altrettanto importanti delle faccende di lavoro!
E il tuo minuto per te qual è?
Raccontamelo nei commenti, e lo aggiungerò nei prossimi post del mercoledì!
Oggi non sono riuscito a fare nulla, mi hanno interrotto in continuazione!
Ti capita mai di dirlo o di pensarlo? Ma le cose stanno proprio così?
Mi spiego meglio. Prova a pensare ad un ricordo di tanto tempo fa, ad esempio una cosa che ti è successa da bambino. Cosa ricordi?
Di solito ci rimane in mente un particolare ben definito, chiaro. Magari il colore di un vestito, un particolare di una stanza, magari una frase che qualcuno ci ha detto. Ma se poi pensi meglio al contorno della situazione non riesci a descriverlo. Non ricordi bene dove ti trovavi, con chi eri o quanti anni avevi.
In effetti ci ricordiamo solo le cose che hanno lasciato un segno, ciò che per noi è importante e che possiede un significato in positivo, il profumo di casa, o in negativo, il rimprovero dell’insegnante, ma molto spesso le sfumature nel tempo si perdono.
E così succede anche nella nostra vita quotidiana: se ti chiedessi cosa hai mangiato la settimana scorsa, probabilmente non te lo ricorderesti, riusciresti a ricavare l’informazione pensando a cosa hai fatto, dove sei stato, ma non necessariamente sapresti elencarmi tutti i pasti. Se invece la settimana scorsa c’è stato un pranzo importante, una festa, una ricorrenza, tutto sarebbe più facile.
Dove voglio arrivare?
Al fatto che, anche nella quotidianità, la percezione del tempo dipende da quanto una cosa ci emoziona, in positivo o in negativo.
Così, se ti chiedessi quante volte sei stato interrotto al lavoro, potresti dirmi “tante”, se questo ti ha molto infastidito, perché magari stavi cercando di lavorare in modo continuativo, o potresti dirmi “poche” se magari il lavoro era noioso e quelle interruzioni hanno dato un po’ di colore alla giornata.
Quindi… quello che ti suggerisco oggi è: annotale.
Per un giorno crea la tua lista #distratting!
Tutte le volte che qualcosa ti interrompe, segnalo
nell’elenco e se puoi aggiungi anche il tempo delle interruzioni.
Poi a fine giornata scorri la lista e somma il tempo: quanto tempo hai realmente impiegato in queste distrazioni? In queste perdite di tempo?
Potresti scoprire che sono meno di quelle che pensi! Potresti anche scoprire che alcune cose che ti distraggono sono cose che ti fanno piacere e che devi solo pianificare meglio nella tua giornata: il collega che ti chiede aiuto non è per te un peso, ti fa piacere poter condividere la tua esperienza, ma non ti piace che ti venga chiesto in momenti casuali della giornata.
Ricordati anche che alcune interruzioni non sono eliminabili: il postino che arriva quando deve.
Quindi, ricapitolando, di che natura sono le interruzioni?
Se sono “tempo perso”, ora sai quante sono e quanto tempo ti
rubano. Questo è il primo passo per eliminarle. Usi i social per lavoro e poi
perdi un’ora a guardare gli ultimi post? Datti un tempo per navigare 😉
Se non sono tempo perso, sono gestibili. E qui, intervengo io, aiutandoti ad organizzare meglio il tuo tempo. Se imparerai a gestire bene le mail, non interromperanno il tuo lavoro. Così si può evitare che il tuo ufficio sia un continuo andirivieni di colleghi impostando una buona comunicazione di informazione nel gruppo di lavoro.
Ma, ricorda, il primo passo è sempre la consapevolezza.
Quindi crea la tua lista #distratting e inizia a vedere se veramente la tua percezione corrisponde alla realtà e verifica di quanto tempo si tratta.
Poi… impariamo a gestire meglio il tuo tempo insieme!
