L’ultima volta abbiamo parlato di decluttering digitale e di contatti, quella però era solo la prima parte di ciò che volevo dirti : non sono meno importanti infatti i nostri dati. Infatti spesso abbiamo file di ogni genere con mille versioni e.. poco ordine. Come già si diceva corre una grande differenza tra archivio e insieme di dati.
Ho pensato quindi di condividere un po’ di idee che possono tornarti e utili. Piccole cose che però possono semplificare il nostro modo di lavorare.
- Mentre sto lavorando a qualche progetto mi piace tenere traccia delle varie versioni dei file, soprattutto se il lavoro è condiviso con altre persone, nel caso si perda qualcosa o si voglia riprendere una vecchia idea. Per questo il file sul quale lavoro e che rappresenta le ultima versione lo evidenzio con la data di lavorazione “titolo_data”. Puoi anche scegliere di mettere la versione e ed relativo numero, quindi “titolo_v1”. Ti sconsiglio di mettere parole come definitivo “_def”, finale “_fin” o rivisto “_rev” durante le lavorazioni.. creano molta confusione. Idem il nome dell’ultima persona che ci ha lavorato. Il trucco è lasciare un solo file, il più recente, e raggruppare tutti gli altri in una cartella “vecchi” o “versioni precedenti”, così sai subito su quale lavorare ed in caso ce ne fosse bisogno.. vai a recuperare gli altri.
- Una volta finito il progetto, elimina i file vecchi e fai ordine su quelli che rimangono. Sarà facile al momento e quasi impossibile quando tonerai ad usare quella cartella fra qualche mese. Ricordati che il segreto di un buon archivio è che sia ordinato e chiaro. Quindi perdi un po’ di tempo a scegliere quale può essere il metodo migliore per te, e cioè quante e quali cartelle creare. Tieni a mente che la soluzione migliore è la più semplice: ricorda quindi di mettere nomi chiari e date per esteso che ti aiuteranno in futuro, non scordare l’anno che il tempo passa per tutti!
- Se hai dei file che usi spesso, tipo la carta intestata o “lettere tipo”, crea un file “modello”. Poi ogni volta che lo devi usare, non lavorare sul modello, piuttosto fai una copia, cambia il titolo e lavora sulla nuova versione, così avrai sempre il formato base a disposizione e non rischi di creare confusione.
- Per quanto riguarda le fotografie, ti consiglio di scaricarle regolarmente e archiviarle per data, sempre a mente fresca perché sarà più semplice. Fai anche uno sforzo eliminando quelle che non sono venute bene o che non ti piacciono e sistema le rimanenti. Evita di tenere cartelle di foto alla rifusa e piene anche di immagini che… non riguarderai mai! Tieni quelle significative e belle, il resto via! Ti consiglio anche di eliminarle dalla carta SD e fare invece un backup dei dati, altrimenti ogni volta dovrai scaricare le ultime immagini le dovrai scegliere o scaricare molti dati.. quindi tieni leggera anche la tua memory card.
- Ricordati anche che l’archivio è uno e non tanti, quindi se usi molti dispositivi, chiavette o cartelle condivise nei cloud, è fondamentale che uno solo sia il punto di riferimento. Io di solito uso i cloud per i file di lavoro, così da averli sempre a portata di mano, ma una volta finito il progetto.. si sistema e si archivia, liberando anche il cloud. Idem le varie memorie: sono utili per copiare e spostare i file, ma non possono essere un pezzetto dell’archivio, sono mezzi di lavoro.
- Come per i contatti della rubrica, una volta l’anno riguardo un po’ il mio archivio e vedo se ci sono cose da eliminare. Un po’ su tutto: raccolte di fotografie, libri, film.. e dati, faccio insomma il mio decluttering digitale anche sui dati. Ti consiglio di provare anche tu, tieni aggiornato e chiaro il tuo archivio, rendilo funzionale alle tue esigenze e di questa versione finale, fai un bel back up. Non ne occorrono svariate versioni, ma almeno una è necessaria.
Che dici? Da quale punto vuoi iniziare?
La settimana scorsa ti ho parlato di decluttering e di semplificazione e soprattutto di spazi della casa e del’ufficio, ma il decluttering non è soltanto fisco, anzi! E oggi mi piace farti pensare agli aspetti digitali sui quali si può declinare l’approccio di semplificazione, pulizia ed essenzialità.. cuore del decluttering 🙂
In particolare l’aspetto digitale sul quale mi voglio soffermare sono.. i contatti. Iniziamo con la rubrica: quanti contatti abbiamo dei quali non ricordiamo nulla? Ha senso tenerli? Se nel telefono abbiamo salvato al volo “Francesco” e poi conosciamo sei persone che si chiamano Francesco… e al momento ci era tutto chiaro, ora.. questo contatto del quale abbiamo un numero e nessun ricordo.. lo chiameremo mai? Io non credo.. quindi, di nuovo, perché tenerlo?
Fai in modo che le informazioni presenti nella tua rubrica siano chiare ed utili. Infatti che c’è una bella differenza tra raccolta di numeri e rubrica. La prima contiene tutto ciò che ha a che fare con i contatti, siano telefonici, mail, indirizzi e via dicendo.. la seconda è ordinata e soprattutto aggiornata e funzionale.
Il primo passo dunque è eliminare tutto ciò che alla mente non dice nulla, o i contatti di persone che hai contattato solo in un’occasione e poi non userai più. Tieni solo i contatti che ti sono utili o delle persone alle quali sei legato, credimi, sarà più semplice trovare ciò che ti serve. Questo non significa eliminare i numeri che hai da tempo ad esempio di persone che senti raramente.. quelli hanno un valore ed un ruolo, sono parte della tua memoria ed è sempre piacere sapere che farai o che stai ricevendo una chiamata da un vecchio amico!
Come fare poi per i numeri “di servizio”: idraulici, dottori, ristoranti.. Io, ad esempio, ho in rubrica diversi numeri di ristoranti o di b&b che chiamo spesso e che ho piacere di avere a portata di mano. Per riconoscerli facilmente aggiungo una nota per ricordarmi che rientrano in questa categoria “ristoranti” o “b&b”. Scegli il metodo che è più affine al modo in cui cerchi i numeri. Puoi creare un gruppo, puoi mettere una sigla prima del nome, puoi usare delle app specifiche. Scegli quello più semplice!
Il secondo passo è ordinare quelli che rimangono. Se hai più contatti della stessa persona, o un contatto che ha solo la mail ed un altro solo il cellulare, uniscili, così quando dovrai chiamarli.. non dovrai cercare quello che nella lista si riferisce al telefono e non alla @.
Se poi hai dei contatti frequenti, può essere utile personalizzarli, con una suoneria differente ad esempio, e soprattutto metterli nella memoria veloce. Mi raccomando non metterne tanti, già 3 sono sufficienti.. altrimenti dovrai ricordare anche a che numero avrai assegnato il contratto veloce.
Ultimissima cosa.. io ho scelto di creare dei contatti “ICE”. Cosa sono? Sono i numeri da chiamare in caso di emergenza. Così, in caso di necessità.. non chiameranno il primo numero della rubrica, che ovviamente sarà il mio capo o il mio compagno di banco delle elementari, ma quello della persona a me vicina. Se vuoi approfondire la questione, clicca qui.
Bene.. ora che la tua rubrica è sistemata.. perché non fare un bel back up? Io utilizzo la semplice funzione di google che mi permette di avere gli stessi dati sul telefono e sul computer, così in caso di danneggiamento o di perdita, sarà sufficiente riscaricare i contatti. Ma se preferissi altri metodi, ci sono diverse app utili allo scopo ed i vari operatori telefonici propongono molteplici soluzioni.
Di solito mi piace fare questo riordino una volta l’anno.. ma visto che la mia rubrica sta cadendo nel caos, dovrò provvedere quanto prima e quindi.. perché non cominci anche tu?
Una volta che avrò fatto decluttering nei miei contatti.. continuerò anche con i contatti sui social.. già, perché ogni tanto può essere utile scorrerli tutti e valutare di aggiornare un po’ i nostri profili virtuali.
Quando sono in difficoltà o comincio a fare qualcosa di importante ho bisogno di avere spazio attorno a me. I miei spazi di lavoro sono sempre molto sgombri, che si parli di scrivania per lavorare ad un progetto o che si parli di preparare una torta e si pensi al piano della cucina. Se però tu dessi una sbirciata dentro casa o in un qualche cassetto della scrivania scopriresti che non sono particolarmente spogli o vuoti. Come conciliare dunque queste due necessità? Ciò di cui voglio parlare oggi è quello che di solito si racconta parlando di space clearing. Per fare questo voglio raccontarti il mio percorso e spiegarti le motivazioni che mi hanno spinto ad apprezzare e sposare quest’approccio, credo infatti che possa essere utile anche a te.
Tutto è cominciato da un momento di malessere, di indecisione sul futuro: avevo la necessità di cambiare qualcosa, dentro di me, era infatti un momento di transizione. Per poterlo affrontare e prendere una decisione serenamente e coscientemente avevo bisogno di chiarire i miei pensieri. Per avere ordine dentro di me era necessario ordinare lo spazio attorno a me, e così ho cominciato. E ti assicuro che come dice il proverbio “chi ben comincia è a metà dell’opera”, così è successo. Già, si inizia da una superficie, poi un cassetto, quindi un mobile.. e via tutta una stanza e poi non basta più! Ci si occupa anche della soffitta. Ma perché questo processo inarrestabile? Come si può provare piacere nel riordinare ed eliminare? Come sempre.. basta ascoltarsi e capire. Spesso, come mi avrai sentito dire, le cose delle quali ci contorniamo non sono necessarie, le abbiamo perché sono un acquisto sbagliato, perché sono un regalo non azzeccato, perché fanno parte di ciò che siamo stati e che ora non siamo più, perché sono inutili e le asciamo lì. Ma tutte queste cose sono un piccolo grande bagaglio, occupano spazio nella nostra casa e nella nostra mente. Sono in verità un carico, qualcosa di cui non vogliamo occuparci e che accantoniamo. Però.. sii sincero.. gli spazi che occupano, il carico che creano, sono in verità rubati al nostro benessere e anche ignorandoli, prima o poi torneranno ad occupare i nostri pensieri e qualcosa bisognerà fare. Quindi se fai tuo questo questo concetto diventerà necessario inizare e sarai felice di liberarti di ciò che ti priva di spazio, di gioia e di energia. L’energia che non sarà dedicata ad occuparsi (o a ignorare) il superfluo sarà invece libera di trovare nuovi spunti, nuove gioie, nuovi progetti. Ed è questo il bello di prendersi cura dei nostri spazi: la casa, l’ufficio.. ma non solo. E per questo che amo sistemare la mia scrivania la sera.. la mattina successiva tutte le mie energie saranno pronte per un nuovo progetto! Il piano della mia cucina dove ho appoggiato tutti e solo gli ingredienti della nuova ricetta che ho deciso di provare, mi permettono di assaporarla in ogni suo dettaglio.. e così anche vale anche per gli spazi della casa: faccio in modo che contengano solo ciò che è importante e nulla di più.. devono trasmettermi la coccola al rientro del lavoro ed il bello di sentirmi a casa, libera pensare a nuove idee.
Lo space clearing però non è uguale per tutti, non tutti abbiamo bisogno delle stesse cose, ma il principio sì, è uguale per tutti. Se qualcosa è inutilizzabile, privo di valore affettivo, appesantito di brutti ricordi o non adatto a te.. eliminalo! Fai spazio a ciò che ti è utile e ti piace, circondati solo di cose utili e piacevoli.. non sono molte e sono quelle giuste. Vai avanti, procedi, un passo alla volta finché non sentirai il magico “click” il punto che differenzia il tuo percorso di space clearing dal mio e che lo rende tanto forte e potente per te. Il “click” che ti dice ora basta, sono arrivato al momento finale, ho eliminato ciò che per me è superfluo.. ora arriva la svolta e si ricomincia! Ora sei libero di dedicare spazi ed energia a te stesso!
Lo so, magari ti sembra fantascienza, ma io credo fermamente che sia un percorso utile e che porti un profondo benessere, perché l’ho provato su di me e perché ho capito il valore di sapersi ascoltare e seguire le proprie necessità. E ti sembrasse proprio impossibile, io sono qui pronta per farti fare il primo passo ed accompagnarti fino all’ultimo, da brava PO, è mio compito aiutarti a trovare la tua strada 🙂
E’ tempo di tornare al lavoro .. e questa settimana voglio condividere qualche idea per rendere questa ripresa un po’ più soft!
- Il primo giorno dedica qualche minuto in più a salutare i tuoi colleghi. Senza esagerare con i racconti delle vacanze, ma non è certo tempo perso condividere un po’ di bei ricordi!
- Rendi un po’ più tua la tua scrivania, il tuo ufficio. Se non l’hai fatto prima di andar via fai un po’ di ordine. Sistema la cartolina che hai portato con te o quel piccolo souvenir, la prossima pausa sarà più allega. Un po’ d’aria fresca dalle finestre poi farà entrare nuova energia. Ora sei pronto per partire 🙂
- Il primo giorno non prendere appuntamenti, riunioni. Dedicalo a ri-ambientarti, a riprendere le fila di ciò che hai lasciato e a programmare le prossime attività! Da dove cominciare? Dalle note fatte gli ultimi giorni di lavoro.
- Ultima cosa.. leggi le mail. Non farlo come prima attività del giorno, prima riprendi il tuo tempo, il tuo spazio e poi.. il tuo lavoro. Leggile una a una, senza saltarne nessuna. Elimina quelle inutili, archivia quelle che non richiedono attività e pian piano.. inizia il lavoro.
All’inizio non sarà facile, quindi almeno i primi giorni non pretendere il ritmo efficiente di sempre, prendi le tue pause. Poi l’efficienza tornerà quella di sempre.
E dopo la prima giornata un po’ più soft.. ricorda di dedicare un po’ di tempo a te, al tuo tempo libero.. ricarica le energie e domani il lavoro sarà più semplice!
Eccoci agli ultimi giorni di lavoro.. non vedi l’ora di andare un po’ in vacanza e staccare la spina, vero? Hai perfettamente ragione!
Dopo tanto e intenso lavoro è naturale non avere molta voglia di fare e desiderare solo di ricaricare le batterie. Ma non complicare il tutto, fai un ultimo sforzo in modo che il tuo rientro al lavoro sia meno faticoso possibile 🙂 Ecco qualche idea che ti può tornare utile.
Primo: fai più che puoi, ora è più semplice. Sì, perchè anche se ora sei stanco.. la motivazione di una vacanza è la cosa migliore per tirare fuori le ultime energie e chiudere i lavori ed i progetti in sospeso. Quindi, bando alle ciance, non c’è molta soluzione se non rimboccarsi le maniche e lavorare il tempo che ci resta in modo efficace e produttivo. Credimi, lo sforzo che fai ora è comunque minore di quello che faresti al rientro, perchè il ritmo di lavoro è ancora buono, quindi sfrutta appieno quest’aspetto e temina più cose possibili.
Poi, per ogni lavoro terminato, elimina ciò che non serve, archivia il necessario e riodina il resto. Fallo subito, sarà più semplice e soprattutto ora ti è tutto chiaro, al rientro delle vacanze.. lo sarà meno e quindi sarà solo fatica in più.
Bene, pensiamo adesso a quello che rimane. Per rendere il rientro più semplice possibile scrivi una lista di tutte le cose che non hai avuto modo di terminare, una lista di tutti i lavori ed i progetti sui quali stai lavorando. Magari per ogniuno scrivi qualche riga per ricordarti ciò che hai fatto e a che punto sei.
Allo stesso modo fai altre due liste: una delle cose che devi fare ed una delle cose che aspetti da qualcuno o che non dipendono da te, quindi di tutto ciò che quindi hai delegato. Se i punti fossero tanti, magari dividili per lavoro o per progetto.
Ti potrà sembrare una cosa noiosa.. ma come si diceva ora ti è tutto chiaro, poi, se avrai fatto le vacanze come si deve, e avrai proprio staccato la spina.. non ti ricorderai tutto alla perfezione.. e avere una scaletta con cui partire, sarà utilissimo: non dovrai rifare il punto della situazione e saprai già da cosa iniziare.
Fai anche mente locale delle scadenze e degli appuntamenti e controlla che tutto sia segnato sul calendario correttamente.
Bene.. non resta che fare un po’ di pulizia. Ciò che è chiuso è già sistemato, quindi non rimane molto.. giusto? Per i progetti in corso, raggruppa le carte, elimina l’inutile, archivia il necessario e riordina le ultime carte. Se sono troppe dividi anche le carte per progetti, magari con qualche cartellina colorata e qualche bella ettichetta.
Fallo per la tua scrivania.. e anche per anche le mail. Elimina, archivia ed ettichetta. 🙂
Non stai scordando nulla? Il desk del tuo pc! Pulisci e riordiana anche lì, alrimenti…quale sarà l’ultima versione del file sul quale hai lavorato tanto? Tieni sempre i file e le cartelle aggiornate e fai spesso un buon back up! Magari può essere un buon momento per farne un’ultima versione.
Non resta che sitemare le ultime cose sul tavolo.. penne nel porta penne, graffette con graffette (magari integra ciò che manca o segnati gli acquisti da fare) .. un po’ d’acqua alla pianta che ti fa compagnia.. e spegni pc, aria condizionata, luce… led compresi! L’ambiente ringrazierà ed anche la bolletta.
E ora, due giri di chiave per chiudere la porta ed anche la testa.. ciò che è lavoro rimane lì, è tutto pronto per il rientro, ma tu.. stacca la spina! E… Buona vacanza!
