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Qualche Rapido Consiglio Per Ottimizzare Il Tuo Lavoro

Qualche rapido consiglio per ottimizzare il tuo lavoro

L’ultima volta abbiamo parlato di decluttering digitale e di contatti, quella però era solo la prima parte di ciò che volevo dirti : non sono meno importanti infatti i nostri dati. Infatti spesso abbiamo file di ogni genere con mille versioni e.. poco ordine. Come già si diceva corre una grande differenza tra archivio e insieme di dati.

Ho pensato quindi di condividere un po’ di idee che possono tornarti e utili. Piccole cose che però possono semplificare il nostro modo di lavorare.

  • Mentre sto lavorando a qualche progetto mi piace tenere traccia delle varie versioni dei file, soprattutto se il lavoro è condiviso con altre persone, nel caso si perda qualcosa o si voglia riprendere una vecchia idea. Per questo il file sul quale lavoro e che rappresenta le ultima versione lo evidenzio con la data di lavorazione “titolo_data”. Puoi anche scegliere di mettere la versione e ed relativo numero, quindi “titolo_v1”. Ti sconsiglio di mettere parole come definitivo “_def”, finale “_fin” o rivisto “_rev” durante le lavorazioni.. creano molta confusione. Idem il nome dell’ultima persona che ci ha lavorato. Il trucco è lasciare un solo file, il più recente, e raggruppare tutti gli altri in una cartella “vecchi” o “versioni precedenti”, così sai subito su quale lavorare ed in caso ce ne fosse bisogno.. vai a recuperare gli altri.
  • Una volta finito il progetto, elimina i file vecchi e fai ordine su quelli che rimangono. Sarà facile al momento e quasi impossibile quando tonerai ad usare quella cartella fra qualche mese. Ricordati che il segreto di un buon archivio è che sia ordinato e chiaro. Quindi perdi un po’ di tempo a scegliere quale può essere il metodo migliore per te, e cioè quante e quali cartelle creare. Tieni a mente che la soluzione migliore è la più semplice: ricorda quindi di mettere nomi chiari e date per esteso che ti aiuteranno in futuro, non scordare l’anno che il tempo passa per tutti!
  • Se hai dei file che usi spesso, tipo la carta intestata o “lettere tipo”, crea un file “modello”. Poi ogni volta che lo devi usare, non lavorare sul modello, piuttosto fai una copia, cambia il titolo e lavora sulla nuova versione, così avrai sempre il formato base a disposizione e non rischi di creare confusione.
  • Per quanto riguarda le fotografie, ti consiglio di scaricarle regolarmente e archiviarle per data, sempre a mente fresca perché sarà più semplice. Fai anche uno sforzo eliminando quelle che non sono venute bene o che non ti piacciono e sistema le rimanenti. Evita di tenere cartelle di foto alla rifusa e piene anche di immagini che… non riguarderai mai! Tieni quelle significative e belle, il resto via! Ti consiglio anche di eliminarle dalla carta SD e fare invece un backup dei dati, altrimenti ogni volta dovrai scaricare le ultime immagini le dovrai scegliere o scaricare molti dati.. quindi tieni leggera anche la tua memory card.
  • Ricordati anche che l’archivio è uno e non tanti, quindi se usi molti dispositivi, chiavette o cartelle condivise nei cloud, è fondamentale che uno solo sia il punto di riferimento. Io di solito uso i cloud per i file di lavoro, così da averli sempre a portata di mano, ma una volta finito il progetto.. si sistema e si archivia, liberando anche il cloud. Idem le varie memorie: sono utili per copiare e spostare i file, ma non possono essere un pezzetto dell’archivio, sono mezzi di lavoro.
  • Come per i contatti della rubrica, una volta l’anno riguardo un po’ il mio archivio e vedo se ci sono cose da eliminare. Un po’ su tutto: raccolte di fotografie, libri, film.. e dati, faccio insomma il mio decluttering digitale anche sui dati. Ti consiglio di provare anche tu, tieni aggiornato e chiaro il tuo archivio, rendilo funzionale alle tue esigenze e di questa versione finale, fai un bel back up. Non ne occorrono svariate versioni, ma almeno una è necessaria.

Che dici? Da quale punto vuoi iniziare?

Sono un’amante dell’organizzazione e della semplificazione.
Per te voglio fare lo stesso: alleggerire e rendere funzionali i tuoi spazi ed il tuo tempo. Così tu sarai libero di vivere le tue passioni, di vivere te stesso!

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