Uno dei problemi quando non si è in ufficio è quello di non perdere i contatti con i colleghi. Spesso dobbiamo essere informati o informare gli altri di ciò che ci succede in modo che la squadra di lavoro sia sempre aggiornata e possa lavorare al meglio. Come fare?
Innanzitutto una buona soluzione è quella di definire un metodo di lavoro prima di iniziare la trasferta. Cioè a tavolino, con i tuoi colleghi, scegli come operare e condividi il metodo. Decidi quindi quali mezzi di comunicazione usare e come. Così facendo poi sarà più semplice perché sarà già tutto condiviso nel team.
Ecco tre idee da tenere a mente.
La prima è il calendario condiviso che è davvero una cosa tanto semplice, quanto utile perché annotando gli impegni e le trasferte si fa in odo che tutti siano al corrente di quando le persone non sono in ufficio e magari non raggiungibili al cellulare, perché ad esempio sono in riunione o in aereo.
Una seconda cosa molto utile è quella di programmare delle brevi riunioni di aggiornamento. Quindi, definire data e ora per una chiamata telefonica, una chiamata skype o hanghouts.
Perché questi incontri siano funzionali è bene che:
- le persone coinvolte siano quelle che effettivamente che lavorano nel progetto. Inutile chiamare qualcuno in più solo per farlo ascoltare, sarà più semplice stilare delle minute e salvarle in una cartella in rete e condivisa da tutti.
- Quando si avvisano le persone dell’incontro, definisci anche la durata. Puntualità e brevità sono fondamentali, il tempo è importante per tutti, sia chi è in ufficio, sia chi è in trasferta.
- Una volta terminata la chiamata è importante fare in modo che ci siano delle brevi, ma puntuali minute.
Ti suggerisco delle brevi riunioni di aggiornamento, piuttosto che delle singole chiamate perché così non dovrai ripetere le stesse cose a più persone. E meglio poter comunicare a tutti in una volta sola, a patto però che la chiamata sia puntuale ed efficace, così da non bloccare il lavoro altrui.
I messaggi via chat possono essere molto utili, ma fai in modo che siano a loro volta sintetici e soprattutto chiari. Spesso se si è fuori ufficio si è anche in movimento, quindi i messaggi chat non saranno utili come potrebbero essere altre occasioni, potrebbe infatti essere più semplice un messaggio vocale.
Terzo e ultimo consiglio, ma certo non meno importante, è quello di usare un app per condividere i progetti. Magari un app che consenta di definire per ogni singolo progetto l’insieme di cose da fare, assegnando alle singole persone le cose fa fare. Di opzioni ce ne sono tantissime, io ti consiglio “Trello”.
Con questa app puoi assegnare ad ogni progetto una bacheca e al suo interno organizzare le cose da fare con i relativi referenti. Inoltre è possibile monitorare lo stato del progetto spostando i singoli task nel lato “da fare”, “in corso”, “fatto”. Ogni nota poi può essere arricchita di immagini e commenti.
Inutile dire che le app sono utilissime anche per fare la famosa lista dei to do e delle deleghe, così ancora una volta sarà tutto sotto controllo e aggiornato! Proprio come si diceva nell’ultimo post.
Ho voluto darti qualche idea, ma se ti capita di fronteggiare altri aspetti difficili del lavoro a distanza, condividili! Sarà un piacere trovare una soluzione insieme.
Una delle cose piu’ difficili è lavorare in gruppo sugli stessi file, soprattutto a distanza. Come ricordare quale e’ l’ultima versione? Come segnare dei commenti? Come essere sicuri di non perdere nessuna delle modifiche fatte? Ma soprattutto: come avere tutto a portata di mano?
Per poter avere sempre a disposizione i dati, ovunque ci troviamo, non c’è soluzione migliore dei cloud. Soprattutto oggi che è possibile lavorare direttamente sui file in rete, senza doverli scaricare e ricaricare. Quindi sfruttiamo al meglio le potenzialità di questi sistemi senza dimenticare alcune accortezze.
Una cosa da tenere a mente, ad esempio, è che le modifiche che facciamo nei file saranno automaticamente salvate. Se utilizziamo quindi Dropobox, Google Drive o OneDrive, ricordiamo che in caso volessimo tenere traccia delle versioni precedenti è più semplice fare una copia, rinominarla, e lavorare su questa. E’ comunque possibile risalire alle versioni precedenti, ma semplifichiamo l lavoro e troviamo un metodo semplice e veloce che ci consenta di avere un file unico ed aggiornato.
Come non fare poi confusione tra le varie versioni dei file? Io trovo molto utile mettere le date nel nome del file: xxx.24 marzo17 oppure xxx.v1. Perché funzionino i nomi dei file devono essere significativi, brevi e con la data.
Ancora una volta e’ meglio condividere il metodo che si intende utilizzare con il gruppo di lavoro prima di iniziare il progetto e possibilmente definirlo insieme. Definisci quindi come nominare i file, le cartelle e anche chi fa che cosa, così sarà più semplice per tutti seguire un unico sistema di archiviazione e sapere a chi si dovrà fare riferimento per le diverse attivita’.
E’ importante ricordare anche che ci sono tre fasi del lavoro:
- La prima nella quale si decide come procedere, si preparano le cartelle condivise e si imposta la struttura delle cartelle interne.
- La seconda nella quale si lavora e si producono i diversi file. In questa fase io suggerisco anche di creare una cartella “old” o “versioni precedenti” e spostare lì tutte le versioni non più in uso e lasciare fuori dalle cartelle un unico file, il più aggiornato.
- La terza, a lavoro concluso, nella quale di eliminano le vecchie versioni (le cartelle “old” o “vecchie versioni”), si tiene solo la versione definitiva e si archivia quest’ultimo file. Non considerare questa parte meno importante, perché a distanza di mesi, non ricorderai più il significato dei vari nomi dei file e sarà difficile ritrovarsi nel marasma di cartelle.
Una cosa importante da valutare per i lavori condivisi è di tenere le cartelle dei cloud sempre aggiornate e leggere. Evita di farle diventare degli archivi. Sono dei mezzi di lavoro e devono essere facilmente e velocemente consultabili. Quindi non salvare le cose dicendo “poi le sistemo”, mantieni sempre i file in ordine e con metodo.
- Dividi i file per progetti e tipologie.
- All’interno delle cartelle raccogli quelli non in uso in una cartella “old” o “vecchie versioni”.
- Crea una cartella di “utili” e porta sempre con te tutte quelle cose che potrebbero sempre servire, diciamo le cose un po’ più di rappresentanza: la brochure aziendale, il pdf del calendario degli eventi e così via. Quando poi torni in ufficio ricordati di aggiornare anche questa cartella con le ultime novità.
- Se utilizzi i cloud per le cose di lavoro e anche quelle personali, separa i file a monte, cioè con due cartelle “lavoro” e “personale”. Non è bello aprire il pc per prendere il file del budget davanti a clienti importanti e vedere le foto dell’ultima vacanza al mare.
Se questi consigli ti sono piaciuti puoi fare uno step in più e utilizzare l’account Team su Dropbox, così condividi solo i file di lavoro con chi vuoi tu e vedi a che punto è il lavoro.
Spero che questi consigli possano esserti di aiuto e se hai qualche esigenza particolare, come sempre, io sono qui a tua disposizione!
Come fare per ricordare tutto ciò che c’è da fare anche quando non siamo in ufficio? Gli strumenti sono tanti e ne parleremo nei post di questo mese. Iniziamo da una cosa che non può mancare: il calendario. Siccome parliamo di lavoro condiviso e a distanza non può che trattarsi di un calendario elettronico.
Ne puoi utilizzare moltissimi, spesso sono già presenti nei client di posta, altri sono scaricabili gratuitamente come app ed ne esistono di specifici anche a pagamento. Oggi vorrei però focalizzarmi su uno dei più noti per capirne le potenzialità e per capire come il calendario condiviso sia davvero uno strumento utile, direi indispensabile. Prenderò quindi ad esempio Google Calendar.
Ad ogni utente google puoi associare diversi calendari e per ognuno puoi decidere con chi condividerlo. Puoi inoltre scegliere se questo calendario può essere solo visualizzabile o anche modificabile dalle altre persone.
Per ogni impegno che aggiungi, puoi scegliere da subito il calendario di appartenenza, definire una ripetibilità (ad esempio un corso che si svolge tutti i mercoledì) e soprattutto mettere un reminder (con allarme pop up o via mail). Ogni calendario ha gli appuntamenti di un colore differente, così sarà più semplice riconoscerli visivamente. Inoltre di volta in volta, potrai scegliere se visualizzare o meno gli impegni di quel calendario.
A seconda della lunghezza temporale dell’impegno, google calendar ti segnerà uno slot più o meno grande nella tua agenda giornaliera. Questo aiuta a visualizzare l’importanza, in termini di tempo, delle varie attività della giornata. Se poi alcune si sovrappongono potrai visualizzarlo immediatamente.
Infine, se imposti i tuoi impegni in google calendar e poi scegli di usare un’altra app per gestire il calendario nei tuoi devices, nessun problema, potrai sincronizzare tutto.
Se non sei ancora convinto e ti stai ancora chiedendo perchè utilizzare un calendario condiviso.. ecco un po’ di validi motivi.
- Perché se lo sincronizzi su tutti i dispositivi: cellulare, tablet e pc avrai tutti i dati aggiornati e disponibili.
- Perché se non lavori da solo, altri possono vedere i tuoi impegni e sapere quando cercarti e quando sei impegnato. E’ un’ottima soluzione per non sentirsi dire “sono in riunione”.
- Perché se il tuo lavoro è condiviso con altri, tutti saranno aggiornati sulle modifiche degli impegni e delle scadenze programmate dal resto del gruppo di lavoro.
- Perché se vuoi vedere solo i tuoi impegni (del calendario personale si intende), puoi non visualizzare i restanti calendari. Allo stesso modo se sei con un cliente, puoi visualizzare solo gli impegni del lavoro e non far vedere quando sei dal dentista.
- Infine.. essendo un cloud, nello sciagurato caso in cui tu perda il cellulare o se volessi cambiare tablet o volessi usare il pc non di tua proprietà.. i dati saranno sempre disponibili nella forma nella quale li hai inseriti e con la stessa visualizzazione di insieme. Sarà più semplice ed immediato ritrovarsi.
Se poi ci prendi gusto.. ti segalo anche che l’uso di questo tipo di calendari potrebbe essere molto utile anche al tuo marketing: è infatti possibile condividere eventi speciali con clienti o mostrare quando sei disponibile pubblicandolo nel calendario grazie a pochi semplici passaggi. Con le versioni avanzate sarà poi possibile verificare se le sale riunioni o le risorse condivise sono disponibili e prenotabili.
Come sempre non ci sono solo lati positivi.. quindi sappi che per quanto sia semplice potresti incorrere in alcuni errori, ad esempio segnare gli appuntamenti nei calendari sbagliati o affidarsi troppo alle impostazioni di defoult. Quindi separa gli impegni, ma senza esagerare nel numero di calendari, e presta un po’ di attenzione quando registri i nuovi impegni.
Vedrai con l’abitudine sarà tutto molto semplice e comodo.
Se poi gli impegni sono sempre tanti e organizzare i flussi di lavoro è un problema, sono a tua disposizione!
Questo mese ho scelto di parlarti di sostenibilità e ti ho spiegato la nascita di questo termine ed in particolare ho parlato di generazioni future. Ma ha davvero tanta importanza occuparsi del nostro impatto? Da un punto di vista etico, sicuramente. Ma questa è una scelta del tutto personale, non c’è che dire, quindi c’è a chi importa e a chi meno. Ma spesso molte conseguenze di ciò che facciamo hanno degli impatti anche su di noi e non tanto nel lungo termine, come si può pensare, ma anche nell’immediato.
Ad esempio? Ripensando alla sostenibilità personale, se non facciamo un corretto bilancio di energie e risorse, finiremo per essere stressati, o addirittura per non averne più per ciò che conta. Inutile dire che uno scorretto uso delle risorse economiche ha degli impatti importanti sulla nostra vita. Ma un po’ per deformazione, vorrei farti notare come ci sono tanti piccoli comportamenti che mirano alla sostenibilità ambientale, ma che in verità aiutano anche quella della nostra persona.
Vuoi qualche spunto? Te ne faccio un po’.. e tutti semplici, anche solo per strapparti un sorriso.
- Pensa alla spesa che fai.. pensa a quante cose compriamo e che diventano subito rifiuto.. quei prodotti o quelle parti del prodotto (e penso soprattutto agli imballaggi) che, non appena arriviamo a casa, vengono eliminati.. e saremo noi a dovercene occupare, come rifiuto.. quindi.. perché non eliminarle alla radice?
- Se devi comprare della frutta per fare un’ottima composta.. perché non prendere quella detta di seconda scelta.. che in verità è solo meno bella, ma ugualmente buona e sicuramente meno costosa?
- Hai mai pensato a quanto dentifricio rimane nel tubetto quando pensiamo di averlo finito? Perché non tagliarlo? Questo mancato spreco è un piccolo risparmio.
- Ricordarsi di spegnere le luci, i led ed il riscaldamento quando usciamo dal lavoro.. è un risparmio, non solo per l’ambiente, ma anche un nostro risparmio economico.
- Così stampare fronte retro e preferire le forme di archiviazione elettronica. Se ci pensi, evitare di stampare mail o documenti che non servono, significa anche non doversi poi occupare di archiviarli o di eliminarli. Se non c’è una ragione specifica.. perché stampare senza motivo?
Ecco questi sono solo alcuni esempi.. che forse ti sono sembrate cose da poco, ma se ci pensi.. sono tanti piccoli comportamenti che aiutano sì l’ambiente e la sostenibilità, riducendo il nostro impatto, ma allo stesso tempo hanno anche degli effetti su di noi.. e questi sono positivi! Meno rifiuti, meno spreco, significano risparmio di energie, tempo e denaro, quindi.. perché non prendere i famosi due piccioni con un fava?
Ti racconto tutto questo perché con grande piacere da questo mese.. inizia la mia newsletter! Arriverà ogni mese e raccoglierà i post del mese, ma non solo. Ci sarà anche un semino green, un piccolo suggerimento anche sulla sostenibilità e sull’ambiente, ci saranno i Greening Seeds.
Quindi, cosa aspetti ad iscriverti? 🙂
Per me la sostenibilità in ufficio significa trovare un giusto equilibrio tra lavoro e pausa. Queste due parti hanno entrambe molta importanza e devono essere il più efficaci possibili, solo così il tuo lavoro sarà produttivo e di valore.
Per rendere la pausa degna di tale nome è necessario che i nostri momenti di lavoro siano alternati a momenti in cui il nostro cervello smette di funzionare e si rilassa. Questo momento è importante tanto quanto il lavoro, perché è il momento in cui le idee si sedimentano, si riordinano, senza che noi ci prestiamo attenzione. E’ quindi fondamentale tanto quando lavorarci su. Fare una pausa non significa guardare le mail, non significa fare una telefonata, significa piuttosto alzarsi dalla scrivania, bere un caffè, prendere una boccata d’aria. Culturalmente la pausa viene identificata come uno spreco e non le viene dato il corretto valore in termini di efficacia del lavoro che poi ne dipende. Quindi, io ti invito invece a dare importanza e valore anche alla tua pausa, ad imparare a guardare fuori dalla finestra, ad aprirla di tanto in tanto per cambiare aria e perché no.. a fare due passi.
La pausa ha valore però se ha valore anche il nostro lavoro. Quindi c’è poco da fare per rendere efficace il nostro lavoro, non c’è che mettersi all’opera e darci dentro. Dunque bando alle ciance.. quando si lavora, si lavora, non c’è molto altro da dire. Datti un tempo e rendi quell’intervallo di tempo il più fruttuoso possibile. Alternando pause e lavoro, vedrai che anche lo spazio di lavoro sarà migliore. Se poi ti distrai a causa delle mail e delle telefonate, prevedi nell’arco della giornata delle sessioni specifiche per questi compiti. Quindi scegli tu quando controllare la mail, non farlo in continuazione, ma fallo ogni tot tempo e con coscienza. Idem le telefonate, così facendo lascerai anche del tempo al tuo lavoro di puro intelletto, senza interruzioni. E se non l’avessi già intuito.. togli tutte le notifiche, quando si lavora, si lavora.. inutile sapere che è in arrivo una nuova mail, la mail sarà il compito della successiva sessione di lavoro e non di quella che stai svolgendo, altrimenti la tua mente non sarà libera di lavorare veramente e impiegherai molto più tempo a fare la stessa cosa o, ancora peggio, perderai concentrazione e lavorerai male.
Ancora una volta la sostenibilità è anche sociale.. quindi un saluto ai colleghi alla mattina, una chicchera ogni tanto ed una frase di saluto nella mail ci fanno ricordare che siamo tutte persone con un mondo al di fuori del lavoro. Ritaglia quindi un po’ di tempo per coltivare i tuoi rapporti anche al lavoro.
E poi.. come non ricordare l’ambiente intorno a noi? Rendi la tua scrivania il più efficace possibile: liberala quindi da tutto ciò che non serve, da tutto ciò che può essere archiviato, da tutto ciò che non usi solo tu.. e lascia vicino a te solo le cose sulle quali stai lavorando, tutto il resto può trovare posto nei cassetti e negli scaffali vicino a te. Attorno alle tue mani.. solo la lista delle cose da fare; anche la pinzatrice, il telefono e le penne possono essere a distanza di quaranta centimetri. Allo stesso modo i faldoni e l’archivio possono essere ordinati un po’ più lontano e non sulla scrivania. Se poi la stampante è in comune, si può approfittare e fare due passi di tanto in tanto per sgranchirsi le gambe. La tua scrivania non deve essere la raccolta dei ninnoli.. ne basta uno, il resto.. fuori dall’ufficio.. qui stai lavorando!
Sempre in tema di ambiente, ricorda, l’ufficio richiede una buona illuminazione, pochi riflessi ed aria fresca. Regola poi la sedia all’altezza giusta per il tavolo e se puoi, aggiungi una pianta, aiuterà ad eliminare le radiazioni del computer.
E sempre in tema di sostenibilità ambientale: quando esci, spegni le luci, i led ed i riscaldamenti.
