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Fai In Modo Che Il Team Di Lavoro Non Perda Mai Il Filo Del Discorso

Fai in modo che il team di lavoro non perda mai il filo del discorso

Uno dei problemi quando non si è in ufficio è quello di non perdere i contatti con i colleghi. Spesso dobbiamo essere informati o informare gli altri di ciò che ci succede in modo che la squadra di lavoro sia sempre aggiornata e possa lavorare al meglio. Come fare?

Innanzitutto una buona soluzione è quella di definire un metodo di lavoro prima di iniziare la trasferta. Cioè a tavolino, con i tuoi colleghi, scegli come operare e condividi il metodo. Decidi quindi quali mezzi di comunicazione usare e come. Così facendo poi sarà più semplice perché sarà già tutto condiviso nel team.

Ecco tre idee da tenere a mente.

La prima è il calendario condiviso che è davvero una cosa tanto semplice, quanto utile perché annotando gli impegni e le trasferte si fa in odo che tutti siano al corrente di quando le persone non sono in ufficio e magari non raggiungibili al cellulare, perché ad esempio sono in riunione o in aereo.

Una seconda cosa molto utile è quella di programmare delle brevi riunioni di aggiornamento. Quindi, definire data e ora per una chiamata telefonica, una chiamata skype o hanghouts.

Perché questi incontri siano funzionali è bene che:

  • le persone coinvolte siano quelle che effettivamente che lavorano nel progetto. Inutile chiamare qualcuno in più solo per farlo ascoltare, sarà più semplice stilare delle minute e salvarle in una cartella in rete e condivisa da tutti.
  • Quando si avvisano le persone dell’incontro, definisci anche la durata. Puntualità e brevità sono fondamentali, il tempo è importante per tutti, sia chi è in ufficio, sia chi è in trasferta.
  • Una volta terminata la chiamata è importante fare in modo che ci siano delle brevi, ma puntuali minute.

Ti suggerisco delle brevi riunioni di aggiornamento, piuttosto che delle singole chiamate perché così non dovrai ripetere le stesse cose a più persone. E meglio poter comunicare a tutti in una volta sola, a patto però che la chiamata sia puntuale ed efficace, così da non bloccare il lavoro altrui.

I messaggi via chat possono essere molto utili, ma fai in modo che siano a loro volta sintetici e soprattutto chiari. Spesso se si è fuori ufficio si è anche in movimento, quindi i messaggi chat non saranno utili come potrebbero essere altre occasioni, potrebbe infatti essere più semplice un messaggio vocale.

Terzo e ultimo consiglio, ma certo non meno importante, è quello di usare un app per condividere i progetti. Magari un app che consenta di definire per ogni singolo progetto l’insieme di cose da fare, assegnando alle singole persone le cose fa fare. Di opzioni ce ne sono tantissime, io ti consiglio “Trello”.

Con questa app puoi assegnare ad ogni progetto una bacheca e al suo interno organizzare le cose da fare con i relativi referenti.  Inoltre è possibile monitorare lo stato del progetto spostando i singoli task nel lato “da fare”, “in corso”, “fatto”. Ogni nota poi può essere arricchita di immagini e commenti.

Inutile dire che le app sono utilissime anche per fare la famosa lista dei to do e delle deleghe, così ancora una volta sarà tutto sotto controllo e aggiornato! Proprio come si diceva nell’ultimo post.

Ho voluto darti qualche idea, ma se ti capita di fronteggiare altri aspetti difficili del lavoro a distanza, condividili! Sarà un piacere trovare una soluzione insieme.

Sono un’amante dell’organizzazione e della semplificazione.
Per te voglio fare lo stesso: alleggerire e rendere funzionali i tuoi spazi ed il tuo tempo. Così tu sarai libero di vivere le tue passioni, di vivere te stesso!

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