Nel lontano 1971 Raymond Samuel Tomlinson, impegnato nello sviluppo della rete interna del dipartimento della difesa statunitense, mise in contatto le diverse unità tramite… una mail. “QWERTYUIOP” la prima riga della tastiera come messaggio e @ come simbolo tra usernamen e indirizzo.
Chissà se era consapevole del grande cambiamento epocale che stava generando, chissà se si sarebbe aspettato che nel 2018 la mail per molte persone non fosse solo un modo di comunicare, ma anche una fonte di stress. Oggi infatti la mail è ancora uno strumento di comunicazione, ma non solo….
Se il tuo in box è contiene un centinaio di mail, miste tra lette e non lette.
Se nelle ultime dieci c’è almeno un appunto su qualcosa da fare
Se la prossima settimana hai fossato un incontro, ma non l’hai appuntato sul calendario e per ritrovare la mail ne scorri almeno una dozzina.
Se nella seconda pagina del tuo in box c’è un link ad un bando che volevi leggere e che ormai è scaduto,
Se conosci almeno una di queste situazioni… continua a leggere!
Ci sono almeno 4 cose per la quali ci sono strumenti migliori della mail.
La mail non è una rubrica.
Ogni gestore di posta elettronica fornisce una rubrica dei contatti, che può essere via via sviluppata. Spesso per pigrizia non viene usata, così come non si usano i gruppi per l’invio ricorrente agli stessi destinatari. Non dico di farlo per tutti gli indirizzi e sempre, ma per quelli più frequenti sì. E poi in certi casi può essere davvero comodo, uno tra tutti? Il gruppo dei colleghi o degli iscritti ad un corso!
Molti gestori ricordano gli indirizzi, Gmail ad esempio, e li suggeriscono mentre si inizia a digitare il campo dei destinatari. Quello che non devi proprio fare è non archiviare una mail perché vuoi avere a portata di mano un indirizzo. Copia e archivia l’indirizzo e di seguito la mail. Se poi hai memorizzato l’indirizzo, nulla ti vieta di cancellare la mail 😉
La mail non è il tuo calendario e la tua lista delle cose da fare.
Se hai fissato un appuntamento, segnalo nel calendario. Molte volte puoi farlo automaticamente per viaggi, prenotazioni e incontri. Sfrutta questa funzione e non tenere nel tuo in box una mail che ti ricorda l’ora della riunione. Segna l’impegno con data e ora e archivia (o cancella) la mail.
Allo stesso modo l’in box non è la tua to do list: copia i punti nella lista delle cose da fare, non importa che sia cartacea sulla tua scrivania o sia una bacheca di Trello o di Asana, basta che non sia nel tuo in box.
La mail non è una raccolta di idee “forse un giorno”.
Ti è mai capitato di avere in mente un’idea, voler ricordare un contatto, il nome di un posto dove hai mangiato e per non perderle l’informazione ti invii una mail o fai una bozza? Ora, visto che la fatica è fatta… perché non annotarlo direttamente in un taccuino di Evernote? O anche su Keep di Gmail? Così non dovrai scorrere le mail per ritrovare l’idea. Ad ogni cosa il suo posto 😉
La mail non è la raccolta di articoli interessanti che hai trovato in internet.
Ci sono tante applicazioni dove si possono raccogliere articoli e notizie che troviamo nel web. A me piace molto per la sua semplicità Pocket. E poi puoi spedire lì l’articolo senza lasciarlo nella mail? Così anche se non lavori dal tuo pc tutto andrà nel suo posto senza fatica e poi quando avrai un po’ di tempo potrai leggere direttamente tutti gli articoli che hai messo da parte.
E tu usi la mail anche per altre cose? Raccontamelo nei commenti.
Carnevale, la festa dei colori è passato da poco, ma anche con Pasqua e le sue uova i colori tornano preziosi.
Amo i colori, le loro sfumature, la loro intensità. I colori sono pieni di messaggi e parlano per noi.
Credo anche che siano molto utili. E ho deciso di parlartene per farti pensare a come potresti usarli in tante circostanze.
Per il nostro lavoro
Senza esagerare i colori sono molto utili per creare delle categorie che possono aiutarci negli archivi, nella divisione dei compiti e nella definizione delle cose da fare e fatte. Quindi scegli i colori che più fanno per te (o le sfumature del “tuo colore”) e utilizzali!
- Negli archivi ad esempio puoi scegliere un colore per ogni tema, o un colore per ogni anno.
- In merito alla divisione dei compiti, crea organigrammi o dei kamba con i colori divisi per team di lavoro o per compito o per persona.
- E non scordare le cartelline colorate e le etichette: un colore diverso per ogni progetto o un colore per tipologie di cose da fare: telefonate, posta in entrata/posta in uscita, todolist e via dicendo.
Nella nostra vita
I colori hanno una loro storia e dobbiamo usarli al meglio. Quindi se un giorno abbiamo bisogno di energia usa un tocco di giallo, di arancio o di rosso. Allo stesso modo ognuno di noi ha un suo colore preferito, quindi, se ci sono giornate difficili, facciamo in modo di usare al meglio tutte le nostre armi, quindi… facciamoci forza anche con il nostro colore!
Ed infine, per la nostra casa
Se dobbiamo rilassarci, quindi nella nostra camera da letto, usiamo delle tinte che ci rilassino, come il blu e il verde. Così nella stanza dei bambini facciamo in modo che ci siano tanti colori, stimolano la vivacità e l’apprendimento.
Impara a guardare la tua casa con occhi diversi e cerca di capire come anche un tocco di colore possa farti sentire la casa ancora più tua e come ogni stanza possa rivelare la sua natura proprio con il giusto equilibrio di colori.
E tu, hai qualche altra idea? Scrivila nei commenti!
La scorsa settimana ti ho parlato di resilienza versus adattamento passivo. Oggi voglio farti capire cosa significa ad esempio sul lavoro. In quest’ambito infatti è molto facile adattarsi alle situazioni senza ricordarci che con poco impegno in più si può lavorare meglio, sprecando meno tempo ed energie.
Sei pronto per il tuo check up? Ecco 3 idee che potranno rivoluzionare il tuo lavoro:
Prova a cambiare punto di vista: quando entri nel tuo ufficio, non sederti al tuo posto, prova a far finta di essere l’ospite, la persona che nel tuo ufficio. Da cosa viene accolta? Come si trova? cosa vede?
Ora cerca di migliorare gli spazi dell’ufficio rendendolo più accogliente, fresco e funzionale.
Prova ad aprire un progetto chiuso e archiviato. Trovi i documenti? Sono di facile consultazione? C’è troppo o troppo poco materiale?
Alla tua analisi fai seguire delle nuove idee per gestire meglio i tuoi documenti.
Terzo ed ultimo punto. Tutti noi facciamo dei lavori ripetitivi che spesso portano via molto tempo. Ma sono davvero indispensabili? E soprattutto, siamo certi che li facciamo nel modo più efficiente e veloce? Analizziamoli da un punto di vista esterno, magari chiediamo aiuto ad un collega che non l’ha mai fatto e vediamo quali sono i miglioramenti possibili.
Queste sono tre idee che possono aiutarti a valutare se nel lavoro ci siamo adattati a comportamenti, abitudini e situazioni per comodità e non perché sia un vero adattamento, quindi… analizza e poi, via al cambiamento!
E se non trovi delle idee soddisfacenti, chiedi l’aiuto di un Professional Organizer, ti aiuterò a trovare le soluzioni ad hoc per te!
Nella vita ci vuole un po’ di bon ton… eh già perché come dice il famoso proverbio: si raccoglie ciò che si semina. Ed è vero che ad essere educati e rispettosi, non c’è che da guadagnarne.
Eh sì, ma ci pensi proprio in tutte le circostanze? Ad esempio… quando scrivi una mail, sei attento all’educazione?
Ora ti spiego cosa intendo, non essere già sul piede di guerra. Intendo che ci sono alcune regole di buona educazione anche quando si scrive una comunicazione via etere.
Prima regola fondamentale… la mail è uno dei mezzi per comunicare, non l’unico. Quindi… devo proprio scrivere questa mail? È meglio una telefonata? Un passaggio di persona? Una Skype?
Se la risposta è sì cerca di essere più chiaro e sintetico possibile. Ti è mai capitato di scrivere cinque o sei mail perché non era chiaro il contenuto? Bene, mettiti nei panni dell’altro e scrivi le cose in modo semplice. Evita acronimi, riferimenti non evidenti e soprattutto… occhio all’ortografia! Non scrivere una tesi di laurea in un unico paragrafo, tu la leggeresti? Attenzione poi a tutti i campi della mail, ad esempio usa il campo “oggetto” per dare un’idea sintetica di quello che vuoi comunicare senza lasciare l’oggetto dell’ultima mail usata solo per la comodità di non trovare l’indirizzo 😉
Seconda cosa, se stai scrivendo a qualcuno, si suppone che quel qualcuno sia una persona e che per questo leggerà quanto gli comunichi. Quindi comincia con una frase di saluto, proprio come quando incontri qualcuno per strada.
Ultima regola fondamentale… non scrivere una mail aspettandoti una risposta entro cinque minuti. Dai il tempo a chi la riceve di leggerla e di pensarci, ti risponderà a tempo debito. Se vuoi conoscere subito la risposta, forse una telefonata è un modo migliore per richiedere quell’informazione. Allo stesso modo, non ti aspettare che tutti leggano le mail alle 8 di sera o alle 7 di mattina. Se lavori in ufficio, rispetta gli orari di lavoro e se sei un libero professionista, rispetta il tempo degli altri!
E tu cosa non sopporti delle mail?
C’è uno strumento molto utile nella gestione e programmazione delle cose da fare che secondo me per un paio di cose funziona benissimo e così oggi parliamo di Kanban! Come vedi è formato da tre aree: la prima con le cose da fare, la seconda con le cose in corso e la terza con le cose fatte. Si usa quindi facendo la lista delle cose fare nella prima colonna, spostandole mentre si eseguono e poi segnalandole come completate quando si mettono nel terzo spazio. Voglio ora farti notare come può essere molto utile in campi molto diversi tra loro e per questo ti propongo tre esempi. I bambini. Per far svolgere piccoli compiti ai tuoi figli può essere simpatico creare delle tessere che rappresentino i compiti fa svolgere: fare il letto, sparecchiare, lavarsi i denti… magari anche dei disegni fatti dai bambini stessi. Queste tessere verranno attaccate in una lavagnetta o in un foglio appeso che rappresenti il Kanban. Sarà quindi compito del bambino spostare il disegno/compito in questione, quando lo sta eseguendo e poi metterlo nell’ultima colonna quando è fatto. Questo strumento sarà utile per ricordare a tutti i componenti della famiglia i propri compiti, e quindi darà le giuste responsabilità. Al tempo stesso, sarà una presa di coscienza per il bambino di ciò che deve fare dargli la responsabilità nell’eseguirlo. Potrà poi dimostrare ciò che ha fatto e quindi la sua capacità di rispettare le regole e saper fare il proprio dovere mostrando ai grandi.. l’ultima colonna. Per noi grandi può essere utile per tutte quelle mansioni che dobbiamo fare in modo ripetitivo, come le faccende di casa. Così non perdiamo il conto di ciò dobbiamo ancora fare e cosa invece è già fatto. Infine credo sia uno strumento molto utile per il lavoro di gruppo. Pensaci.. spesso quando lavoriamo in tanti sulla stessa cosa, non sarebbe bello ricordare chi deve fare che cosa, e sapere a che punto sono le cose? Perché dunque non usare un Kanban, grande e in bella vista su una parete dell’ufficio? Basta usare tanti post-it colorati, un colore per ogni membro del gruppo e segnalare a tutti cosa si deve fare, su cosa si sta lavorando e quali compiti sono stati già portati a temine? Questa forma di comunicazione e di aggiornamento può rendere il lavoro di gruppo efficace e soprattutto motivante! Provare per credere 🙂 Se ti piace e vuoi usarlo come sfondo del desktop ti segnalo quelli di Paroladordine, della mia carissima collega Alessandra Noseda, che ogni mese ne fa di bellissimi! Ecco quello di ottobre.
